Оформлення посадової інструкції - процедура необов'язкова, в ТК немає чітких вказівок на цей рахунок. Проте, цей документ може знадобитися в разі виникнення трудових суперечок, для чіткої регламентації функціоналу співробітників і при підборі кандидатів на вільну вакансію. Детальніше про те, для чого потрібна посадова інструкція, і як її скласти, читайте в цьому матеріалі.

Призначення посадової інструкції:

• Визначати завдання, кваліфікаційний мінімум, права і обов'язки співробітника.
• Розробляється для всіх посад штатного розкладу, в тому числі вакантних. При підборі персоналу є відправною точкою для складання опису вакансії.
• Служить для оцінки відповідності співробітника займаної посади.
• Для нового співробітника - джерело інформації про очікування керівництва і критерії оцінки результатів праці.
• Для керівника - інструмент управління і перевірки якості виконуваної роботи.
• При проведенні щорічної атестації допомагає провести загальну оцінку діяльності працівника.
• Може бути доказовою базою в суді або контролюючих органах.
• Стане в нагоді, якщо два співробітника займають однакову посаду і мають різні оклади.

Що потрібно знати про посадових інструкціях:

• Документ оформляється в трьох примірниках. Один залишається у співробітника відділу кадрів (прикладається до штатного розпису), другий - передається керівнику структурного підрозділу, третій - безпосередньо співробітнику.
• Найчастіше обов'язок зі складання посадової інструкції покладається не на співробітника відділу кадрів, а на керівника структурного підрозділу, оскільки йому краще відома специфіка роботи.
• Оформляється як додаток до трудового договору або окремим документом.
• Якщо в компанії є профспілка, необхідно узгодити з ним проект посадової інструкції.
• Документ затверджується керівником підприємства, підписується начальником відділу кадрів і керівником відповідного підрозділу.

Основні пункти посадової інструкції:

1. Загальні положення: призначення документа, категорія посади, порядок прийому на роботу, кому підкоряться співробітник, вимоги до освіти і професійним навичкам.
2. Опис посадових обов'язків: щоденних, щотижневих, щомісячних.
3. Права співробітника. На відміну від трудового договору, тут вказуються права, що випливають з функцій структурного підрозділу та організації. Наприклад, участь в проектах та розробках, прийняття рішень відповідно до повноважень, навчання і підвищення кваліфікації.
4. Список документів, якими повинен керуватися співробітник: накази, інструкції, нормативні акти.
5. Порядок взаємодії з іншими співробітниками. Вказується основне коло осіб, порядок підпорядкованості або керівництва, терміни і регламент надання інформації та відповідей на запити.
6. Відповідальність співробітника. При вказівці заходів відповідальності обов'язкове посилання на відповідний нормативний акт (ГК, ТК або КК).
7. Порядок оцінки роботи. Вказуються критерії оцінки якостей співробітника (компетентність, ініціативність, професійна грамотність) і роботи (результати, якість і своєчасність виконання). Також прописується мотиваційна складова (подарунки, премії, заохочення) і покарання за невиконання (штрафи, догани).
8. Заключна частина: дата вступу в силу, підписи.

У статті 17 КЗпП РФ, в пунктах 1, 2 і 3 йдеться про три види трудових договорів: на невизначений термін, строковий трудовий договір і трудовий договір на час виконання конкретної роботи. Посадова інструкція в своєму класичному варіанті необхідна тільки при трудовому договорі на невизначений термін, хоча іноді посадову інструкцію складають і для працівника за строковим трудовим договором. Але як правило, всі обов'язки і функції обумовлюються в самому контракті і там же виділяється спеціальний розділ, присвячений результатам роботи співробітника. У разі укладення строкового трудового договору обумовлюється робота, яку працівник повинен зробити, А при укладенні договору на невизначений термін - робити

Зараз існує близько 12 видів цивільно-правових договорів, включаючи договір підряду, договір на надання послуг, договір купівлі-продажу, за яким можна оформити фахівця у багато разів вигідніше, ніж оформляти фахівця за трудовим договором. І якщо ви укладаєте з співробітником цивільно-правової угодою, то посадова інструкція не обов'язкова. Тут важливо, щоб працівник представив результат своєї діяльності, в якому потребує організація, а хто буде працювати, коли і як - для компанії не найголовніше

Для чого потрібна посадова інструкція? Перш за все, для того, щоб упорядкувати роботу не тільки відділу або департаменту з управління персоналом, а й всієї організації. Зазвичай посадова інструкція описує обов'язки і права працівників. У такому випадку цей документ не стає тим робочим інструментом, який допоможе організувати і структурувати роботу персоналу.

Хто визначає обов'язки співробітника? Перш за все керівник підрозділу, якому безпосередньо цей працівник підпорядковується, або сам керівник організації, якщо немає поділу на відділи всередині компанії.

З чого починається розробка посадової інструкції? З підготовки Положення про підрозділ. Навіть якщо у вас є Положення про відділ кадрів або департаменті з управління персоналом, або Положення про підвищення кваліфікації співробітників, про їх навчанні - цього все одно недостатньо. Всі функції, які покладені на підрозділ, повинні бути розділені між співробітниками даного підрозділу. Тому Положення про підрозділ дуже важливо. Другий документ, який нам необхідний для підготовки посадової інструкції, - це посадова кваліфікаційна характеристика.

За радянських часів у нас були прийняті "Єдині номенклатури посад службовців" (Додаток 1. Витяги з Тарифно-кваліфікаційних характеристик загальногалузевих посад службовців і загальногалузевих професій робітників), в яких були перераховані всі посади керівників, фахівців і службовців. Тут позначено фактично три розділи: що повинен знати працівник, що займає певну посаду, що має він робити, займаючи цю посаду, і які кваліфікаційні вимоги до нього пред'являються: освіта і стаж роботи.

В даний час керівники організацій самі стверджують штатний розклад, отже вони мають право вносити до штатного розпису ті посади, які їм необхідні. У зв'язку з тим, що відкрилися спільні підприємства, підприємства зі 100-відсотковим іноземним капіталом, у нас з'явилися посади, які не передбачені Єдиної номенклатури посад службовців: є і секретар-друкарка, і референт, і секретар на reception, і менеджер з управління персоналом , і помічник директора, і генеральний директор.

Постає питання: які обов'язки можна покласти на конкретного працівника і як їх розділити між близькими позиціями? Наш закон ділить всіх працівників, фахівців організації на дві групи: робітників і службовців. Службовці відрізняються від всіх інших працівників наявністю двох реквізитів: посадою і окладом.

Всі обов'язки працівника відповідно до закону можна поділити на три частини.

Перша частина передбачена посадовою інструкцією.

Друга (стаття 127 КЗпП РФ) - обов'язки, встановлені державою і відмічені в КЗпП ( "сумлінно працювати" і так далі).

І, нарешті, третя частина обов'язків працівника - це виконання індивідуальних вказівок безпосереднього керівника. Якщо такі розпорядження не виконуються, то це є порушенням закону. Відповідно до нашого законодавства працівник зобов'язаний виконати те, що йому наказав керівник. Якщо працівник вважає, що розпорядження його керівника неправильні і незаконні, максимум, що він може зробити, це попросити оформити письмовий припис на разові доручення. Якщо ж керівник передбачає, що такі вказівки можуть повторюватися часто, то вони вже закріплюються у вигляді конкретної трудової функції, яка повинна бути включена в посадову інструкцію.

Структура посадової інструкції (Додаток 2. Вимоги до складання посадової інструкції / Фрагмент книги В.І. Андрєєвої "Діловодство в кадровій службі").

Перший розділ - "Загальні положення" - вказівка \u200b\u200bпосади, яку займає фахівець, і кому він підпорядковується. Можна виділити в цьому розділі: порядок призначення працівника і звільнення його з посади, хоча ця процедура в комерційних і некомерційні організації в основному одна і та ж. Право найму і звільнення є в однієї людини в організації - у керівника.

У цьому ж розділі визначаються кваліфікаційні вимоги. Ви, напевно, знаєте, що у нас ще з 1984 року діють "Типові правила внутрішнього трудового розпорядку", В пункті 6-му яких і в статті 19-ої КЗпП записано, що адміністрація не має права вимагати документи при прийомі на роботу, не передбачені чинним законодавством. У пункті 6-му "Типових правил внутрішнього трудового розпорядку" відзначено, що, приймаючи на роботу людину, адміністрація зобов'язана вимагати у нього два документа: трудову книжку і паспорт, оформлені відповідно до встановленого порядку. Без цих документів найм на роботу неприпустимий і вважається недійсним. При наймі фахівця на роботу, що вимагає спеціальних знань, адміністрація може - не зобов'язана, а може! - вимагати документи, що свідчать про освіту: диплом або інший інший документ. Але якщо ви не звернулися їх, це не буде порушенням чинного законодавства, тому що це не обов'язок ваша, а тільки право.

Отже, вимоги кваліфікації існують зараз в посадових характеристиках, але, повторюю, так як тепер уже не дотримуються всі положення єдиної системи номенклатури посад службовців, то такі вимоги не обов'язкові.

Наступний розділ посадової інструкції - "Обов'язки", в деяких організаціях ще відзначають "Функції". Ми враховуємо функції підрозділу і обов'язки, які є в Посадовий кваліфікаційної характеристики. З 1989 року у нас діяв Кваліфікаційний довідник, а з 1996 року, з урахуванням нових вже посад, які ввели за цей час, з'явилися Посадові кваліфікаційні характеристики - основа для створення посадової інструкції. Я пропоную не вказувати функції в посадовій інструкції, тому що вони визначені в Положенні про підрозділ, а зазначити лише посадові обов'язки. Ми можемо покласти на працівника тільки ті обов'язки, які передбачені Посадовий кваліфікаційною характеристикою. І режим сполучення і заміщення, і інші режими засновані на тому, чи є в посадові обов'язки, затверджених Госкомтрудом, ці функції чи ні. Доплата проводиться за виконання тих функцій, яких немає в Посадовий кваліфікаційної характеристики.

Керівник встановлює обов'язки, тобто правила діяльності, правила поведінки, які повинен виконувати фахівець, який працює безпосередньо під підпорядкуванням даного керівника. Це найважчий розділ. Всі ж інші розділи випливають з обов'язків працівника.

Розділ "Права". Що таке права? Права - це інструмент виконання обов'язків. На першому місці при відносинах влади і підпорядкування стоять обов'язки. Наприклад, я зобов'язаний складати звіти, але для цього я повинен отримувати якісь дані, тобто я маю право для цього обов'язку вимагати подання даних у певній служби, у конкретного фахівця. Отже, для того, щоб я міг виконати свої обов'язки, мені треба надати права. Якщо я можу обов'язку виконати без прав, то тоді вони не потрібні. Треба визначити, що ж мені потрібно, для того, щоб виконати ту чи іншу обов'язок і записати в розділ "Права".

Наступний розділ - "Заохочення і відповідальність". В "Заохочення", перш за все, вноситься оклад і різні виплати, пов'язані з цим окладом. Нагадую вам статтю 81, частину 3 КЗпП "Оплата праці керівників, фахівців і службовців". У першій частині цієї статті сказано, що оплата встановлюється за посадовими окладами. У третій частині зазначено, що керівники, фахівці і службовці можуть встановлювати собі інший вид оплати: у відсотках від виручки, в частках від прибутку і в інших формах. Ми розробляємо для деяких організацій систему оплати праці таким чином: наприклад, працівникові встановлюється оклад 1000 доларів на місяць, 10 відсотків від цієї суми - це постійна оплата, а 90 відсотків - це змінна оплата праці в залежності від результатів роботи, які приймає безпосередній керівник.

Раніше діяли Положення про преміювання, про тринадцятої зарплати, про одноразові виплати за результатами роботи за рік і так далі - багато різних показників. Тепер, як правило, скільки я буду отримувати, визначає мій безпосередній керівник. Добре, якщо в посадовій інструкції відзначені показники, за якими можна було б приблизну частину оплати праці або збільшити, або зменшити. У багатьох фірмах, крім окладу, встановлюються різні заохочення: безкоштовне харчування, проїзд на транспорті, інші соціальні виплати, пов'язані з відпусткою. В принципі, ви можете не позначати "премію", а вказати "винагороду" (наприклад, при досягненні певних результатів встановлюється заохочення в розмірі двох-трьох місячних окладів). Якщо співробітник працює за трудовим договором на невизначений термін, то, природно, йому платять за працю. Звільнити його практично не можна, і тоді стимулу добре працювати практично немає. Тому все-таки краще в посадовій інструкції, в розділі "Заохочення", зробити акцент на результат, тоді з'явиться стимул працювати краще.

Наступний розділ посадової інструкції - "Відповідальність". У нас є дисциплінарна і матеріальна відповідальність (135, 136 стаття КЗпП РФ). Дисциплінарна відповідальність - це зауваження, догану, сувору догану, звільнення. Зараз дисциплінарна відповідальність не працює, і в тих комерційних фірмах, яких ми консультуємо, не застосовується догану, а тільки матеріальна відповідальність. Тепер ви можете обумовити в посадовій інструкції в розділі "Відповідальність" така умова: якщо працівник не буде виконувати свої обов'язки, то він буде звільнений з 33-ю статтею (пункти 3, 4, 7, 8 - наказательние пункти). У цьому випадку він повинен буде відшкодувати фірмі витрати на його харчування, транспорт, машину фірми та інші витрати. Можуть враховуватися накладні витрати. Що це таке? Наприклад, фірма оплачує дитячий садок, виходячи з прибутку: якщо заплатили 200 тисяч рублів на місяць, то для фірми ці витрати обходяться як мінімум в 320 тисяч, тут і прибуток в 35 відсотків, і ПДВ, і оплата роботи бухгалтера, і оренда приміщення, і експлуатаційні витрати - тобто накладні витрати складуть досить велику суму. Якщо в посадовій інструкції вказати, що співробітник при порушенні своїх обов'язків повинен відшкодувати фірмі всі витрати, то це психологічно дуже сильно подіє на нього. Але ця умова обов'язково повинно бути обумовлено в трудовому договорі. Якщо при укладенні трудового договору, в заяві працівника не буде воно відзначено, то це юридично буде неграмотно і ви через суд не зможете стягнути ці витрати з порушника. Застосування будь-яких санкцій - це право адміністрації, а не його обов'язок.

Заключний розділ посадової інструкції "Взаємини і зв'язку за посадою", який можна представити у вигляді блок-схеми: хто кому які функції передає. Зв'язки за посадою мають сенс тільки тоді, коли посадові інструкції розроблені на всіх працівників. Щоб зв'язку за посадою працювали, треба, щоб будь-яке право кореспондувалося з обов'язком. І якщо у одного співробітника буде право щось вимагати, то в іншого повинна бути обов'язок цю вимогу виконати. У розділі "Взаємозв'язки за посадою" говорити слід перш за все про документах, які співробітник повинен представити і отримати від інших служб та інших фахівців. Звичайно, це не так просто. Якщо це буде прописано, то це гарантія того, що 50 або 70 відсотків конфліктів, які зараз виникають на цьому грунті ( "А я вам не повинен", "А ви не маєте права мені відмовляти"), буде вирішено.

З юридичної точки зору обов'язковим вважаю для всіх локальних і навіть не локальних нормативних актів розділ "Порядок затвердження і зміни посадової інструкції". Необхідно визначити, хто стверджує посадову інструкцію і як вона буде змінена. Часто складається ситуація, коли керівник може покласти додаткові обов'язки на свого співробітника. На що співробітник відповідає: "Я не хочу, я більше не можу". Керівник заперечує: "А я вас не питаю про це, я покладаю на вас обов'язки і зараз сам стверджую нову інструкцію". Дуже часто співробітник пручається: "Як? При влаштуванні на роботу Ви мені встановили певні обов'язки. Саме за виконання цих обов'язків я і отримую зарплату ". Щоб не виникало такої ситуації, бажано внести спеціальний розділ в посадовій інструкції, де було б написано, в якому порядку змінюється цей документ і хто його затверджує. І тоді можна сказати своєму працівникові: "Подивіться розділ 7 Вашої інструкції, там все написано: які права маю я і які права маєте Ви".

Це не зміни істотних умов праці. Істотні умови праці - ті, які обумовлені при укладенні трудового договору: назва посади, оклад, підрозділ, в якому буде працювати співробітник, час роботи. А які обов'язки він буде виконувати - це вже визначає сам керівник.

Якщо мова йде про інспектора відділу кадрів, то, як керівник, я не маю права покласти обов'язки на цього працівника, які не передбачені посадовою кваліфікаційною характеристикою. Змінювати обов'язки можна тільки в межах посадової кваліфікаційної характеристики, якщо в ній немає такої посади, яка є в компанії, то обов'язки співробітника на цій позиції визначає сам керівник.

У 25-ій статті, частини 3-ї "Зміна істотних умов праці" написано: "зміна істотних умов праці у зв'язку зі зміною організації праці і виробництва" і дано перелік змін істотних умов праці - там немає слова "обов'язки".

Якщо в контракті зазначено, що посадова інструкція, з якої ознайомлений працівник, є невід'ємною частиною договору і може бути змінена тільки за згодою працівника, тоді співробітник може ще стати проти зміни своїх обов'язків.

У нашому законодавстві є два способи спілкування між особами. Перший спосіб заснований на владі і підпорядкуванні, коли у керівника є підлеглий. А другий - "на рівність сторін". На основі влади і підпорядкування керівник має право визначати, що підлеглий повинен робити. Стаття 127 КЗпП чітко і ясно говорить: "своєчасно і точно виконувати розпорядження адміністрації". Тут не конкретизуються розпорядження, які дає адміністрація.

Для працівника з цієї ситуації є два виходи. Перший варіант - виконати доручення керівника в тих межах, які дозволяє його совість, і те, що знаходиться в рамках закону. Значить, тоді до нього може бути застосовано дисциплінарне стягнення.

Другий варіант - якщо іншого виходу немає, я можу зробити те, що вимагає від мене керівник, але щоб зняти з себе відповідальність, в тому числі і кримінальну, я повинен до вищої інстанції направити інформацію про те, що я виконую таке-то вказівка.

Дисциплінарні статті 135 і 136 КЗпП РФ встановлюють процедуру застосування дисциплінарної відповідальності. Дисциплінарна відповідальність має дві особливості. Перша - в КЗпП не встановлено порядок застосування санкцій. Можна спочатку оголосити сувору догану, а потім, якщо хочете, зробити зауваження. І друге, в КЗпП взагалі ніде не визначено, за яке правопорушення виноситься яка відповідальність.

У пункті 3-му статті 33-ій "Звільнення за систематичне невиконання службових обов'язків" розписана ціла процедура такого звільнення. Як правило, всі працівники кадрових служб порушують цю процедуру. Велика частина цієї процедури звільнення викладена в Типових правилах внутрішнього трудового розпорядку. Якщо ви працівника звільняєте, ви видаєте наказ і попереджуєте співробітника про це протягом 3-х днів з дня видання наказу.

Додаток 1. Витяги з Тарифно-кваліфікаційних характеристик загальногалузевих посад службовців і загальногалузевих професій робітників

Начальник допоміжного відділу (кадрів, спецвідділу і ін.)

8-12 розряди

Посадові обов'язки. Очолює роботу відділу. забезпечує виконання робіт, сприяє успішній роботі основних підрозділів організації. Розробляє необхідну документацію, пропозиції матеріальних, фінансових і технічних засобів. Проводить роботу із захисту інформації, що становить державну, комерційну і службову таємницю. Забезпечує раціональний розподіл навантаження між працівниками відділу. Створює умови для зростання і підвищення кваліфікації персоналу. Контролює дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони праці та протипожежної безпеки, стан виробничої і трудової дисципліни. Вносить пропозиції щодо заохочення працівників, накладення стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни. Забезпечує складання встановленої звітності.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, що стосуються діяльності відділу; нормативні акти і методичні рекомендації, що визначають порядок проведення робіт у відділі: основи економіки, організації праці і управління; законодавство про працю та охорону праці Російської Федерації; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Повна вища освіта відповідного стажу роботи за профілем не менше 5 років:

8-й розряд - при виконанні посадових обов'язків начальника допоміжного відділу організації, віднесеної до III групі з оплати праці керівників;

9-10-й paзpяд - при виконанні посадових обов'язків начальника допоміжного відділу організації, віднесеної до II групи з оплати праці керівників;

11-12-й розряд - при виконанні посадових обов'язків начальника допоміжного відділу організації, віднесеної до 1 групі з оплати праці керівників.

інспектори:

по кадрам, по контролю за виконанням доручень (включаючи старших)

4 - 5 розряди

Посадові обов'язки. Здійснює контроль за своєчасним виконанням наказів, доручень і розпоряджень керівника організації. Веде облік особового складу організації, її підрозділів. Оформляє прийом, переклад і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень і наказів керівника організації. Формує і веде особисті справи працівників, вносить в них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю. Бере участь в розробці перспективних і річних планів з праці і кадрів. Готує необхідні матеріали для кваліфікаційної та атестаційної комісій та подання на працівників до заохочень та винагород. Заповнює, враховує і зберігає трудові книжки, Проводить підрахунок трудового стажу, видає довідки про теперішню і минулу трудової діяльності працівників. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і дотриманням графіків чергових відпусток. Оформляє документи, необхідні для призначення пенсій працівникам організації та їх сім'ям. Вивчає рух і причини плинності кадрів, бере участь в розробці заходів щодо їх усунення. Готує документи після закінчення встановлених строків поточного зберігання до здачі на зберігання в архів. Перевіряє відповідність підготовлюваних в організації проектів наказів і розпоряджень документам вищестоящих організацій, на основі яких вони видаються. Заповнює контрольні картки і веде картотеки обліку наказів, розпоряджень та інших документів, а також доручень, які потребують контролю за їх виконанням. Веде оперативний облік проходження документів. Визначає причини несвоєчасного виконання доручень. Інформує керівника організації про стан їх виконання. Здійснює контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах організації та дотриманням працівниками правил внутрішнього і трудового розпорядку. Складає встановлену звітність.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, що стосуються організації діловодства в організації, обліку особового складу, оформлення пенсій, ведення і зберігання трудових книжок та особових справ працівників організації; форм і методи контролю виконання документів; структуру організації і її підрозділів; стандарти уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчу документацію; чинне законодавство про приймання, переведення і звільнення працівників; порядок обліку руху кадрів і складання звітності про стан трудової дисципліни; порядок встановлення найменування професій робітників і посад службовців, загального і найменування професій робітників і посад службовців, загального і безперервного стажу певної роботи; основи економіки, організації праці і управління; законодавство про працю та охорону праці Російської Федерації; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Вимоги до кваліфікації освіта в галузі управління. Середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту, спеціальна підготовка за встановленою програмою і стаж роботи за профілем не менше 3 років, в тому числі в даній організації не менше 1 року:

4-й розряд - при виконанні посадових обов'язків інспектора;

5-6 розряд - при виконанні посадових обов'язків старшого інспектора.

Спеціаліст з кадрів

5 - 8-й розряди

Посадові обов'язки. Виконує роботу із забезпечення організації кадрами необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації. Вивчає особовий склад організації та її підрозділів, встановлену документацію з обліку кадрів, пов'язану з прийомом, перекладом, трудовою діяльністю і звільненням працівників, а також розстановку працівників, їх ділові якості з метою підбору їх на заміщення вакантних посад керівників. Бере участь в організації роботи кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій і в оформленні їх рішень. Аналізує рух кадрів і бере участь в розробці заходів щодо усунення їх плинності. Організовує професійне навчання робітників і підвищення кваліфікації керівників і фахівців. Бере участь в роботі з професійної орієнтації, а також в розробці навчально-методичної документації (навчальних планів і програм, посібників і рекомендацій, розкладів занять навчальних груп). Веде облік роботи з підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, аналізує якісні показники результатів навчання і його ефективність (зміна професійно-кваліфікаційного і посадового складу працівників), веде встановлену звітність. Вживає заходів щодо дотримання трудової дисципліни і правил трудового розпорядку в організації, порядку встановлення пільг і призначення пенсій, оформлення документів, необхідних для подання до відповідних органів.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, що стосуються роботи з кадрами, питань підготовки та підвищення кваліфікації працівників; перспективи розвитку організації; положення про роботу кваліфікаційних і атестаційних комісій; порядок обрання (призначення) на посади; форми, види і методи професійної орієнтації та професійного навчання; методи планування підготовки і підвищення кваліфікації кадрів, розробки навчальних планів, програм та іншої навчально-методичної документації; умови матеріального забезпечення направляються на навчання працівників; порядок ведення звітності по кадрам, по підготовці і підвищенню кваліфікації працівників; основи психології та соціології праці; основи економіки, організації праці і управління; законодавство про працю та охорону праці Російської Федерації; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Вимоги до кваліфікації освіта в галузі управління.

5 - 6-й розряди - середнє професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи;

6 - 7-й розряди - вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню професійну освіту і стаж роботи на посаді фахівця з кадрах не менше 3 років;

7 - 8-й розряди - вищу професійну освіту і стаж роботи на посаді фахівця з кадрах не менше 5 років.

Табельник

2-й розряд

Посадові обов'язки. Веде табельний облік фактичного часу перебування працівників у організації або в її підрозділі, здійснює контроль за їх своєчасною явкою на роботу і відходом з роботи. Робить відповідні позначки у табелі і щоденно складає рапорти (зведення) про явки на роботу, а також про запізнення та неявки із зазначенням причин, що їх викликали, систематично веде облік облікового складу працівників. Контролює своєчасність подання працівниками листків про тимчасову непрацездатність, довідок по догляду за хворими та документів, що підтверджують право на відсутність працівника на робочому місці. Готує та подає керівництву організації табель, який містить відомості про відпрацьований час, понаднормових годинах роботи, порушення трудової дисципліни і т.д.

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, що стосуються ведення табельного обліку; графіки змінності роботи і режим робочого часу в організації і в її підрозділах; організацію діловодства в організації; основи організації праці; законодавство про працю та охорону праці Російської Федерації; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Вимоги до кваліфікації освіта в галузі управління. Професійно-технічну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або основну загальну освіту і спеціальна підготовка за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Додаток 2. ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ посаду ІНСТРУКЦІЇ

Уривки з книги В.І. Андрєєвої "ДІЛОВОДСТВО В КАДРОВОЇ СЛУЖБИ"

Правове становище працівників підприємства регламентується посадовою інструкцією, яка встановлює функції, права, обов'язки і відповідальність посадових осіб. Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:

"Загальні положення"

Встановлюється сфера діяльності даного фахівця, порядок його призначення і звільнення від займаної посади, заміщення за посадою під час відсутності, визначаються кваліфікаційні вимоги, підпорядкованість спеціаліста та посадові особи, якими він керує. У розділі перераховуються правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй діяльності.

"Функції"

Визначаються напрямки діяльності фахівця.

"Посадові обов'язки"

Перераховуються конкретні завдання, покладені на фахівця; вказується форма його участі в управлінському процесі - керує, стверджує, забезпечує, готує, розглядає, виконує, контролює, погоджує, представляє, курирує і т.д.

"Права"

Визначаються права, надані фахівцеві для виконання покладених на нього функцій і обов'язків.

"Відповідальність"

Встановлюються види відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання фахівцем посадових обов'язків і невикористання наданих йому прав.

"Взаємини. Зв'язки за посадою "

Перераховується коло посадових осіб, з якими фахівець вступає в службові взаємини і обмінюється інформацією, вказуються терміни отримання та подання інформації, визначається порядок підписання, погодження та затвердження документів.

Посадова інструкція розробляється керівником структурного підрозділу, при відсутності структурних підрозділів - фахівцем, котрий обіймав цю посаду, підписується керівником структурного підрозділу або фахівцем-розробником, затверджується директором підприємства, узгоджується з юристом і доводиться до працівника під розписку.

При розробці посадових інструкцій співробітниками кадрових служб слід враховувати назви посад, передбачених для цих служб Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів: директор з кадрів та побуту, начальник відділу (управління кадрами і трудовими відносинами), фахівець з кадрів, менеджер (в підрозділах (службах) управління кадрами і трудовими відносинами), завідувач відділом з управління кадрами і трудовими відносинами, інженер з підготовки кадрів, інспектор з кадрів, табельщик.

Деякі з цих посад представлені в Тарифно-кваліфікаційних характеристиках загальногалузевих посад службовців і загальногалузевих професій робітників, введених замість раніше діючого кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців.

Підставою для внесення змін до посадової інструкції є наказ директора підприємства. Наказ про внесення змін видається при необхідності перерозподілу функцій і посадових обов'язків, при реорганізаціях, скорочення штатів і т.д.

Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і наново затверджені в наступних випадках:

• при зміні назви підприємства або структурного підрозділу;
• при зміні назви посади;
• при зміні прізвища працівника, що заміщає дану посаду (тобто при звільненні колишнього працівника і заміні його іншим), якщо інструкція, як виняток, була іменний і містила в заголовку до тексту прізвище та ініціали працівника.

Розподіл посадових обов'язків між керівними працівниками підприємства встановлюється розпорядчим документом-наказом директора

Зразки деяких інструкцій встановлені нормативними правовими актами. Як скласти посадову інструкцію в установі, якщо для неї не передбачена типова форма, як її розробити і затвердити, як внести зміни? На ці та інші питання ви знайдете відповіді в статті.

Роль посадової інструкції

У Трудовому кодексі не приділяється уваги посадової інструкції, проте про неї часто згадується в листах Роструда. Визначимо, що представляє собою ця інструкція і так чи так уже вона потрібна.

Згідно Сучасному економічному словнику посадовий вважається інструкція, яка вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, що займає дану посаду на підприємстві, фірмі. А в Листі Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0йдеться, що посадова інструкція - це документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника і є невід'ємною інструментом регулювання трудових відносин.

Посадова інструкція необхідна і роботодавцю, і працівникові. Її слід розробляти по кожній посаді (в тому числі вакантної), наявної в штатному розкладі. Зверніть увагу, що інструкція розробляється саме для конкретної посади, а не для конкретного працівника.

Відповідно до зазначеного листа відсутність посадової інструкції в окремих випадках заважає роботодавцю обґрунтовано відмовити в прийомі на роботу (оскільки саме в ній можуть міститися додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника), об'єктивно оцінити діяльність працівника в період випробувального терміну, розподілити трудові функції між співробітниками, тимчасово перевести працівника на іншу роботу, оцінити сумлінність і повноту виконання працівником трудової функції.

Внесемо ясність в дане формулювання. Відповідно до ст. 64 ТК РФ забороняється необґрунтована відмова в укладенні трудового договору, тобто відмова, обумовлений обставинами, не пов'язаними з діловими якостями працівника. Під діловими якостями згідно Постановою Пленуму ВС РФ від 17.03.2004 № 2 розуміються здатності фізичної особи виконувати певну трудову функцію з урахуванням наявних у нього професійно-кваліфікаційних якостей (наприклад, наявність певної професії, спеціальності, кваліфікації), особистісних якостей (Наприклад, стан здоров'я, певний рівень освіти, досвід роботи за даною спеціальністю, в даній галузі). Таким чином, наявність посадової інструкції дозволить обґрунтовано відмовити в прийомі на роботу особі, яка не має достатнього стажу або кваліфікації.

згідно ст. 71 ТК РФ при незадовільному результаті випробування роботодавець має право до закінчення строку випробування розірвати трудовий договір з працівником, попередивши його про це не пізніше ніж за три дні, із зазначенням причин, які послужили підставою для визнання цього працівника не витримав випробування. Таким чином, посадова інструкція, де перераховані обов'язки, які повинен був виконувати працівник, може стати підставою для його звільнення як не витримав випробування.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплінарний проступок - це невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків. Таким чином, перш, ніж залучити працівника до дисциплінарної відповідальності, роботодавець повинен звернутися до посадової інструкції.

Крім цього, в посадовій інструкції передбачається можливість заміщення працівником іншого, відсутнього працівника, наприклад, коли заступник начальника відділу тимчасово виконує обов'язки начальника відділу під час його відсутності або лікар однієї спеціалізації заміщає посаду лікаря іншої спеціалізації.

В організації також можуть бути працівники, що займають однакові посади, але мають різні оклади. Це неправильно, оскільки відповідно до ст. 22 ТК РФ роботодавець повинен забезпечити рівну плату за працю рівної цінності. І в цьому випадку саме посадові інструкції будуть доказом того, що права працівників не порушені. Для цього в інструкціях слід відобразити показники якості праці, що впливають на заробітну плату: Різні посадові обов'язки, різний обсяг виконуваної роботи, відповідність кваліфікаційним вимогам і ін. (Але все ж, щоб уникнути складнощів з контролюючими органами в назви однакових посад рекомендуємо вводити слова «старший», «провідний» і т. П.)

Посадові інструкції також допомагають обґрунтувати деякі витрати - транспортні (для осіб, чия робота має роз'їзний характер), на стільниковий зв'язок і т. П. Велике значення мають інструкції у випадках залучення працівників по цивільно-правовими договорами для виконання завдань, які не входять до посадових обов'язків штатних співробітників.

Таким чином, основними цілями створення посадових інструкцій є:

• чітка і детальна формулювання трудової функції працівників;
• визначення необхідної кваліфікації працівників;
• встановлення обов'язку працівників підвищувати кваліфікацію;
• визначення порядку взаємодії працівників;
• обгрунтування залучення до дисциплінарної відповідальності;
• обгрунтування відшкодування транспортних або інших витрат.

Деякі роботодавці обмежуються тим, що вказують трудову функцію (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації) в трудовому договорі, навіть не прописуючи посадові обов'язки. При цьому роботодавець посилається на існування тарифно-кваліфікаційних довідників, в яких встановлені вимоги до різних категорій працівників. І це не буде порушенням трудового законодавства. Але, використовуючи посадові інструкції, роботодавець полегшує життя в першу чергу самому собі, адже переваги, як говориться, у наявності.

Порядок розробки посадової інструкції

При розробці посадових інструкцій можна скористатися рекомендаціями, затвердженими Наказом Госкомекологіі РФ від 10.12.1997 № 552. Керівництвом з оформлення і структурування інструкцій послужить ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

До складу реквізитів посадових інструкцій повинні включатися найменування організації і найменування документа, дата і номер, заголовок до тексту, гриф затвердження, текст, підпис розробника і візи узгодження.

За основу кваліфікаційних характеристик кожної посади застосовуються такі нормативні акти:

• Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37;
• Порядок застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці РФ від 09.02.2004 № 9;
• Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців і службовців, затверджений Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 23.07.2010 № 541н;
• інші кваліфікаційні довідники з різних галузей і видів діяльності.

При цьому з урахуванням специфіки організації форма, структура і зміст інструкції можуть мати свої особливості.

Як правило, посадова інструкція складається з таких розділів:

1. Загальні положення. Включають в себе:

• функціональне призначення документа. Наприклад: «Посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, Права, обов'язки, відповідальність, умови роботи, взаємини (зв'язку за посадою) працівника, критерії оцінки його ділових якостей і результатів роботи при виконанні робіт за фахом »;
• категорія, до якої відноситься посаду (керівники, фахівці, робітники або ін.);
• порядок призначення і звільнення на посаду (ким працівник призначається, приймається чи за конкурсом);
• підпорядкованість працівника: кому він підпорядковується і хто перебуває в його підпорядкуванні;
• порядок заміщення під час його відсутності і посади, які він може заміщати;
• кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи, навички, додаткові відомості);
• ніж повинен керуватися в своїй діяльності;
• - документи, знання яких є обов'язковим.

2. Завдання та обов'язки. Розділ включає в себе опис конкретних щоденних, щотижневих, щомісячних і т. Д. Обов'язків, які працівник повинен виконувати в рамках покладених на нього функцій, а також обов'язки, які передбачають використання певних форм і методів роботи, порядок виконання доручень, етичні норми, Яких необхідно дотримуватися в колективі.

3. Права працівника. Наводиться перелік прав, що надаються працівникові для успішного виконання покладених на нього обов'язків, які випливають як з функцій організації, так і з функцій структурного підрозділу. До таких прав, наприклад, відносяться наступні: приймати рішення відповідно до посадовими обов'язками, Брати участь в розробці різного виду програм, вносити пропозиції щодо вдосконалення робочого процесу, підвищувати свою кваліфікацію.

4. Зв'язки з посади. Перераховується коло осіб, з якими працівник взаємодіє, здійснюючи трудову діяльність, вказується функціональне і лінійне підпорядкування або керівництво, в тому числі терміни і порядок надання інформації, порядок підписання та погодження документів та ін.

5. Відповідальність. Встановлюються види відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання працівником своїх посадових обов'язків згідно з трудовим законодавством. В даному розділі можуть перераховуватися конкретні види порушень, за які застосовуються конкретні види відповідальності. Прописуючи заходи відповідальності, потрібно робити посилання на статтю відповідного нормативного правового акта - ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ або КК РФ.

6. Оцінка роботи. Тут встановлюються:

• критерії оцінки ділових якостей працівника, такі як кваліфікація, професійна компетентність, інтенсивність праці, прояв ініціативи;
• критерії оцінки роботи - результатів, досягнутих працівником при виконанні посадових обов'язків, якості виконаної роботи, своєчасності її виконання і т. п. При цьому оцінка ділових якостей і результатів роботи проводиться на підставі як об'єктивних показників, так і мотивованої думки безпосереднього керівника.

7. Прикінцеві положення. У цьому розділі може бути прописаний порядок вступу даного документа в силу, внесення в нього змін і т. Д.

Відзначимо, що роботодавець не може включати в посадову інструкцію положення, що не встановлені Трудовим кодексом, зокрема, додаткові підстави звільнення працівника. В Листі Роструда від 30.11.2009 № 3520-6-1 (Далі - Лист № 3520-6-1) Було дано роз'яснення, що положення про можливість звільнення за визначеними підставами, в тому числі за власним бажанням, не є предметом посадової інструкції, оскільки не відноситься до трудової функції працівника.

Як правило, посадові інструкції розробляються співробітником відділу кадрів спільно з керівником структурного підрозділу.

Інструкція може мати форму окремого документа або додатка до трудового договору. Ми розглядаємо посадову інструкцію як окремий документ, оскільки така форма більш зручна і частіше застосовується на практиці.

Узгодження посадової інструкції

Отже, спочатку розробляється проект інструкції. Потім він, як правило, узгоджується з юридичним відділом, проходячи перевірку відповідності законодавству, з фінансовою службою та іншими підрозділами організації, з якими співробітник, котрий обіймає цю посаду, буде взаємодіяти. Думка погоджують осіб може бути зафіксовано на аркуші погодження, що додається до інструкції, з урахуванням яких в неї в подальшому вносяться (не вносяться) зміни. Після внесення змін інструкція знову проходить процедуру узгодження.

Може виникнути питання: а чи потрібно посадові інструкції погоджувати з профспілковим органом, якщо він є? В силу ст. 8 ТК РФ у випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець при прийнятті локальних нормативних актів враховує думку представницького органу працівників (за наявності такого). Але чи є посадова інструкція локальним нормативним актом? Оскільки Трудовий кодекс не дає визначення, що саме відноситься до даних актів, думки фахівців з цього питання розходяться: одні вважають, що якщо посадова інструкція є окремим документом, а не додатком до трудового договору - то це локальний нормативний акт, інші називають посадову інструкцію « подлокальним »нормативним актом, по роз'ясненню ж Роструда посадова інструкція - це внутрішній організаційно-розпорядчий документ ( Лист № 3520-6-1).

У будь-якому випадку ні ТК РФ, ні іншими федеральними законами та нормативними правовими актами узгодження посадових інструкцій з представницьким органом працівників не встановлено. І якщо колективним договором або угодою це не передбачено - узгодження не потрібно.

Отже, після затвердження інструкції керівником вона завіряється печаткою та реєструється в журналі реєстрації посадових інструкцій. Оригінал інструкції зазвичай зберігається в відділі кадрів, а завірена належним чином копія - у керівника підрозділу.

Вводити інструкцію в дію наказом керівника не потрібно, якщо тільки при зміні її положень не доведеться вносити зміни до трудового договору. Але про це пізніше.

Посадова інструкція вступає в силу з моменту її затвердження і діє до заміни її новою посадовою інструкцією. Якщо працівник знайомиться з інструкцією до підписання трудового договору, в договорі необхідно передбачити рядок «З посадовою інструкцією до підписання трудового договору ознайомлений», під якою працівник ставить підпис. Якщо ж інструкція вступила в силу в період трудової діяльності, факт ознайомлення фіксується в аркуші ознайомлення, який додається до інструкції і завіряється підписом працівника із зазначенням дати. В обох випадках копія інструкції передається працівникові. Якщо працівник відмовляється підписувати інструкцію, складається відповідний акт.

Вносимо зміни до інструкції

У процесі діяльності організації постійно відбуваються якісь зміни: кадрові, структурні, в виробничому процесі і т. П. Найчастіше такі зміни відображаються на функціональних обов'язках працівників, встановлених посадовою інструкцією. Тоді виникає необхідність внести в неї зміни. Як правильно це зробити?

Перш за все зазначимо, що ініціюватиме внесення змін може будь-яка зацікавлена \u200b\u200bособа: роботодавець, керівник структурного підрозділу, в якому працює працівник, керівник підрозділу, який взаємодіє з працівником, і, нарешті, сам працівник.

Пропозиція оформляється у вигляді заяви працівника, пропозиції роботодавця або службової записки начальника відділу. Якщо сторона, якій було направлено пропозицію, згодна на такі зміни, залишається їх тільки оформити. Тут важливо визначити, спричинять зміни посадової інструкції зміни посадових обов'язків, які, в свою чергу, можуть спричинити зміну трудової функції працівника, визначеної трудовим договором. Оскільки при зміні трудової функції працівника має здійснюватися переклад його на іншу роботу - постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому він працює (якщо підрозділ було зазначено в трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця ( ст. 72.1 ТК РФ). А переклад на іншу роботу допускається тільки за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених ч. 2 і 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Таким чином, роботодавець не може в односторонньому порядку змінити посадові обов'язки працівника або доповнити інструкцію новими обов'язками. Це можливо тільки в порядку ст. 72 ТК РФ- полягає письмова угода сторін, про що працівник попереджається заздалегідь. В Листі Роструда від 31.10.2007 № 4412-6 з цього приводу говориться наступне: внесення змін до посадової інструкції може бути пов'язано зі зміною обов'язкових умов трудового договору. У цьому випадку повинні бути дотримані вимоги про завчасне письмове повідомлення про це працівника. І тільки після того як працівник погодився на продовження трудових відносин, вносяться зміни до посадової інструкції. Крім цього, в листі роз'яснюється, що якщо інструкція є додатком до трудового договору, доцільно одночасно вносити зміни в договір і інструкцію шляхом підготовки додаткової угоди. Якщо ж посадова інструкція була затверджена як окремий документ і при цьому внесення в неї змін не тягне за собою необхідність зміни обов'язкових умов трудового договору, зручніше затвердити інструкцію в новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівника. Наприклад, коли потрібно уточнити або конкретизувати деякі обов'язки працівника: замість «забезпечувати збереження документів» - «зберігати документи в спеціальній шафі, видавати на підставі службової записки» і т. П.

посадовий регламент

Говорячи про посадової інструкції, не можна не відзначити категорію працівників, для яких документ, який встановлює посадові обов'язки, є обов'язковим. Це цивільні службовці, а називається такий документ посадовим регламентом. Він є основним нормативним документом, який регламентує зміст і результати діяльності державного службовця. У ньому містяться вимоги, що пред'являються до службовцю, заміщає відповідну державну посаду. Посадові регламенти покликані сприяти правильному підбору, розстановці і закріпленню кадрів, підвищення їх професійної кваліфікації, вдосконалення функціонального і технологічного поділу праці між керівниками та спеціалістами при виконанні ними завдань, визначених положенням про орган, структурному підрозділі, а також використовуються при оцінці результатів службової діяльності державного службовця .

згідно ст. 47 Федерального закону від 27.07.2004 №  79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» професійна службова діяльність громадянського службовця здійснюється відповідно до посадових регламентом, який затверджується представником наймача і яке є складовою частиною адміністративного регламенту державного органу. У даній статті встановлено конкретні положення, які повинні включатися в посадовій регламент:

• кваліфікаційні вимоги до рівня і характеру знань і навичок, до утворення, стажу цивільної служби (державної служби інших видів) або стажу (досвіду) роботи за фахом;
• посадові обов'язки, права і відповідальність цивільного службовця за невиконання (неналежне виконання) посадових обов'язків відповідно до адміністративного регламенту державного органу, завданнями та функціями структурного підрозділу державного органу та функціональними особливостями замещаемой в ньому посади цивільної служби;
• перелік питань, по яких цивільний службовець має право або зобов'язаний самостійно приймати управлінські та інші рішення;
• перелік питань, по яких цивільний службовець має право або зобов'язаний брати участь при підготовці проектів нормативних правових актів і (або) проектів управлінських і інших рішень;
• терміни і процедури підготовки, розгляду проектів управлінських та інших рішень, порядок узгодження і прийняття даних рішень;
• порядок службового взаємодії громадянського службовця у зв'язку з виконанням ним посадових обов'язків з цивільними службовцями того ж державного органу, інших державних органів, іншими громадянами, а також з організаціями;
• перелік державних послуг, що надаються громадянам і організаціям відповідно до адміністративного регламенту державного органу;
• показники ефективності і результативності професійної службової діяльності громадянського службовця.

Положення посадової регламенту враховуються при проведенні конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби, атестації, кваліфікаційного іспиту, плануванні професійної службової діяльності громадянського службовця.

Результати виконання службовцем посадової регламенту враховуються при проведенні конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби, включення службовця до кадрового резерву, оцінці його професійної службової діяльності при проведенні атестації, кваліфікаційного іспиту або заохочення цивільного службовця.

Зразкові посадові регламенти затверджуються відповідним органом з управління державною службою. Наприклад, посадовий регламент державного цивільного службовця митного органу РФ затверджений Наказом ФМС РФ від 11.08.2009 №1458 .

Підводячи підсумок, відзначимо: незважаючи на те, що відсутність посадових інструкцій не є порушенням трудового законодавства і не тягне для роботодавця ніякої відповідальності, не варто нехтувати цим документом. Краще витратити трохи сил і часу на його розробку, причому не обмежуватися зразками типових інструкцій, а підійти до цього процесу з усією серйозністю і відповідальністю. Це дозволить захистити себе від багатьох непотрібних проблем і суперечок з контролюючими органами.

сучасний економічний словник / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовський, Є. Б. Стародубцева. - М .: ИНФРА-му, 2006.

«Про застосування судами Російської Федерації трудового кодексу Російської Федерації".

«Про затвердження Положення про систему управління охороною праці в організаціях Державного комітету РФ з охорони навколишнього середовища».

Будь-яка організація зацікавлена \u200b\u200bв тому, щоб співробітники максимально ефективно виконували свою роботу, чітко розуміючи поставлені перед ними цілі і завдання. Грамотне оформлення посадової інструкції допоможе в організації трудової діяльності.

Порядок оформлення ДІ

Даний документ регулює внутрішні трудові відносини співробітників організації. буде залежати від конкретної посади, але в загальному цей документ повинен регламентувати місце і призначення трудящого в апараті управління, а також кваліфікаційні вимоги до нього, його функціональні права, відповідальність і обов'язки, а також можливі заохочення.

Згідно із законом, для компанії оформлення посадових інструкцій необов'язково, але даний документ допомагає не тільки в регулюванні діяльності працівників, а й при виникненні різного роду конфліктних ситуацій всередині організації або з податкової.

На думку Роструда, цей документ повинен бути окремим на кожну конкретну посаду, яка є в штатному розкладі (навіть на вакантну). Інструкція висловлює інтереси двох сторін в робочих відносинах, тому що в ній міститься додаткова інформація, вимоги, пов'язані з особистісними, діловими якостями співробітника, і інше.

При відсутності даного документа неможливим стає:

• обгрунтування відмови в прийомі на посаду;
• об'єктивна оцінка діяльності співробітника на період випробувального терміну;
• розподіл трудових функцій між працівниками;
• тимчасове переведення трудящого на іншу роботу;
• оцінка сумлінності і повноти виконання співробітником його трудових функцій.

Законодавство не пред'являє конкретних вимог до оформлення посадової інструкції, до того ж відсутність цього документа не є порушенням закону, а значить, не тягне за собою відповідальності. З іншого боку, даний факт здатний викликати наслідки негативного характеру в прийняття роботодавцем незаконних дій і рішень.

Коригування і складання

Підставою для розробки і оформлення посадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посад. У ньому містяться кваліфікаційні характеристики, які поділяються на:

• посадові;
• необхідні знання;
• вимоги до кваліфікації працівника.

Важливо розуміти, що цей довідник розроблений для полегшення вирішення робочих моментів, їх врегулювання, а також для організації максимально ефективної діяльності в управлінні персоналом. Він носить тільки рекомендаційний характер.

Оформлення посадових інструкцій працівників не врегульовано нормативними правовими актами. Відповідно, роботодавець самостійно приймає рішення, яким чином її оформити і вносити необхідні зміни. Інструкція може бути самостійним документом або бути додатком трудового договору.

Коригування часто пов'язана з внесенням змін обов'язкових умов в трудовій угоді. Роботодавець зобов'язаний письмово завчасно попередити співробітника про майбутні зміни. якщо штатний працівник погоджується на продовження робочих відносин, то в інструкції вносяться відповідні зміни. Якщо вона є додатком ТД, то необхідно внести зміни за допомогою складання додаткової угоди.

У Трудовому кодексі нічого не сказано про складання і оформлення посадової інструкції. Незважаючи на це, вона є найважливішим документом, в зміст якого входить коло обов'язків, трудова функція, межа відповідальності, а також кваліфікаційні вимоги. Даний документ складають в 2-х примірниках, один з яких віддається працівникові.

При оформлення посадової інструкції по ГОСТу раніше спиралися на Державний стандарт Р 6.30-2003, який введений в дію за допомогою Постанови Держстандарту Росії №65-ст. від 03.03.2003 р, але його дія припинилося, так як 01.07.2017 року в силу вступив ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквізити, які є обов'язковими для вказівки в даному документі, описані у 2 розділі ГОСТу.

Зразок оформлення посадової інструкції направляється на узгодження всім посадовим особам, які в ньому зацікавлені. Будь-які пропозиції та зауваження щодо проекту зацікавленим посадовим особам можна уявити на окремих аркушах, які повинні бути датовані та підписані співробітниками організації. Оформлення посадової інструкції може спиратися на ГОСТ Р 7.0.97-2016, де дозволяється оформляти візи узгодження на останньому аркуші в нижній частині оригіналу документа. Також даний документ можна візувати полистно (на розсуд підприємства).

Правила оформлення реквізитів

Зразком оформлення посадової інструкції служать розроблені державні стандарти. Згідно з ними, кожен тип організаційно-розпорядчої документації повинен мати повністю заповнені реквізити. Порядок їх розташування на аркуші теж визначений і має значення. Посадова інструкція відноситься до документів внутрішнього користування, тому деякі види реквізитів вказувати необов'язково. Наприклад, не має сенсу прописувати логотип організації, її довідкові дані, реєстраційний номер або код ОКПО.

Обов'язкові реквізити, які необхідно вказати в інструкції:

• найменування фірми, її конкретного підрозділу;
• найменування самого документа (посадова інструкція), де прописується конкретна посада, для якої її розробили;
• ОКУД (код форми документа), для інструкції - 0253051;
• дата і місце, де був складений документ;
• грифи погодження та затвердження;
• реєстраційний номер;
• текстова частина;
• поле, яке призначене для підписів ознайомлених осіб;
• підпис посадової особи, яке розробило документ.

Основні розділи

Зразок оформлення посадової інструкції по ГОСТу повинен включати кілька розділів. Кожен з них повинен детально розглядати такі з питань:

1. Зміст і перелік трудових функцій, а також перелік видів виконуваних робіт, що відносяться до цієї посади.
2. Повноваження і права фахівця, їх короткий опис.
3. Відповідальність, яка застосовується до співробітника за неналежні або повне невиконання робочих обов'язків.

Що стосується вимог до оформлення тексту, то вони стандартні: ширина нижнього і верхнього полів не менше 20 мм. У тексті необхідно використовувати спеціальні терміни, які устоялися в діловому середовищі при використанні мовних зворотів, а також необхідне застосування професійних штампів. Такий стиль викладу допоможе в запобіганні неоднозначного тлумачення сенсу, а також зробить інформацію в тексті максимально зрозумілою для сприйняття трудящими.

ДІ менеджера по митному оформленню

Даного працівника відносять до категорії фахівців. Він призначається і звільняється з посади за допомогою наказу керівника підприємства. Посадова інструкція фахівця з митного оформлення передбачає, що на посаду може бути призначена особа, яка має є:

• повна вища освіта за спеціальністю «митна справа» без стажу роботи;
• економічну або юридичну вищу освіту, з досвідом роботи не менше року;
• середню спеціальну освіту зі стажем роботи не менше 3-х років;
• кваліфікаційний атестат за фахом митного оформлення, курси підвищення кваліфікації в сфері митного оформлення один раз в три роки.

У своїй діяльності даний фахівець повинен керуватися:

• статутом організації;
• правовими нормативними актами, методичними профільними рекомендаціями, що стосуються митного оформлення;
• розпорядженнями, наказами керівника;
• своєю посадовою інструкцією.

Що повинен знати фахівець митного оформлення

Менеджер цієї сфери діяльності повинен знати наступне:

• правові та нормативні акти, а також інші керівні документи і матеріали, які регламентують умови переміщення товару через кордон і порядок митного оформлення;
• агента митниці, декларанта;
• заходи регулювання державою зовнішньоекономічної діяльності;
• правила, за допомогою яких здійснюється валютний контроль в митних цілях;
• митні режими;
• міри відповідальності, які застосовуються за правопорушення та злочини в сфері митниці;
• порядок, прийнятий при декларуванні, а також види і форми митних декларацій;
• класифікацію, яка застосовується для товарів в митних цілях;
• порядок і правила, які застосовуються для заповнення митної документації;
• види і класифікація митних платежів, а також порядок, який застосовується при сплаті і їх обчисленні;
• порядок ведення звітності, встановлений організацією;
• правила, що застосовуються для визначення митної вартості;
• основи культури спілкування, економіки, психології, організації праці;
• правила користування інноваційними засобами техніки, а також програмним забезпеченням;
• норми і правила ПБ, охорони праці на робочому місці;
• основи трудового законодавства.

Посадові обов'язки менеджера по митному оформленню

Зразок оформлення посадової інструкції даного фахівця наказує наступні обов'язки:

• Виконувати роботи з оформлення документації на товари, що переміщуються через кордон, здійснювати інші дії, які необхідні при організації митного оформлення.
• Виробляти декларування товару в митному режимі, грунтуючись на відомостях, які містяться в товаросупровідних та інших документах.
• Перевіряти на достовірність відомості про переміщувані товари, які вказані в перевізної і комерційної документації.
• Визначати код товарів, спираючись на їх номенклатуру.
• Вибирати метод обчислення митної вартості та на підставі нього здійснювати розрахунок.
• Визначати вид податку на товар, обчислювати його.
• Визначати країну походження товару, що переміщується через кордон.
• Застосовувати податкові пільги, тарифні преференції.
• Надавати консультативні послуги, що стосуються митного оформлення.
• Вести звітність і діловодство, обробляти інформацію.

Права менеджера по митному оформленню

Правильне оформлення посадової інструкції передбачає наступні права фахівця митного оформлення:

• Право на ознайомлення з проектами рішень керівників, які стосуються безпосередньо його діяльності.
• Право вносити свої пропозиції щодо вдосконалення робочої діяльності.
• Право повідомляти керівництву про наявні недоліки в організації (в межах компетенції фахівця), які виявилися в процесі трудової діяльності, а також вносити свої пропозиції з приводу їх усунення.
• Право на те, щоб за дорученням керівництва або особисто запитувати від керівників підрозділів документи або інформацію, які необхідні при виконанні робочих обов'язків.
• Право на вимогу від керівництва організації посприяти у виконанні безпосередніх посадових обов'язків.

Взаємовідносини, відповідальність і оцінка роботи менеджера по митному оформленню

Зразок правильного оформлення посадової інструкції даного фахівця говорить, що він підпорядковується керівнику структурного підрозділу. Взаємодіє він зі співробітниками структурних підрозділів з питань, які входять в його компетенцію.

До вимог по оформленню посадової інструкції відноситься також наявність розділу відповідальності фахівця з митного оформлення. Результати робочої діяльності менеджера повинен оцінювати керівник його структурного підрозділу. Менеджер по митному оформленню повинен нести відповідальність за:

• невиконання, неналежне виконання безпосередніх посадових обов'язків;
• за завдання матеріальної шкоди в процесі робочої діяльності (відповідно до законодавства);
• недотримання правил трудового внутрішнього розпорядку, норм і правил ПБ і охорони праці.

Які завдання вирішує посадова інструкція?

Якщо даний документ складений правильно і строго дотримується всіма співробітниками організації, то він буде опорою в роботі підприємства. Прикладом оформлення посадової інструкції повинні служити документи, які відповідають державним вимогам. Це забезпечить смислове значення даної документації та буде підтвердженням справжності.

Хоча ДІ працівника не входить до переліку обов'язкових документів, Але її наявність - це великий плюс в роботі фірми. Вона вирішує такі виробничі та управлінські завдання:

• чітке визначення посадових обов'язків для індивідуальної робочої одиниці, яка входить до штатного розпису, з урахуванням всіх особливостей конкретних завдань і робочого місця;
• розмежування посадових обов'язків, визначення взаємозв'язків за посадами, встановлення службової ієрархії, а також підпорядкованість;
• обгрунтування відшкодування працівникові деяких видів витрат, які обумовлені виконанням його робочих обов'язків;
• встановлення чітких і зрозумілих кваліфікаційних вимог до посади і критеріїв оцінки ефективності у виконанні обов'язків, а також відповідність займаній посаді;
• встановлення прав і обов'язків фахівця, визначення зони його відповідальності і покарання, яке передбачено за порушення або невиконання посадових обов'язків.

Цей документ повинен бути складений грамотно, а також відповідати встановленим вимогам. Регламентами державного рівня, які регулюють правила оформлення цього документа, є ГОСТи, які встановлюють конкретні вимоги, що застосовуються при оформленні ділових паперів. Раніше застосовували ГОСТ Р 6.30-2003, але його дія припинилося, так як 01.07.2017 року в силу вступив ГОСТ Р 7.0.97-2016. Варто звернути увагу на те, що положення, прописані в інструкції, ніяк не повинні погіршувати умови праці, а також положення трудящих, в порівнянні з тими, що гарантуються законодавством.

додаткові розділи

Деякі найбільш часто зустрічаються додаткові розділи в ДІ:

1. «Взаємовідносини» - це розділ, який регулює виробничі контакти співробітників як з одного відділу, так і з різних. При необхідності, в ньому прописують службові зв'язки всередині організації, а також зі сторонніми підприємствами. Це необхідно, наприклад, якщо працівник взаємодіє з контрагентами і є необхідність інформування про це керівництва. Для того щоб підвищити якість ДІ, не зайвим буде встановлення в даному розділі порядку і періодичності надання працівником планів, звітів та інших документів.
2. «Оцінка роботи» - це розділ, де чітко встановлені критерії, за якими буде відбуватися оцінка праці.
3. «Порядок перегляду посадової інструкції». У цьому розділі доцільно визначити терміни дії, а також умови для перегляду ДІ, в число яких входить:

• будь-які зміни в організаційній структурі;
• перегляд, зміни в штатному розкладі;
• виникнення нових робочих обов'язків, що призводить до перерозподілу вже наявних;
• зміна характеру роботи через впровадження інноваційних технологій.

Додаткові розділи повинні бути розташовані в кінці посадової інструкції.

Посадова інструкція - це один з локальних нормативних актів, прийнятих роботодавцем. Згідно зі статтею 8 ТК РФ роботодавці, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями, можуть приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами.

Тому практично всі роботодавці, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями, можуть вводити посадові інструкції для регламентування трудових відносин, а також самостійно встановлювати порядок їх розробки, погодження та затвердження.

При цьому норми локальних нормативних актів не повинні погіршувати становище працівників порівняно з встановленим трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами.

Нами пропонується один з підходів до розробки посадових інструкцій. Тому на практиці конкретні роботодавці можуть розробляти посадові інструкції з урахуванням запропонованих рекомендацій.

Посадові інструкції можуть розроблятися як на стадії проектування організації, бізнесу, так і в уже функціонуючому бізнесі зі сформованими трудовими відносинами. Перше вимагає методу ретельного моделювання трудових процесів виконавців. Друге - глибокого аналізу існуючих трудових відносин у конкретного роботодавця. У будь-якому випадку порядок розробки посадових інструкцій передбачає загальноприйнятий алгоритм дій.

Процес розробки посадових інструкцій можна представити у вигляді послідовно змінюють один одного етапів:

1. Підготовчий етап;

2. Розробка проекту посадової інструкції;

3. Погодження проекту посадової інструкції;

4. Затвердження посадової інструкції.

Безпосередньою розробці посадових інструкцій в кожному конкретному випадку повинна передувати певна підготовча робота. На першому етапі розробки посадових інструкцій необхідно детально вивчити всі нормативно-правові документи, що регламентують порядок діяльності посадових осіб та правила розробки і зберігання організаційно-правових документів. А також роботодавець в рамках локального нормотворчості повинен визначити порядок розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій, для чого необхідно затвердити Положення про посадової інструкції. Далі про це докладніше.

Розробці посадових інструкцій предшествуетізученіе всіх нормативно-правових документів, що регламентують порядок діяльності посадових осіб і правила розробки і зберігання цих організаційно-правових документів.

Перелічимо основні нормативно-правові акти, з урахуванням яких повинна розроблятися посадова інструкція:

1. Федеральний рівень:

· Конституція РФ;

· Трудовий кодекс РФ;

· «Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003 »(затверджена Постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 року №65-ст« Про прийняття та введення в дію державного стандарту російської федерації »);

· Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Мінкультури РФ від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади »);

· «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання» (затверджений Росархивом 6 жовтня 2000 року);

· «Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК-016-94 (ОКПДТР)», прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту РФ від 26 грудня 1994 року №367);

· «Класифікація занять ОК 010-93» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 року №298);

· «Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців» (затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 року №37);

· Постанова Мінпраці РФ від 9 лютого 2004 року №9 «Про затвердження порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців»;

· Випуски Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників (ЕТКС) з різних галузей економіки, затверджені Мінпраці РФ;

· Постанова Уряду РФ від 31 жовтня 2002 року №787 «Про порядок затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників, Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців»;

· Кваліфікаційні вимоги до працівників та номенклатури спеціальностей, які затверджуються Міністерством охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації в сфері, що віднесена до компетенції Міністерства.

2. Нормативно-правові акти суб'єктів Російської Федерації.

3. Нормативно-правові акти органів місцевого самоврядування (наприклад, Рішення Омського міської Ради від 23 квітня 1997 року №324 «Про затвердження Положення про порядок призначення на посаду та звільнення з неї керівників муніципальних унітарних підприємств та установ» вказує на обов'язок керівників комунальних унітарних підприємств і установ стверджувати посадову інструкцію для працівника, з яким він уклав трудовий договір).

4. Локальний рівень (локальні нормативно-правові акти роботодавця):

· Правила внутрішнього трудового розпорядку;

· Колективний договір (Положення про персонал і інше);

· Штатний розклад;

· Положення про структурний підрозділ;

· Накази про розмежування повноважень між керівниками організації;

· Положення про посадової інструкції.

Хотілося б відзначити, що основою для розробки змісту посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців і за професіями робітників, які затверджені Міністерством праці РФ.Еті документи перераховують основні елементи, які повинні бути в інструкції: найменування посади, спеціальності, професії працівника , вимоги до рівня його знань, приблизний перелік обов'язків.

Кваліфікаційні характеристики містяться в таких нормативно-правових документах:

1. «Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців», затверджений Постановою Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 року №37 «Про затвердження кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців» (далі Постанова №37). Кваліфікаційні характеристики покликані регламентувати зміст виконуваних функцій працівників, сприяти «забезпечення оптимальної технології трудової діяльності, раціонального розподілу праці, високій організованості, дисципліни і порядку на кожному робочому місці, а також вдосконалення системи управління персоналом». У якості нормативної бази кваліфікаційні характеристики посад службовців призначені для застосування на підприємствах, в установах і організаціях різних форм власності, організаційно-правових форм і галузей економіки незалежно від їх відомчої підпорядкованості. В цьому довіднику містяться характеристики типових посад, спільних для всіх галузей економіки. З урахуванням же специфіки окремих галузей розроблено кваліфікаційні характеристики та вимоги властиві посад і робіт у відповідних галузях економіки. Дані кваліфікаційні характеристики та вимоги затверджені федеральними органами виконавчої влади і можуть бути використані при атестації працівників.

наприклад:

· «Кваліфікаційні характеристики і розряди оплати праці посад керівників, фахівців і службовців за галузевою тарифною сіткою»(Затверджені зазначенням Міністерства шляхів сполучення Російської Федерації від 18 жовтня 1996 року № А-914у);

· « Громадське харчування. Вимоги до обслуговуючого персоналу. ГОСТ 30524-97 / ГОСТ Р 50935-96 "(затверджені наказом Держстандарту РФ від 21 серпня 1996 року №524);

· « Роздрібна торгівля. Вимоги до обслуговуючого персоналу. ГОСТ Р 51305-99 "(затверджені наказом Держстандарту РФ №244-ст від 11 серпня 1999 року);

· Типові кваліфікаційні характеристики (вимоги) за державними посадам федеральної державної служби та посад працівників, які не належать до державних посад, і здійснюють технічне забезпечення діяльності військових прокуратур, прирівняних до прокуратурах суб'єктів російської федерації, міст і районів (затверджені Наказом Генпрокуратури РФ від 21 лютого 2001 року №52 «Про затвердження типових кваліфікаційних характеристик (вимог) за посадами цивільного персоналу військових прокуратур, прирівняних до прокуратурах суб'єктів російської федерації, міст і районів»);

· Тарифно - кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами керівників, фахівців і технічних виконавців, заміщаються цивільним персоналом військових частин, установ, військово - учбових закладів, Підприємств і організацій Міністерства оборони Російської Федерації, що знаходяться на кошторисно - бюджетне фінансування (затверджені Наказом Міністра оборони РФ від 19 квітня 1996 року №150 «Про тарифно - кваліфікаційних характеристиках (вимогах) за посадами керівників, фахівців і технічних виконавців, заміщаються цивільним персоналом військових частин, установ, військово - навчальних закладів, підприємств та організацій міністерства оборони російської федерації, які перебувають на кошторисно - бюджетне фінансування »).

Крім того, відповідно до пункту 5.2.2 Положення про Міністерство охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації, затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 30 червня 2004 року №321 «Про затвердження Положення про Міністерство охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації», Міністерство охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації може самостійно приймати кваліфікаційні вимоги до працівників та номенклатури спеціальностей в сфері, що віднесена до компетенції Міністерства.

Так, Міністерством охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації прийняті:

· Кваліфікаційні вимоги до фахівця з середньою медичною освітою за спеціальністю «Судово-медична експертиза» (затверджені Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 21 липня 2006 року №546 «Про затвердження кваліфікаційних вимог до фахівця з середньою медичною освітою за спеціальністю« судово-медична експертиза »);

· Кваліфікаційна характеристика посади «Продюсер телевізійних і кінофільмів» (затверджена Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 31 травня 2006 року №434 «Про затвердження кваліфікаційної характеристики посади" продюсер телевізійних і кінофільмів »);

· Кваліфікаційна характеристика посади "Організатор робіт операторів автоматизованого процесу виробництва алюмінію» (затверджена Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 23 червня 2006 року №491 «Про затвердження кваліфікаційної характеристики посади" організатор робіт операторів автоматизованого процесу виробництва алюмінію »);

· Тарифно-кваліфікаційні характеристики професій робітників атомних електростанцій (затверджені Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 3 жовтня 2005 року №614 «Про затвердження тарифно-кваліфікаційних характеристик професій працівників атомних електростанцій»).

Кваліфікаційні характеристики по кожній посаді, згідно з пунктом 5 «Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців», затвердженому Постановою від 21 серпня 1998 року №37 складаються з трьох розділів.

Розділ 1 - «Посадові обов'язки» містить основні функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, що займає дану посаду з урахуванням технологічної однорідності і взаємопов'язаності робіт, що дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців.

Розділ 2 - «Повинен знати» містить основні вимоги, що пред'являються до працівника щодо:

Спеціальних знань;

Знань законодавчих актів, положень, інструкцій, інших керівних і нормативних документів;

Методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні посадових обов'язків.

Розділ 3 - «Вимоги до кваліфікації» визначає:

Рівень професійної підготовки працівника, необхідної для виконання передбачених посадових обов'язків (Рівні необхідної професійної підготовки приведені у відповідність до Закону Російської Федерації «Про освіту»);

Вимоги до стажу роботи.

Згідно з пунктом 4 Постанови №37 в кваліфікаційних характеристиках представлені найбільш характерні для тієї чи іншої посади роботи, тому при розробці конкретних посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах. Також допускається уточнення вимог до необхідної спеціальної підготовки працівників. При необхідності обов'язки, включені в характеристику певної посади, можуть бути розподілені між кількома виконавцями.

2. Випуски Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників (ЕТКС) з різних галузей економіки, затверджені Мінпраці РФ (наприклад, Постанова Мінпраці РФ від 5 березня 2004 року №32 «Про затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників, випуск 48, розділ «Загальні професії виробництв харчової продукції»; Постанова Мінпраці РФ від 3 липня 2002 року №47 «Про затвердження Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників, випуск 46, розділ« Швейне Виробництво »). У них містяться тарифно-кваліфікаційні характеристики, які застосовуються при тарифікації робіт і присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам в організаціях незалежно від форми їх власності і організаційно-правових форм. Тарифно-кваліфікаційна характеристика кожної професії має два розділи:

· Розділ «Завдання та обов'язки» містить опис робіт, які повинен вміти виконувати робітник.

· Розділ «Повинен знати» містить основні вимоги, що пред'являються до робочого щодо спеціальних знань, а також знань положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів і засобів, які робітник повинен застосовувати.

При цьому кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців і за професіями робітників, затверджені Міністерством праці РФ, містять лише типові посадові обов'язки за посадою, спеціальністю, професією, уточнення яких відбувається в рамках конкретного трудового договору, і (або) посадової інструкції.

Однак тут може ховатися наступна проблема: на практиці часто має місце завищення кваліфікаційних вимог до кандидата на посаду, яка може бути кваліфікована в суді як дискримінація. Наприклад, в організації до посади рядового касира пред'являються вимоги про вищу освіту і п'ятирічний стаж. Кандидат на дану вакансію може звернутися до суду з приводу незаконного відмови в прийомі на роботу. Тому доцільніше для написання кваліфікаційних вимог все-таки скористатися діючими нормативами.

Чи не встановивши обов'язки заводити посадову інструкцію, законодавець не дав і чітких вказівок, як правильно її скласти. Цей локальний акт приймається безпосередньо роботодавцем в межах своєї компетенції. З одного боку це розширює сферу свободи роботодавця, але з іншого боку все ж деякі обмеження є.

Так, одним з певних сторонами умов трудового договору є трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи). Найменування посад, професій і спеціальностей встановлюються роботодавцем самостійно.

Однак статтею 57 ТК РФ встановлено: «Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій або спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, зазначеним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку, що встановлюється Кабінетом Міністрів України ». І згідно 143 статті ТК РФ «тарифікація робіт і присвоєння тарифних розрядів працівникам виробляються з урахуванням єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників, єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців».

Це правило встановлено для трудового договору, але його в рівній мірі можна застосувати і до інших кадрових документів - посадової інструкції, штатним розкладом, трудовій книжці.

Наприклад, Постановою Держкомпраці СРСР і Президії ВЦРПС від 25 жовтня 1974 року №298 / П-22 затверджено Список виробництв, цехів, професій і посад з шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку і. Отже, роботодавець зобов'язаний у трудових договорах всіх працівників (і відповідно в посадових інструкціях), які виконують відповідні трудові функції, найменування професій і посад визначати відповідно до кваліфікаційних довідників.

В цілому при розробці посадових інструкцій для забезпечення соціальних, пенсійних і інших гарантій, наданих російським законодавством працівникам, роботодавець повинен керуватися кваліфікаційними довідниками, затвердженими Кабінетом Міністрів України. Якщо у відповідних довідниках такі професії і посади відсутні, то найменування професій і посад, а також кваліфікаційні вимоги до них і перелік безпосередніх робіт, видів діяльності роботодавець повинен вказувати відповідно до нормативно-правовим актом, що надає пільги або накладає обмеження.

Так, виходячи з Визначення Верховного Суду Російської Федерації від 16 січня 2004 року №48-Г03-13 видно, що суд при вирішенні спору з приводу права на отримання соціальної підтримки, передбаченої Указом Президента Російської Федерації «Про невідкладні заходи соціальної підтримки фахівців ядерного збройового комплексу Російської Федерації »від 23 серпня 2000 року №1563 (далі Указ №1563), керувався насамперед положеннями посадових інструкцій, в тому числі характеристик робіт, що описують безпосередні види діяльності здійснюються працівниками, а не усними доводами позивачів. Тому роботодавцю при розробці посадових інструкцій, в тому числі переліку посадових обов'язків працівників необхідно виходити з вищевказаних імперативних норм ТК РФ і враховувати можливі негативні наслідки для своїх працівників в разі їх порушення.

Примітка.

Указом №1563 затверджено Перелік видів діяльності, що здійснюється в організаціях та військових частинах, що входять до складу ядерного збройового комплексу Російської Федерації, участь у якій дає право на отримання наступної соціальної підтримки: встановлено додаткове щомісячне довічне матеріальне забезпечення при виході на пенсію відповідно до Федерального закону від 17 грудня 2001 року №173-ФЗ «Про трудові пенсії в Російській Федерації» або на достроково оформлену пенсію відповідно до Закону Російської Федерації від 19 квітня 1991 року №1032-1 «Про зайнятість населення в Російській Федерації» і за умови припинення трудової діяльності в організаціях федерального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі розробки, виробництва і ліквідації ядерних зарядів і ядерних боєприпасів, що входять до складу ядерного збройового комплексу Російської Федерації, зазначеним в абзацах 2, 3, 4 категорій громадян, які безпосередньо брали участь в виду х діяльності, передбачених Переліком (пункт 2 Указу №1563).

У більшості ж випадків найменування посад, спеціальностей та професій у трудових договорах працівників (і відповідно в посадових інструкціях) вказуються на розсуд роботодавця (на підставі локальних нормативних актів, а не кваліфікаційних довідників), тому роботодавцю необхідно самостійно затвердити кваліфікаційні вимоги до вказаних посадах, спеціальностях або професіями або відобразити їх у тексті трудового договору або посадової інструкції.

Таким чином, для більшості роботодавців єдині кваліфікаційні довідники носять рекомендаційний характер, (крім тих посад, де передбачені пільги або обмеження відповідно до статті 57 ТК РФ) оскільки в умовах швидко мінливого ринку вони просто не можуть врахувати всю різноманітність посад і професій (наприклад, секретар на reception, топ-менеджер, менеджер з продажу). Роботодавець в посадовій інструкції може самостійно визначити найменування посади, спеціальності, професії або конкретний вид доручається працівникові роботи, закріпити різноманітні посадові обов'язки, за винятком випадків, коли він зобов'язаний керуватися єдиними кваліфікаційними довідниками (стаття 57 ТК РФ).

При розробці посадових інструкцій рекомендуємо ввести відповідне положення, в якому буде детально обговорено порядок розроблення, погодження, затвердження, введення в дію та зберігання посадової інструкції працівника, а також вказані особи (структурний підрозділ), які безпосередньо відповідають за цю розробку.

Положення про посадової інструкції - необов'язковий документ, але краще не нехтувати цим локальним актом. Він дозволяє впорядкувати роботу з інструкціями, зробити їх уніфікованими і чіткими, позначити порядок надання їм юридичної сили. Положення про посадової інструкції вступає в силу після його затвердження керівником, і з цього моменту все посадові інструкції повинні відповідати його вимогам.

Наведемо зразок Положення про посадової інструкції.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПОСАДОВИЙ ІНСТРУКЦІЇ ТОВ «__________________________ » Найменування організації 1. Загальні положення. 2. Вимоги, що пред'являються до змісту посадової інструкції. 3. Порядок розробки, узгодження, затвердження і введення в дію посадової інструкції. 4. Прикінцеві положення. 1. Загальні положення 1.1. Посадова інструкція є основним організаційно-правовим документом, що визначає завдання, основні права, обов'язки і відповідальність посадової особи (працівника) під час здійснення ним трудової діяльності відповідно до займаної посади. 1.2.Должностние інструкції розробляються для реалізації наступних цілей: 1. раціональне поділ праці; 2. підвищення ефективності управлінської праці; 3. створення організаційно-правової основи трудової діяльності працівників; 4. регламентація взаємовідносин працівника і роботодавця; 5. забезпечення об'єктивності та обґрунтованості при атестації співробітника, його заохочення і при накладенні на нього дисциплінарного стягнення; 6. організація оптимального навчання, підготовки і підвищення кваліфікації кадрів; 7. зміцнення трудової дисципліни в організації; 8. складання трудових договорів; 9. вирішення трудових спорів. 1.3. Посадова інструкція розробляється виходячи із завдань і функцій, покладених на конкретного працівника, відповідно до штатного розкладу, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, з дотриманням Конституції Російської Федерації, Трудового кодексу Російської Федерації та іншими нормативно-правовими актами. 1.4. Основоюдля розробки посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців і за професіями робітників, які затверджені Міністерством праці РФ. 1.5. Посадова інструкція складається по кожній штатної посади організації і оголошується працівникові під розписку при укладанні трудового договору, а також при переміщенні на іншу посаду і при тимчасове виконання обов'язків за посадою.

2. Вимоги, що пред'являються до змісту посадової інструкції 2.1. У посадовій інструкції вказують найменування організації, конкретної посади, реквізити погодження та затвердження. 2.2. Посадова інструкція складається з розділів: I. Загальні положення. II. Посадові обов'язки. III. Права. IV. Відповідальність. 2.3. У розділі I «Загальні положення» вказують: 1) найменування посади; 2) вимоги, що пред'являються до утворення і стажу роботи посадової особи, що заміщає дану посаду (кваліфікаційні вимоги); 3) безпосередня підпорядкованість (кому безпосередньо підпорядковується дана посадова особа); 4) порядок призначення та звільнення з посади; 5) наявність і склад підлеглих; 6) порядок заміщення (хто заміщає дана посадова особа під час його відсутності; кого заміщає дана посадова особа); 7) можливість суміщення посад і функцій; 8) нормативна база його діяльності (основоположні нормативні та організаційно-правові документи, на підставі яких посадова особа здійснює службову (трудову) діяльність і реалізує свої повноваження). В розділ можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюють статус посадової особи і умови його діяльності. 2.4. Розділ II «Права» містить перелік прав, якими в межах своєї компетенції має посадова особа при виконанні покладених на нього посадових обов'язків. У розділі відображаються взаємини посадової особи з іншими структурними підрозділами організації та посадовими особами виходячи з покладених на нього посадових обов'язків і повноважень. Крім того, в розділі конкретизують права посадової особи з урахуванням специфіки виконуваних посадових обов'язків. 2.5. Розділ III «Посадові обов'язки» містить перелік основних функцій посадової особи. Крім того, в цьому розділі вказуються обов'язки посадової особи, що покладаються на нього у відповідності зі сформованою в даному структурному підрозділі практикою розподілу інших обов'язків, що виконуються даним підрозділом за рішенням керівника організації. 2.6. У розділі IV «Відповідальність» вказують міру відповідальності посадової особи за недотримання вимог, встановлених посадовою інструкцією, локальними правовими актами і трудовим законодавством РФ. В розділ можуть бути включені інші пункти, уточнюючі і конкретизують відповідальність посадової особи. 2.7. Невід'ємною частиною посадової інструкції є лист ознайомлення, який ведеться в організації і служить доказом того, що працівник ознайомився з посадовою інструкцією.

3. Порядок розробки, узгодження, затвердження і введення в дію посадової інструкції 3.1. Посадова інструкція розробляється фахівцем служби управління персоналом, або керівником структурного підрозділу, або особою, уповноваженою на те керівником структурного підрозділу. Підписується керівником структурного підрозділу або фахівцем-розробником. 3.2. Посадова інструкція повинна бути складена відповідно до Типової форми посадової інструкції (додаток №1 до цього Положення) з обов'язковим дотриманням реквізитів, зазначених в ній. 3.3. Посадова інструкція повинна бути узгоджена з правовим відділом (юрисконсультом) організації. При необхідності вона узгоджується з іншими підрозділами організації та вищим начальником, який курирує відповідний напрям діяльності організації. 3.4 Посадову інструкцію стверджує керівник організації. 3.5. Посадова інструкція вступає в силу з моменту її затвердження керівником організації і діє до її заміни новою посадовою інструкцією, розробленою і затвердженою відповідно до Положення. 3.6. Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, який працює на цій посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розпис і до переміщення на іншу посаду або звільнення з організації, про що робиться запис у відповідній графі аркуша ознайомлення. 3.7. Внесення змін і доповнень до чинної посадову інструкцію проводиться шляхом видання наказу керівника або затвердження тексту посадової інструкції в цілому з урахуванням внесених змін і доповнень. 4. Прикінцеві положення 4.1. Узгоджену і затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, завіряються печаткою відділу кадрів і зберігають у відділі кадрів або відповідному підрозділі відповідно до встановленого порядку. Термін зберігання посадової інструкції після заміни нової - 3 роки. 4.2. Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають завірену копію, яку видають посадовій особі, яка працює на даній посаді, і начальнику відповідного відділу або структурного підрозділу. Співробітник розписується на обох ксерокопіях. За рішенням керівника завірена копія посадової інструкції може направлятися при необхідності в інші відділи організації. Це Положення набирає чинності з моменту затвердження його керівником ТОВ «_______________».

додаток №1

до Положення про посадової інструкції

ТОВ «_________________»

від «___» ___________ 2006

Типова ФОРМА

ПОСАДОВИЙ ІНСТРУКЦІЇ

I. Загальні положення.

III. Посадові обов'язки.

IV. Відповідальність.

Ця Інструкція розроблена ___________________________________________________

Посада, найменування структурного підрозділу

підпис, П.І.Б.

Погоджено

Начальник юридичного відділу

ТОВ «______________________»

___________ /______________________/

підпис, П.І.Б.

З інструкцією ознайомлений

___________/__________________/

підпис, П.І.Б.

Як ми зазначали раніше, стандарту для написання посадових інструкцій немає. Однакосуществуют загальні підходи і правила, які корисно використовувати при їх розробці.

Виходячи з практики організацій можна стверджувати, що проекти посадових інструкцій можуть розроблятися для таких осіб:

· Фахівцем служби управління персоналом або (відділу кадрів);

· Керівником відповідного структурного підрозділу;

· Самим працівником спільно з безпосереднім керівником.

На якогось конкретного працівника або на групу співробітників покласти обов'язок по розробці посадових інструкцій - це роботодавець вирішує самостійно.

Хотілося б відзначити, що провідне місце в обговоренні проекту посадової інструкції, в його перевірці повинні займати керівники структурних підрозділів. Оскільки саме вони набирають персонал, оцінюють ефективність роботи співробітників. Саме вони використовують цей документ як основний інструмент управління в роботі зі своїми підлеглими. Тому, якщо вони активно візьмуть участь в створенні інструкцій, то виявляться реальні проблемні зони, і стане зрозумілим, як їх усунути.

Вибір того, ким саме будуть розроблятися посадові інструкції, залежить від загальної методики розробки посадових інструкцій і можливостей конкретної організації (роботодавця).

Аналіз літератури з цього питання дозволяє виділити три, найбільш поширених методичних підходу до розробки посадової інструкції:

1. Аналіз і коригування існуючих кадрових документів;

2. Складання посадових інструкцій за результатами опитування (анкетування) співробітників на робочих місцях;

3. Складання посадових інструкцій методом, що йде від опису бізнес-процесів.

Перший підхід заснований на використанні методу, який передбачає збір документів (як внутрішніх, так і зовнішніх), і на основі них аналіз в цілому структури організації праці у конкретного роботодавця і опис існуючих підсистем та їх функцій - від функцій структурних підрозділів до функцій безпосередніх виконавців. У широкому сенсі такий підхід передбачає діагностику існуючої структури управління для того, щоб перетворити її відповідно до завдань поточної діяльності і зі стратегічними цілями. В результаті необхідно скоригувати існуючий комплекс кадрових документів, привести у відповідність з ними положення про структурні підрозділи і розробити пакет посадових інструкцій. При цьому можуть використовуватися як метод «мозкового штурму», так і класичний спосіб використання діючих галузевих типових і зразкових посадових інструкції, затверджених різними відомствами і тарифно-кваліфікаційних довідників за посадами службовців і за професіями робітників, затверджених Міністерством праці РФ.

Другий підхід передбачає опитування провідних фахівців і рядових співробітників і дає багато корисної інформації для аналізу існуючого у конкретного роботодавця розподілу функціональних обов'язків, і пошуку шляхів підвищення ефективності роботи персоналу. Крім того, інформація, отримана за допомогою опитування працівників, може заповнити відсутність або недостовірність інформації в існуючих кадрових документах, і, таким чином, доповнити перший підхід.

Для розробки посадових інструкцій, анкети повинні бути складені так, щоб можливо було провести опитування на двох рівнях:

· Опитування керівництва і провідних фахівців, що відповідають за функціональні напрямки або окремі блоки робіт ( «які функції, на їхню думку, виконують підрозділи»);

· Опитування пересічних співробітників цих підрозділів ( «що вони роблять насправді»).

Крім того, анкети можуть бути складені таким чином, щоб оцінити думку співробітників не тільки про сьогодення, а й бажаному розподілі функціональних обов'язків:

· Опитування співробітників про реальний розподіл функціональних обов'язків ( «які функції реально виконуються»);

· Думку співробітників про бажане розподіл функціональних обов'язків ( «які функції, на їхню думку, повинні виконуватися»).

Третій підхід, що йде від опису бізнес-процесів, успішно вирішує завдання раціонального розподілу функціональних обов'язків та створення відповідного пакета посадових інструкцій.

Бізнес-процес - це потік роботи, що проходить від одного фахівця до іншого або від одного підрозділу до іншого, це виробничо-комерційна ланцюжок. Як правило, не існує стандартного набору бізнес-процесів. У кожного роботодавця формується свій перелік, який визначається специфікою праці та управління.

Аналіз описаних бізнес-процесів дає найбільш повну та цілісну картину діяльності організації, розуміння ролі кожного співробітника в загальному процесі, дозволяє визначити порівняльну цінність окремих функцій співробітника для реалізації спільних цілей.

Якщо вся організація праці у конкретного роботодавця описана за допомогою бізнес-процесів, розробка на їх основі посадових інструкцій значно спрощується. Опис бізнес-процесів виявляє «горизонтальні» зв'язки між підрозділами і співробітниками і гарантує, що ніякі роботи не втрачено з поля зору, всі функції розподілені між виконавцями правильно. Виявлені в результаті такого підходу все бізнес-операції, реалізовані співробітниками, можуть бути успішно використані при документуванні трудових функцій, прав і обов'язків працівників в посадових інструкціях.

Однак цей метод поширений менш інших, так як лише деякі роботодавці можуть дозволити собі мати повний опис всієї господарської діяльності у вигляді системи процесів, і ще менше роботодавців можуть говорити про управління бізнес-процесами. Як правило, розробляється бізнес-модель, що включає тільки «ключові» бізнес-процеси, найбільш сильно відбиваються на конкурентоспроможності.

Таким чином, три розглянутих методичних підходу до розробки посадової інструкції, в кінцевому рахунку, являють собою три моделі опису організації праці: «за документами» ( «погляд згори»), «погляд знизу» за допомогою опитування співробітників і «від процесів». Можна припустити, що при поєднанні цих підходів буде досягнутий найбільший ефект при розробці проекту посадової інструкції. Кожен з них з різним ступенем точності допомагає визначити, що робить або має робити кожна структурна одиниця (від підрозділу до конкретного працівника). У будь-якому випадку з їх допомогою можна вибудувати ієрархію всіх кадрових документів, в основі якої лежать посадові інструкції.

Після того як проекти посадових інструкцій розроблені, необхідно зробити ще два юридично значимих дії: узгодити їх і затвердити.

Однак до цього посадову інструкцію необхідно підписати. Хто підписує та затверджує текст посадової інструкції? Необхідно звернути увагу, що це різні речі. типова помилка полягає в наступному: неправомірно одному і тій же особі, в рамках одного документа здійснювати два різних юридичних дії. За загальним правилом: посадову інструкцію підписує її розробник, а керівник стверджує.

Посадова інструкція, як правило, узгоджується з юридичним відділом або юрисконсультом, а також з відповідними структурними підрозділами або посадовою особою, від діяльності яких залежить виконання положень посадової інструкції.

Юрист перевірить посадові інструкції на відповідність законодавству і вимогам охорони праці, а також уточнить, чи узгоджуються їх положення з локальними нормативними актами і трудовими договорами працівників. Після чого поставить на посадової інструкції свою візу. Нехтувати правовою експертизою змісту цих документів не варто, оскільки навіть з тієї чи іншої мовної конструкції юрист може визначити перспективи можливого трудового спору (докладніше юридичний аспект складання посадових інструкцій було розглянуто в розділі 1.2. Цієї книги).

Завершальним етапом у створенні посадових інструкцій є їх твердження. Роботодавець або керівник організації (або особа, уповноважена керівником на вчинення даних дій) ставить свій підпис і дату на грифі: «Стверджую». Посадова інструкція вступає в силу з моменту її затвердження і діє до заміни нової посадовою інструкцією. А твердження посадової інструкції керівника організації здійснюється органом управління організації (власником). Керівник структурного підрозділу стверджує посадову інструкцію в тому випадку, якщо це входить в коло його повноважень, встановлених посадовою інструкцією і (або) трудовим договором.

Причому затверджує посадові інструкції керівник організації (роботодавець) одноосібно. Врахування думки представницького органу працівників у створенні та затвердження інструкцій трудове законодавство не передбачає, що відрізняє цей документ від інших локальних актів.

Облік дат затвердження посадових інструкцій, а також внесення змін до них є важливим моментом застосування посадових інструкцій. Порядок діловодства, прийнятий у конкретного роботодавця повинен передбачати журнал ( «Журнал реєстрації посадових інструкцій і змін до них» або «Книга реєстрації ...»), в якому б фіксувалася така інформація, як назва інструкції, дата затвердження, внесення в неї змін, характер змін . Наявність подібного журналу, на перший погляд, може здатися зайвим. Але оскільки посадові інструкції є документами, що регламентують діяльність конкретного працівника, то можуть виникнути різні спірні з юридичної точки зору ситуації. І тут ця інформація може виявитися безцінною.

Зберігають затверджені і погоджені посадові інструкції відповідно до встановленого порядку діловодства, прийнятим у конкретного роботодавця, як правило, один екземпляр - у відділі кадрів, інші - в структурному підрозділі і у самого працівника.

Згідно «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого керівником Федеральної архівної служби України 6 жовтня 2000 Положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб (посадові інструкції) необхідно зберігати в межах таких строків:

а) типові (зразкові)

За місцем розробки і затвердження зберігаються постійно;

В інших організаціях зберігаються 3 роки (після заміни новими).

б) індивідуальні (персональні) зберігаються протягом 75 років у складі особистих справ.

Структура і зміст посадової інструкції в даний час нормативно-правовими актами детально не регламентується, що дозволяє створювати її з урахуванням специфіки організації праці у конкретного роботодавця.

ГОСТ Р 6.30-2003, затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 3 березня 2003 року №65-ст, пред'являє наступні вимоги до мови посадової інструкції: «Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації ».

Наказ Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади» наказує текст посадової інструкції викладати від третьої особи однини чи множини. У тексті використовувати слова: «повинен», «слід», «необхідно», «забороняється», «не допускається».

Там же в пункті 2.7.2.3. стверджується, що «констатуючій частиною посадової інструкції служить розділ« Загальні положення », в якому зазначаються підстави розробки, основне призначення нормативного акту і сфера його поширення, відповідальність за порушення встановлених правил і технологій».

Основний текст інструкції може ділитися на глави, пункти і підпункти. Глави повинні мати назви. Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводиться арабськими цифрами.

За загальним правилом, основна частина посадової інструкції обов'язково повинна мати такі розділи:

I. загальні положення;

II. посадові обов'язки;

III. права;

IV. відповідальність.

Це основні розділи посадової інструкції, той мінімум, без якого немає цього документа.

Такий висновок можна зробити на основі аналізу чинних галузевих і затверджених різними відомствами типових і зразкових посадових інструкцій (наприклад, «Зразкова посадова інструкція водія тролейбуса», затверджена Розпорядженням Мінтрансу Росії від 8 жовтня 2003 року №АК-25-р; «Зразкова посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення митного органу », затверджена Наказом ФМС РФ ВІД 18.10.2004 №160).

При необхідності, в документ можуть бути внесені і додаткові розділи, наприклад:

· Критерії оцінки якості роботи;

· Порядок атестації;

· Режим роботи (якщо співробітнику встановлюється особливий або індивідуальний графік роботи або надається право самостійно організовувати і планувати свій робочий день);

· Взаємовідносини. Зв'язки за посадою;

· Порядок затвердження і зміни посадової інструкції.

Розглянемо зміст основних розділів посадової інструкції докладніше.

Розділ I «Загальні положення» повинен містити такі пункти:

1) Назва посади.

Має зазначатися точне найменування посади відповідно до штатного розкладу та із зазначенням категорії працівника.

Для забезпечення соціальних, пенсійних і інших гарантій працівників у випадках, зазначених в 57 статті ТК РФ, існує прямий обов'язок роботодавця вказувати найменування посад відповідно до кваліфікаційних довідників, які в свою чергу містять найменування посад відповідно до «Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК-016-94 (ОКПДТР) ».

Як вказує «Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців» в трудовому праві прийнята класифікація службовців на три категорії: керівники, фахівці та інші службовці (технічні виконавці). Віднесення до тієї чи іншої категорії здійснюється в залежності від характеру переважно виконуваних робіт, що становлять зміст праці працівника (організаційно - адміністративні, аналітико - конструктивні, інформаційно - технічні).

Найменування посад керівників можуть бути наступними:

· Директор; генеральний директор (голова);

· Керівник;

· Начальник;

· Керуючий;

· Завідувач;

· менеджер

Вони також можуть бути похідними від найменувань фахівців:

· головний лікар;

· головний бухгалтер;

· головний інженер.

Найменування посад, які відповідають категорії «Фахівці», можуть бути наступними:

· Адміністратор;

· Програміст;

· Інспектор;

· Бухгалтер;

· Юрисконсульт.

До даної групи належать особи, які володіють спеціальними знаннями, навичками, досвідом роботи, отримали спеціальність за вищим або середньої освіти, підтвердженого присвоєнням особі кваліфікації.

Групу «Інші службовці» (технічні виконавці) утворюють службовці, які виконують регламентовані і методично опрацьовані, періодично повторювані роботи, що відносяться до діяльності відповідного структурного підрозділу, під контролем безпосереднього керівника. Як правило, вимоги до їх кваліфікації зводяться до початкового професійної освіти або середньої (повної) загальної освіти і спеціальних знань за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Найменування посад, які відповідають категорії «Інші службовці», можуть бути наступними:

· Лаборант;

· Секретар;

· Експедитор;

· Діловод.

Відносно найменувань посад слід також додати, що роботодавці найменування керівників і фахівців можуть позначати похідними від головній посаді. наприклад:

· заступник керівника;

· Провідний;

· Старший;

Посадові обов'язки похідних посад, вимоги до їх знань і кваліфікації визначаються на основі містяться в Кваліфікаційний довіднику характеристик відповідних базових посад.

Остаточно питання про розподіл посадових обов'язків заступників керівників підприємств, установ і організацій вирішується на підставі внутрішніх організаційно-розпорядчих документів.

віце (Від латинського Vice) - замість, на зразок. Як правило, вживання найменування посад з часткою віце характерно для великих корпорацій (віце-президент холдингу) і для органів влади (віце-мер, віце-прем'єр). Частка віце має завданням позначити «друге» особа в організації, яке є безпосереднім заступником, помічником керівника по всьому (окремим) елементам управління і може займати тимчасово місце керівника на час його відсутності або хвороби.

Пункт 7 Кваліфікаційного довідника в разі найменувань «ведучий» і «старший» передбачає наступне:

«Застосування посадової найменування« старший »можливо за умови, якщо працівник поряд з виконанням обов'язків, передбачених по займаній посаді, здійснює керівництво підлеглими йому виконавцями. Посада «старшого» може встановлюватися як виняток і за відсутності виконавців в безпосередньому підпорядкуванні працівника, якщо на нього покладаються функції керівництва самостійною ділянкою роботи. Для посад фахівців, за якими передбачаються кваліфікаційні категорії, посадова найменування «старший» не застосовується. У цих випадках функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на спеціаліста I кваліфікаційної категорії.

Посадові обов'язки «провідних» встановлюються на основі характеристик відповідних посад фахівців. Крім того, на них покладаються функції керівника і відповідального виконавця робіт по одному з напрямків діяльності підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів або обов'язки по координації та методичного керівництва групами виконавців, які створюються у відділах (бюро) з урахуванням раціонального розподілу праці в конкретних організаційно -технічних умовах. Вимоги до необхідного стажу роботи підвищуються на 2 - 3 роки в порівнянні з передбаченими для фахівців I кваліфікаційної категорії. Посадові обов'язки, вимоги до знань і кваліфікації заступників керівників структурних підрозділів визначаються на основі характеристик відповідних посад керівників ».

У зв'язку зі становленням і розвитком ринкових економічних відносин в нашій країні Кваліфікаційний довідник доповнено новими кваліфікаційними характеристиками посад службовців, наприклад, аудитора, аукціоніста, брокера, дилера, менеджера, оцінювача, фахівця з маркетингу та дрругіх.

Особливої \u200b\u200bуваги потребує характеристика посади менеджера - професійного управлінця. Менеджери можуть здійснювати кваліфіковане управління:

· Діяльністю всієї організації (вища ланка),

· Його структурних підрозділів (середня ланка) або

· Забезпечувати виконання певної діяльності в сфері бізнесу (низова ланка).

Критерієм розмежування рівня менеджменту є масштаб, межа повноважень, відповідальності, ступеня деталізації виконуваних функцій.

Менеджерами вищого і середнього рівня можна вважати всіх керівників - директорів підприємств, установ та організацій та інших лінійних керівників - начальників цехів та інших структурних підрозділів, а також функціональних відділів.

Менеджери відповідного профілю здійснюють такі основні функції: маркетинг, управління кадрами, матеріально-технічне забезпечення, рекламно-інформаційне обслуговування та ін.

При необхідності на основі базової посадовий характеристики менеджера наведеної в Кваліфікаційний довіднику можуть бути розроблені кваліфікаційні характеристики або посадові інструкції для менеджерів інших конкретних найменувань за умови, що функціональна спрямованість і зміст їх діяльності відповідають посаді менеджера.

2) кваліфікаційні вимоги.

Вказуються насамперед вимоги, що пред'являються до утворення і стажу роботи. В необхідних випадках обмовляється наявність сертифікатів, атестатів, що підтверджують наявність будь-яких спеціальних навичок.

Цей пункт розробляється на основі положень розділу «вимоги до кваліфікації освіта в галузі управління» Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців . Однак особи, які не мають спеціальної підготовки або стажу роботи, встановлених у вимогах до кваліфікації, але які мають достатній практичний досвід і виконують якісно і в повному обсязі покладені на них посадові обов'язки, за рекомендацією атестаційної комісії, як виняток, можуть бути призначені на відповідні посади так само, як і особи, які мають спеціальну підготовку і стаж роботи (пункт 10 Постанови Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 21 серпня 1998 року №37).

Примітка.

Посадова інструкція може включати і інші вимоги відповідно до федеральними законами, наприклад, наявність громадянства Російської Федерації для державних службовців. При цьому неприпустимі обмеження і переваги, пов'язані з підлогою, расою, національністю, мовою, соціальним і посадовим становищем, віком, місцем проживання, політичними переконаннями та іншими соціальними властивостями особистості, що не мають відношення до трудових якостей працівника, які кваліфікуються як дискримінація у сфері праці (статті 3, 64 ТК РФ).

3) безпосередня підпорядкованість.

Вказується кому безпосередньо підпорядковується даний працівник.

Іноді виділяють спеціальний розділ «Взаємовідносини. Зв'язки за посадою », де перераховується коло посадових осіб, з якими працівник вступає в службові відносини і обмінюється інформацією, вказуються терміни отримання та надання інформації, визначається порядок підписання, погодження та затвердження документів.

4) Наявність і склад підлеглих (Для керівників).

Даний пункт може бути включений в розділ «Посадові обов'язки».

5) Порядок призначення і звільнення з посади.

6) порядок заміщенняза посадою.

Вказується хто заміщає дана посадова особа під час його відсутності; а також кого заміщає дана посадова особа. Може закріплюватися схема взаємозамінності або перерозподілу обов'язків, в тому числі і порядок прийому - передачі грошей матеріально відповідальними особами.

7) Основоположні нормативні та організаційно-правові документи,якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності.

Зазвичай у списку нормативів вказують чинне законодавство, документи органів управління організацією (підприємством), чинні нормативні та технологічні документи, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ і конкретну затверджену посадову інструкцію, чиї усні і письмові розпорядження працівник виконує (додатково до розпоряджень безпосереднього керівника або в його відсутність).

Даний пункт розробляється на підставі розділу "повинен знати" Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців.

В розділ можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюють статус посадової особи і умови його діяльності. Наприклад, чи входить працівник до складу будь-якого колегіального органу за посадою (для керівників особливо важливо закріпити їх членство в атестаційних, кваліфікаційних, бюджетних, кадрових тощо комісіях, а для рядових співробітників - можливість їх включення до складу комісій з приймання - передачі справ, проведення інвентаризації, списання майна та інших).

Розділ II «Посадові обов'язки» містить перелік конкретних завдань, робіт, операцій покладених на працівника. Іноді виділяють ще один розділ «Функції», де перераховують основні напрямки діяльності працівника з урахуванням завдань і функцій структурного підрозділу.

Вказується форма участі працівника в управлінському процесі: керує, стверджує, забезпечує, погоджує, контролює, представляє, курирує, виконує, і так далі. Цей розділ посадової інструкції розробляється на основі розділу «посадові обов'язки» Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців.

Для зручності подання посадових обов'язків текст цього розділу може бути розділений на дві групи:

· Працівник виконує самостійно: ...

· Працівник бере участь в ... або (виконує спільно): ...

В необхідних випадках розділ про посадові, функціональні обов'язки може бути доповнений універсальними формулюваннями загальних трудових обов'язків будь-якого працівника, закріплених в частині 2 статті 21 ТК РФ.

Це основний розділ посадової інструкції, все решта розділи випливають з обов'язків працівника.

Розділ III «Права» містить перелік прав, якими в межах своєї компетенції має працівник для виконання покладених на нього посадових функцій і обов'язків.

Розділ «Права» може містити наступні пункти:

· права працівника на самостійне прийняття рішень (Перерахування питань, які він має право вирішувати самостійно);

· права на отримання інформації, в тому числі і конфіденційної, яка необхідна працівнику для реалізації його обов'язків;

· права на контроль (Перерахування питань і дій, контролювати виконання яких має право працівник, виконуючи свої функціональні обов'язки або за дорученням керівника);

· права давати розпорядження, вказівки і контролювати їх виконання (Права вимагати виконання певних дій від підлеглих);

· права візувати, погоджувати, підписувати і затверджувати документи конкретних видів.

В даному розділі можна закріпити також право працівника вносити пропозиції щодо вдосконалення діяльності, пов'язаної з виконанням його безпосередніх посадових обов'язків, щодо вдосконалення реалізації функцій і технологій, у виконанні яких він бере участь і так далі.

В необхідних випадках в текст розділу можна внести універсальні права, загальні для всіх працівників, зазначених у частині 1 статті 21 ТК РФ.

У розділі IV «Відповідальність» вказують міру відповідальності працівника за недотримання вимог, встановлених посадовою інструкцією, локальними правовими актами і трудовим законодавством РФ.

В розділ можуть бути включені інші пункти, уточнюючі і конкретизують відповідальність працівника як за невиконання, так і неналежне виконання конкретних посадових обов'язків. У посадовій інструкції можна перерахувати групи можливих правопорушень, характерні для певного виду діяльності.

Наприклад, відповідальність встановлюється за порушення вимог організаційно-правових та нормативних документів, встановлених в розділі «Загальні положення» посадової інструкції і якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності. Так, головний бухгалтер повинен керуватися Законом РФ «Про бухгалтерський облік», Податковим кодексом Російської Федерації та іншими документами, якими і передбачена відповідальність за конкретні правопорушення і невиконання своїх обов'язків головним бухгалтером.

В необхідних випадках в тексті посадової інструкції конкретизуються положення про матеріальну відповідальність працівника за посадою.

Складаючи текст даного розділу, необхідно пам'ятати і про те, що число сформульованих пунктів в ньому не повинно перевищувати кількості пунктів в попередньому розділі «Права», а оптимальним вважається приблизно рівне співвідношення обсягів наданих прав і відповідальності.

Розробляючи посадову інструкцію, як правило, основну увагу приділяють її змістовної частини, що, безумовно, важливо. Однак не можна забувати і про те, що текст, стає документом тільки після надання йому юридичної сили, тобто він повинен мати відповідну форму з усіма необхідними реквізитами, правильно внесеними.

Примітка.

« Юридична сила документа: властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення»(Пункт 25 статті 2.1. ГОСТ Р 51141-98« Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 №28). В управлінської діяльності юридична сила документів дуже важлива, вона підтверджує, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації.

Посадова інструкція відповідно до «Класифікація управлінської документації» ОК 011-93, затвердженим наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 року №299 відноситься до організаційно-розпорядчих документів організації. Вимоги до форми організаційно-розпорядчих документів викладені в Постанові Держстандарту РФ від 3 березня 2003 року №65-ст «Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації» разом з «Уніфікованої системою документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », ГОСТ Р 6.30-2003 (далі - ГОСТ Р 6.30-2003), введеного в дію з 1 липня 2003 р Даний ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює три групи вимог:

· Склад реквізитів документів;

· Вимоги до оформлення реквізитів документів;

· Вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

При оформленні остаточного варіанту посадової інструкції необхідно врахувати, що до складу обов'язкових реквізитів посадової інструкції входять:

1. найменування організації;

2. найменування документа;

3. дата і номер документа;

4. заголовок до тексту (найменування посади);

5. гриф затвердження;

6. підпис розробника документа;

7. гриф погодження;

8. відмітка про ознайомлення працівника з документом.

Перші чотири з перерахованих реквізитів повинні розташовуватися у верхній частині посадової інструкції перед її текстом. Відразу після тексту йде підпис розробника, а за нею - візи узгодження. І підпис, і візи ставляться на посадової інструкції до її затвердження. Відмітка про ознайомлення працівника з документом завершує процедуру складання посадової інструкції.

Розглянемо докладніше деякі вимоги до оформлення реквізитів посадової інструкції.

1. Найменування організації.

Примітка.

Організаціейпрізнается юридична особа, яка має у власності, господарському віданні або оперативному управлінні відокремлене майно і відповідає за своїми зобов'язаннями цим майном, може від свого імені набувати і здійснювати майнові та особисті немайнові права, нести обов'язки, бути позивачем і відповідачем в суді, а також має мати самостійний баланс або кошторис і зареєстровано в державних органах юстиції в установленому порядку (статті 48, 51 Цивільного кодексу Російської Федерації).

Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах.

Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.

Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.

Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.

Примітка.

« Представництвом є юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист»(Частина 1, статті 55 Цивільного кодексу Російської Федерації).

« Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, в тому числі функції представництва»(Частина 2, статті 55 Цивільного кодексу Російської Федерації).

2. Назва документу.

Щоб надати бланку посадової інструкції юридичну силу, потрібно крім назви організації вказати і назву організаційно-розпорядчого документа (посадова інструкція). Найменування «посадова інструкція», як правило, пишеться в лівому верхньому кутку бланка. В принципі, якщо ваше естетичне почуття вимагає, щоб назва стояло в центрі, це не буде великою порушенням. На юридичну силу це не матиме ніякого впливу.

3. Дата і номер документа.

Датою документа є дата його затвердження. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ та ін.

Примітка.

реквізит « Місце складання або видання документа»Вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення по реквізиту« Найменування організації». Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе тільки загальноприйняті скорочення.

4. Заголовок до тексту (Назва посади).

Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст документа. Заголовок повинен відповідати на питання: кого? Наприклад: Посадова інструкція інспектора відділу кадрів.

Примітка.

Посада визначає зміст, обсяг обов'язків і повноважень заміщає її працівника - службовця.

А робітники виконують роботи за професією. Професія - основний рід занять, трудової діяльності. ( «Тлумачний словник російської мови», С.І. Ожегов спільно з Н.Ю. Шведової, 1992).

Часто виникає питання: чи потрібно розробляти посадові інструкції, наприклад, для слюсаря, вантажника, продавця, кухаря та інших робітників, оскільки безпосередньо назва «посадова інструкція» передбачає посадові обов'язки службовця за відповідною посадою? Це питання кожен роботодавець вирішується самостійно. В принципі, для того, щоб організувати працю робочого достатньо в трудовому договорі вказати основні роботи згідно кваліфікаційної характеристики або оформити цю характеристику у вигляді невід'ємного додатку до трудового договору. Однак посадова інструкція для робітників зручна тим, що в ній можна: по-перше, доповнити, конкретизувати типовий перелік робіт, визначений тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників; по-друге, розписати підпорядкування працівника; по-третє, визначити права і відповідальність працівника; по-четверте, в нього можна включити положення з інших інструктивних документів (наприклад, для прибиральниці - з технічної інструкції по догляду за складним обладнанням, з правил по знаходженню на об'єкті, пр.).

5. гриф обмеження доступу до.

При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

Приклад 1.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Перемога»

Особистий підпис В.А. Степанов

Дата

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.

6. Підпис розробника документа.

До складу цього реквізиту входять: найменування посади особи, яка підписала документ; особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Закінчення приклад.

Приклад 2.

Начальник відділу постачання Особистий підпис А.А. Борисов

7. гриф узгодження.

Гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження.

Закінчення приклад.

Приклад 3.

Погоджено

Керівник юридичного відділу ТОВ «Перемога»

Особистий підпис А.С. Орлов

Дата

8. Відмітка про ознайомлення працівника з документом.

Після вступу інструкції в дію необхідно ознайомити з нею працівника і поставити позначку про ознайомлення. Порядок ознайомлення з посадовими інструкціями нормативними документами не регламентується. Можна вибрати один з варіантів:

· Журнал ознайомлення;

· Лист ознайомлення (окремий на кожного працівника);

· Підпис працівника на посадової інструкції.

Останній варіант є найбільш переважним, оскільки точно гарантує, що працівник ознайомлений саме з даної посадовою інструкцією.

До складу цього реквізиту входять: особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище) і дата. Наприклад, «З інструкцією ознайомлений», підпис, «Іванов І.І.», «01 лютого 2006 г.».

Тільки з цього моменту у роботодавця є юридичні, документально оформлені підстави вимагати від працівника виконання покладених на нього посадових обов'язків. Оскільки посадова інструкція, з якою працівник при прийомі на роботу не був ознайомлений під розпис, не може регулювати права і обов'язки працівника.

Посадова інструкція оформляється на загальному бланку. Бланк слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів. Кожен лист документа повинен мати поля не менше:

20 мм - ліве;

10 мм - праве;

20 мм - верхнє;

20 мм - нижнє.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

Затверджену інструкцію (разом з листом ознайомлення, якщо він є) нумерують, підшивають і завіряються печаткою організації або індивідуального підприємця. На звороті останнього аркуша інструкції роблять запис: «У посадовій інструкції пронумеровано, подшито стільки-то листів» (кількість аркушів - прописом). Особа, що затверджувало посадову інструкцію, завіряє своїм підписом даний запис, ставить розшифрування підпису і дату. І, нарешті, ставиться печатка.

Щоб посадові інструкції не стали марними паперами, вони повинні бути динамічними, оперативно відображають структурно-організаційні, виробничі та інші зміни. Тому особливу увагу слід приділяти їх своєчасному оновленню. Такий підхід робить посадові інструкції актуальними документами, зміст яких відповідає умовам, завданням і потребам управління.

Як часто треба міняти текст посадової інструкції? У цьому питанні можлива крайність: деякі кадрові працівники, проявляючи зайву старанність, оновлюють посадові інструкції щорічно. Це не завжди виправдано. Внесення змін до посадових інструкцій необхідно, наприклад, в наступних випадках:

· При зміні посадових правомочностей і обов'язків;

· При перекладі на іншу посаду (роботу) у того ж роботодавця;

· При покладанні на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такий же професії (посади);

· При реорганізації юридичної особи;

· При зміні штатного розкладу (скорочення штатів, запровадження нової штатної одиниці);

· При зміні назви організації (або внесення інших змін до установчих документів) або структурного підрозділу;

· При зміні прізвища (або ініціалів) працівника, якщо інструкція була індивідуальною (персональною) та ін.

Примітка.

У деяких випадках використовують індивідуальні (персональні) посадові інструкції, які пишуться для конкретного працівника і містять в заголовку до тексту його прізвище та ініціали. Це доцільно робити тільки як виняток. Якщо інструкція пишеться на конкретну людину, а не на посаду, то при приході нового працівника він не зможе на ній розписатися, це вимагає внесення в неї відповідних змін або затвердження нової посадової інструкції.

Порядок внесення змін до посадових інструкцій може відрізнятися в залежності від того, коли вони внесені: до прийняття працівника на відповідну посаду або після.

У першому випадку процедура внесення змін носить спрощений характер - не потрібно додаткового оформлення згоди працівника. Можна створити нову посадову інструкцію і затвердити її або внести зміни до посадової інструкції відповідним наказом керівника.

Тепер уявімо собі іншу ситуацію, коли керівництво побажало внести зміни до посадової інструкції співробітника вже працює на даній посаді.

При цьому процедура внесення змін до посадових інструкцій сильно відрізняється від характеру внесених змін, а саме, стосуються вони певних сторонами умов трудового договору чи ні. Про це докладніше.

Трудовим законодавством визначені сторонами умови трудового договору поділяються на обов'язкові (необхідні), тобто умови, без яких трудовий договір не може вважатися укладеним, і на додаткові (факультативні), наявність яких визначається виключно на розсуд сторін.

Відповідно до частини 2 статті 57 ТК РФ обов'язковими для включення в трудовий договір є наступні умови:

Ø місце роботи, а в разі, коли працівник приймається для роботи у філії, представництві або іншому відокремленому структурному підрозділі організації, розташованому в іншій місцевості, - місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділу і його місцезнаходження;

Ø трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи);

Ø дата початку роботи, а в разі, коли полягає, - також термін його дії і обставини (причини), які послужили підставою для укладання строкового трудового договору відповідно до ТК РФ або іншим федеральним законом;

Ø умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);

Ø режим робочого часу і часу відпочинку (якщо для даного працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);

Ø компенсації за важку роботу і роботу з шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах, з зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;

Ø умови, що визначають в необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, в дорозі, інший характер роботи);

Ø умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до цього Кодексу та іншими федеральними законами;

Ø інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.

У трудовому договорі можуть передбачатися додаткові умови, не погіршують становище працівника порівняно з установленим трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. До додаткових законодавець в частині 3 статті 57 ТК РФ відносить наступні умови:

Ø про уточнення місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу та його місцезнаходження) і (або) про робоче місце;

Ø про випробування;

Ø про нерозголошення охоронюваної законом таємниці (державної, службової, комерційної та іншої);

Ø про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця;

Ø про види і про умови додаткового страхування працівника;

Ø про поліпшення соціально-побутових умов працівника і членів його сім'ї;

Ø про уточнення стосовно до умов роботи даного працівника прав і обов'язків працівника і роботодавця, встановлених трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.

Цей перелік не є закритим і може доповнюватися за угодою сторін.

Якщо посадова інструкція була оформлена додатком до трудового договору, то внесення змін до неї буде означати зміну певних сторонами умов трудового договору.

Зміна визначених сторонами умов трудового договору повинно здійснюватися в порядку, передбаченому статтею 72 ТК РФ. Тобто за загальним правилом будь-які умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін трудового договору, за винятком випадків, передбачених ТК РФ.

Відповідно, внесення змін до посадової інструкції, конкретизують ті чи інші визначені сторонами умови трудового договору, має бути оформлено додатковим документом - договором, що укладається між працівником і роботодавцем в письмовій формі.

Зверніть увагу!

Зустрічається досить поширена помилка: при зміні того чи іншого положення в посадовій інструкції старе просто викреслюється і робиться новий запис. Ні в якому разі в посадовій інструкції закреслення не допускається, це юридично знецінює цей документ.

Під зміною певних сторонами умов трудового договору законодавець розуміє, в тому числі переклад на іншу роботу.

Згідно зі статтею 72.1. ТК РФ переведення на іншу роботу - це постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця, а також переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем.

Переклад на іншу роботу у того ж роботодавця допускається лише за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених частинами другою і третьою статті 72.2 ТК РФ. Тобто при наявності обставин надзвичайного характеру (у разі катастрофи природного або техногенного характеру, виробничої аварії, нещасного випадку на виробництві, пожежі, повені, голоду, землетрусу, епідемії чи епізоотії та в будь-яких виняткових випадках, що ставлять під загрозу життя чи нормальні життєві умови всього населення або його частини) переклад не вимагає згоди працівника, але може бути здійснений на термін до одного місяця.

Зверніть увагу!

Переклад на іншу роботу слід відрізняти від переміщення працівника на інше робоче місце. Згідно зі статтею 72.1 ТК РФ не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його у того ж роботодавця на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ, розташоване в тій же місцевості, доручення йому роботи на іншому механізмі або агрегаті, якщо це не тягне за собою зміни визначених сторонами умов трудового договору.

порядок документального оформлення письмової згоди працівника про переведення залежить від того, від кого виходить ініціатива про переведення, відповідно, це може бути заява працівника або угода про зміну певних сторонами умов трудового договору. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника, видається наказ (розпорядження) про переведення працівника, даний наказ є підставою для внесення змін і доповнень до чинної посадову інструкцію працівника, з цим наказом працівник повинен бути ознайомлений під розпис. У разі переведення, що носить постійний характер, доцільна інша процедура: видання нової посадової інструкції і її твердження.

Законодавець допускає можливість зміни певних сторонами умов трудового договору в односторонньому порядку - з ініціативи роботодавця, але лише з причин, пов'язаних зі зміною організаційних або технологічних умов праці і в разі попереднього повідомлення працівника в письмовій формі (стаття 74 ТК РФ). При цьому з ініціативи роботодавця допускається зміна всіх визначених сторонами умов трудового договору, за винятком зміни трудової функції працівника (роботи за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації; конкретного виду доручається працівникові роботи).

Під зміною організаційних або технологічних умов праці згідно з пунктом 21 Постанови Пленуму ЗС РФ №2 від 17 березня 2004 р слід розуміти такі зміни організації праці та організації виробництва, як:

Зміна техніки і введення нової технології;

Удосконалення робочих місць на основі їх атестації;

Структурна реорганізація виробництва тощо.

Зверніть увагу!

У разі трудового спору обов'язок надати суду докази, що зміна певних сторонами умов трудового договору викликано зміною організаційних або технологічних умов праці, лежить саме на роботодавця.

Тому дані зміни повинні бути підтверджені документально, наприклад, в наказі про зміну організаційних і технологічних умов праці потрібно згадати, які саме умови і зміни маються на увазі (введення в експлуатацію нового обладнання, автоматизація бухгалтерського обліку на базі комп'ютерних програм і інше) з посиланням на підтверджуючі документи.

Про майбутні зміни певних сторонами умов трудового договору, а також про причини, що викликали необхідність таких змін, роботодавець зобов'язаний повідомити працівника в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці, якщо інше не передбачено ТК РФ.

Працівник повинен ознайомитися з цим повідомленням або наказом (розпорядженням) роботодавця, і підтвердити цей факт своїм підписом на документі і проставленням дати ознайомлення. У разі відмови працівника розписатися в отриманні повідомлення (іншого документа) про майбутню зміну певних сторонами умов трудового договору необхідно скласти акт про це із залученням свідків.

На підставі даного повідомлення (іншого документа), виданого роботодавцем, вносяться відповідні зміни в тексти трудового договору, посадової інструкції, і інші локальні нормативні акти (Штатний розклад, Положення про структурні підрозділи та ін.).

Працівникові, який не згоден на продовження роботи в нових умовах, роботодавець зобов'язаний у письмовій формі запропонувати йому іншу наявну в роботодавця роботу (як вакантну посаду або роботу, відповідну кваліфікації працівника, так і вакантну нижчу посаду або нижчеоплачувану роботу), яку працівник може виконувати з урахуванням його стану здоров'я. При цьому роботодавець зобов'язаний пропонувати працівнику всі відповідають зазначеним вимогам вакансії, наявні у нього в даній місцевості. Пропонувати вакансії в інших місцевостях працедавець зобов'язаний, якщо це передбачено колективним договором, угодами, трудовим договором.

При відсутності зазначеної роботи або відмові працівника від запропонованої роботи трудовий договір припиняється відповідно до пункту 7 частини першої статті 77 ТК РФ.

Таким чином, якщо посадова інструкція регулює ті чи інші визначені сторонами умови трудового договору, то її правовий статус обумовлює два можливих для роботодавця варіанту внесення змін:

1) за угодою сторін (стаття 72 ТК РФ);

2) в односторонньому порядку, з ініціативи роботодавця, але з урахуванням правил, передбачених статтею 74 ТК РФ (при цьому трудова функція працівника обов'язково повинна залишитися незмінною).

Вирішуючи кадрові питання, керівники часто стикаються з проблемою перерозподілу трудових обов'язків, заміщення тимчасово відсутнього працівника і так далі.

У разі покладання на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такий же професії (посади) необхідно керуватися статтею 60.2. ТК РФ і дотримуватися вимог статті 151 ТК РФ про доплату за суміщення професій (посад), а також при розширенні зон обслуговування, збільшення обсягу роботи або виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором. Доручення працівнику додаткової роботи допускається тільки з письмової згоди працівника. Термін, протягом якого працівник буде виконувати додаткову роботу, її зміст та обсяг встановлюються роботодавцем також з письмової згоди працівника.

Виконання додаткової роботи за іншою або такий же професії (посади) вимагає внесення відповідних змін, доповнень до трудового договору і посадову інструкцію працівника. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника про виконання додаткової роботи за іншою або такий же професії (посади), видається наказ (розпорядження) про внесення змін і доповнень до чинної посадову інструкцію працівника, з яким працівник знайомитися під розпис. Або складається окремий документ - угоду про внесення змін до посадової інструкції, який підписується працівником і роботодавцем.

Буває й така ситуація, що працівник вже прийнятий на роботу, а посадова інструкція щодо його посади затверджується роботодавцем пізніше. Така посадова інструкція вводиться в дію у відношенні даного працівника тільки в разі, якщо працівник у письмовій формі дасть на це свою згоду.

Реорганізація юридичної особи, зміну найменування роботодавця, внесення інших змін до установчих документів, або зміна найменування структурного підрозділу також супроводжується внесенням відповідних змін до локальні нормативні акти на підставі наказу (розпорядження) роботодавця, а також до трудових договорів, трудові книжки і, відповідно, в посадові інструкції працівників.

Нагадаємо, що важливим з юридичної точки зору є також облік внесення змін до посадових інструкцій. В спеціальному журналі (Книзі) реєстрації посадових інструкцій (дивись розділ 2.1.3. Цієї книги) повинна фіксуватися інформація про дату внесення змін до конкретну посадову інструкцію і характер цих змін (назва розділу, що змінено, додано або видалено).

Після заміни нової колишня посадова інструкція повинна зберігатися три роки (пункт 35 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Росархивом 06 жовтня 2000 року).

Більш докладно з питаннями, що стосуються алгоритму розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій, вимог до їх форми і змісту, Ви можете ознайомитися в книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Як правильно і швидко розробити посадові інструкції. Зразки інструкцій ».