"Логіка Бізнесу" (ГК "Аплана") спеціалізується на створенні та впровадженні власних ECM-рішень. У тому числі протягом майже 10 років компанія веде розробки на базі СПО-платформ, з 2012 року віддаючи перевагу платформі Alfresco. Про це розповідає керівник практики Alfresco компанії «Логіка Бізнесу» Олег Бейлезон, у віданні якого перебувають усі питання, пов'язані зі створенням тиражних продуктів на Alfresco, їх впровадженням та кастомізацією.

Олеге, розкажіть, будь ласка, як давно «Логіка Бізнесу» розпочала розробку рішень на СПО, які були передумови?

Розробку власних рішень на СПО наша компанія розпочала близько 10 років тому, коли не було ні тренду на імпортозаміщення, ні навіть Alfresco як кандидата у партнери. Тоді я ще не працював у Логіці Бізнесу, але причини старту розробок на СПО мені зрозумілі. По-перше, сам напрямок на використання СПО в органах держвлади було визначено у 2008-2009 роках, коли було прийнято відповідні нормативні акти. ІТ-компаніям треба було відповідати цим вимогам. По-друге, як такий запит на мультивендорність існував у Логіці Бізнесу історично. Спочатку ми були орієнтовані на одного вендора - компанія працювала на IBM Domino, але вже тоді стало зрозуміло, що потрібні нові платформи, щоб охопити коло замовників. В результаті пошуків нашого шляху у напрямку СПО були зроблені реальні проекти на різних стеках СПО, і лише у 2012 році оформилося розуміння необхідності розробок на Alfresco.

З якими складнощами компанії довелося зіткнутися, починаючи роботу на СПО? Наприклад, як 10 років тому було з кваліфікованими кадрами на СПО-напрямок?

Фахівців зі СПО завжди було чимало. Складність полягала в тому, що СПО належало до зони «студентської» розробки - на відміну від ПЗ пропрієтарних вендорів, які завжди контролювали кваліфікацію розробників. Ще одна складність була пов'язана зі свободою вибору: кількість СПО-продуктів, які можна було використовувати, нікому не звітуючи, була чимала вже тоді. Вибрати з цього достатку рішення, яке можна промислово впроваджувати, зокрема у великих замовників, було нелегко. Натомість досвід, який ми здобули, подолавши ці складнощі тоді, згодом дуже нам у нагоді.

- Чому ж у результаті «Логіка Бізнесу» обрала Alfresco?

Як я вже казав, у 2009 році, коли ми почали працювати зі СПО, Alfresco було маловідомим, незрілим продуктом. Але до 2012 року, коли ми серйозно перейнялися питанням вибору СПО-партнера, це вже було рішення класу Enterprise з відмінною кросплатформенністю, на основі сучасних технологій. Для нас однією з важливих складових було те, що Alfresco - система, що дуже розширюється. Ці можливості закладені архітектурно: в Alfresco можна, не торкаючись основних функцій ядра, наростити функціональність. Можна було прийняти за основу тут частину, де Alfresco найсильніша - управління контентом, і навіть продовжувати розвивати продукт. Відкритий код теж дуже важливий: ми довіряємо рішенню, але іноді виникає потреба вивчити внутрішні механізми, і тоді відкритість коду стає суттєвою перевагою.

У 2012 році свої рішення на Alfresco висунули кілька інших розробників СЕД. Яка картина спостерігається на цьому ринку зараз?

Ринок рішень на Alfresco зберігся і навіть розвинувся і це ще один показник правильного шляху. Єдине в чомусь рішення відлякує замовників! Не всі ті, хто тоді створював тиражні продукти на Alfresco, вижили, але більшість продовжує працювати на цій базі. Загалом кількість компаній, залучених до цього бізнесу, суттєво збільшилася. Ринок росте навіть швидше, ніж ми гадали. Якщо у 2012 році про Alfresco не кожен і чув, то тепер ми маємо справу з ринком, у якому вже сотні професіоналів, безліч рішень, сформована інфраструктура.

Які взагалі особливості СПО-платформ і як ваша компанія вирішує проблеми, що супроводжують СПО-розробки?

Проблема СПО – це зворотний бік його переваг. Це, наприклад, низький поріг входу у цей світ: щоб розпочати розробку на СПО, достатньо зайти на сайт, завантажити необхідні програми та почати розробляти. Але те, що таким чином скачується, часто не вільне від проблем і, як правило, вільне від підтримки. Розробник використовує це на свій страх та ризик. Крім того, є плутанина з ціноутворенням: багато хто вважає, що вільне означає безкоштовне. Є категорія замовників, яка хоче отримати все безкоштовно чи надзвичайно дешево, і є низка ІТ-компаній, які цей імідж безкоштовності підтримують, роблять дешеві проекти та потім не можуть забезпечити якість та масштабування. Цей «антифлер» СПО продовжує оточувати ринок досі!

Що стосується технологічних проблем, то вони скрізь існують, але відкрите ПЗ дає можливість швидше розібратися, що йде не так, за допомогою не тільки вендора, а й спільноти, і самостійно.

- Що є розробки «Логики Бізнесу» на Alfresco сьогодні?

Ми дотримуємося наступного підходу: між технологічною платформою та кінцевим рішенням для замовника є масштабний сервісний шар. Він включає ті функції, які необхідні всім продуктам на всіх проектах, але західні вендори їх не поставляють. Цей шар, разом із рішеннями зі збирання, ми і називаємо платформою. Наше платформне рішення так і називається: "Логіка: ПЛАТФОРМА". На ній виросла та оформилася СЕД – раніше відома як «Логіка: СЕД» на платформі Alfresco. Наше нове рішення Логіка: СЕД включає як платформу, так і СЕД на її базі. Плюс ми приділяємо увагу архівному рішенню на нашій платформі, на початку наступного року плануємо його презентувати.

Нещодавно Логіка Бізнесу оновила всю свою лінійку - це стосується не тільки рішень на Alfresco. Які були причини?

Відбувся певний перегляд підходу. З квітня поточного року всі наші продукти будуються на єдиному базисі – «Логіка: ПЛАТФОРМА». При цьому ми використовуємо кілька різних технологічних платформ, основні з яких – Alfresco та IBM FileNet, їх ми плануємо триматися найближчим часом. На їх основі будуються наші продукти – «Логіка: СЕД», «Логіка: ЮЗЕДО», рішення щодо обробки фінансової документації.

- Чи збігається функціонал, скажімо, Логіки: СЕД на Alfresco і на IBM FileNet?

У всіх основних функціях ці рішення збігаються. Різна історія їхнього розвитку дає деяку різницю у фічах, але інтегрально рішення на обох платформах - зрілі рішення для управлінського документообігу.

- Чи з'явилися в оновленій лінійці Логіка: СЕД нові функції?

Скажімо так: новації з'являються незалежно від лінійок, розвиток усіх наших рішень ми ведемо безперервно, випускаємо 2-4 оновлення на рік по кожному продукту. Інша справа, що в 2017 році ми перейшли на нову версію Alfresco і дали можливість нашим клієнтам цей перехід теж здійснити: оновили їх платформи, впровадили в інтерфейс користувача принципово нові можливості. Це дало стрибок за продуктивністю. З того часу розвиток йде еволюційним шляхом: ми додаємо корисні функції, реалізуємо в кожному релізі десятки покращень, з яких 5-10 повинні бути суттєвими - такими, щоб замовники реально відчули розвиток продукту.

Наприклад, в останньому релізі, який розгорнуть на нашій демо-майданчику, розгорнуто місце користувача по роботі з договірними документами, додані форми, покращено інтерфейс, покращено пошук зв'язуваних документів. Це не революційні зміни, але вони дають користувачеві більше робочого простору, що дозволяють концентруватися на деталях. Загалом, останній реліз - це втілення 90 нових запитів, зокрема від клієнтів, їх 13 - доопрацювання внутрішнього архіву.

- Чи з'явиться в лінійці Логіка: ЮЗЕДО на Alfresco?

- «Логіка: ЮЗЕДО» - спочатку кросплатформовий продукт, але в майбутньому все можливе.

- Як справи з мобільним клієнтом «Логики: СЕД»?

Чи приростемо ми мобільним клієнтом - це питання вирішуватиметься виходячи з побажань замовників. Вони, в силу обмежень безпеки, не завжди можуть працювати з мобільних пристроїв у внутрішньому контурі. Ми самі зараз не розвиваємо мобільний напрямок, але у нас історично працює рішення на базі iOS, крім цього, веб-інтерфейс дозволяє спокійно працювати у мобільних браузерах. І наш інтерфейс дуже відкритий, що дає змогу підключити будь-який партнерський продукт.

- Які компанії, за вашими спостереженнями, найчастіше вирішують впроваджувати СЕД на Alfresco?

Причин для переходу багато, очевидні пов'язані з імпортозаміщенням. Адже говорячи про платформу Alfresco, ми насамперед маємо на увазі її вітчизняну збірку – систему «МСВСфера Інфообіг» від «Національного центру підтримки та розробки».

Наше рішення знаходиться в Реєстрі вітчизняного ПЗ, тенденції імпортозаміщення тут важливі, але замовники, у тому числі не з держсектора, мають інтерес і до технологічної платформи як такої. Платформа завоювала авторитет, до того ж цінова політика Alfresco у Росії, особливо з урахуванням нашого особливого партнерського статусу, дуже вигідна. Великих замовників приваблює також перспектива отримати рішення із відкритим кодом, яке надалі можна контролювати власними силами.

- Якими темпами зростає база клієнтів Логіки Бізнесу по Alfresco?

Оскільки ми орієнтуємося на великих замовників, ми не говоримо про приріст у рази. Але з моменту старту товару кількість замовників вже обчислюється десятками. Це і нові клієнти, які обирали рішення з нуля, і перейшли з інших рішень - компаній, неохоплених СЕД, практично не залишилося, і перехід з інших платформ - це найчастіший сценарій. Так, зараз ми розглядаємо перехід на Alfresco зрілої СЕД великого підприємства нафтогазової галузі, чиїм критеріям перестало задовольняти західне рішення. Одночасно ведемо підготовку інших проектів у нафтогазі, держсекторі, банках, промисловості. Як бачите, поділ по галузях великий, і щоб забезпечити зростання кількості проектів, нам необхідно зростати і самим.

– Ви згадали демо-стенд. Що він є?

Наша нова версія Логіки: СЕД, як і всі попередні, доступна для всіх, і інтерес до неї зростає. Демо-стенд знаходиться на нашому віртуальному майданчику, щоб отримати доступ до нього, достатньо заповнити заявку на нашому сайті. Структура демо-версії розрахована на 10-15 користувачів, і кожен може залежно від того, який процес СЕД необхідно переглянути, вибрати місця, вивчити інтерфейс і функціональність, сформулювати питання до нас. Демо-рішення повністю функціональне, тут навіть вирішено питання ЕЦП (у нашому партнерстві з «Кріпто ПРО»), реалізовано сумісність із будь-якими браузерами.

Повністю автоматизується зовнішній та внутрішній документообіг, також у контур системи входить договірна діяльність, контроль виконавчої дисципліни в організації та документообіг нарад та протоколів.

«Логіка: СЕД» базується на платформі МСВСфера Інфооборот, яка постачається компанією «НЦПР» і є системою управління контентом, для створення інформаційних систем корпоративного класу найширшого спектра призначення.

Важливою складовою ECM-систем є якісний захист інформації. У нашій країні гарантом якості захисту інформації є ФСТЕК Росії та сертифікат, що видається цим органом. "Логіка Бізнесу" отримала відповідний документ, і продукт "Логіка: СЕД" включений до Державного реєстру сертифікованих засобів захисту інформації. Таким чином, замовники, Вибирають наш продукт для автоматизації документоорієнтованих бізнес-процесів, можуть бути впевнені в надійності та збереженні своїх даних,

"Логіка: СЕД" 2.8

10 грудня 2019 року компанія «Логіка Бізнесу» повідомила про випуск чергового релізу продуктів власної розробки на базі Alfresco/МСВСфера Інфооборот. У версії 2.8 користувачів очікує покращений інтерфейс, розширення функціоналу роботи з електронним підписом, а також підвищення гнучкості атрибутивного пошуку. Реліз 2.8 доповнив функціональність відразу двох базових продуктів компанії «Логіка Бізнесу» на Alfresco/МСВСфера Інфообіг: «Логіка: ПЛАТФОРМА» та «Логіка: СЕД». Докладніше .

Інтеграція з «МойОфіс»

Реліз "Логіка: СЕД" 2.6

19 лютого 2019 року компанія «Логіка Бізнесу» випустила реліз 2.6 для продуктів «Логіка: ПЛАТФОРМА» та «Логіка: СЕД» на платформі Alfresco/МСВСфера Інфооборот. Реліз включив у себе 53 покращення ініційованих групою розвитку напряму та побажаннями клієнтів. Докладніше .

2018

Сумісність із Postgres Pro 10

Опис «Логіки СЕД» на основі Alfresco/МСВСфера Інфооборот

За словами розробників системи, автоматизація управління документами за допомогою «Логіка: СЕД» на платформах Alfresco / МСВСфера Інфообіг призводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень, покращення виконавської дисципліни, а значить, до загального підвищення якості корпоративного та державного управління.

На жовтень 2018 року система допомагає вирішувати такі завдання:

• Організація ефективної роботи з договорами
• Забезпечення якісного контролю над виконанням доручень керівників
• Автоматизація документообігу органів влади
• Зниження витрат на пошук та надання доступу до документів
• Оптимізація бізнес-процесів обробки документації
• Мінімізація трудовитрат працівників при роботі з документами
• Підвищення рівня контролю виконавчої дисципліни працівників
• Максимально безпаперовий внутрішньокорпоративний документообіг
• Підвищення ефективності роботи із заявками
• Управління документами у рамках системи менеджменту якості
• Робота з документами, що становлять комерційну таємницю
• Реалізація проектного документообігу та можливості колективної роботи
• Створення єдиного інформаційного простору для зберігання та обробки документів організації

Система легко адаптується під ці та інші завдання, пов'язані з обробкою документів, за допомогою вбудованих налаштувань, розробки додаткових модулів, інтеграції з іншими системами.

Система «Логіка: СЕД» на платформах Alfresco / МСВСфера Інфооборот призначена для управління корпоративним контентом та контент-орієнтованими бізнес-процесами у середніх та великих комерційних та державних підприємствах, що мають велику кількість територіально-розподілених підрозділів та безліч контрагентів.

Ефекти від застосування:

• В органах влади:
  • Підвищення якості надання державних послуг
  • Зниження витрат на забезпечення роботи органів влади
  • Поліпшення виконавської дисципліни, підвищення керованості
  • Підвищення прозорості та відкритості діяльності
  • Створення основи комплексної інформаційної системи типу «електронний уряд» (міжвідомчий документообіг, ЕАР, архіви, портали держпослуг)
• Для комерційних компаній:
  • Підвищення керованості
  • Оперативне реагування на зміни
  • Термін окупності системи становить від півроку до двох років
  • Збільшення конкурентоспроможності компанії на ринку

2017

Інтеграція з Information Leak Detection

Система ILD допомагає гарантовано визначити джерело витоку конфіденційної інформації на паперових носіях. Алгоритм роботи рішення полягає у створенні індивідуальних копій документа, з яким працівники працюють у системі електронного документообігу. ILD запам'ятовує кілька параметрів документа: алгоритм перетворення, дату та час видачі копії, і навіть ідентифікаційні дані співробітника. Таким чином, у разі витоку відомостей ILD достовірно визначає співробітника, з чиєї вини вона сталася. Докладніше про інтеграцію технологій можна прочитати.

"Логіка СЕД 2.0" на основі Alfresco/МСВСфера Інфооборот

Продукт переведений на версію 5.1 платформи Alfresco/МСВСфера Інфооборот. Ця ECM-платформа створена на вільному програмному забезпеченні (СПО).

Версія 2.0. перероблено механізм обробки карток документів, додано редагування файлів формату Microsoft Office, Open Office та LibreOffice безпосередньо з картки документа.

Додано ряд функцій:

• накладання резолюцій на документи,
• первинний розподіл документів,
• централізоване відстеження статусу документа,
• можливості роботи з дорученнями та організаційно-розпорядчими документами.
• доповнено інструментарій продукту налаштування рішення під час впровадження та експлуатації замовниками та партнерами.

У цій версії системи реалізовано 16 доповнень користувача функціоналу та 29 змін у функціоналі налаштування та адміністрування системи.

2015

Випуск "Логіки СЕД" на платформі МСВСферу Інфооборот

15 грудня 2015 року компанії «Логіка бізнесу» та «Національний центр підтримки та розробки» заявили про випуск рішення для електронного документообігу на платформі «Логіка СЕД» та «МСВСфера Інфооборот».

В якості основи для інтеграції цих двох рішень використовувався механізм штрих-кодування: картці документа і документу присвоюється єдиний штрих-код, який може друкуватися на наклейці (для документів, що надходять) або на документі (для видаваних в організації та документів, що відправляються).

Цей документ містить унікальний ідентифікаційний номер (UNID). Його наявність допомагає при пошуку документа в СЕД. При потоковому скануванні штрих-код документа, що реєструється, зчитується сканером, після чого образ документа автоматично прикріплюється до відповідної картки. Згодом користувач може знайти документ із використанням сканера штрих-кодів.

«Потокове введення даних – найважливіший компонент будь-яких рішень для управління документами. Тому вибір платформи для цього завдання є критично важливим для ефективної роботи з корпоративним контентом, - зазначив Олег Бейлезон, головний ECM-архітектор "Логики бізнесу". - Ми ще раз проаналізували представлені на ринку рішення у цій галузі та дійшли висновку, що найбільш оптимальними залишаються рішення.

Переклад "Логіки СЕД" на платформу Alfresco версії 4.2

Реліз вересня 2014 року системи «Логіка СЕД» переведено на останню версію платформи Alfresco 4.2, яка надає низку істотних покращень:

• Змінено глобальний дизайн сторінки користувача, що дозволяє більш раціонально використовувати розмір екрану. Крім того, механізми побудови заголовка стали більш гнучкими та динамічними.
• Поліпшилася продуктивність системи
• Додано нові можливості налаштування інтерфейсу користувача Share
• Спрощено можливості публікації контенту
• Додані можливості групового завантаження контенту
• Задіяна досконаліша версія движка бізнес-процесів Activiti, що дозволяє будувати більш гнучкі бізнес-процеси

Функціонал «Логіки СЕД» зазнав таких змін:

• Реалізовано дашле «СЕД», що дозволяє розпочати роботу з документами СЕД прямо з домашньої сторінки Alfresco
• Реалізовано можливість ручного введення реєстраційних номерів документів з перевіркою їхньої унікальності
• Додані нові можливості в робоче місце користувача СЕД:
• * Робота з документами, доданими до «Вибраного»
• * Робота зі списком останніх переглянутих документів
• * Налаштування складу та порядку виведення стовпців атрибутів документа при їх виведенні у списку
• * Експорт в Excel вміст будь-якого списку
• Здійснено редизайн форм створення та редагування всіх документів
• Додані додаткові записи до історії документа для більшої її зрозумілості
• Додано можливість перегляду історії руху документа за статусами життєвого циклу у графічному вигляді
• Реалізовано контроль дублікатів під час закладу нового контрагента
• Додано дію «вкласти в...», що дозволяє перенести всередину документа СЕД будь-який файл репозиторію Alfresco
• Додані типові звіти: зведення за тематиками документів, доручення, виконані з порушеннями термінів
• Розширено можливості адміністратора для налаштування робочих місць користувачів

На початок жовтня заплановано вихід релізу 1.1.2, який включатиме:

• Поліпшений типовий процес узгодження документів, що дозволяє налаштовувати та використовувати багатоетапні маршрути узгодження різної складності
) випустила навесні 2014 року рішення «Логіка СЕД» на СПО-платформі Alfresco. Рішення містить усі необхідні функції для автоматизації документообігу за російськими правилами. Завдяки відсутності вартості ліцензій відрахувань за користувачів вигода замовника може досягати 30% щодо загальноринкових розцінок.

На квітень 2014 року інформаційна система «Логіка СЕД» на платформі Alfresco – це рішення для автоматизації управлінського документообігу та діловодства, а також для вирішення інших завдань щодо роботи з неструктурованими документами.

Рішення «Логіка СЕД» на Alfresco успадковує всі переваги цієї платформи і додає до неї всі необхідні функції з автоматизації документообігу за російськими правилами: вхідні, внутрішні та організаційно-розпорядчі документи (ОРД), нормативно-довідкові документи, управління договорами та багато іншого .

Принципова відмінність від інших СЕД-продуктів, створених на платформі Alfresco, полягає в тому, що «Логіка СЕД» повністю успадковує базовий інтерфейс користувача Alfresco Share. Таким чином, поряд з функціональністю СЕД замовник отримує всі інші можливості Alfresco: репозиторій документів будь-якого типу, механізм організації просторів спільної роботи (сайтів) та багато іншого.

Додати до календаря 01.11.2018 11:00 01.11.2018 13:00 Europe/Moscow "Логіка: СЕД" на СПО-платформі Alfresco. Просто про складнощі документообігу»

· Плани щодо розвитку продукту.

Онлайн,

"Логіка: СЕД" на СПО-платформі Alfresco. Просто про складнощі документообігу»

Програма

• Учасники

1 листопада відбудеться вебінар "Логіки Бізнесу" з СЕД на СПО-платформі Alfresco/МСВСфера Інфооборот. Олег Бейлезон, керівник практики Alfresco компанії "Логіка Бізнесу", розповість:

· як за допомогою одного рішення повністю автоматизувати документообіг;
· Плюси та мінуси відкритої технологічної платформи для замовника;

· Можливості оптимізації бізнес-процесів за допомогою СЕД;

· Вигода від застосування: трохи про те, як її виміряти;

· Плани щодо розвитку продукту.

Вебінар буде цікавий для представників усіх галузей. Якщо ви працюєте з папером, якщо відчуваєте, що рутина та традиційний документообіг гальмує ефективність вашої організації, підключайтеся!
Ми розповімо, як легко вирішити складності документообігу.

Alfresco — інформаційна платформа з відкритим кодом, розробником якої є компанія Alfresco Software Inc (Великобританія). Платформа не є системою електронного документообігу, але на її основі можна самостійно або за допомогою спеціалістів збудувати готову систему.

Проекти щодо побудови єдиної ECM-системи на базі Alfresco сьогодні реалізовані у багатьох країнах: Франція, Швейцарія, США, Великобританія, Бельгія, Японія, Мексика, Італія. За світовими мірками, це одна з найпоширеніших систем електронного документообігу та управління проектами.
У Росії Alfresco також застосовна, її використовують багато великих компаній зі складними бізнес-процесами та розгалуженою оргструктурою. Розробники російської компанії Citeck вже реалізували на Alfresco проекти різного характеру в компаніях: BNP Paribas Cardif, General Electric, Unilever, DHL, Газпром космічні системи, Райффайзен банк, Уряд Москви та інших.

Вибір на користь Alfresco часто обумовлений 7 основними причинами:

1. Вільне програмне забезпечення (Open Source Software) та відкрита ліцензія. Це дозволяє збільшувати кількість робочих місць без ліцензійних витрат;
2. Велика кількість системних напрацювань Alfresco Software Inc та численної спільноти. Весь інструментарій у розвиток системи;
3. Відомий бренд. Alfresco – світовий лідер серед програм організації електронного документообігу;
4. Зручний мультимовний веб-інтерфейс (у тому числі російською мовою). З його допомогою здійснюється доступ до загальних документів із будь-якої точки світу через захищене з'єднання;
5. Низькі вимоги до ІТ-ресурсів: можливість інтеграції в будь-яку ІТ-інфраструктуру організації;
6. Затребувані інтегровані компоненти в системі: спільне календарне планування, підтримка нарад, управління кейсами, облік та контроль документів та багато іншого;
7. Повна кросплатформенність - серверна та клієнтська частини можуть працювати під управлінням різних операційних систем, таких як: MS Windows, Linux, Mac OS X та ін.

Відмінна риса системи від більшості продуктів з відкритим кодом - це стабільність роботи та можливість масштабування під завдання бізнесу будь-якого розміру.

Загалом Alfresco, це унікальна система, яка автоматизує процеси керування контентом та охоплює повний життєвий цикл більшості типів документів: договорів та пов'язаних з ними документів, первинної фінансової документації, вхідної та вихідної кореспонденції, доручень та завдань, наказів та розпоряджень, документів з техніки безпеки та охорони праці, кадрових заявок та наказів, документації на тендери та закупівельного процесу.

Система вміє керуватися будь-яким видом документів. У корпоративній практиці вони поділяються на два типи даних: структуровані та неструктуровані.

Структуровані документи часто представлені у вигляді таблиць та записів, що зберігаються в облікових системах (1С, SAP, Oracle та інших). До неструктурованих відноситься контент, що виходить за рамки загальної структури - набір файлів та папок, медіа та відеофайли, розташовані на зовнішніх носіях або в інтернеті. І управлінням неструктурованим контентом займається окремий клас систем, зокрема Enterprise Content Management (ECM), яких і належить Alfresco.

Компанія Citeck реалізує проекти на базі ECM Alfresco більше ніж 7 років на території Росії та інших країнах пострадянського простору.

Чому вибирають нас… Таких причин багато, але є три ключові:

1. У 2014 році компанія Citeck підписала партнерську угоду з ТОВ «НЦПР», що є офіційним представником Alfresco Software, Ltd у Росії та країнах СНД.
   Таким чином Citeck може використовувати єдину платформу управління корпоративними інформаційними ресурсами -Alfresco Enterprise Edition - при ;
2. Співробітники компанії сертифіковані на "Alfresco Certified Engineer";
3. Ми пропонуємо своє рішення на базі Open Source російської збірки. Наша платформа Сiteck ECOS входить до .

Описувані версії систем: Citeck ECOS 3.2.a, Alfresco Community 5.1.f.

Перелік скорочень

Таблиця 1. Скорочення

Основні поняття системи

Сервер додатків— програмний компонент Java Enterprise Edition, який дозволяє запускати та виконувати програми Java.

Структура системи Alfresco

Триланкова структура

Alfresco дотримується триланкової архітектури (Малюнок 1):

• сховище даних (Physical storage);
• сервер додатків Alfresco (Alfresco Content Application Server);
• клієнтські програми Alfresco (Alfresco Client).

Рисунок 1 – Структура ланок Alfresco

Ланка «Сховище даних» складається із сховища файлів (File System) та бази даних (Relational DB). Сховище файлів використовується для зберігання вмісту документів (файлів) та версій документів. Решта інформації (метадані) зберігається в БД. Схема бази даних Alfresco не є публічним API, що часто змінюється від версії до версії Alfresco, і тому не повинна бути використана при взаємодії з Alfresco. Замість цього, для взаємодії з Alfresco рекомендується використовувати один з багатьох публічних сервісів (Embedded API, Remote API, див. нижче).

Ланка «Сервер додатків» надає розширені послуги для роботи з документами. Вся бізнес-логіка роботи з даними зосереджена на цій ланці. Для роботи з різними видами клієнтів сервер додатків надає різні види зовнішніх протоколів, такі як CMIS, REST API, CIFS, IMAP та інші. З іншого боку, із сховищем даних сервер додатків працює через з'єднання з СУБД (JDBC) та механізми файлової системи ОС. Завдяки використанню цих механізмів як сховища даних можна використовувати будь-які реалізації СУБД та файлових систем, єдина істотна вимога – наявність необхідних драйверів JDBC та ОС.

Ланка «Клієнтські програми» представлена ​​різними клієнтськими програмами Alfresco. Це можуть бути як веб-клієнти в браузері, так і програми для настільних та мобільних платформ та навіть доступ через механізми файлової системи (CIFS, FTP, WebDAV).

Описана архітектура дозволяє реалізовувати різні види документноорієнтованих програм, таких як управління файлами (Document Management - DM), управління веб-контентом (Web Content Management - WCM), управління документами (Records Management - RM) та інші.

Структура сервера програм

Сервер програм Alfresco є веб-додатком Java і складається з різних компонентів. На верхньому рівні структура сервера програм представлена ​​нижче (Малюнок 2).

Рисунок 2 – Структура сервера програм Alfresco

Сервер додатків слід розглядати як розширену СУБД, що надає широкий спектр послуг з документами:

• послуги для роботи з контентом (Content Services) — моделювання, пошук, управління версіями, багатомовність, експорт/імпорт, перетворення контенту, класифікація контенту через категорії та теги, виділення полів метаданих із контенту;
• сервіси управління (Control Services) - бізнес-процеси, правила та політики, права доступу, аудит доступу, генерація попереднього перегляду, публікація;
• сервіси взаємодії (Collaboration Services) - вибране, мені подобається, стрічка подій, вікі, блоги, форуми.

Ці послуги надаються через низку програмних інтерфейсів та протоколів:

• внутрішні інтерфейси (Embedded APIs) - інтерфейс для Java, JavaScript, FreeMarker (шаблони), мови для моделювання контенту та бізнес-процесів;
• зовнішні інтерфейси (Remote APIs) - інтерфейси веб-сервісів (SOAP), веб-скриптів (REST), а також CMIS API (варіанти для SOAP та REST);
• інші протоколи (Protocols) – CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.

Архітектура сервера додатків дозволяє реалізовувати різні види модулів та розширень до стандартного набору інтерфейсів:

• моделі контенту;
• бізнес процеси;
• додаткові послуги для Java, JavaScript, FreeMarker;
• правила та дії, політики;
• додаткові веб-скрипти (REST API).

Взаємодія із суміжними системами

Для реалізації своїх послуг сервер додатків користується послугами суміжних систем. Зокрема використовуються сторонні системи для:

• індексації та пошуку (Lucene, SOLR);
• аутентифікації (LDAP, NTLM, Kerberos, External)
• перетворення контенту (LibreOffice, ImageMagick, SWF Tools).

Індексація та пошук – абсолютно необхідні функції у більшості програм Alfresco. У нових версіях Alfresco більше не використовує підсистему Lucene та рекомендує використовувати SOLR.
Підсистема пошуку підтримує ряд суттєвих додатків характеристик:

• перевірка прав доступу перед видачею результатів пошуку користувачеві;
• підтримка різних мов пошуку, зокрема Full Text Search, CMIS, Lucene.

Підсистеми автентифікації дозволяють делегувати функцію автентифікації користувачів зовнішнім системам. Найчастіше при інтеграції з інфраструктурою підприємства цих цілей використовуються сервіси служби каталогів, такий як Microsoft Active Directory. За такої інтеграції інформація про користувачів імпортується з AD в Alfresco, а автентифікація проходить по одному (або декільком) з протоколів LDAP, NTLM, Kerberos. Порівняння протоколів автентифікації наведено нижче (Таблиця 2)

Таблиця 2. Порівняння різних протоколів аутентифікації

При використанні NTLM сервер Alfresco грає роль "людини посередині", за фактом експлуатуючи вразливість протоколу. Тому підтримується лише NTLM версії 1. Протокол NTLM версії 2 не підтримується під час взаємодії з Active Directory, оскільки автентифікація у сторонніх сервісах є призначенням протоколу NTLM. Рекомендованим протоколом автентифікації під час інтеграції в інфраструктуру підприємства є Kerberos.

Перетворення контенту використовуються для різних цілей, зокрема для генерації попереднього перегляду та ікон, друку, масштабування зображень. Для перетворення офісних форматів (і PDF) використовується LibreOffice, для перетворення зображень (і PDF) — ImageMagick, для перетворення PDF у SWF для перегляду — SWF Tools.

Зазначені служби можуть працювати як служби Windows, але в поставці Alfresco за промовчанням це не передбачено.

Ресурси, необхідні для роботи Alfresco

Апаратні ресурси

Дуже грубо вимоги Alfresco до системи можна визначити таким чином.

Для 50 одночасно працюючих або 500 зареєстрованих користувачів:

1,5 GB JVM RAM 2x server CPU (or 1xDual-core)

Для 100 одночасно працюючих або 1000 зареєстрованих користувачів:

1,5 GB JVM RAM 4x server CPU (or 2xDual-core)

Для 200 одночасно працюючих або 2000 зареєстрованих користувачів:

2,5 GB JVM RAM 8x server CPU (or 4xDual-core)

Якщо передбачається розгортати сервер Alfresco у віртуальному середовищі, ці цифри слід множити на два.

Обсяг БД залежить в основному від зразкового обсягу карток, наприклад, кількість документів 1000 х кількість полів 20 х середній розмір поля 10 байт х середня кількість версій 5 х фактор індексації 2 = 1000 х 20 х 10 х 5 х 2 = 2 000 00 2 Мб.

Якщо за документами ставляться процеси, ведеться історія або зберігається інша додаткова інформація, це слід враховувати.

Об'єм дискового простору залежить від розміру контенту документів, наприклад, кількість документів 1000 х середній розмір 1 Мб х середня кількість версій 5 = 1000 х 1 х 5 = 5000 Мб = 5 Гб.

Розмір дискового простору для індексу (lucene, SOLR) обчислюється подібним чином, причому у кілька разів менше (орієнтовно втричі).

Програмні ресурси

• При стандартній установці Alfresco на Windows-системи створюються такі служби:
• alfrescoPostgreSQL – для запуску PostgreSQL – СУБД, яка обслуговує базу даних Alfresco;
• alfrescoTomcat – для запуску Apache Tomcat – контейнер сервлетів, який обслуговує веб-програми Alfresco.

Якщо дані імена служб були зайняті, то інсталятор вибирає аналогічні незайняті імена, наприклад, alfrescoPostgreSQL-1 або alfrescoTomcatnuml.

При встановленні на Linux-системи створюється єдина служба alfresco, яка запускає всі необхідні компоненти Alfresco (за замовчуванням PostgreSQL та Tomcat).

Компоненти Alfresco займають за промовчанням такі мережеві порти TCP (таблиця 3).

Таблиця 3. Порівняння різних протоколів аутентифікації

Порт	Компонент	Протокол	Опис
5432	PostgreSQL	PostgreSQL
8080	Tomcat	HTTP	Порт веб-застосунків
8443	Tomcat	HTTPS	Порт веб-застосунків
8009	Tomcat	AJP
8005	Tomcat		Shutdown-порт
8000	Java		Налагоджувальний порт Java (за замовчуванням вимкнено)
7070	VTI	SharePoint	Підтримка онлайн-редагування
21	Alfresco	FTP	Можна вимкнути у alfresco-global.properties
445	Alfresco	CIFS	Можна включити до alfresco-global.properties
50500	Alfresco	RMI	Також кілька інших портів RMI 8100 LibreOffice
8100	LibreOffice	LibreOffice

Якщо дані порти вже зайняті іншим, то при установці Alfresco можна вказати інші порти для PostgreSQL, Tomcat і VTI, а порти Alfresco налаштувати файл alfresco-global.properties. Якщо потрібно встановити інші порти після встановлення, це також можна зробити, необхідно звернутися до посібників з налаштування компонентів.

Методи розширення та налаштування Alfresco

Alfresco поширюється у вигляді WAR-файлу (WAR - Web Archive - формат архівів Java) або декількох WAR-файлів, які необхідно інсталювати на сервер(и) програм Java (наприклад, Apache Tomcat або JBoss Application Server). Розширення і модулі зазвичай запаковуються всередину веб-додатків, тоді як елементи конфігурації розташовуються в окремому місці - т.зв. shared classpath (для Tomcat це папка tomcat/shared).

Alfresco підтримує такі варіанти упаковки сторонніх розширень:

• не запаковані файли;
• ZIP-архів;
• JAR-файли;
• AMP-файли.

JAR-файл (JAR - Java Archive) - це формат архівів Java, він підтримується усіма серверами програм Java. JAR-файли встановлюються в shared classpath або прямо в папку WEB-INF/lib веб-програми. Однак у цьому випадку не гарантується їх цілісність, тому ці файли рекомендується запаковувати в AMP-архіви.

AMP-файл – це формат модуля Alfresco (AMP – Alfresco Module Package), який також є перейменованим ZIP-архівом зі спеціальними угодами про внутрішню структуру. При установці AMP-файлу його вміст стає частиною WAR-файлу.

Елементи конфігурації розміщуються в shared classpath. Зокрема, основний конфігураційний файл alfresco - файл alfresco-global.properties знаходиться в корені shared classpath (для Tomcat це папка tomcat/shared/classes). Конфігурація інших розширень розташовується шляхом classpath:alfresco/extension (для репозиторію Alfresco) і classpath:alfresco/web-extension (для Alfresco Share). Часто використовувані конфігураційні файли наведені нижче:

• alfresco/extension/*-log4j.properties - файли конфігурації журналу log4j;
• alfresco/extension/subsystems/Authentication - файли конфігурації підсистеми аутентифікації (наприклад, взаємодія з MS Active Directory);
• alfresco/extension/custom-vti* — файли конфігурації модуля VTI (підтримка SharePoint Protocol для онлайн-редагування документа);
• alfresco/web-extension/share-config-custom.xml – custom-конфігурація Share.

Лог-файли Alfresco (журнали подій)

Лог-файли Alfresco в залежності від версії Alfresco розміщуються або в кореневій папці Alfresco, або в папці tomcat/bin, або в корені файлової системи (Linux). Alfresco генерує по одному лог-файлу на веб-програму. Відповідно, у стандартній інсталяції мають бути лог-файли:

• alfresco.log - журнал подій репозиторію Alfresco
• share.log - журнал подій Alfresco Share (веб-інтерфейсу)
• solr.log - журнал подій SOLR (сервіс індексації)

Крім того, свої журнали веде Apache Tomcat, вони розміщуються в папці tomcat/logs:

• catalina.out для Linux, alfrescotomcat-stdout.YYYY-MM-DD.log для Windows - стандартний висновок Apache Tomcat
• localhost_access_log.YYYY-MM-DD.txt - журнал обслуговуваних запитів

Для всіх вищезгаданих файлів журналів налаштована ротація, кожен день створюється і використовується новий файл, проте старі файли не видаляються. Якщо потрібно видаляти і старі файли, необхідно відповідним чином скоригувати налаштування Alfresco та Tomcat.

Модулі розширення Citeck ECOS

Трирівнева структура модулів

Модулі розширення призначені для додавання нового функціоналу до системи Alfresco. Для того щоб забезпечити максимальне повторне використання функціоналу в різних областях застосування використовується трирівнева структура:

1. модулі ядра (core) - містять базовий функціонал, що застосовується в широкому спектрі додатків (подібно до самої Alfresco);
2. модулі додатків (applications) — містять функціонал, застосовуваний лише у певних додатках управління документами, наприклад, управління договорами (contracts), управління довіреностями (attorneys), управління наказами (orders) тощо.
3. модулі застосування (custom) — містять функціонал, застосовний лише у конкретному запровадження системи у конкретній організації. Кожна організація має свій набір модулів.

У типовому впровадженні системи беруть участь модулі ядра, один або кілька модулів додатків (можна і без них) та модулі впровадження.

Інфраструктура Alfresco дозволяє в модулях більш специфічних рівнів перевизначати реалізацію та конфігурацію модулів загальніших рівнів. Зокрема, у модулях впровадження можна перевизначати модулі додатків та модулі ядра.

Склад та функції модулів ядра

До складу ядра системи Citeck ECOS входять такі модулі:

• 1st-override-repo;
• 1st-override-share;
• idocs-repo;
• idocs-share.

Модулі із суфіксом «-repo» призначені для встановлення у веб-додаток alfresco.war (репозиторій Alfresco), модулі із суфіксом «-share» призначені для встановлення у веб-додаток share.war (Alfresco Share — веб-інтерфейс).

Модулі з префіксом 1st-override- призначені для перевизначення файлів Alfresco. Модулі з префіксом idocs- містять основний функціонал ядра системи Citeck ECOS.

Серед функцій, які додає система Citeck ECOS до системи Alfresco, можна назвати такі основні функції.

Журнали.Являє собою можливість документно-орієнтованого перегляду та пошуку різних видів документів та інших об'єктів у системі. Відмінна риса журналів - це облік специфіки різних видів контенту та відображення лише релевантних атрибутів у кожному конкретному випадку.

оргструктура.Є можливість моделювання структури організації, в якій використовується система через вбудований механізм груп Alfresco. Відмінна риса — можливість позначати групи різними мітками, що відповідають різним видам підрозділів та посадових осіб. Завдяки використанню механізму груп є можливість видачі прав на підрозділи та посадові особи, а також постановки завдань посадовим особам.

Шаблони.Шаблони контенту дозволяють генерувати за заданим шаблоном контент документа. Шаблони карток дозволяють генерувати за заданим шаблоном пов'язані документи, такі як листи узгодження, історію доступу тощо. Шаблони сповіщень дозволяють настроювати надсилання поштових повідомлень за заданими подіями. Шаблони автонумерації дозволяють генерувати номери документів за заданим шаблоном. Також підтримуються шаблони формату docx (MS Word 2007).

Розширені можливості процесів.Можливості з автоматичної видачі прав на час завдання та їх відібрання після закінчення завдання. Можливість застосування документів до завдань. Підтримка заступників.

Життєві цикли.Можливість простого опису життєвого циклу документів як сукупності станів і переходів з-поміж них. Відмінна риса компонента життєвих циклів - це простота реалізації та розширення життєвих циклів навіть після їх запуску. Реалізовано базові бізнес-процеси (узгодження, підписання тощо), з яких можна складати життєві цикли документів.

Підтримка звітності.Автоматичне вивантаження інформації у зовнішню базу спрощення побудови звітності з допомогою сторонніх коштів.

Кейс-менеджмент.Можливість організовувати кейси – спеціальні контейнери із довільними типами вкладень.

Інтеграція.Можливість синхронізувати довідники Alfresco із зовнішніми джерелами. Підтримуються такі джерела даних як SQL-сумісні БД, XML-файли, прості файли (для імпорту контенту). Можливе також розвантаження інформації у зовнішні сховища.

Картка документа.Можливість складати картку документа з різних розділів (кардлетів), можна переставляти розділи та вказувати довільні умови їхнього відображення.

Користувальницький інтерфейс.Різні візуальні компоненти, що розширюють можливості Alfresco Share та підвищують зручність використання системи.

Склад та можливості модулів додатків

До складу модулів додатків входять такі модулі:

• contracts - управління договорами;
• attorneys - управління довіреностями;
• orders - Управління наказами.

Модулі додатків розгортають у системі сайти (сайт договорів, сайт довіреностей тощо) та журнали для керування відповідними видами документів, містять визначення моделей та форм для цих видів документів, визначення спеціальних політик та попередньо встановлених шаблонів, а також деякі налаштування за замовчуванням, які можна перевизначати у модулях застосування.

Опис сервісу синхронізації

Сервіс синхронізації дозволяє синхронізувати дані у різних сховищах даних. Серед таких сховищ підтримуються:

• репозиторій Alfresco;
• зовнішні бази даних;
• папки із XML-файлами;
• папки із довільними файлами.

Сервіс синхронізації оперує такими основними абстракціями:

• Object DAO — сервіс доступу до якогось сховищу даних, розрізняються Source DAO (джерело даних) і Target DAO (приймач даних);
• Object Type — тип об'єктів, яким оперує Object DAO, кожен Object DAO оперує своїм типом об'єктів, наприклад об'єкти репозиторію, записи БД, елементи XML і т.п.
• Object Info — інформація про об'єкт типу Object Type, що існує або потенційний, Object DAO дозволяє отримати Object Info з Object Type і створити (оновити) Object Type за Object Info;
• Object Converter - перетворює Object Info з формату Source DAO у формат Target DAO;
• Sync Configuration - параметри синхронізації: звідки переносити (Source DAO), як перетворювати (Object Converter), куди переносити (Target DAO).

Нижче наведено схему потоків даних при синхронізації (Малюнок 3). Перетворення відбувається за такою схемою:

1. Source DAO отримує черговий набір об'єктів для синхронізації (або всі або тільки оновлені з моменту останньої синхронізації);
2. Source DAO перетворює отримані об'єкти в формат Object Info;
3. Object Converter забезпечує узгодження форматів Object Info між Source DAO та Target DAO; перетворення окремих полів можуть використовуватися додаткові об'єкти Object Converter;
4. Target DAO створює або оновлює об'єкти відповідно до отриманої інформації.

Сервіс синхронізації підтримує завантаження зв'язків об'єктів завдяки спеціальним реалізаціям Object Converter, які дозволяють знаходити та (або) створювати пов'язані об'єкти відповідно до конфігурації.

Для підвищення швидкості імпорту/експорту в сервісі синхронізації підтримується багатопотокова робота та об'єднання синхронізації декількох об'єктів в одній транзакції. Можна регулювати максимальну кількість одночасних транзакцій (тобто кількість потоків) та максимальну кількість об'єктів у транзакції.

Завантажити опис Citeck ECOS та Alfresco.