Ефективність, результативність, система збалансованих показників (ВSС), ключові показники ефективності (KPI), управління по цілям ... Поява цієї термінології в практиці управління підприємством свідчить про те, що сучасна компанія відчуває гостру необхідність в оцінці результатів своєї роботи і роботи свого персоналу, потребує в інструментах мотивації співробітників до більш якісної праці. Однак процес впровадження показників ефективності у багатьох менеджерів викликає ряд побоювань і сумнівів, коли стає ясно, який обсяг роботи необхідно виконати, щоб все це запрацювало.
Д Давайте подивимося на процес впровадження показників ефективності з практичного боку. Одного разу автору статті довелося бути свідком наступної ситуації.
Начальник відділу кадрів ініціював впровадження KPI. Правління, вислухавши 15-хвилинну полум'яну промову фахівця з управління персоналом, обговорило це питання. В ході обговорення з'ясувалося, що для того, щоб створити систему KPI, спочатку треба створити систему збалансованих показників, на що піде багато часу. Або треба запрошувати зовнішніх консультантів, що коштує недешево.
Результат обговорення: ініціатива хороша, але буде відкладена до кращих часів, які коли-небудь настануть.
Але ж працювати треба зараз, і хочеться отримувати ефективні результати роботи як підприємства в цілому, так і співробітників зокрема. Важливо, щоб працівники виконували свої робочі завдання так, як цього вимагає від них компанія.
І що ж вибрати, як бути, якщо весь процес довгий і, на думку багатьох менеджерів, дуже непростий?
Давайте звернемося до термінів і визначень.
BSC (Balanced Scorecard) збалансована система показників - це механізм, за допомогою якого до персоналу доводяться стратегічні цілі і завдання компанії, фактори її успіху.
Саме BSC дозволяє створювати механізм втілення стратегії в життя, оскільки вона чітко формулює цілі підприємства через ключові показники ефективності (KPI).
KPI (Key Performance Indicator RS) ключові показники ефективності є вимірювачами досягнення мети і характеризують ефективність бізнес-процесів підприємства та окремих співробітників.
Впроваджуючи систему збалансованих показників, компанія, всі її підрозділи і співробітники починають рухатися в одному напрямку для досягнення поставлених стратегічних цілей і завдань.
Подивившись на все це пишність термінів з практичного боку, можна констатувати, що BSC дозволяє створити підприємство, в якому результати всіх бізнес-процесів взаємопов'язані і кожен співробітник чітко розуміє, що він повинен зробити на своєму робочому місці для того, щоб досягти загальних цілей підприємства. Тобто перед нами є і механізм (BSC), і кошти його реалізації (KPI).
Однак найчастіше, захоплюючись глобальністю ідеї щодо впровадження BSC, менеджмент організації починає настільки ж глобально оцінювати показники ефективності співробітників. В результаті працівник розуміє, що поставлені перед ним цілі недосяжні, оскільки велика частина процесів, від яких залежить підсумковий результат його роботи, чи не знаходиться в зоні його професійного і функціонального впливу.
Наприклад, в одній компанії було прийнято KPI, єдині для всіх - досягнення підприємством показників по прибутку. Залежно від того, який відсоток прибутку було досягнуто, всі співробітники підприємства або отримували свої бонуси і премії, або не отримували. Думаємо, що коментарі зайві. Особливо зрозуміло розлад секретарів, адміністраторів, бухгалтерії ...
Очі бояться, а руки роблять!
Подивимося на прикладі, як можна сформулювати показники ефективності для менеджера з підбору персоналу так, щоб вони дійсно мотивували його на досягнення результату.
Логіка в розробці показників буде достатньо проста.
Мета підприємства - досягнення прибутку. І можна говорити про яких завгодно варіантах високої мети компанії, але, не досягнувши головного фінансового результату, власникам і акціонерам підприємства буде не до високих матерій. Наприклад, робоча формулювання стратегії підприємства може звучати як досягнення прибутку за рахунок надання ринку / клієнтам якісної послуги / товару. Далі можна створювати море слоганів, якими рясніє телеекран під час рекламної паузи.
Для початку подивимося на відділ з підбору персоналу.
Які цілі реалізовує він для того, щоб підприємство вирішило свої стратегічні завдання?
- Реалізація стратегічних завдань підприємства за рахунок фахівців високого рівня професіоналізму, їх знань, умінь і навичок.
- Залучення персоналу, здатного вирішити професійні завдання, передбачені для посади з необхідним результатом, на вакантні позиції підприємства.
- Залучення персоналу, що розділяє цінності, цілі і завдання підприємства.
- Залучення персоналу, мотивованого на рішення задач підприємства.
- Залучення персоналу на вакантні позиції згідно з термінами, відведеними на пошук нових співробітників.
Поки зупинимося на цьому.
Тепер на перший план виходить безпосередній виконавець цих завдань - менеджер з підбору персоналу.
Наше завдання - мотивувати співробітника для досягнення цілей підрозділу. Але, як відомо, якщо не наділити працівника відповідальністю за результати праці, ніякі високі слова про те, що потрібно реалізовувати стратегію підприємства, значного впливу не нададуть.
Важливо не тільки проінформувати працівника про стратегію компанії, міру його вкладу в загальну справу і ступеня його відповідальності за виконувану роботу, а й продемонструвати, як саме виконання завдань може позначитися на загальному добробуті окремо взятого менеджера. Для цього на підприємствах і введені системи премій. Але якщо премію платити в якості відсотка від загального прибутку підприємства або у вигляді фіксованої суми, яка ніяк не залежить від якості результату роботи співробітника, то в першому випадку співробітник може тривалий час не отримувати премію з не залежних від нього безпосередньо причин і обставин, виконуючи якісно свої завдання, а в другому випадку регулярно отримувати її не будучи результативним працівником.
Наше завдання - уникнути подібних ситуацій.
Отже, ми визначили завдання підрозділу по підбору персоналу, яке покликане, досягаючи результатів, сприяти досягненню підприємством стратегічних завдань.
Тепер визначимо завдання менеджера з підбору персоналу. Вони практично повторюють завдання підрозділу:
- Залучати фахівців з необхідним рівнем професійної готовності до виконання завдань посади і досягнення результатів. Простіше кажучи, шукати і знаходити фахівців, здатних вирішити професійні завдання.
- Шукати і знаходити співробітників, особистісні особливості яких сприяють виконанню професійних завдань з необхідною якістю (мається на увазі відповідний рівень уваги, мислення, пам'яті, здібностей, типу мотивації і т.д.).
- Залучати фахівців, цінності і норми життя яких відповідають цінностям компанії. У цьому випадку йому повинні бути співзвучні корпоративні цінності: не вкради, не говори неправди, поважай, дотримуйся і т.д.
- Шукати і знаходити співробітників з певними особистісними якостями, Які дозволять їм влитися в колектив підрозділу. Іншими словами, вони повинні володіти високим рівнем сумісності, срабативаемості, вміти поводитися в конфліктних ситуаціях.
- Забезпечувати поява нових співробітників в необхідні терміни.
Звузивши завдання, залишимо три:
- Залучати необхідних фахівців, здатних виконувати завдання підприємства
- Залучати необхідних фахівців в планові терміни.
- Залучати необхідних фахівців в необхідній кількості.
Якість або кількість?
Зі списку завдань стає зрозуміло, що важливо оцінити роботу співробітника як з точки зору якості виконання завдань, так і вимірявши кількісну складову.
Почнемо з більш простої задачі - оцінки кількісних показників.
- Виконання планів щодо кількості необхідних фахівців.
- Виконання планів щодо термінів виконання заявок.
Більш складним завданням є визначення якісного критерію.
Для розробки KPI, що оцінює якість роботи, необхідно відповісти на головне питання: як і коли ми зможемо зрозуміти, що на підприємство залучено спеціаліста з необхідними якостями?
Відповідей в цьому випадку кілька:
- Якщо новий співробітник пройшов випробувальний термін, то завдання можна вважати виконаною якісно.
- Якщо співробітник пройшов залікову процедуру за результатами адаптації з енною кількістю балів, то завдання можна вважати виконаною якісно.
- Якщо співробітник відпрацював в компанії більше року, то завдання можна вважати виконаною якісно
Таким чином, результати можуть бути близькими або відстроченими, як то:
- Проходження новими співробітниками випробувального терміну.
- Робота на підприємстві протягом певного періоду.
Необхідно пам'ятати, що введення показників має стимулюючим ефектом, і тому говорити необхідно саме про баланс показників.
Якщо при формуванні KPI для посади менеджера з підбору персоналу ми залишимо тільки кількісні показники, То співробітники перестануть серйозно замислюватися про якість підбору персоналу. Якщо ж зробити акцент на якісних показниках, то постраждає, в першу чергу, швидкість пошуку фахівців.
Створюємо баланс показників
Балансу показників ми можемо домогтися, присвоївши їм вагові значення. Тут вам доведеться подумати, як розподілити вагу. Це багато в чому залежить від стратегічних завдань.
Наведемо для прикладу два типи стратегічних завдань, що стоять перед компанією, і покажемо, як можуть розподілятися вагові значення показників в залежності від цілей (див. Таблицю 1).
Таблиця 1
Згорнути Показати
Дивлячись на Таблицю 1, стає зрозуміло, що в першому випадку, при відкритті магазинів, головна мета - відкрити їх точно в терміни і прийняти в штат необхідне для їх функціонування кількість фахівців. При цьому видно, що така оперативність вже заздалегідь передбачає ризик відтоку нових співробітників на випробувальному терміні, пов'язаний з невідповідністю частини співробітників вимогам посади, але, по всій видимості, компанія йде на це свідомо. Пройшовши перший етап - відкриття магазинів, - вона може змінити вагові значення коефіцієнтів згідно з другим варіантом.
визначаємо періодичність
При визначенні частоти оцінки необхідно враховувати:
- Середню тривалість нормативних періодів підбору фахівців.
- Тривалість випробувального терміну.
Якщо за планами підбору персоналу менеджер по персоналу зобов'язаний укладатися в терміни підбору до одного місяця, то можна сміливо оцінювати показники, що стосуються підбору щомісяця. Але оскільки терміни частіше можуть бути більш тривалими, ми пропонуємо оцінювати роботу менеджера з підбору персоналу, наприклад, раз в квартал. На користь квартальної оцінки говорить і показник за результатами проходження випробувального терміну новими співробітниками.
Як правило, за квартал у вас накопичиться велика статистика щодо виконання менеджером щомісячних планів по підбору і результатами проходження випробувального терміну новачками.
розраховуємо бонуси
Припустимо, що у менеджера з підбору персоналу існує наступна мотиваційна схема сукупного доходу:
- Окладная частина - 50-60% сукупного доходу.
- Змінна частина у вигляді щомісячного бонусу в розмірі 40-50% сукупного доходу.
Можна використовувати декілька варіантів розрахунку. Наведемо приклад найбільш простого розрахунку (див. Таблицю 2).
Таблиця 2
Згорнути Показати
- Розраховуємо% виконання по кожному показнику. Розрахунок здійснюється за формулою (Факт / План) х 100. За всіма показниками у нас вийде наступна картина:
% Виконання Показника 1 \u003d 87%,
% Виконання Показника 2 \u003d 67%,
% Виконання Показника 3 \u003d 60%. - Розраховуємо результуюче значення за показником з урахуванням його вагового значення. Розрахунок здійснюється за формулою (% виконання за показником х на вагу / 100:
Підсумковий Результат по показниках 1 \u003d 26%,
Підсумковий Результат по показниках 2 \u003d 20%,
Підсумковий Результат по показниках 3 \u003d 24%.
Разом менеджером з підбору персоналу план за квартал виконано на 70% за всіма трьома показниками.
Якщо щомісячний бонус менеджера становить при 100-відсоткове виконання плану 9 000 руб., То за квартал його бонус за умови виконання ним плану повністю повинен скласти 27 000 руб.
Наш менеджер виконав план на 70%, відповідно, він отримає бонус у розмірі 18 900 руб.
Ми рекомендували б при розробці системи фінансової мотивації на основі KPI створювати кілька ускладнену систему оцінки результатів, при якій в разі виконання менеджером з підбору персоналу плану нижче певного відсотка, Наприклад, нижче 60%, бонус йому не виплачується.
Ще раз зауважимо, що запропонована система описана в якості прикладу. Ви можете ускладнити її або створити інші умови розрахунку коефіцієнтів або показників, наприклад, ввівши рівні або коефіцієнти виконання завдань.
Чому ця система може не працювати?
Наведемо деякі варіанти можливих причин (див. Таблицю 3).Таблиця 3
Згорнути Показати
Як вирішити задачу командної роботи менеджерів з підбору персоналу?
Відомі факти, коли постановка особистих KPI для кожного співробітника відділу з підбору персоналу приводила до зниження рівня інтенсивності професійних комунікацій між ними, кожен думав тільки про виконання власних завдань, ставали неактуальними взаємодопомога і обмін важливою інформацією.
Змінити цю ситуацію досить просто. Введіть для менеджерів бонус № 2 за виконання завдань відділом. Методика розрахунку аналогічна вже наведеної нами.
Система KPI працює і приносить свою відчутну користь. Як і всі методи, вона не бездоганна, але плюсів в ній явно більше, ніж мінусів, інакше вона не стала б такою популярною.
Сподіваємося, що наш матеріал допоможе вам визначити показники ефективності для ваших менеджерів з підбору персоналу.
З їх допомогою можна оцінити і роботу директора з персоналу.
Використання і розрахунок KPI для оцінки діяльності фахівців і підрозділів
KPI - абревіатура від англ. Key Performance Indicators - ключові показники ефективності діяльності. З їх допомогою можна оцінити діяльність як окремих структурних підрозділів і груп, так і фахівців. Вони залежать від тих цілей, які стоять перед компанією в даний момент.
Всі індикатори KPI, що застосовуються на підприємстві, повинні мати чітке визначення і порядок розрахунку. Все це повинно обговорюватися в локальному нормативному акті, Який стверджує генеральний директор компанії. У такому документі повинні бути наведені формули і приклади, за якими розраховується той чи інший KPI. Як правило, період, за який проводиться оцінка, становить рік, після закінчення якого робляться розрахунки і визначається те, як змінилися показники, характерні для даної посади. Від того, як відрізняються вони від запланованих, залежать додаткові виплати.
Кількість таких індикаторів фахівці рекомендують обмежувати 3-4, але при цьому вони повинні включати як особисті, так і загальні показники, що враховують роботу всього структурного підрозділу / компанії.
Вибір набору KPI для оцінки ефективності директора з персоналу буде залежати від того, що входить в обов'язки співробітника, що займає посаду. На різних підприємствах завдання, що стоять перед директором по персоналу, можуть відрізнятися.
KPI для оцінки блоку "Підбір персоналу"
Для оціни ефективності роботи по залученню персоналу можна використовувати такі показники:
- середній термін заповнення вакантних позицій;
- дотримання бюджету, виділеного на підбір кандидатів;
- cсоотношеніе працівників, які успішно пройшли випробувальний термін до тих, хто його не пройшов;
- рівень плинності кадрів та інше.
KPI для «Начальник відділу кадрів»
Охарактеризувати дієвість кадрового діловодства та обліку можна, використовуючи один або декілька з наступних показників:
- штрафні санкції, накладені трудової інспекцією;
- забезпеченість співробітниками посадовими інструкціями;
- період часу, необхідний для повного оформлення нового співробітника;
- швидкість надання інформації про співробітника за запитами керівництва.
- грошові стягнення, накладені в судовому порядку внаслідок незаконних звільнень;
- швидкість підготовки пакету документів для виходу на пенсію або звільнення;
- обсяги штрафних санкцій або недоотриманого прибутку;
- співвідношення співробітників, незадоволених оформленням звільнення до загальної кількості звільнених.
KPI для блоку "корпоративна культура компанії"
Основні завдання, які доводиться вирішувати директору по персоналу в цьому випадку три: участь у вирішенні виробничих і трудових конфліктів; впровадження та оздоровлення корпоративної культури; планування кар'єрного зростання і розвитку персоналу. Те, як директор по персоналу справляється з першим завданням можна оцінити за допомогою таких показників:
- співвідношення виробничих конфліктів в поточному періоді по відношенню до їх кількості в минулому;
- плинність кадрів;
- социометрический рейтинг сервісних підрозділів.
Оцінити ефективність його діяльності в області корпоративної культури можна за допомогою таких показників, як:
- зміна рівня лояльності співробітників;
- задоволеності їх якістю та умовами праці;
- кількість зауважень і пропозицій щодо коригування і зміни діючих в компанії регламентів і правил по відношенню до загальної кількості прийнятих поправок;
- середній термін розгляду пропозицій і їх прийняття.
KPI блоку "Навчання та Розвиток персоналу"
Наскільки ефективна діяльність директора по персоналу в галузі планування кар'єрного росту співробітників і їх розвитку, можна оцінити за такими індикаторами KPI:
- число сертифікованих співробітників по відношенню до їх загальної кількості;
- продуктивність праці працівників до і після навчання;
- кількість вдалих призначень на вищі посади по відношенню до загальної кількості призначень.
KPI директора з персоналу - бізнес-партнера
Показники KPI для директора по персоналу, роль якого в компанії - стратегічний бізнес-партнер, визначаються з урахуванням того, що в цьому випадку йому доводиться займатися складними комплексними завданнями, такими, як розробка ефективної системи мотивації або забезпечення компанії висококваліфікованими кадрами, які займають провідні позиції в галузі. Те, наскільки створена ним система управління персоналом забезпечує досягнення стратегічної мети, що стоїть перед компанією, можна оцінити за допомогою таких показників:
- продуктивність праці;
- швидкість вирішення виробничих завдань;
- зміна рейтингів сервісних підрозділів в загальному рейтингу структурних відділів компанії.
KPI блоку «Мотивація персоналу»
Для оцінки ефективності системи мотивування застосовуються такі KPI:
- Реалізація стратегічних завдань компанії в поточному періоді в процентному співвідношенні;
- Зміни рентабельність структурних підрозділів;
- Зміна уровеня лояльності, плинності кадрів.
Оцінити, як працює система пошуку і залучення висококваліфікованих фахівців, можна за такими показниками:
- кількість залучених в компанію і працюють в ній топ-менеджерів;
- відношення числа залучених «зірок» до загальної кількості висококласних професіоналів;
- кількість топ-менеджерів, вирощених в кадровому резерві самої компанії;
- проведення професійних експертиз для підтвердження високого класу керівного складу компанії.
Головним критерієм при підборі персоналу є ефективність роботи відділу кадрів, який визначає, які методи краще застосувати і як скоротити бюджет на підбір персоналу в майбутньому. У цій статті ми розповімо про методи оцінка роботи відділу кадрів.
Налагоджена система підбору дозволяє:
- Зменшити витрати часу на простої відкритих вакансій
- Підвищити професіоналізм кандидатів
- скоротити плинність
- Зменшити час на проходження адаптації новачків в організації
- Зберегти дорогоцінний час керівництва на проведення співбесід з малоподходящей здобувачами
- Збільшити відсоток задоволеності керівництва за рахунок підбору цінних співробітників
Методи оцінки роботи відділу кадрів
Щоб оцінити діяльність співробітників відділу кадрів, можна застосувати такі способи, як: KPI, бенчмаркінг, доповідь і рівень задоволеності.
KPI (ключовий показник ефективності)
Для оцінки ефективності відділу слід встановити вимірні показники, які необхідно досягти до певного терміну.
Показники KPI відображають рівень ефективності роботи персоналу. Показники обов'язково повинні мати вимірність, завдяки чому сприяють визначенню хто лідер, а хто ні в компанії. KPI може бути прив'язана до премії, це буде мотивувати персонал досягнення показників, також співробітники можуть заробляти більше завдяки високих трудових результатів.
Як вже було сказано вище, показники повинні мати критерій вимірності і не повинні суперечити.
При розробці KPI визначте:
- чітке назва показника
- цільове значення
- метод вимірювання показника
- частоту виміру
- хто відповідальний за показник
Але пам'ятайте, що KPI не повинен бути фіксованим, показник повинен бути гнучким. Залежно від цілей компанії, будь-яких змін умов може змінюватися.
Розглянемо 3 показника KPI по підбору персоналу:
- Витрати на знаходженні співробітника (C).
С \u003d Загальні витрати на підбір персоналу / кількість закритих вакансій за рік
Щоб скоротити витрати на підбір персоналу, використовуєте такі прийоми:
- Частіше використовуйте Інтернет і соціальні мережі. Розміщення про вакансії в Інтернеті часто безкоштовно на відміну від розміщенні в газетах і журналах
- Беріть участь на виставках працевлаштування, конференціях в ВУЗах
- Опитуйте співробітників, може вони можуть запропонувати кандидатур, зацікавлених у відкритій вакансії
- Ведіть кадровий резерв. Визначаючи кандидатур серед «своїх», організація зберігає цінний час на підбір, покращує продуктивність персоналу, показуючи кар'єрні можливості.
Не забувайте, що здобувач оцінює компанію насамперед по роботі відділу з підбору персоналу, з огляду на це приділяйте велику увагу досягненню показників KPI.
- Час закриття вакансії. Встановіть середня кількість робочих днів від розміщення вакансії до прийому на роботу співробітника. Показником можна оцінити не тільки відділ кадрів, а й конкретних співробітників. Вести рейтинг, де можна визначити, хто з менеджерів по персоналу працює ефективніше, тобто швидше знаходить персонал.
- Якості рекрутингу (Q).
Q \u003d Здобувачі, що проходять адаптацію / Найняті співробітники * 100%
Час, коли оцінюється робота кандидата може бути різною, але в основному після завершення випробувального терміну. У разі якщо адаптацію пройшли всі новачки, якість рекрутингу дорівнюватиме 100%. Наприклад, якість виявилося нижче встановленої норми, тоді буде правильніше розірвати трудовий договір, Щоб уникнути витрат часу і розтрати бюджету.
бенчмаркінг
Інструмент передбачає оцінку показників роботи відділу кадрів з наступним порівнянням роботою відділу кадрів еталонної компанії. Застосування бенчмаркінгу дозволяє побачити шляхи поліпшення для збільшення ефективності підбору персоналу
Типи кадрового бенчмаркінгу:
- Суб'єктивні показники. Наприклад, рівень задоволеності (для отримання достовірних результатів, використовуйте норми рівня задоволеності для різних структурних підрозділів. Порівняння допоможе виявити «відстаючі» напряму і розставити важливість для роботи з персоналом);
- Об'єктивні показники.
За даними отриманими після проведення анкетування, спрямованого на оцінку рівня задоволеності, можливо оцінити індикатор мотивації персоналу. Але результати анкети засновані на абсолютних показниках, однак для прийняття зважених рішень потрібно враховувати і відносні значення.
Фірми, у яких основний вид діяльності є підбір персоналу, ефективність підбору персоналу оцінюють за допомогою різноманітного кількості показників: кадровий бюджет, мотивація, навчання,% відкритих вакансій, витрати на підбір, плинність кадрів, час закриття вакансії і інші.
доповідь
Доповідь готується для директора компанії і містить інформацію про динаміку роботи відділу кадрів. Доповідь повинна містити актуальну інформації надаватися щомісяця.
рівень задоволеності
Щоб оцінити рівень задоволеності застосовуйте анкети або простий опитувальник для визначення рівня задоволеності внутрішніх клієнтів.
Приклад опитувальника для оцінки рівня задоволеності роботою відділу кадрів:
Відділ __________________________
ПІБ начальника відділу ___________________
Дата опитувальника _____________________
- Вкажіть кількість відкритих вакансій у вашому відділі
- Ви задоволені роботою нових співробітників, які знаходяться на випробувальному терміні?
- Скільки співробітників звільнилося на етапі випробувального терміну? Причини звільнення.
- Ви задоволені професійним знанням новачків?
- У вас є побажання щодо поліпшення процесу підбору персоналу?
Розробка kpi для служби персоналу.
відповідь
Відповідь на запитання:
При розробці ключових показників ефективності для співробітників служби персоналу розробіть власні показники, які врахують всі особливості роботи фахівця, або ж застосувати типові показники, розроблені для співробітників аналогічних спеціальностей інших організацій.
В останньому випадку необхідно вивчити типові показники і зробити глибокий аналіз можливості повної та якісної оцінки праці фахівців своєї організації з їх допомогою. Справа в тому, що через специфіку роботи організації і конкретного співробітника застосувати до нього показники ефективності, які використовуються в інших компаніях, не завжди можливо (вони не дозволяють оцінити в повній мірі його внесок в процес).
Приклади KPI для фахівця з кадрового документообігу
| Найменування ключового показника ефективності (КPI) | опис | спосіб визначення |
| відповідність кадрових документів встановленим вимогам | Визначає якість оформлюваної документації | Виявити сукупність документів, оформлених без помилок. Наприклад: з 50 вибіркових документів - 100%, 50%, 25% оформлені без помилок |
| Підсумковий бал за результатами регулярного незалежного аудиту кадрових документів | Визначає якість оформлення кадрових документів в рамках вимоги трудового законодавства і вимог нормативних актів організації | Аналог першого показника, але використовується в разі регулярного аудиту кадрового діловодства |
| Кількість оброблюваних документів | Визначає навантаження і швидкість оформлення кадрових процедур і документів | Визначте загальну кількість оформлюваних документів в місяць на одного фахівця з кадрового діловодства |
| Терміни обробки документів | Визначає своєчасність оформлення документів і кадрових процедур | Визначте як період від подачі заявки на обробку або оформлення документа до передачі замовнику. Наприклад: в встановлену дату, раніше, пізніше |
| Витрати на ведення документообігу | Визначає сукупність витрат на організацію того чи іншого процесу | Наприклад, визначається критична вартість вивільнення персоналу: виплати за судовим рішенням, розмір виплат по звільненню, розмір компенсацій за угодою сторін |
| Кількість штрафів і приписів | Визначає якість оформлення кадрових документів в рамках вимоги трудового законодавства | Аналіз приписів і штрафів, нарахованих за результатами перевірки трудової інспекції та інших перевіряючих органів щодо кадрових процедур |
Як відомо, система KPI будується на основі цілей компанії. Метою служби персоналу є ефективне використання співробітників організації. Вона реалізується за допомогою заходів з планування, відбору, адаптації, навчання, оцінки персоналу, а також оплату праці, компенсацій і безпеки праці. Після визначення мети вони перетворюються в завдання для кожного співробітника. Потім підбираються відповідні показники, за допомогою яких можна оцінити ступінь досягнення цих цілей.
При розробці KPI пам'ятаєте, що, по-перше, кожен показник повинен мати назву, визначення, вага і встановлений метод для вимірювання. По-друге, співробітникам необхідно дати можливість впливати на ситуацію встановлення цільових значень. По-третє, не слід встановлювати більше п'яти KPI, це утруднить обробку результатів і є ризик, що співробітник сфокусується на другорядних цілях. Перелік можливих KPI для служби персоналу в таблиці нижче.
| Посада | Показники ефективності |
| Директор з персоналу | - плинність персоналу |
- час закриття вакансії; - витрати на підбір; |
|
| Менеджер з навчання | - Якість навчання; - витрати на навчання; |
| Менеджер по оцінці | - виконання плану оцінки; - якість проведення оцінки; - витрати на оцінку |
| Менеджер по мотивації | |
KPI для менеджера по оцінці.
Змінна частина зарплати такого працівника буде залежати від набраного за місяць процентного співвідношення KPI. Так, наприклад, якщо йому встановлено оклад 20000 рублів, максимальна змінна частина також 20000 рублів. Якщо він виконає роботу на 50%, то отримає 30000 рублів (замість максимальних 40000 рублів).
Таке планування може вестися на кожного кадрового співробітника. Розрахунок зарплати буде аналогічним.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1. Журнали та книги:
Персонал / Мотивація і оплата праці
Розбираємося, по яким KPI оцінювати співробітників HR-служби
Проблема 1. Як розробити KPI для кожного співробітника відділу персоналу?
Проблема 2.Хто повинен встановлювати KPI для директора по персоналу?
Проблема 3. Що робити, якщо KPI не виконується?
KPI (ключові показники ефективності) зараз активно застосовують для мотивації персоналу, прив'язуючи результати до оплати праці. але головна помилка багатьох компаній в тому, що для оцінки вибирають не ті показники або оцінюють максимальне їх кількість. Тому першочергове завдання при створенні системи KPI - це правильно розробити показники для кожного співробітника, щоб у персоналу було чітке розуміння, з якою метою потрібно досягти і яка нагорода за це буде. Давайте розберемо, які KPI можна встановити для співробітників HR-служби, як визначити їхню соціальну значимість і яким способом виміряти.
Встановлюємо KPI для кожного співробітника HR-служби
Як відомо, система KPI будується на основі цілей компанії. Метою служби персоналу є ефективне використання співробітників організації. Вона реалізується за допомогою заходів з планування, відбору, адаптації, навчання, оцінки персоналу, а також оплату праці, компенсацій і безпеки праці. Після визначення мети вони перетворюються в завдання для кожного співробітника. Потім підбираються відповідні показники, за допомогою яких можна оцінити ступінь досягнення цих цілей.
При розробці KPI пам'ятаєте, що, по-перше, кожен показник повинен мати назву, визначення, вага і встановлений метод для вимірювання. Подруге, співробітникам необхідно дати можливість впливати на ситуацію встановлення цільових значень. По-третє, не слід встановлювати більше п'яти KPI, це утруднить обробку результатів і є ризик, що співробітник сфокусується на другорядних цілях. Давайте розглянемо, які показники можна встановити для менеджера з підбору, навчання, оцінки якості та директора з персоналу (перелік можливих KPI для служби персоналу в таблиці нижче).
Перелік можливих KPI для співробітників HR-служби
| Посада | Показники ефективності |
| Директор з персоналу | - Дотримання бюджету на персонал; - якість побудови системи мотивації та стимулювання; - фінансова віддача витрат на персонал; - плинність персоналу |
| Менеджер з підбору персонала | - Кількість закритих вакансій; - час закриття вакансії; - витрати на підбір; - плинність персоналу на випробувальному терміні |
| Менеджер з навчання | - Якість навчання; - кількість навчених співробітників; - витрати на навчання; - кількість проведених заходів |
| Менеджер по оцінці | - Кількість розроблених профілів посад; - виконання плану оцінки; - якість проведення оцінки; - витрати на оцінку |
| Менеджер по мотивації | - Плинність серед HiPo-співробітників (працівники з високим потенціалом); - різниця між доходом ефективних і неефективних співробітників; - витрати на мотивацію персоналу; - виконання плану по мотивації персоналу |
| Менеджер по корпоративну культуру | - Кількість корпоративних заходів; - кількість співробітників, які відвідали заходи; - задоволеність або залученість співробітників в заходи; - розвиток каналів комунікацій в компанії |
KPI для менеджера з підбору персоналу. Завдання цього фахівця - вчасно і в потрібному обсязі закривати вакансії компанії. Виходячи з цього, менеджеру з підбору можна встановити такі показники.
- Час закриття вакансії (к-ть днів роботи над усіма вакансіями за звітний період: загальна кількість закритих вакансій).
- Кількість закритих вакансій ((к-ть закритих вакансій / загальна кількість вакансій) × 100%).
- Витрати на підбір (загальна сума витрат на всіх прийнятих працівників / к-ть прийнятих співробітників).
- Плинність персоналу на випробувальному терміні ((к-ть співробітників, які успішно пройшли випробувальний термін / загальна кількість прийнятих працівників) × 100%).
Не встановлюйте велику кількість KPI, досить п'яти показників
KPI для менеджера з навчання. Для цього фахівця рекомендуємо встановлювати не тільки кількісні показники (кількість організованих заходів, витрати на навчання і т. П.), Але і якісні. Адже в навчанні важливо не стільки кількість проведених тренінгів, скільки його успішність, можливість застосовувати отримані навички на практиці. Тому особливу увагу приділіть такому показнику, як якість навчання. Він складається з форми навчання (що вибрав менеджер: тренінг чи семінар, ділову гру або гри-симуляції), умов, в яких проходило навчання (дане приміщення, оснащення і т. П.), І якості отриманих знань. Наскільки якісно навчилися співробітники, перевіряється тестуванням отриманих знань. Показником буде кількість правильних відповідей до загальної кількості питань тесту. Також якість перевіряється оцінкою задоволеності навчанням.
Ірина КОМАРОВА, менеджер з персоналу ТОВ «Побутсервіс» (м Барнаул):
«Для менеджера з навчання можна встановити наступні показники ефективності:
- обсяг навчання / кількість співробітників, які пройшли навчання протягом року, кількість годин на одного працівника (порівняйте план з навчання з тим, що зроблено в реальності);
- загальна сума витрат на навчання (звірте, що було закладено в бюджеті і витрачені суми);
- кількість підтвердили свою кваліфікацію працівників до загальної чисельності персоналу або кількість підтвердили свою кваліфікацію до загальної кількості навчених працівників;
- кількість співробітників, регулярно проходять оцінку за компетенціями, а саме: відсоток навчальних програм, які планується провести за результатами оцінки ».
KPI для менеджера по оцінці.
Робота цього фахівця, як правило, вимірюється кількісними показниками. Ось найпоширеніші.
- Кількість складених профілів посади ((факт / план) × 100%). Профілі посад - робочий інструмент менеджера по оцінці, вони необхідні, щоб якісно проводити оціночні заходи.
- Виконання плану оцінки ((факт / план) × 100%). Цей показник застосовується, якщо в компанії співробітників оцінюють регулярно.
- Дотримання графіка оцінки ((к-ть заходів, проведених в термін / загальне число проведених заходів) × 100%). Оцінюючи за цим показником, враховуйте, наскільки був порушений графік.
- Витрати на оцінку ((фактичний бюджет / плановий бюджет) × 100%). Показник дозволяє отримати уявлення, чи правильно менеджер прогнозує витрати і як використовує виділений на оцінку бюджет.
- Якість оцінки (скільки співробітників, які пройшли оцінку, поліпшили свої результати ((к-ть співробітників, які поліпшили результати / к-ть співробітників, які пройшли оцінку) × 100%). Показник допомагає зрозуміти, чи правильно менеджер виявляє компетенції, які співробітникам необхідно розвинути після оцінки.
Розстановку ваги для KPI починайте з найбільш значних показників
KPI для директора по персоналу. Показники, за якими оцінюється керівник служби, повинен бути максимально близький до набору ключових завдань підрозділу, а в ідеалі повністю збігатися з ним. Виходячи з традиційного кола обов'язків директора з персоналу, можна встановити йому наступні показники.
- Дотримання бюджету на персонал ((фактичні витрати / планові витрати) × 100). Показник дає зрозуміти, чи вдається HR-директору прогнозувати витрати на персонал (включаючи ФОП) і дотримуватися їх.
- Плинність кадрів ((число звільнених співробітників / середньооблікова кількість працівників) × 100%).
- Фінансова віддача витрат на персонал (обсяг виробництва (в грошовому вираженні) / фактичні витрати на персонал). Використовуючи цю формулу, ви дізнаєтеся, скільки продукції виробляє компанія на кожен рубль, витрачений на персонал.
- Задоволеність співробітників роботою. Показник розраховується за даними опитування ((к-ть лояльних співробітників / К-ть опрошен- них) × 100%).
Виходячи з бізнес-задач, для директора можуть бути встановлені і такі показники: стандартизація роботи HR-підрозділу, автоматизація HR-процесів, централізація HR-функцій, побудова системи мотивації і стимулювання, формування HR-бренду.
Анна Фомічова, експерт з управління персоналом, кандидат педагогічних наук, доцент (Москва):
«Приймаючи рішення про розробку KPI для директора по персоналу, необхідно проаналізувати, на якій стадії розвитку бізнесу знаходиться компанія і які стратегічні цілі вона перед собою ставить. Параметри KPI для так званих витратних підрозділів, до яких відносять HR-службу, мають місце тоді, коли прозорі і зрозумілі цільові установки і очікувані результати в усіх напрямках діяльності компанії в цілому. Виходячи з цього, можна прописати KPI для директора по персоналу, який в свою чергу є не тільки відповідальним виконавцем, а й внутрішнім бізнес-партнером. Саме в цьому випадку буде ясно, в яких бізнес-проектах буде задіяний HR (крім початково традиційних), які заходи і яким чином він буде здійснювати і як результат вплине на кінцеве досягнення стратегічної мети. Оцінка складеться зі значень, що відображають, наскільки успішно HR впорається з поставленими завданнями ».
Як встановити вагу KPI
Для того щоб встановити вагу, необхідно з'ясувати значущість кожного показника виходячи із стратегічних цілей компанії. Наприклад, для вашої компанії важливо, щоб співробітники покращували свої показники після оцінки, тоді якістю оцінки присвоюйте значну вагу (50 відсотків). Припустимо, оцінка проводиться нерегулярно, графік дотримувати не так важливо, значить, привласнюєте низька вага (10 відсотків) цим показником. Зверніть увагу, вага можна встановлювати як у відсотках, так і в частках.
Крім цього, пам'ятайте, що розстановку ваги необхідно починати з найбільш значних показників, вага показника не повинен бути «важче» 50 відсотків і «легше» 5 відсотків (в частках - від 0,05 до 0,5), KPI з суб'єктивної оцінкою не повинні мати велику вагу, сума всіх KPI повинна становити 100 відсотків (в частках - 1). Приклад розстановки ваги - дивіться нижче
вага KPI менеджера по навчанню
Як виміряти показники ефективності
Порада
Пам'ятайте, що кількісні показники обов'язково повинні бути рахунковими, щоб забезпечити їх вимірність, а якісні - порівнянними.
Для того щоб виміряти показники, кожному з них встановлюється план (бажаний рівень результатів за цим показником), вага (показує значимість показника), факт (фактичне значення показника за вказаний період). Потім результати порівнюються за фактом виконання кожного показника (приклад нижче). Але можна порівнювати KPI і по нормі, тобто по нижньому граничному значенню виконання показника (приклад нижче). Підсумкові результати, отримані шляхом порівняння, використовуються для нарахування премії.
Порівняння результатів KPI за фактом виконання
| Показник (в частках) | план | факт | вага | Виконання (вага × (факт / план)) |
| Дотримання графіка оцінки | 1 | 0,7 | 0,1 | 0,07 |
| Виконання плану оцінки | 1 | 0,8 | 0,1 | 0,08 |
| 0,7 | 0,5 | 0,3 | 0,21 | |
| Витрати на оцінку | 1 | 1 | 0,5 | 0,5 |
| РАЗОМ: | 1 | 0,86 |
Порівняння результатів KPI по нормі
| Показник (в частках) | план | факт | норма | результат |
| Дотримання графіка оцінки | 0,9 | 0,7 | 0,8 | виконано |
| Виконання плану оцінки | 1 | 0,7 | 0,9 | Не виконано |
| Кількість розроблених профілів посад | 0,7 | 0,5 | 0,6 | Не виконано |
| Витрати на оцінку | 1 | 1 | 1 | виконано |
| РАЗОМ: | 0,5 |
Ми рекомендуємо використовувати порівняння показників за фактом виконання, так як норма не є гнучким і привабливістю для співробітників і вимагає постійного перегляду. До того ж, бачачи, що норма не виконується, співробітник може далі не працювати над показником.
Що робити, якщо KPI не виконується
Якщо KPI не виконується, необхідно знайти причини цього і усунути їх. Серед причин неефективної роботи системи показників виділяють:
- неможливість виміряти показники;
- невідповідність показників цілям компанії;
- неефективне керівництво (помилки в плануванні керівником роботи підрозділу, постановці завдань підлеглим і контролі виконання).
І, звичайно ж, одним з головних чинників є невиконання показників працівником з поважних і неповажних причин. Наприклад, при встановленні KPI не взяли до уваги вплив інших показників. Припустимо, оцінка показує, що менеджер з підбору не виконує показник «Кількість закритих вакансій», а насправді не було враховано вплив іншого показника - «складність закритих вакансій». Співробітник закрив всього дві вакансії з п'яти покладених, але зате це керівний склад компанії.
Ірина ШЕНДРИК, начальник відділу компенсацій та пільг ЗАТ «УК Холдингу" Теплоком "» (Санкт-Петербург):
«Невиконання KPI може відбуватися з кількох причин, серед них: - некоректне визначення показників; - неправильне визначення оціночних критеріїв. Некоректне визначення показників може бути результатом неправильного побудови бізнес-процесів, встановлення показників, які не важливі в поточній діяльності, тому вони виконуються в останню чергу, або встановлення показників, на які працівник не може вплинути. Наприклад, часто відділу персоналу встановлюється показник - відсоток проходження співробітниками компанії випробувального терміну. Цей показник нездійсненний, якщо аналогічного немає у керівників підрозділів, так як на результат випробувального терміну впливає, як правило, безпосередній керівник. Неправильне визначення оціночних критеріїв передбачає встановлення неправильних термінів або відсотка виконання. Адже не дарма одним з принципів KPI є реалістичність ».
Матеріал підготувала Оксана Вілінська, провідний експерт журналу «Кадрове справа»
З повагою і побажанням комфортної роботи, Світлана Горшнева,
експерт Системи Кадри
У статті розповімо, що таке ключові показники ефективності (KPI), як розраховують KPI. Даємо докладний покроковий алгоритм для впровадження KPI. Розповімо, як використовувати цей показник для мотивації персоналу. Бонус - таблиця з прикладами KPI для кадровика.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
★ Мотивація персоналу
Що таке KPI
Розшифровка KPI означає в перекладі з англійської (Key Performance Indicators) - «ключові показники ефективності». Іноді KPI перекладають як «ключові показники результативності», але цей варіант поширений менше. систему KPI використовують великі корпорації з розвиненою мережею філій і великим штатом.
KPI - це важливий і дієвий інструмент HR-менеджера, який дозволять:
- Оцінити ефективність роботи персоналу.
- Контролювати збереження ефективності в ході робочого процесу.
- Керувати робочим процесом.
- Ставити конкретні цілі перед персоналом.
Простими словами пояснити керівництву і співробітникам, що таке kpi, вам допоможе Алла Піскунова, HR директор компанії «ЛГК-логістика»:
Приклад ключових показників ефективності (kpi)
У штаті великого магазину побутової техніки 12 продавців-консультантів. HR-менеджер магазину оцінює ефективність роботи продавців за наступними критеріями:
критерій №1 - співвідношення числа покупців, з яким спілкувався продавець, з числом тих, які згодом зробили покупку (у відсотках);
критерій №2 - середній чек покупця;
критерій №3 - відсоток перевиконання плану.
Цей мінімальний набір критеріїв вже дозволяє розрахувати KPI (ключові показники) продавця і оцінити його ефективність. Менеджер по кадрам може контролювати виконання KPI-показників і збереження ефективності протягом дня чи місяця. Експерти журналу «Директор з персоналу» розкажуть,
За визначенням KPI дозволяє управляти робочим процесом і ставити конкретні завдання перед персоналом. Як це відбувається на практиці:
У нашому прикладі мінімальний набір критеріїв для розрахунку KPI. На практиці, середня кількість критеріїв KPI становить 5-8.
Приклади KPI для фахівця з кадрового документообігу
Види ключових показників ефективності
Ключові показники ефективності бувають прості і похідні.
Приклади простих KPI:
- KPI результату (показники результату, виражені кількісно або якісно);
- KPI витрат (показники кількості витрат).
Приклади похідних показників KPI:
- KPI продуктивності - співвідношення результату і витраченого часу;
- KPI ефективності - співвідношення результату і витрачених ресурсів.
Експерти журналу «Директор з персоналу» підкажуть,
і зрозуміти, чи не помилилися ви, коли ставили їм KPI.
3 головних принципирозробки KPI
Принцип №1.показники KPI повинні бути прості і легко вимірні.
Це дасть можливість порівняння і запобіжить дезінформацію.
Принцип №2. Витрати на вимірювання повинні бути нижче, ніж користь відвпровадження KPI.
Занадто складна і дорога процедура вимірювання показників зведе нанівець всі плюси від переходу на KPI.
Принцип №3. Результати вимірювань повинні використовуватися в роботі.
Якщо вимірювати показники тільки для звіту і не робити надалі ніяких кроків, то вимірювання безглузді.
Експерти «Системи Кадри» навчать грамотно
Плюси і мінуси KPI
|
|
якрозрахувати KPI: Алгоритм і приклад
алгоритмрозрахунку KPI
Крок 1.Вибираємо від 3 до 5 показників ефективності.
Наприклад, показники для продавця інтернет-магазину:
- Нові замовники.
- Покупці, які зробили повторне замовлення.
- Позитивні рекомендації.
Крок 2. Визначаємо вагу кожного показника. Сумарна вага показників - 1, а найбільшу вагу - у самого важливого.
- Нові замовники - 0,5.
- Покупці, які зробили повторне замовлення - 0,25.
- Позитивні рекомендації - 0,25.
Крок 3.Збираємо і аналізуємо дані за обраними показниками протягом місяця.
Крок 4. Розраховуємо KPI за формулою:
індекс KPI \u003d Вага показника * Факт / План
Факт - фактичний результат
План - плановий результат.
Крок 5. Розраховуємо зарплату з урахуванням індексу KPI.
Приклад розрахунку KPI
Така система розрахунку мотивує продавців залучати нових клієнтів і працювати зі старими.
Скористайтеся матеріалами «Системи Кадри»:
Матриця KPI фахівця з продажу
Матриця KPI водія-експедитора
Впровадження KPI в компанії: 7 етапів
Етап 1.З'ясовуємо, які показники впливають на прибуток. Визначаємо, хто в компанії впливає на ці показники.
Етап 2.Вибираємо ключові показники, тобто показники, які найбільшою мірою впливають на прибуток. Призначаємо відповідального за них співробітника. Для кожного відділу призначаємо по 2-3 чітких KPI.
Етап 3.Пояснюємо співробітникам, як досягнення ключових показників впливає на оплату праці (матеріально мотивуємо).
Етап 4.Стежимо за тим, чи вдається співробітнику досягти цільових показників. Якщо так, переходимо відразу до Етапу 6.Якщо немає - до Етапу 5.
Етап 5.З'ясовуємо причину. Якщо провини працівника немає, міняємо умови. Якщо не справляється співробітник, міняємо на іншого.
Етап 6.Постійно коригуємо систему KPI - видаляємо застарілі показники і додаємо нові.
Етап 7.Коригуємо систему мотивації: пояснюємо які параметри і як будуть впливати на оплату праці.
KPI - це ключові показники ефективності співробітника. Систему KPI використовують великі корпорації з розвиненою мережею філій.
KPI - це інструмент HR-менеджера, який дозволять оцінити ефективність роботи персоналу, управляти робочим процесом, а також ставити конкретні цілі перед персоналом.
