Як хорошу мотивацію співробітника з метою досягнення нею підвищеної ефективності праці і дисципліни роботодавець може використовувати заохочення. У цьому матеріалі нами викладено про те, як грамотно скласти наказ про заохочення працівника. Заповнений зразок обов'язково наводимо теж.

Які бувають заходи заохочення співробітників

Для підвищення трудової дисципліни і виробничих показників в різних організаціях часто практикують комплексні заходи заохочення за працю і покарання за халтурну роботу. Якщо спиратися на Трудовий кодекс РФ, зокрема - статтю 191, з боку наймача заохочення працівників може виражатися в наступному:

• призначення премії;
• формальна подяку;
• передача в дар цінної речі;
• виділення співробітника як кращого в колективі;
• видача грамоти.

Правила преміювання

Найбільш часто в якості заохочення співробітників роботодавець використовує систему преміювання. Для того щоб створити в своїй організації подібні умови, керівнику слід:

• розрахувати розміри винагород;
• спланувати умови видачі премій;
• продумати порядок їх розрахунку;
• виділити необхідні показники і критерії.

Розмір премії прописують в наказі про заохочення працівника. Він може бути виражений:

• як фіксована величина;
• як певний відсоток від окладу.

Інший варіант розрахунку - за допомогою введеного надбавочний коефіцієнта.

Згаданий наказ про заохочення можна виписувати в якості нагороди за підвищену продуктивність праці і при різних досягненнях.

Організувати подібну премію слід на основі розрахованих показників ефективності. Якщо грамотно визначити і надати персоналу цю інформацію, співробітники будуть бачити чітко прописані цілі, а не розмите поняття наполегливої \u200b\u200bпраці, до якого необхідно прагнути для отримання надбавки.

Так, наприклад, для оператора колл-центру це може бути певна кількість результативних дзвінків.

Ще раз нагадаємо, що обов'язково необхідно прописати в наказі мотив заохочення. Приклад - підвищений число продажів або виготовленої продукції за певний період часу.

порядок заохочення

Розглянутий вид винагороди оформляють у вигляді наказу про заохочення працівника на бланку Т-11 (затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Підставами для видання цього документа служить:

• правовстановлюючих ділова папір;
• звіти про виконану роботу співробітника.

Іншим критерієм може виступати службова записка про заохочення працівника, зразок якої готують у вільній формі. Зазвичай ці документи виходять від закріпленого за даним співробітником безпосереднього керівника.

Осіб, до яких вирішено застосувати заохочувальні заходи, необхідно ознайомити під розпис з складеним на їхню адресу зразком наказу про заохочення працівника.

Крім того, цей документ стає підставою для внесення відмітки в трудову книжку, Яку слід зробити своєчасно - не пізніше 7 календарних днів. Причому запис в ній повинна повністю відповідати тексту в наказі. Додатково дані про заохочення вносять до особової справи працівника.

У цьому документі слід згадати:

• повні ініціали співробітника - прізвище, ім'я та по батькові;
• його табельний номер;
• посаду;
• підрозділ, в якому він працює;
• підстави для заохочення - успіхи в продажах, день народження і ін .;
• обраний вид заохочувальної заходи - подяка, грамота, подарунок або преміальна сума.

Нижче представлений заповнений зразок наказу про заохочення працівника бухгалтерії за 1-е півріччя 2017 року.

Виплата додаткових винагород - внутрішня справа кожного роботодавця. Організація має право самостійно визначати періодичність, причини та розміри виплати співробітникам преміальних. Поширеними причинами преміювання є:

• знаменні дати для співробітника або всієї компанії: день народження, ювілей організації, професійне свято;
• загальноросійські свята, наприклад Новий рік, 8 березня;
• досягнення у праці: працівника заохочують, наприклад, якщо він перевищив норму виробітку, домігся оптимізації виробництва, знизив показники шлюбу, виступив ініціатором корисних для виробництва перетворень, скоротив витрати на виробництво без втрати якості.

Винагороди можуть бути регулярними (щомісячними, щоквартальними, щорічними) або разовими. Припустимо преміювати тільки одного або одночасно декількох співробітників.

Як оформляється премія

Порядок преміювання встановлюється внутрішнім актом організації - положення про преміювання. У ньому встановлені випадки і показники, при досягненні яких працівникам покладаються заохочувальні виплати. У положенні прописують і необхідність щомісячної стимулюючої доплати, часто вона встановлюється у вигляді відсотка від окладу.

Наявність положення про преміювання особливо важливо для бюджетних організацій, Які сплачують додаткові винагороди з фонду заробітної плати, що виділяється з бюджету. Положення про преміювання бюджетних установ розробляється на підставі відомчих актів системи, в якій установа знаходиться.

Для виплати кожного окремо взятого винагороди видають спеціальне розпорядження про преміювання.

Який бланк використовувати для наказу

Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 затверджені уніфіковані бланки безлічі внутрішніх актів, необхідних у господарській роботі організації. Серед них форми № Т-11 і Т-11а для преміювання працівників.

З 2013 року ці форми перестали бути обов'язковими. Організація має право не використовувати пропоновані бланки, а видавати акти про додаткові заохочення у вільному вигляді або розробити власні шаблони.

Як правильно скласти розпорядження

Зразок наказу на премію за гарну роботу або будь-які інші досягнення повинен містити таку інформацію:

• найменування організації, в якій воно видано;
• реквізити: номер і дату;
• П.І.Б. співробітника або співробітників, яких преміюють, їх табельні номери, посади і структурні підрозділи;
• мотив заохочення - причина, по якій виплачується премія;
• вид заохочення: необхідно вказати «премія»;
• сума заохочення: прописом та цифрами;
• підставу, наприклад, службова записка начальника премійованих співробітника;
• посада і підпис керівника організації.

Якщо матеріальну винагороду виписується в зв'язку з успіхами в роботі, формулювання мотиву заохочення в наказі на премію можуть бути наступними:

• за значні показники інтенсивності трудової діяльності;
• за високий рівень якості праці;
• за досягнення планових показників.

Наказ про щомісячної премії

Крім разово призначаються заохочень, роботодавець має право видати розпорядження про періодичне преміювання. Цим документом він вказує певну періодичність виплати, наприклад, прописати, що додаткові винагороди виплачуються разом із заробітною платою щомісяця в розмірі певного відсотка від заробітної плати.

Наказ про тринадцятої зарплати

Окремим видом премій є 13-та зарплата. За своєю суттю це разова виплата, приурочена до закінчення року і знаменує його підсумки. Поняття «13-зарплати» не є правовою і прийнято тільки в побуті.

Скільки і як зберігати

Розпорядження про преміювання є різновидом документів з особового складу та підлягають зберіганню протягом сімдесяти п'яти років, як це встановлено пунктом 19 Переліку, затвердженого Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558.

Для зберігання будь-яких документів компанія повинна формувати справи. Справи вносяться в загальну номенклатуру справ організації. Тома рекомендується формувати з документів з рівними термінами зберігання.

Премія - один з основних видів стимулювання працівника. З іншого боку - це вид фінансової операції, яка обов'язково відбивається документально, наприклад, в наказі про преміювання співробітників. Зразок і інструкція по складанню - в цій статті.

Специфіка преміювання визначається 2 моментами:

1. Це добровільний акт роботодавця, тобто це його право, а не обов'язок. Як правило, в трудовому договорі прописується, що фірма може преміювати співробітника, що на практиці має на увазі тільки один можливий випадок - ініціатива роботодавця.
2. З іншого боку, єдиних норм щодо нарахування премії немає: тобто в законодавстві не передбачений режим, сума і особливості виплати (в день зарплати або авансу).

Таким чином, що стосується самого факту виплати премії, порядку цієї процедури, то все це є доброю волею компанії, а конкретно - уповноважених осіб, що мають право прийняття відповідного рішення. Тому відповідальність виникає тільки за правильність оформлення цієї фінансової операції в документації. Винятки становлять ті випадки, коли в трудовому договорі був спочатку вказано розмір премії та порядок її виплати працівникові.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. премія згідно трудовому законодавству - це складова частина зарплати. Відповідно, і видаватися вона може тільки в ті дні, які були вказані в трудовому договорі.

Порядок складання наказу багато в чому залежить від величини підприємства і чисельності його штату: якщо преміювання співробітників в невеликій фірмі можна організувати буквально за 1 день, то в великому підрозділі процедура значно складніше. У загальному вигляді порядок наступний:

1. Всі керівники філій, відокремлених підрозділів повідомляються про необхідність підготовки до преміювання та у відповідь становлять початкові списки співробітників із зазначенням посади, ПІБ і підстав для можливого нарахування премії.
2. За заявленим співробітникам уповноважені особи вивчають можливість преміювання в кожному конкретному випадку відповідно до внутрішніх регламентами компаніями (виконання плану. Показники ефективності і т.п.).
3. На основі цього аналізу список коригується або залишається в незмінному вигляді і розсилається по всіх підрозділах.
4. Варіант в остаточній редакції переходить в проект наказу, після чого остаточно затверджений документ про преміювання співробітників роздруковується.
5. Кожен співробітник, внесений до списку, ознайомлюється з документом і обов'язково ставить свій підпис.

Якщо одні види премій нараховуються щорічно, щоквартально і навіть щомісяця, то інші можуть виділятися у позачерговому порядку. Тому класифікація наказів залежить саме від порядку видачі премій:

• масові і поодинокі випадки - тобто відразу всьому колективу (або відділу) або ж окремим колегам за індивідуальні успіхи;
• планові (періодичні) і позапланові (нерегулярні) - в залежності від фінансових можливостей компанії премії можуть видаватися постійно або ж тільки в окремих випадках.

Класифікуються ці виплати і в залежності від причини премії:

1. Святкові - нерідко сюди відносять корпоративні подарунки у вигляді доплат до Нового року, 8 Березня, а також до професійного свята.
2. Виробничі - тобто за заслуги, які пов'язані з виконанням плану, впровадженням ефективних заходів, які покращують робочий процес, оптимізують виробництво, сприяють економії ресурсів і т.п.
3. Організаційного характеру - тобто премії за успішну підготовку і проведення певних заходів в інтересах компанії. Наприклад, семінар, круглий стіл з проблеми, зустріч клієнтів або гостей з-за кордону, організація корпоративу і т.п.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Премія може нараховуватися не тільки в зв'язку з трудовими успіхами, а й у зв'язку зі святами, тобто роботодавець сам має право вибрати підставу. Однак такі виплати не покладаються як допомога співробітнику у важкій життєвій ситуації. Тоді мова йде про надання матеріальної допомоги. Тому найчастіше премія розуміється як доплата виключно за трудові досягнення, Які разом з тим можуть бути приурочені до свят.

Зразок і приклади заповнення наказу 2020

Форма Т-11.

Форма Т-11а.

Роботодавець має право використовувати будь-яку форму або розробити самостійний варіант оформлення. Головне - правильно відобразити операцію в документах бухгалтерського обліку і інших фінансових паперах. Основна вимога до змісту - кому нарахована премія, в якій точну суму і на якій підставі. Зазвичай в наказі також відображають ПІБ та посада особи, яка відповідає за його реалізацію.

Приклад наказу про преміювання (у випадку з виплатою двом співробітникам) може бути таким.

Таким чином, документ включає в себе:

1. Назва - шапка зі звичайними відомостями: повне найменування фірми, номер, дата і назва наказу.
2. Основна частина, в якій перераховуються списком премійовані особи (ПІБ, посада, табельний номер), підстава видачі та розмір суми. При цьому розмір може бути вказаний як зазвичай в цифрах, так і у вигляді процентного співвідношення (наприклад, 10% окладу). Тут же прописується, за поданням якого співробітника нараховується премія, якщо мала місця ділова рекомендація.
3. Підпис керівника, дата і додаток з підписами всіх премійованих співробітників про факт їх ознайомлення з премією.

Що краще - готова форма пізно лягати спати

Як правило, комфортніше використовувати готову форму, оскільки це забезпечує:

• зручність в плані оформлення - не потрібно витрачати час на розробку власного зразка;
• простоту роботи з документом в штаті бухгалтерії - все ключові реквізити вже прописані;
• і найголовніше - завдяки вказівкою реквізитів у перевіряючих осіб виникне менше питань з приводу преміальних виплат, які в великих компаніях можуть становити великі суми - близько сотень мільйонів рублів.

Преміювання працівників: 6 ризиків для роботодавця

Оскільки видача премії - фінансова операція, то і певні ризики з боку перевіряючих інспекторів існують. Вони стосуються, перш за все, податкових контролерів, але нерідко і йдуть з боку представників трудової інспекції.

Ризик 1. Невірна формулювання в трудовому договорі

Нерідко роботодавець вказує, що його співробітникові, з яким укладається договір, покладається щомісячна або щоквартальна премія в установленому розмірі, наприклад 15% від його окладу. В даному випадку премія за фактом стає невід'ємною частиною зарплати, оскільки роботодавець сплачує її в обумовлені терміни і в установлених розмірах, зобов'язання про які сам же і взяв на себе. Більш коректно відображати факт виплати в категорії «право», а не «обов'язок» роботодавця - інакше по суті це вже не премія, а зарплата.

Ризик 2. Виплати «13 зарплати»

Премія в кінці року в розмірі всієї середньої зарплати або значної її частини за традицією називається «13 зарплатою». У законі немає такого поняття, відповідно, подібна премія - це виняткова добра воля роботодавця. Але знову ж таки важливо правильно відобразити її в трудовому договорі (індивідуальному і колективному), а також в локальних внутрішніх актах підприємства. При цьому в договорах можна вказати тільки посилання на ці акти, а в актах порядок виплати повинен бути прописаний максимально докладно:

• зв'язок виплати 13 зарплати і показників якості роботи співробітника;
• можливість невиплати цього виду премії з докладним описом всього переліку причин, в тому числі в зв'язку з економічно несприятливих становищем;
• особливо важливо звернути увагу на порядок виплати при звільненні: повинен співробітник відпрацювати весь рік чи ні, як виплачувати, якщо звільнення відбувається у зв'язку зі скороченням, ліквідацією компанії і т.п.

Ризик 3. Премії до свят

Подібні виплати розглядаються більшістю керівників як символічні подарунки в сумі 500-1000 рублів. Тому нерідко цим пунктом не приділяється увага, а все зводиться до формулювання «Роботодавець виплачує кожному співробітнику премію 1000 рублів щорічної до 22 березня - Дня заснування компанії». В цьому випадку краще убезпечити себе від фінансових ризиків і вказати, що фірма зобов'язується це робити тільки при наявності можливості, а також залишає за собою право не платити премію, якщо працівник грубо порушив трудовий розпорядок і т.п.

Ризик 4. Сума премії і норма робочого часу

Передбачити слід і той важливий момент, Що далеко не всі співробітники відпрацьовують готову / квартальну / місячну норму годин у зв'язку з різними обставинами - відпустки за свій рахунок, лікарняні, відпустка у зв'язку з вагітністю або догляду за дитиною і т.п. Тому суму премію, як і саму можливість її виплати слід тісно і однозначно пов'язати з певною нормою: наприклад, не менше 180 робочих днів.

Ризик 5. депреміювання і позбавлення права на премію

Ці поняття широко присутні в реального трудового практиці, однак нерідко виникає плутанина з трактуванням як в документах, так і на рівні усного роз'яснення керівництвом норм компанії для співробітників. У трудовому, колективному договорі та інших документах важливо чітко розвести обидва поняття. Якщо депреміювання - це міра, яка законно приймається роботодавцем у разі істотної помилки працівника, допущеної їм при виконанні обов'язків, то позбавлення права премії може мати і суто економічні, об'єктивні причини. Зазвичай всі ці нюанси детально прописуються в локальних актах.

Ризик 6. Як правильно розробити механізми зниження премії

Як підстави для нарахування / ненарахування премії, так і підстави для її обгрунтованого зниження слід прописати в локальному акті дуже детально. Найкраще наводити не конкретні цифри (зниження на 500 рублів і т.п.), а процентні співвідношення - наприклад, «в разі допущення помилки при обслуговуванні клієнта, що призвело до його відмови від співпраці, щомісячна премія знижується на 10% від спочатку встановленої суми ». Найчастіше розмір зниження встановлюється за простою формулою - пропорційно тому, наскільки був виконаний план, причому важливо врахувати не тільки індивідуальні показники, але і зв'язок з показниками роботи відділу і всього підрозділу. Це особливо актуально для великих компаній.

Таким чином, краще передбачити заздалегідь всі наведені ключові моменти. основний критерій правильного порядку преміювання співробітника - це складання наказу і договорів таким чином, щоб він сам в будь-який момент зміг розрахувати суму виплати. Тобто розрахунок премії повинен бути гранично прозорим, а підстави для виплати або невиплати - гранично однозначними.

Положення про преміювання

Відобразити особливості процедури можна в наступних документах:

1. Положення про преміювання.
2. Індивідуальний і колективний трудові договори.
3. Відповідні локальні акти.

При цьому в договорах годі й прописувати детально весь порядок, який сам по собі має зайняти кілька друкованих сторінок, а тільки послатися на документ, в якому є відповідна інформація. При цьому важливо ознайомити кожного працівника з Положенням про преміювання під підпис.

Таким чином, схема установи порядку преміювання може виглядати так.

Роботодавець має право заохотити співробітника, наприклад, нагородити почесною грамотою. В такому випадку, в оформленні документів є багато підводних каменів і нюансів. Наші зразки допоможуть вам не заплутатися.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Скачайте документи по темі:

Нагородження співробітників почесною грамотою та інші види заохочень

Щоб мотивувати співробітників працювати сумлінно і ефективно, роботодавці використовують різні види заохочень за успіхи в роботі. може виплатити премію або нагородити цінним подарунком. А може заохотити нематеріальне - видати почесну грамоту працівникові.

Наказ про нагородження співробітника почесною грамотою

Згідно із законом роботодавець може заохотити будь-якого співробітника, який працює в компанії з трудовим договором (Ч. 1 ст. 22 ТК). Передбачено п'ять видів заохочень працівників (ч. 1 ст. 191 ТК).

Роботодавець має право:

• оголосити подяку;
• видати премію;
• нагородити цінним подарунком;
• видати почесну грамоту працівникові;
• представити до звання кращого за професією.

Компанія має право встановити та інші види заохочень працівників. Наприклад, надавати додатковий вихідний день, видавати безкоштовні путівки або грошову допомогу до відпустки. Всі види заохочень треба закріпити документально. Так, порядок нагородження співробітників почесною грамотою можна прописати в.

Положення про заохочення співробітників

Закон не обмежує компанію в застосуванні заохочень. До одного і того ж співробітнику роботодавець має право одночасно застосувати відразу кілька заходів заохочення. Наприклад, видати почесну грамоту працівникові і нагородити грошовою премією .

Документальне оформлення видачіпочесної грамоти працівнику

У законі не передбачений порядок оформлення співробітника. Компанії потрібно встановити його самостійно в локальних документах. Порядок заохочення складається з трьох етапів:

1 етап - готують подання

2 етап - видають наказ про нагородження почесною грамотою

3 етап - вносять записи до трудової книжки та особової картки співробітника.

Щоб без помилок оформити заохочення співробітника, використовуйте онлайн-сервіс від «Системи Кадри»

скористатися зараз

Подання керівника для нагородження співробітників почесною грамотою

Як правило, з ініціативою про нагородження почесною грамотою працівника виступає його безпосередній керівник. Він готує подання про заохочення співробітника. Уніфікованої форми подання немає. Компанія може розробити її самостійно і закріпити в локальному акті. Наприклад, в інструкції з кадрового діловодства.

Зазвичай уявлення про нагородження співробітників почесною грамотою складається з двох частин. У першій частині безпосередній керівник дає працівникові загальну характеристику, Оцінює його професійну діяльність, вказує відомості про кваліфікацію.

У другій частині керівник клопоче про заохочення почесною грамотою працівника. Вказує, за що хоче заохотити і як. Наприклад, « за тривалий стаж і успіхи в роботі прошу нагородити такого-то почесною грамотою». У зразку нижче дивіться приклад уявлення про заохочення співробітника грошовою премією.

Подання про заохочення

При позитивному рішенні директора на уявлення про заохочення потрібно підготувати наказ про нагородження . Компанія має право його оформити на уніфікованому бланку - за формою № Т-11 з постанови Держкомстату від 05.01.2004 № 1. А може розробити і затвердити власний бланк.

Якщо оформляєте наказ за формою № Т-11, запис в графі «вид заохочення» може виглядати так: « почесна грамота ТОВ "Альфа"». У графі підставу зробіть посилання на виставу. Зразок наказу про нагородження почесною грамотою дивіться нижче. У ньому вид заохочення -премія, для почесної грамоти порядок заповнення буде аналогічним.

При нематеріальному заохоченні ви маєте право виключити рядки «в сумі» з наказу про нагородження грамотою. У зразку нижче вони виділені червоною рамкою. Це випливає з розділу 1 вказівок з постанови Держкомстату від 05.01.2004 № 1.

Наказ підписує директор компанії. З наказом про нагородження почесною грамотою (зразок вище) також треба ознайомити працівника під підпис. У законі немає встановленого терміну. Закріпіть термін в локальному акті. Наприклад, встановіть, що працівник повинен бути ознайомлений з наказом протягом трьох робочих днів з дати його видання.

Наказ про нагородження грамотоюдекількох працівників

Якщо треба одночасно заохотити кілька працівників, використовуйте форму № Т-11а. Це зразок наказу про нагородження почесною грамотою співробітників з постанови Держкомстату від 05.01.2004 № 1. Цей бланк застосовуйте при одному виді заохочення для всіх працівників. Наприклад, якщо всіх нагороджуєте почесною грамотою.

В наказ про нагородження почесною грамотою співробітників впишіть вид заохочення , Перерахуйте співробітників. Вкажіть їх структурний підрозділ. Прослідкуйте, щоб всі працівники в графі «з наказом ознайомлений» поставили свій підпис і дату.

Текст для почесної грамоти працівнику

В почесну грамоту працівникові напишіть: « Нагороджується такий-то за багаторічну сумлінну працю, високі досягнення в області ...». Вкажіть повністю прізвище, ім'я та по батькові співробітника, а також його посаду.

Видача грамоти може бути приурочена до професійного свята. В цьому випадку текст нагородження почесною грамотою працівника може бути таким:

« Нагороджується такий-то за високі показники в роботі, сумлінне виконання посадових обов'язків та в зв'язку з професійним святом - Днем будівельника».

Наказ про нагородження листом подяки

Роботодавець може заохотити працівника, який сумлінно виконує посадові обов'язки, Оголошенням йому подяки (ч. 1 ст. 191 ТК). Для цього треба скласти наказ про нагородження подячним листом.

Якщо оформляєте наказ за формою № Т-11, в графі «вид заохочення» напишіть « подяку». У графі підставу зробіть посилання на уявлення, на підставі якого оформляєте наказ про нагородження листом подяки. У зразку нижче можна виключити рядки «в сумі».

На підставі наказу про нагородження листом подяки складіть текст самого листа. Оформіть лист на фірмовому бланку компанії. Вкажіть, кому воно адресоване. Поставте вихідний номер.

Лист подяки співробітнику від керівника організації

Трудова книжка: відомості про нагородження співробітників почесною грамотою

Згідно із законом в трудову книжку співробітника треба внести відомості (п. 24 Правил з постанови Уряду від 16.04.2003 № 225):

• про відзначення державними нагородами;
• нагородження співробітника почесною грамотою;
• інших видах заохочення за колективним договором , .

Якщо заохотили співробітника, не пізніше тижня з дня видання наказу про нагородження почесною грамотою, внесіть запис про це в трудову книжку. Внесіть в розділ «Відомості про нагородження (заохочення)». Це випливає з частини 4 статті 66 ТК і пунктах 10 і 24 Правил з постанови Уряду від 16.04.2003 № 225.

Вкажіть повне та скорочене найменування організації. У графі 1 проставте порядковий номер запису. У графі 2 - дату нагородження почесною грамотою. У графу 3 впишіть, ким нагороджений працівник і підстава для його нагородження. У графі 4 вкажіть дату і номер наказу, на підставі якого вносите запис.

Трудова книжка (фрагмент). Оформлення розділу «Відомості про нагородження» при оголошенні співробітнику подяки

Особиста картка: відомості пронагородження співробітників почесною грамотою

Після того, як видали наказ про нагородження грамотою, зробіть запис в особовій картці працівника. Компанія може вести особисті картки на уніфікованому бланку - формою № Т-2. Бланк затверджений наказом Мінстату від 05.01.2004 № 1. А може розробити форму особової картки самостійно.

Якщо ведете особисті картки за формою № Т-2, запишіть в розділі VII «Нагороди (заохочення), почесні звання», як заохотили співробітника. Проставте найменування документа - наказ про нагородження, вкажіть його номер і дату.

Роботодавець сам вирішує, за що давати премії співробітникам, і закріплює підстави загального або індивідуального преміювання на локальному рівні. Для цього достатньо розробити положення про преміювання або видати наказ про заохочення в довільній формі. Щоб нагородити співробітника почесною грамотою - оформите документ на бланку організації. Внесіть відповідний запис до трудової книжки та особової картки працівника.

Крім виплати основної зарплати роботодавець може заохочувати працівника додатковими грошовими сумами - преміями або цінними подарунками.

Всі види премій повинні бути оформлені за допомогою наказу, який є підставою для їх нарахування.

Для оформлення цих виплат передбачені уніфіковані форми: Т-11 і Т-11а. Перша форма призначена для преміювання одного працівника, а форма з літерою «а» використовується, якщо преміюються два і більше співробітника компанії.

Чи обов'язково використовувати ці форми?

Зараз використання уніфікованих форм в кадровому діловодстві вже не є обов'язковим, тому форми Т-11 і Т-11а роботодавець може використовувати за своїм бажанням. Він може розробити свою форму або внести зміни в уніфіковані. Головне затвердити нову форму наказом по організації.

Також наказ про преміювання може видаватися у вільній формі на загальному бланку для наказів, затвердженому в організації. Зазвичай такий спосіб оформлення премій використовується, коли потрібно детально розписати про досягнення працівника, за які він отримує премію або коли накази про заохочення вивішуються на загальнодоступні місця (інформаційні куточки, дошки пошани і т.д.).

У цих випадках наказ, виданий у вільній формі, краще сприймається при прочитанні.

Приклад тексту наказу про заохочення у вільній формі:

За підсумками конкурсу «Краща виробнича дільниця», що проводився в період з 21 по 30 травня 2020 року, виробнича дільниця Філії № 4 зайняв перше місце.

НАКАЗУЮ:

1. Заохотити грошовою премією за досягнуті результати:

• А.А. Іваненкова, начальника ділянки - в розмірі 5000 (тисяч) рублів;
• М.М. Єгорову, майстра дільниці - в розмірі 4000 (чотири тисячі) рублів;
• В.В. Нікітіна, електромонтера ділянки - в розмірі 3000 (три тисячі) рублів.

2. Премію виплатити за рахунок власних коштів.

3. Наказ довести до відома всіх працівників організації.

Наказ про матеріальну допомогу

Крім різних грошових премій існує ще таке поняття, як матеріальна допомога.

Для цих цілей не виділено окремим уніфікованої форми і тому для оформлення матеріальної допомоги дуже часто використовують бланки форми Т-11 і Т-11а, особливо якщо в організації використовуються автоматизовані програми для ведення кадрового діловодства (КАМИН, Відділ кадрів ПЛЮС і т.д.), в стандартні версії яких внесені тільки уніфіковані бланки.

Уніфіковану форму можна адаптувати, змінивши назву. Тобто спочатку наказ носить назву «Про заохочення працівника (ів)», а потрібно замінити його на «Про матеріальну допомогу», або «Про виплату матеріальної допомоги».

Можна також використовувати і вільну форму наказу. Але в будь-якому випадку потрібно чітко вказувати вид грошової виплати, не варто писати формулювань типу: «виплатити грошову суму в розмірі ...». Від того, до якого виду виплат відноситься видається грошова сума, буде залежати:

1) ПДФО - премія обкладається в повному обсязі. У випадку з матеріальною допомогою ПДФО не обкладається сума 4000 рублів в рік в загальних випадках і до 50 000 рублів при одноразовій виплаті за народження дитини.

Або зовсім не підлягає оподаткуванню незалежно від суми, якщо виплачується в зв'язку зі стихійними лихами або терористичними актами;

2) Податок на прибуток організації - матеріальна допомога не знижує оподатковувану базу. Премія може знижувати оподатковувану базу, тільки якщо вона нарахована за трудові досягнення працівників (виконання плану, досягнення певних показників, внесення раціональних пропозицій і т.д.).

Премії, виплачені в зв'язку з ювілеями та святами, не належать до витрат з оплати праці, що знижує суму прибутку організації;

3) Страхові нарахування - матеріальна допомога звільняється від сплати у випадках, передбачених законодавством (В сумі до 4 000 руб., При народженні дитини до 50 000 руб., Компенсаційні виплати за завдані збитки в зв'язку зі стихійними лихами, виплати у зв'язку зі смертю членів сім'ї). Премія обкладається страховими внесками у всіх випадках.

Підстави для видання наказу

Підставою для видання наказу про преміювання (матеріальної допомоги) можуть бути такі документи:

• Заява працівника. Найчастіше воно пишеться для виплати матеріальної допомоги при настанні випадків, коли в локальних документах роботодавця передбачені такі виплати.
• Службова записка. Пишеться безпосереднім керівником працівника з проханням преміювати його за досягнуті результати, відмінну роботу і т.д .;
• Розпорядження роботодавця про виплату премій до свят і ювілеїв;
• Локально-нормативні акти організації, де прописаний порядок виплати матеріальної допомоги та премій. Причому роботодавець сам вирішує, як назвати ту чи іншу виплату. Наприклад, в деяких організаціях може виплачуватися премія до ювілею працівника (виходу на пенсію, одруження), а в деяких - матеріальна допомога. Це залежить від корпоративної політики організації. У випадках, коли премії та матеріальна допомога прописані в законодавстві, їх найменування не змінюють (матеріальна допомога до народження дитини, в зв'язку зі смертю члена сім'ї; премія за результати роботи);
• Інші документи, на підставі яких роботодавець може прийняти рішення провести виплати на користь працівника.

Після того, як наказ видано, його копія направляється в бухгалтерію для нарахування зазначених в ньому сум. Для виплати премій і матеріальної допомоги не встановлено конкретних дат. Вони можуть бути видані працівникові одразу після нарахування або приурочені до зарплати або авансу.

Інструкція щодо заповнення форми Т-11

За допомогою форми Т-11 оформляється премія для одного працівника. Порядок її заповнення виглядає наступним чином:

Найменування організації

Сюди воно повинно бути внесено повністю, без скорочень. Допускається в дужках внести скорочене найменування (за наявності), як в установчих документах. Такий порядок встановлений Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 № 65-ст.

Вищевказаний документ діє тільки до 01.07.2018 року, а потім в дію вступить ГОСТ Р 7.0.97-2016, але і в ньому щодо найменування, як реквізиту документа, міститься, то ж вимога.

Всі наведені правила в повній мірі відносяться і до індивідуальних підприємців.

Поруч з назвою є невелике поле, відведене під ОКПО, дані для його заповнення беруться з переліку кодів, виданих органами статистики при реєстрації компанії. Але залишення даного поля пустим не буде грубою помилкою.

Прізвище, ім'я та по батькові працівника вноситься повністю, в родовому відмінку.

Табельний номер

Структурний підрозділ

При його відсутності в організації даний рядок не заповнюється.

мотив заохочення

У цьому рядку можна детально розписати причину преміювання співробітника в разі, якщо в організації не використовують бланки наказів вільної форми або наказ видається за допомогою спеціалізованої програми.

вид заохочення

У цьому рядку пояснюється, в якій формі буде вироблено заохочення (матеріальна допомога): грошові кошти, цінний подарунок або просто оголошення подяки або вручення почесної грамоти.

Потім вказується документ, який послужив підставою для видання наказу (заява працівника, службова записка, розпорядження керівника і т.д.)

Підпис керівника, а також підпис працівника в тому, що він ознайомлений з наказом.

Інструкція щодо заповнення форми Т-11а

Форма Т-11а призначена для оформлення виплати відразу декільком працівникам. Основні реквізити наказу оформляються аналогічно, як і в попередній формі.

Також аналогічно формі Т-11 заповнюються рядки: «Мотив заохочення» і «Вид заохочення», після яких подальша інформація вноситься у вигляді таблиці. Це означає, що мотив і вид заохочення повинен бути однаковим для всіх перерахованих в наказі співробітників. Тобто, навіть якщо один і той же співробітник одночасно буде отримувати премію і матеріальну допомогу, на нього буде необхідно оформити два різних наказу.

Заповнення табличної частини наказу:

1. Прізвище ім'я та по батькові працівника - вноситься повністю;
2. Табельний номер - при його наявності;
3. Структурний підрозділ - при його наявності;
4. Посада - повністю, без скорочень;
5. Сума - сума, яка буде виплачена працівникові. В даній формі не передбачено її дублювання прописом. Якщо працівник заохочується не грошовими коштами, то вказується форма заохочення (подяка, почесна грамота, цінний подарунок);
6. Підпис працівників в тому, що вони ознайомлені з наказом.
7. Підстава для видання наказу (терміну після таблиці). Підстав може бути кілька, головне, щоб мотив і вид заохочення в них збігалися. Або, навпаки, один документ може служити підставою для видання кількох наказів. Наприклад, є одна службова записка, в якій містяться відомості про те, що працівника необхідно заохотити почесною грамотою і грошовою премією. В цьому випадку будуть видані два накази, але підстава для них буде однакова - вищевказана службова записка.
8. Підпис керівника організації.

Термін і місце зберігання наказів про преміювання

Оригінал наказу зберігається в книзі наказів по кадрам. Копія в бухгалтерії, там вона або підшивається в окрему справу, де зберігаються всі копії наказів, або підколювати до документів про нарахування премії.

Накази про преміювання працівників та видачі їм матеріальної допомоги повинні зберігатися в організації 5 років, а потім підлягають знищенню. Але на практиці знищувати такі документи краще після того, як пройде податкова перевірка.

Оскільки в її ході можуть виникнути різні питання щодо оподаткування сум, нарахованих на підставі цих наказів, і необхідно буде підтвердити формулювання, від якої, як уже було сказано вище, і залежить те, як ці суми будуть відображатися в податковому обліку організації.

Схожі записи
• Зразок заповнення форми Т-10
• Записка-розрахунок про надання відпустки