Штатний розклад, Або «штатка», - необхідний нормативний документ, що визначає склад працівників організації із зазначенням їх посад і окладів. Перед тим як його складати, необхідно мати чітке уявлення про послідовність виробничих процесів і кількості підрозділів організації. Для цього попередньо розробляється структура організації, яка дає уявлення про склад і співвідношенні внутрішніх ланок підприємства: цехів, дільниць, відділів, бюро, лабораторій та інших підрозділів, що складають єдиний господарюючий об'єкт. У структурі кількість штатних одиниць і розмір зарплати не вказуються, для цього існує «штатка».

Зразок штатного розкладу на 2020 рік оформляємо за всіма правилами

Штатний розклад заповнює уповноважена посадова особа організації (економіст з праці, бухгалтер, фахівець з кадрів). Заповнення проводиться з опорою на пакет документів:

• статут організації;
• структура підприємства (якщо вона створювалася);
• ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
• розрахунки місячних посадових окладів;
• інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.

Для чого потрібно штатний розклад в організації 2020 р в нього ж не вносяться прізвища конкретних працівників? Суть цього документа - контроль структури підприємства, чисельності співробітників і розміру зарплатного фонду. Щоб знати, які посади зайняті конкретними співробітниками (із зазначенням П.І.Б.), ведеться штатна розстановка, яка формується на локальний філія або на всю структуру підприємства.

Штатний розклад повинно містити:

• перелік структурних підрозділів в порядку їх підпорядкованості;
• найменування посад з урахуванням підпорядкованості всередині відділу, цеху і т. д. (наприклад, головний бухгалтер, Заступник головного бухгалтера, провідний бухгалтер, бухгалтер);
• відомості про кваліфікацію (наприклад, інженер-метролог 2 категорії, фрезерувальник 5 розряду і т. д.);
• відомості про кількість ставок;
• штатний оклад, годинна тарифна ставка відповідно до чинної системи оплати праці;
• види і розміри доплат та надбавок.

Для оформлення штатного розкладу можна використовувати уніфіковану форму № Т-3, затверджену.

Якщо АТ і ТОВ мають у системі оплати праці інші складові, вони можуть розробити бланк самостійно, передбачати всі особливості і доповнювати форму Т-3 графами. Осередки без даних можна залишати порожніми.

Як розробити штатний розклад

Крок 1. Заповнюємо шапку

Необхідно вказати повне та скорочене найменування організації, як це значиться в установчих документах. Вписуємо код організації за ЄДРПОУ, номер і дату складання списку, а також кількість внесених ставок. Вказуємо реквізити наказу про затвердження штатного розкладу, період і початок його дії.

Крок 2. Заповнюємо графи штатного розкладу

Всі дані вказуються без скорочень, відповідно до найменуваннями в структурі підприємства. Якщо окремо структури немає, то стовпці заповнюються в алфавітному порядку або в порядку зменшення кількості співробітників в підрозділах. Коди структурних підрозділів також повинні відповідати структурі організації. При її відсутності коди присвоюються відповідно до порядку розташування підрозділів в таблиці.

Якщо виконання робіт пов'язане з наданням компенсацій, пільг або наявністю протипоказань, то найменування посад, спеціальностей, професій і вимог до кваліфікації співробітників повинні строго збігатися з назвами і вимог, що містяться в кваліфікаційних довідниках, або положеннями профстандартів (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ). Це важливо дотримуватися, складаючи новий штатний розклад МНС на 2020 рік і організацій схожого штибу.

кількість ставок

При заповненні штатного розкладу вказують кількість ставок - штатних одиниць, в тому числі неповних. Складаючи штатний розклад на 2020 рік, оформляємо за всіма правилами 0,5 ставки. В трудовому договорі зі співробітником, прийнятим на 0,5 ставки, і в наказі про прийом вказується повний оклад, прописуються умови про неповний робочий час і умови оплати пропорційно відпрацьованому часу.

Можна заздалегідь передбачити ставки, які комплектуються не відразу, але будуть необхідні до кінця звітного періоду при розширенні штату. Цей варіант підходить, наприклад, при плануванні, як розрахувати кількість ставок в штатному розкладі ДОУ, коли майбутня наповнюваність дитячих груп ще не відома. У цьому випадку роботодавець зобов'язаний надавати відомості в центр зайнятості населення про наявність вакансій на підставі (пункт 3 статті 25 закону).

Штатний і позаштатний працівник

Трудове законодавство не містить поняття «позаштатний співробітник». Відносини з позаштатними працівниками регулюються в характеру, в яких позначений конкретний вид доручається ним роботи, а не посада. Тоді як штатний розпис містить найменування професій і посад, але не вид робіт. Якщо у роботодавця виникає необхідність тимчасово прийняти людину на посаду, не передбачену в штаті, наприклад, для передачі досвіду, що минає співробітника, можна оформляти договір на виконання конкретної роботи, послуги або оформляти його в штат на якусь вільну посаду.

Що повинен знати керівник і бухгалтер складаючи штатний розклад. Які вимоги потрібно дотримати, заповнюючи уніфіковану форму Т-3.

Документообіг необхідний для того, щоб відстежувати різні показники діяльності компанії в динаміці. Без нього організація процесів носить досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світі персонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, повинні вестися максимально акуратно і правильно.

Штатний розклад - дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру і систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії в компанії.

Для чого потрібен цей документ, обов'язковий чи він?

Штатний розклад необхідно для того, щоб можна було обґрунтувати ситуації звільнення працівників через скорочення штату в разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити в якості обґрунтування відмови при прийомі на роботу (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складання даного документа є основою для законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, часто перевіряючі компанії (зокрема, трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа потрапляє під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, по КоАП РФ (стаття 5.27) організації, що не надала розклад, загрожує штраф в межах від 30 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. До того ж буде оштрафовано посадова особа (сума варіюється від 1 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).

Нарешті, без штатного розкладу не представляється можливим довести, що в момент скорочення у компанії не було можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність даної папери не є обов'язковим з точки зору законодавства РФ, і в теорії рішення податкової або трудової інспекції про стягнення штрафу можна оскаржити в судовій інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якої компанії для запобігання можливих конфліктних ситуацій. При цьому важливо розуміти, що для бюджетних організацій його наявність закріплено законодавчо.

Вимоги, що пред'являються до нього

Оскільки штатний розпис є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

• Одним з головних є той факт, що компанія зобов'язана складати даний документ за встановленою федеральним законом уніфікованою формою Т-3. Вкорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна
• Розклад має бути введені в дію з першого числа місяця
• Дуже важливо, щоб кожна сторінка була пронумерована
• Документ повинен бути зшитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання

Хто займається складанням?

На даний момент законодавством чітко не визначено, хто повинен займатися розробкою документа.

У компаніях з розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

• кадрова служба
• бухгалтерія
• юридичний відділ (найменш поширена ситуація)

У невеликих фірмах цим може займатися керівник або будь-яке інше уповноважена ним особа. В цьому випадку виготовляється наказ на ім'я конкретного співробітника, який буде займатися роботою з цим документом. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка \u200b\u200bна цей факт в посадовій інструкції або трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання, необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

• терміни і основні правила розробки / внесення змін
• форма наказу про затвердження розкладу і змін
• відповідальні особи за формування документа і підписання наказів
• співробітники, з якими потрібно погодити проект розкладу або його змін
• склад нормативних актів, які регулюють всі питання, пов'язані з ним

Як стверджується?

Після складання штатного розкладу його необхідно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її з зазначеними в інструкції співробітниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу або розпорядження, яке повинно бути підписано або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та вступу в законну силу - вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата вступу в силу не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура і порядок заповнення

В першу чергу уніфікована форма повинна містити ряд реквізитів (вони обов'язкові для кожного облікового документа):

• найменування та номер документа
• дата його складання
• найменування компанії
• підтвердження факту здійснення діяльності і вираження величини натурального або грошового виміру
• найменування і підпис особи, відповідальної за правильність складання

У таблиці необхідно вказати наступну інформацію (зліва направо):

• структурний підрозділ
• код підрозділу
• посаду, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії)
• кількість штатних одиниць
• оклад (вказується в рублях, одиниці виміру стоять тільки в шапці таблиці - наприклад, 20 000,00)
• надбавки (в руб.) - наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи
• за все, руб. - в цій графі вказується загальна сума заробітної плати
• примітка

Після заповнення всіх граф в таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення за стовпцями (суми окладів, скільки буде штатних одиниць і т. П.). Після цього ставляться необхідні підписи і печатку.

Як внести зміну?

На момент 2017 року існує 2 основних способи внесення змін до штатного розпису:

1. Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який буде мати наступні реєстраційний номер. При цьому новий варіант повинен затверджуватися наказом по основній діяльності.
2. Однак, найчастіше вносяться зміни досить незначні. В даному випадку достатньо оформити зміни відповідним наказом. Наказ може бути названий наступним чином: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розпису».

При цьому для цієї процедури необхідно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

• необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності
• вдосконалення організаційної структури компанії
• проведення реорганізації
• усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності
• зміни в законодавстві РФ
• необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу в компанії
• скорочення основної діяльності, її розширення або диверсифікація

Якщо перейменовується посаду співробітника, перед внесенням змін потрібно отримати його письмову згоду.

Термін зберігання і періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які регулювали б періодичність складання штатного розкладу. Якщо в компанії високий рівень плинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз в 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це обумовлюється тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років - але це можна робити тільки тим фірмам, які не планують коригувати штат, вводити нові посади або прибирати деякі з існуючих.

Тому даний варіант не можна розглядати як доцільний на момент 2017 року - кризові умови змушують організації постійно міняти різні аспекти своєї діяльності.

Що стосується терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися в компанії протягом 3-х років. При цьому даний термін обчислюється з наступного року після того, в якому розклад втратило свою силу. Штатні розстановки (які можуть служити як полегшена альтернатива розглядається паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Чи зобов'язані підприємці мати штатний розклад?

Штатний розклад - це обов'язковий локальний акт, Який застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації (ст. 8 трудового кодексу РФ). Чи потрібно ІП мати штатний розклад, як його скласти, затвердити і заповнити.

Мати або не мати

Згадується штатний розклад тільки в статті 57 Трудового кодексу РФ, згідно з якою в трудовому договорі вказуються посаду, спеціальність, професія (з кваліфікацією) відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція працівника.

Звідси випливає, що якщо трудовим договором визначена посаду, спеціальність або професія (як це зазвичай буває), то роботодавець, який уклав такий трудовий договір з працівником, зобов'язаний мати штатний розклад.

І навпаки, якщо в усіх трудових договорах, укладених з працівниками, описується трудова функція (тобто описується конкретна робота, яку зобов'язаний виконувати працівник), то необхідність в штатному розкладі відпадає.

Крім того, стаття 57 ТК РФ недвозначно говорить про «штатному розкладі організації», а не про штатний розклад підприємця. Однак, чиновники федеральної інспекції праці можуть розцінити відсутність штатного розкладу у ІП як порушення трудового законодавства і оштрафувати за статтею 5.27 КоАП РФ.

• чисельність ваших працівників перевищує 3-4 людини
• обов'язки працівників співвідносяться зі стандартними функціями конкретної посади, спеціальності або професії
• Вам потрібно чітко структурувати свій штат, розподіливши обов'язки між працівниками

Іноді в трудових договорах з працівниками вказується, що вони прийняті на певні посади, спеціальності або професії, а штатний розклад, яке закріплювало б наявність цих посад, спеціальностей та професій, відсутня.

В цьому випадку, відсутність штатного розкладу не може перешкоджати здійсненню працівником своїх трудових прав. І трудовий договір не може вважатися неукладеним тільки на тій підставі, що у роботодавця відсутня штатний розклад.

Іноді працівників приймають на роботу на посаді, не передбачені наявними штатним розкладом. Протиріччя між штатним розкладом і трудовим договором має вирішуватися на користь останнього (стаття 8 ТК РФ). Працівник вважається прийнятим за встановленою в трудовому договорі посади, спеціальності або професії.

Відсутність штатного розкладу може спричинити деякі проблеми. Роботодавець, який не має штатного розкладу, позбавляється можливості провести скорочення чисельності або штату працівників. Точніше, провести скорочення чисельності або штату працівників роботодавець може, а ось документально підтвердити правомірність своїх дій він в разі спору не зможе.

як оформити

Форма штатного розкладу затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Зазвичай роботодавці застосовують цю форму. Але, в принципі, можуть застосовувати й іншу, самостійно розроблену форму. Чому?

Трошки історії. Відповідно до статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" стверджувалося, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. І тільки документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, можуть складатися в довільній формі, але обов'язково повинні містити всі реквізити, зазначені в ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік". А розробка та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації були покладені Урядом на Держкомстат Росії. Звідси і робився висновок, що якщо Держкомстат Росії затвердив якусь уніфіковану форму, то вона підлягає обов'язковому застосуванню.

Але штатний розклад не була тоді і не є зараз первинним обліковим документом. Адже воно не оформляє ніяку господарську операцію, що підлягає відображенню в бухгалтерському обліку. На підставі штатного розкладу не здійснюються бухгалтерські проводки (навіть зарплата працівникам-повременщикам нараховується не на підставі штатного розкладу, а на підставі табеля обліку робочого часу).

А з 2013 року у недержавних організацій з'явилася можливість використовувати самостійно розроблені форми навіть для первинних облікових документів. Але застосування даних форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити або наказом керівника організації, або додатком до облікової політики.

Отже, роботодавці мають право не застосовувати уніфіковану форму штатного розкладу, а розробити свою.

Найменування посад, професій і спеціальностей, які фігурують в штатному розкладі, встановлюються роботодавцем самостійно.

Якщо ж з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання будь-яких пільг або наявність обмежень, то ці посади, спеціальності та професії і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ).

На даний момент існують такі довідники:

• ЕТКС - Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт і професій робітників
• ЕКС - Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців і службовців
• ОКПДТР - Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів

Якщо в зазначених довідниках такі професії і посади відсутні, то в штатному розкладі (і в трудових договорах) найменування професій і посад, повинні вказуватися відповідно до нормативно-правовим актом, що надає пільги або накладає обмеження. Трудове законодавство РФ містить досить велику кількість нормативних правових актів, які надають пільги і обмеження для різних категорій працівників. Тому при складанні штатного розкладу роботодавцю краще дотримуватися відповідних кваліфікаційних довідників.

Як грамотно заповнити ШР розглянемо на прикладі заповнення уніфікованої форми Т-3.

Графа 4 (кількість штатних одиниць)

У тому випадку, якщо передбачається зміст неповної штатної одиниці, кількість неповних штатних одиниць вказується у відповідних частках, наприклад 0,25 (див. Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Графи 6-8 (надбавки)

Якщо роботодавець не має можливості заповнити дані графи в рублях, наприклад, в зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові в процентах або коефіцієнтах, то у відповідних графах допускається вказувати відсотки або коефіцієнти.

Якщо розмір відсотків і коефіцієнтів змінюється, то, на наш погляд, не буде помилкою поставити в відповідних графах прочерки, а в графі 10 зробити посилання на документ, який регулює зміну цих відсотків і коефіцієнтів. Наприклад, процентна надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється в залежності від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні граф 6 - 8 можна поставити прочерки (при відсутності інших надбавок), а в графі 10 зробити посилання на відповідний нормативно-правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі процентних надбавок до заробітної плати.

Інші стимулюючі виплати, крім надбавок, які не показуються. Тобто, немає необхідності відображати в уніфікованій формі штатного розкладу премії та інші стимулюючі виплати, які не є надбавками. Чим саме надбавки заслужили право бути присутніми в уніфікованій формі штатного розкладу, неясно. Тим більше що офіційного визначення надбавки в трудовому законодавстві немає.

Графа 9. (підсумок)

Підрахунок підсумку заробітної плати можливий тільки тоді, коли тарифні ставки і надбавки встановлені в однакових одиницях за однаковий період часу. Якщо у відповідних графах крім рублів використовуються відсотки і коефіцієнти, а в організації використовується не тільки погодинна, а й відрядна система оплати праці, то вивести підсумок по графам 5 - 9 уніфікованої форми штатного розкладу не представляється можливим.

як затвердити

Роботодавець самостійно затверджує штатний розклад. трудовим законодавством не передбачений врахування думки представницького органу працівників при затвердженні штатного розкладу.

Стверджується штатний розпис наказом керівника організації або ІП. У цьому наказі на відміну від типової форми наказу по основній діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися відразу зі слів "НАКАЗУЮ", т. К. Ніяких додаткових пояснень для введення в дію ШР не потрібно. Хоча можна вказати причини (при їх наявності), за якими відбувається затвердження нового штатного розкладу.

Питання про проставлення печатки на штатному розкладі законодавцем не вирішене. Уніфікована форма штатного розкладу не передбачає обов'язкової постановки друку.

Роботодавець також самостійно вирішує питання зміни і доповнення ШР. Зміни до штатного розпису можуть вноситися роботодавцем як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників за скороченням штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається.

зразок заповнення

Як скласти?

У штатному розкладі повинні бути вказані такі дані:

• Повне найменування організації, відповідно до установчих документів
• ОКПО організації
• Номер штатного розкладу (можна використовувати будь-який спосіб нумерації)
• Дата фактичного складання
• Потрібно вказати період дії штатного розкладу (зазвичай ця дата дорівнює 1 року)
• У правому верхньому кутку ставиться гриф «Затверджено» і вказуються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу
• Найменування посади працівника відповідно до ЕКСД
• Кількість працівників по кожній посаді
• Розміри тарифних ставок (окладів) працівників
• Постійні надбавки і доплати
• Якщо на підприємстві змінюється перелік посад, кількість працівників, оклади і премії, то до штатного розпису повинні бути обов'язково внесені ці зміни

Якщо цього не робити, то можуть виникнути проблеми з перевіряючими органами.

Наказ про затвердження

Штатний розклад має бути затверджене керівниками всіх структурних підрозділів або окремими співробітниками керівних посад. Після цього штатний розпис направляється на розгляд до головного бухгалтера і керівника кадрової служби. Після затвердження штатного розкладу бухгалтером і керівником кадрової служби видається наказ керівника про затвердження нового розкладу. Коли наказ видано, в штатному розкладі проставляється дата і номер.

Хто відповідальний?

Зазвичай штатний розпис складається працівник кадрової служби або бухгалтер. Але його складання можна доручити будь-якому працівнику підприємства. Ознайомлення Штатний розклад не є локально-нормативним актом організації, тому роботодавець не зобов'язаний знайомити з ним працівників.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі і в ньому повинні бути вказані такі реквізити:

• Назва організації
• тип документу
• Дата і номер реєстрації
• Гриф з написом "Затверджено"
• візи керівників
• Наказ узгоджується з головним бухгалтером і керівником

Зміна в зв'язку з виключенням посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна тільки при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посаду і затверджується новий штатний розклад.

Виключити певну посаду можна тільки при виникненні певних умов, таких як:

• криза
• Зміна умов праці та інше

При скороченні персоналу звільняється співробітник попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу і зміну штатного розкладу:

• Складання наказу (в ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається)
• документ завіряється
• Виробляються зміни в чинному штатному розкладі без видалення кодів посад і структурних підрозділів
• Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ завіряється і скорочуються співробітники з ним ознайомлюються

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розпису необхідно:

• Скласти наказ про внесення змін в розклад
• Внести зміни до штатного розпису
• скласти посадову інструкцію на нового працівника

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розклад має зберігатися на підприємстві три роки, починаючи з року, коли положення втратило силу.

Штрафи за невірно складене штатний розклад

Згідно ст. 5.27 КоАП РФ посадова особа може бути оштрафовано на суму від 2 000 до 5 000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від 2 000 до 5 000 рублів; на юридичних осіб - від 50 000 до 80 000 рублів.

За матеріалами: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Складанням даного документа на підприємстві повинен займатися будь-який фахівець, на якого покладено цей обов'язок керівною особою. Розклад може робити: сам керівник організації, економіст з праці, головний бухгалтер, юрист або фахівець-кадровик.

ВАЖЛИВО! Незалежно від того, хто розробляє цей документ на підприємстві, офіційно за штатний розклад завжди відповідає або керівник, або головний бухгалтер. Тільки ці особи мають право підписувати документ.

Ким проводиться перевірка?

Перевіряти штатний розклад має право інспектор праці. Дана особа може відвідати організацію в будь-який час з метою проведення інспекції, і запросити документ для розгляду та аналізу поточного стану справ на підприємстві. Візит перевіряючого може бути вкрай несподіваним, тому, розклад завжди має бути в належному вигляді.

В першу чергу, інспектора цікавить наступна інформація:

1. Розмір окладів серед співробітників одного рівня. Справа в тому, що заробітна плата працівників однієї посади, не повинна відрізнятися.
2. Трудовий стаж працюючих на підприємстві.
3. Кількість і ін.

Увага! Документ необхідно пред'явити на першу вимогу перевіряючих осіб. В іншому випадку, фірмі можуть виписати штраф.

Про правильну структуру штатного розкладу розказано в, а ви знайдете бланк документа.

Ким затверджується?

Штатний розклад вступає в юридичну силу тільки на підставі наказу, який підписує керівна особа. Тому, директор несе повну відповідальність за цього документа.

Розклад встановлюють в такі строки:

• Роботодавець має право сам регулювати терміни та періоди його зміни.
• Якщо протягом року документ піддавався будь-яким коректувань, то з початком наступного календарного року, стверджують.

Про те, як затвердити штатний розклад на рік, читайте.

Що робити, якщо необхідна зміна в документі?

Зміни до штатного розпису затверджуються на підставі наказу, підписаного керівником. Далі, співробітники відділу кадрів вносять в документ відповідні зміни, прописані в наказі. Таким чином, повна відповідальність доводиться на керівника організації.

Коригування документа відбувається в зв'язку зі зміною окладу трудящих. В такому випадку, роботодавець повинен повідомити про це працівникам за два місяці до видання наказу про внесення змін до штатного розпису.
Найменування посад і нові оклади позначаються спочатку в наказі, а потім в розкладі. Кадровики попередньо ознайомлюються з наказом під підпис.

Як правило, від дати випуску наказу про внесення змін до розкладу до дати вступу цих змін в силу, проходить якийсь термін. Тому що, найчастіше, слідом за поправкою розкладу, слід поправка трудових договорів.

Про те, як ввести нову посаду до штатного розпису, ви дізнаєтеся.

Як бути, якщо в організації директор та бухгалтер - одна особа?

Якщо фірма невелика, то керівник в організації часто паралельно зі своєю основною діяльністю веде бухоблік. Поєднувати керівництво організацією та бухгалтерський облік, можливо в наступних випадках:

1. Якщо підприємство малого чи середнього масштабу, де загальна чисельність працівників не перевищує 250 осіб.
2. Річна виручка становить близько 500 млн руб. і близько 1 млрд руб. (без ПДВ). Для ведення самостійного бухгалтерського обліку, Необхідно оформити наказ про прийняття посадових функцій бухгалтера на себе.

Якщо бухгалтер в організації є, і директор має намір тільки виконувати його обов'язки на час відсутності (наприклад, у зв'язку з хворобою чи відпусткою), то діяти потрібно в такий спосіб:

1. Необхідно оформити додаткову угоду для трудового договору директора, де варто вказати:
   • що керівник буде поєднувати посадові обов'язки (Свої і бухгалтера);
   • термін суміщення (наприклад, на час декретної відпустки);
   • розмір необхідної доплати за функцію сполучення.
2. Скласти наказ про суміщення посад.

Увага! Якщо бухоблік веде особисто директор підприємства, то в розклад не потрібно вводити посаду головбуха. Таким чином, керівник здійснюватиме функції бухобліку в рамках своєї трудової діяльності.

Якщо в розкладі вже присутній посаду бухгалтера, то при суміщенні трудових обов'язків, директору буде нараховуватися відповідна плата, відображена в угоді.

- велика відповідальність для співробітника підприємства, Тому дані функції офіційно покладені на главу фірми. Цей документ являє собою обличчя компанії перед інспектором по праці, перед податковими органами, при вирішенні трудових питань в судовому порядку, і тому, вимагає уважного до себе ставлення і може бути довірено тільки професіоналу своєї справи.

Штатний розклад - це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладу, оскільки воно не є первинним документом, а форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, носить рекомендаційний характер. Однак на практиці штатний розклад необхідно, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю і управління, так і при спілкуванні з перевіряючими органами. Сьогодні розбираємося у всіх аспектах його підготовки і ведення.

Чим загрожує відсутність штатного розкладу?

Штатний розклад зазвичай просять уявити трудові та податкові інспекції під час перевірок. Його відсутність трактується як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадова особа штрафують на 1-5 тис. Рублів, організацію - на суму 30-50 тис. Рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатний розклад допомагає обгрунтувати звільнення співробітників за скороченням штату при розгляді справи в суді. Без штатного розкладу роботодавцю складно довести, що звільнення виправдано. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати скорочуваним працівникам (роботодавець зобов'язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця по ст. 179 ТК РФ).

Хто і як повинен складати і вести штатний розклад?

Взагалі кажучи складання штатного розкладу - святий обов'язок економіста з праці з відділу організації та оплати праці ( кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, постанову Мінпраці Росії № 37 від 21 серпня 1998 року). Однак за фактом штатний розклад готують бухгалтери, кадровики і юристи. Офіційно відповідають за штатний розклад керівник компанії і головний бухгалтер, оскільки вони його підписують.

Штатний розклад може бути складено на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:

• вказати терміни і правила розробки та внесення змін;
• форму наказу про затвердження штатного розкладу;
• відповідальних за формування і підписання штатного розпису і наказів осіб;
• склад правових і локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розклад;
• працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу і зміни в нього.

За якою формою складати штатний розклад?

Штатний розклад - локальний нормативний акт, що описує організаційну структуру компанії і її персонал. Розклад складається за формою № Т-3 (Постанова №1 Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 5 січня 2004 року), яка є рекомендаційною. Її можна адаптувати під потреби компанії. Однак, на наш погляд, краще використовувати форму № Т-3, оскільки вона містить всі необхідні дані.

Як заповнювати форму № Т-3?

Реквізити форми оформляємо в такий спосіб:

Найменування організації має повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, слідом за повним.

код організації - вісім знаків коду за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

Дата складання в форматі ЧЧ.ММ.ГГГГ

Період дії. Вказується, скільки буде діяти штатний розклад і з якої дати воно вступає в силу.

Заповнюємо графи, всього їх 10.

Найменування структурного підрозділу вказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженим роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то а алфавітному порядку або в порядку убування числа співробітників підрозділу.

Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, потрібно вказати назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторів шкідливих виробництв і іншими відповідними документами.

Код структурного підрозділу. Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані по функціональної важливості. Якщо класифікатора немає, коди можна привласнити підрозділам, розташованим в алфавітному порядку або за іншим принципом.

Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація.Вказується без скорочень в складі структурного підрозділу, починаючи від керівника, закінчуючи технічним виконавцем. Увага: у робочих - професії, у службовців - посади (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Кількість штатних одиниць вказується по кожній посаді чи професії. Якщо передбачається робота за сумісництвом - вказується у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 і т.д.).

Тарифна ставка, оклад вказується в розмірі місячної заробітної плати в залежності від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та ін.) Розмір окладу необхідно вказувати в рублях або у відсотках, коефіцієнтах і ін. Від практики вказувати зарплати в доларах краще відмовитися. Формально це не заборонено, в ТК РФ говориться тільки про обов'язок роботодавця платити зарплату в рублях. Тобто оклад просто перекладається в рублі за поточним курсом. Однак судова практика говорить про те, що тут є порушення.

Трудовий кодекс РФ не містить норм, які прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті ( умовних одиницях), Так як в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говориться тільки про виплату заробітної плати в грошовій формі у валюті РФ (в рублях). Але згідно з ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифна ставка і оклад має фіксований розмір, який повинен бути незмінним протягом терміну дії договору. А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.

Надбавки. У графах 6-8 вказуються стимулюючі і компенсаційні виплати, встановлені законом або за ініціативою роботодавця.

В графі всьоговказується загальна сума граф 5-8 (оклад і надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.

Примітказаповнюється, якщо інформація в графах форми неоднозначна і вимагає пояснень.

Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник і головний бухгалтер.

Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.

Проект штатного розкладу готовий, що далі?

Штатний розклад затверджується відповідним наказом по основній діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць і термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім - реєструється в Журналі реєстрації наказів по основній діяльності. Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ і штатний розклад відправляється на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.

Як вносити зміни?

Оскільки штатний розпис затверджується наказом, то і зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну і дата вступу змін в силу зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні - складається новий штатний розклад з новим наказом про його затвердження.

Зміни штатного розкладу зазвичай зачіпають співробітників, тому за ним слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.

Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.

Подивимося, як відобразити зміна окладу співробітників. Роботодавець зобов'язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розпису. У наказі вказуються посади, нові оклади і дата вступу змін в силу. Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни в трудові договори, знайомляться з наказом під підпис.

Потім з працівниками укладають додаткові угоди. У них недостатньо обмежитися фактом збільшення або зменшення окладу - потрібно вказати причини (по ст. 22 і 132 ТК РФ зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості і якості витраченої праці). В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе вимагати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те ж саме, але за менші гроші.

Увага: зменшувати розмір оплати праці в односторонньому порядку за ст. 74 ТК РФ можна тільки при зміні організаційних або технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.

Однак для такого маневру посаду і кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов'язаний довести, що визначені трудовим договором умови не могли бути збережені, а неприйняття рішення про зниження окладів призвело б до масових скорочень персоналу. Аргументів у вигляді зниження попиту на послуги або продукцію або падіння прибутку недостатньо.

Штатний розклад - це зручна форма систематизації даних про кількість персоналу організації в розрізі структурних підрозділів і з урахуванням фонду заробітної плати. Ведення штатного розкладу є обов'язковим для всіх підприємств. Це один з основних документів компанії, в ньому відображена вся структура підприємства, а також фонд оплати праці.

Штатний розклад: особливості ведення

Штатний розклад відображає кадрову структуру підприємства з розбивкою на підрозділи, посади, професії і з урахуванням фонду заробітної плати (тарифних окладів і надбавок за посадами). В цей документ включаються всі структурні одиниці, в тому числі вакантні посади.

Заповнення цього документа є обов'язковим для кожного підприємства, для цього можна використовувати уніфіковану форму Т-3 або створити власний зразок штатного розкладу. Розроблена Держкомстатом форма Т-3 є зрозумілою для заповнення і зручною для користування, тому більшість підприємств вважають за краще нею користуватися.

Штатний розклад складається для всієї компанії в цілому, враховуючи всі підрозділи та філії. Для філії може складатися окремий документ, але він обов'язково включається в розклад штатної структури компанії в цілому.

Штатний розклад складається на початку діяльності підприємства, термін його дії встановлює компанія самостійно. При цьому обов'язково вказують на документі дату складання і термін дії. Більшість компаній складають штатний розклад на один рік, але якщо в компанії не відбувається значних змін, то воно може складатися і на кілька років.

У випадках перейменування посад і відділів, введенні нових структурних одиниць, реструктуризації організаційної структури компанії, скорочення штату обов'язково потрібно вносити зміни до штатного розпису.

Зміни вносяться шляхом наказу керівника. Наказ може бути:

• на внесення змін (при одиничних зміни, наприклад, додавання нової посади);
• на складання нового штатного розкладу (рекомендується не частіше 6 разів в рік).

Про зміни в штатному розкладі необхідно письмово повідомити співробітників, яких ці зміни стосуються.

Відповідальними за складання штатного розкладу призначаються фахівці кадрового відділу або бухгалтерії, якщо компанія маленька, це може робити і керівник.

У штатному розкладі містяться елементи комерційної таємниці (наприклад, розмір заробітної плати), тому воно складається в одному примірнику і зберігається в бухгалтерії, при необхідності може бути складений екземпляр для керівника. До керівників структурних підрозділів доводиться тільки та частина документа, що відноситься до їх зоні відповідальності. В кадрову службу надається інформація по вакантних посадах.

У штатний розклад не включається інформація з прізвищами людей, які займають окремі посади. Ці дані вносяться в окремий необов'язковий для компаній документ - Штатну розстановку або заміщення, цей документ може дублювати зразок штатного розкладу тільки з додатковим стовпцем з ПІБ працівника.

Приклад структури штатного розкладу

Штатний розклад підприємства повинно включати наступні розділи:

1. Назва компанії та код ОКПО.
2. Дата документа, номер і термін його дії.
3. Перелік структурних підрозділів компанії. Якщо підприємство пов'язане з державною службою або з небезпечними умовами виробництва, то назва підрозділів повинно точно відповідати державним і галузевим класифікаторів, довідників і нормативних документів, щоб не спровокувати проблеми при оформленні пільгових пенсій співробітникам.
4. Коди підрозділів. Для кожного підрозділу на підприємстві визначається окремий код, що відображає місце підрозділу в загальній структурі компанії, це значно спрощує документообіг компанії.
5. Назви посад. Всі посади компанії повинні відображатися по підрозділах. Назва повинна відповідати ЄДРПОУ професій.
6. Кількість персоналу, що передбачено для кожної посади. Якщо передбачається робота за сумісництвом або неповний робочий день, то до штатного розпису вносяться відповідні показники - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 і т.д.
7. Тарифні ставки в розрізі посад, вказується в рублях, відсотках від продажів або інших показниках (залежить від того, яка система оплати праці обрана на підприємстві).
8. Надбавки, премії по кожній посаді. Також можуть відображатися як в рублях, так і в процентах.
9. доплати за шкідливі умови праці, що затверджуються за спеціальною схемою.
10. Сумарна заробітна плата з урахуванням надбавок і т. Д. З цієї графи легко і просто для керівника можна побачити фонд заробітної плати на місяць.
11. Примітка. Якщо розрахунок заробітної плати сильно складний, то можна в цій графі вставити номер документа, де описаний детальний розрахунок.
12. Підпис керівника, а також головного бухгалтера і начальника кадрової служби.
13. Наказ керівника.

Якщо працівник не займає певну посаду, а залучається для виконання тимчасової роботи, То це також потрібно включати до штатного розпису.

При заповненні тарифних окладів і надбавок часто виникають помилки, виправити їх можна шляхом закреслення і виправлення з підписом виконавця.

Роль штатного розкладу на підприємстві

При складанні штатного розкладу потрібно уважно дотримуватися правил, так як часто воно використовується як доказ у судових суперечках і при оформленні пенсії. Цей документ має постійний термін зберігання.

З документа керівник може проаналізувати структуру підприємства, кількість посад, фонд зарплати і внести зауваження.

У деяких випадках співробітника при працевлаштуванні потрібно ознайомити з записами про його посади в штатному розкладі, якщо в його трудовому договорі зазначено, що оклад формується згідно зі штатним розкладом.

Співробітник може також зажадати виписку з штатного розкладу з даними про його посаду та заробітну плату, важливо, щоб в даному документі були дані, що стосуються тільки цього співробітника.

Державні органи (Податкова інспекція, Пенсійний фонд, ФСС і ін.) Часто вимагають штатний розклад в процесі перевірок.