Почему нужно сопроводительное письмо
Общеизвестный факт, что преимуществ больше у тех, кто пишет сопроводительные письма.
Очень часто ваше сопроводительное письмо, приложенное к резюме, может сказать работодателю больше, чем само резюме.
Этот документ способен показать работодателю, насколько вы умеете показать себя, и вполне может быть, что грамотно составленное сопроводительное письмо может привлечь внимание работодателя (пока еще потенциального) к вашей персоне.
Также не менее важно, что сопроводительное письмо — это хорошая возможность выделиться на фоне общей массы соискателей и показать, что вы в достаточной степени владеете этикетом делового общения.
Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Просто до того, как выслать свое резюме по назначенному адресу, вы пишите обращение к заинтересованному лицу, тем самым давая понять, что обращаетесь не вслепую к кому попало, а именно к этому работодателю.
Не забывайте, что он так же заинтересован в вас, как и вы в нем, ведь ему нужен человек, который за определенную плату решит возникшую в его компании задачу. Вежливо попросите его обратить внимание на ваше резюме и постарайтесь доказать, что можете по праву претендовать на вакантную должность. В качестве аргументов приведите ваши реальные достижения и ключевые навыки. Делать это нужно исходя из приоритетов и потребностей работодателя.
В конце сопроводительного письма можно кратко выразить благодарность за интерес к вашей кандидатуре.
- «На основании вышеизложенного имею честь претендовать на данную должность, прошу учесть мое искреннее желание работать именно в вашей компании».
- «...не далее, как месяц назад из раздела новостей вашей компании я узнал о том, что вы выиграли тендер... и успешно укрепили свои позиции на рынке... в связи с чем выражаю вам свое искреннее уважение... Осведомлен о недавно открывшейся у вас вакансии, поэтому хотел бы предложить свою кандидатуру...»
Структура сопроводительного письма
Ниже представлена типовая структура сопроводительного письма, в начале которой располагается классический вариант шапки делового письма:
Кому :
Должность
Подразделение компании
Название компании
Контактное Ф.И.О.Уважаемый, ...!
Тело письма
Первый параграф. Здесь вы рассказываете, почему вы обращаетесь к данному человеку и откуда вы узнали о существующей вакансии. Также кратко сообщаете информацию о себе, указываете, что вы знаете о компании, в которую обращаетесь, ее продуктах, истории и пр.
Второй и третий параграфы. В этом разделе вы подробно рассказываете о себе, суммируете ваш опыт и образование, и, ссылаясь на них, описываете, почему вы являетесь идеальным кандидатом на указанную позицию. Именно здесь необходимо разместить информацию, которая может вызвать у работодателя наибольшую заинтересованность в вас. Расскажите, чем вы занимаетесь сейчас. Уделите особое внимание вашим качествам и навыкам. Объясните, почему вы пишите именно в эту компанию и претендуете на эту позицию. Аргументируйте вашу заинтересованность в работе в данной компании.
Могу себя охарактеризовать, как... (укажите кратко профессиональную принадлежность и профессию)
У меня...лет опыта (укажите ваш опыт работы)
Я работал в.../Основные знания и навыки получены в... (укажите область, в которой вы компетентны)
Наиболее важный опыт был накоплен мною в течение... лет работы в... (название компании)
Эта работа включала в себя...
Меня интересует позиция... (укажите на какую позицию вы претендуете)
Цель параграфа — показать, что вы подходящий кандидат для приглашения на интервью.
Последний параграф — это благодарность читателю за прочтение письма, информация о возможной обратной связи, а также возможность продемонстрировать деловой этикет, вашу нацеленность на результат и заинтересованность в работе.
Более подробную информацию о моем опыте вы найдете в прикрепленном резюме.
Буду рад встретиться в любое удобное для вас время и ответить на все ваши вопросы.
Спасибо за ваше внимание к моему письму
С вашего позволения, я позвоню вам на следующей неделе
Буду благодарен, если вы сможете позвонить мне
С уважением, ...! Подпись
С наилучшими пожеланиями, ...!
Подпись, ваши контактные данные (телефон, e-mail)
Приложение содержит перечень документов, прилагаемых к письму.
Примеры сопроводительных писем
Вариант 1.
Здравствуйте, уважаемый (имя руководителя компании). Меня зовут (назовите фамилию и имя). Я являюсь специалистом в сфере (ваша сфера деятельности). Имею профильное образование и опыт работы по данному направлению ___ года/лет. Пишу вам с целью возможной работы в вашей организации, в должности, связанной с (перечислите желаемые функциональные обязанности, только очень кратко, начиная с цели своей деятельности внутри компании, заканчивая средствами ее достижения).Ваша компания мне импонирует/интересна (перечислите достоинства компании, в которую обращаетесь, что вам известно: например, конкурентоспособность, престиж, стремление к лидерству, хорошая репутация, забота о сотрудниках, ваш прайс-лист выгодно отличается от аналогичных компаний, качество выпускаемой продукции, и мн. другое). В такой структуре мне хотелось бы развивать свои профессиональные навыки, принося ощутимую отдачу компании.
Я могу быть полезен (предъявите аргументы и факты, объясните, какую пользу вы можете реально принести компании, какая в этом выгода для работодателя, например: могу организовать качественную сбытовую структуру, внедрить финансовую схему, обеспечить безопасность информации, построить дилерскую сеть, привлечь дополнительных клиентов, отладить систему снабжения, и т.д.).
Поэтому прошу рассмотреть мое резюме и в случае заинтересованности назначить время личного собеседования. Приоритетный контакт: тел. _____. С уважением, (фамилия, имя).
Вариант 2.
Здравствуйте, уважаемый (имя лица, занимающегося вакансией). Меня зовут (представьтесь). Меня заинтересовала вакансия (название вакансии), и я хочу принять участие в конкурсе на ее замещение.Изучив заявленные требования, я пришел к выводу, что вполне могу соответствовать этой должности, так как (перечислите доказательства, например: соответствие опыта, профильного образования, вы из соответствующей сферы, подходите по другим параметрам).
Подробно ознакомившись с сайтом вашей организации, я оценил (перечислите достоинства компании и причины, по которым вы хотели бы у них работать). Я хотел бы применить свой опыт и знания именно в такой структуре.
Поэтому прошу рассмотреть мое резюме и в случае заинтересованности назначить время личного собеседования. Приоритетный контакт: тел. _____
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество, (фамилия имя).
Вариант 3.
В последнем номере The Moscow Times прочитал объявление о программе набора молодых специалистов. Слышал много раз положительные отзывы о работе в вашей компании. Считаю, что удовлетворяю требованиям для участия в данной программе. В связи с чем высылаю вам свое резюме.В этом году я получил степень бакалавра. Обучение на экономическом факультете РГГУ дало мне необходимые знания в области маркетинга и финансов, которые я могу успешно применить, работая в вашей компании.
В 2000г. прошел летную стажировку в фирме «Компания». Работа в отделе кадров дала мне возможность хорошо освоить основные методы работы с персоналом: подбор и обучение, а также кадровый документооборот.
Я хорошо владею компьютером, свободно говорю и пишу на английском языке, имею действительные водительские права.
Стажировка за границей утвердила мое желание работать в мультинациональной компании. Благодарю вас за рассмотрение моей кандидатуры для участия в программе набора молодых специалистов. Охотно отвечу на ваши вопросы. Жду вашего мнения.
С уважением, Иван Иванов
Приложения:
Резюме
Рекомендательные письма — 2 шт.
10 наиболее распространенных ошибок
- Отправить резюме без сопроводительного письма
В самом деле, некоторые работодатели (их, вероятно, большинство), не читают сопроводительных писем. Однако это не значит, что стоит вовсе отказаться от сопроводительного письма, поскольку работодателю это может не понравиться. - Отправить письмо, не зная имени работодателя
Да, иногда просто лень выяснять имя/фамилию человека, которому вы отправляете письмо и резюме. Тогда это выглядит довольно странно «Уважаемый владелец компании» или «Уважаемый директор по персоналу». В общем-то, так тоже можно отправлять письма, но человеку приятно получить документ со своим именем, а не непонятно кому адресованное резюме. Даже такая мелочь может повлиять на решение того самого директора по персоналу. - Чрезмерное «Я»
Ваше сопроводительное письмо — не автобиография. Основное внимание уделяйте тому, насколько вы соответствуете потребностям работодателя, а не историю вашей жизни. Избегайте излишнего использования местоимения «я», тем более в самом начале ваших отношений. - Сразу просить что-то у компании
Большинство соискателей мучает мысль, с чего же начать сопроводительное письмо. Часто они не придумывают ничего лучше, чем составить что-то типа прошения или просьбы, мол, «челом бью...». Мало того, что это выглядит слабостью. Это еще и не выделяет вас и не вызывает у читателя интерес.
Например:- Слабый вариант: Прошу рассмотреть мое резюме на вашу вакансию .
- Лучше: Ваша потребность в самых эффективных торговых представителях — это прекрасная возможность для меня доказать свой трехлетний опыт и увеличить продажи вашей компании .
- Не забудьте ваши ключевые конкурентные преимущества.
Эффективное письмо подчеркивает ваши самые главные достижения на прошлых работах и содержит краткие факты, подтверждающие соответствие требованиям вакансии. Например:
Требование вакансии: коммуникационные навыки.
Вы пишете: пять лет опыта публичных выступлений и обширный опыт проведения переговоров с ключевыми клиентами.
Требование вакансии: продвинутый пользователь ПК.
Вы пишете: знание всех приложений MS Office и участие в разработке Web-сайтов.
Шаблонные фразы о работоспособности, коммуникабельности и стрессо- и многочего- устойчивости писать не стоит — будьте индивидуальны. - Заканчивать письмо фразой «Заранее спасибо за ответ
»
Писем, оканчивающихся такой фразой, работодатели получают едва ли не пачками. Стоит придумать что-то более оригинальное — ну, например «Я надеюсь на скорое собеседование, которое покажет, насколько я нужен вашей компании». В общем, нечто вроде такого. - Составлять официальное, скучное письмо
Не тратьте силы на сочинение официального скучного параграфа, который является вступлением к теме. Лучше всего, привлеките внимание работодателя чем-то интересным, например, сразу перечислите, что вы умеете. Кстати говоря, не стоит также писать «Как видите, мое резюме в приложении». Человек, который получит ваше письмо, не слепой, он и так увидит это резюме. - Писать неграмотно
Если вы боитесь, что можете допустить ошибки в письме, лучше всего дайте его проверить грамотному другу/подруге, а еще лучше — проверьте при помощи Word-a. Поверьте, ничего так не отталкивает от человека, как неграмотность. - Не стоит повторять в сопроводительном письме ваше резюме
Ваше сопроводительное письмо не должно быть повтором фактов, какие можно найти в резюме. Говоря о своих ключевых достижениях и преимуществах, напишите об этом другими словами и более афористично, чем в резюме. Можно кратко рассказать некую историю, подтверждающую вашу квалификацию и что не может быть включено в резюме, например «моя самая успешная продажа» или «как я решил техническую проблему». - Не рассылайте одинаковые письма в разные компании.
Если вы претендуете на несколько разных позиций, не забудьте подготовить несколько версий сопроводительных писем. Разные вакансии, разные требования, разные примеры...Не забудьте изменять и уточнять название компании, должности и имя адресата. Если уважаемый г-н Иванов получит письмо, адресованное г-же Петровой, он не будет впечатлен вашей кандидатурой.
Цель сопроводительного письма — кратко рассказать о себе и профессионально заинтересовать работодателя. Дело в том, что HR-специалисты сначала читают письмо и уже после этого смотрят ваше резюме. Поэтому сопроводительное письмо — это первое впечатление о вас, это ваша самопрезентация.
Информационный перегруз, огромное количество резюме на почте менеджеров по персоналу затрудняют поиск лучшего кандидата. Поэтому так важно презентовать себя эффектно, чтобы выделиться из серой массы «обыкновенных» соискателей.
Что компании хотят увидеть в сопроводительном письме
Чтобы экономить свое время и не тратить его на пустых кандидатов, компании часто требуют в сопроводительных писем студентов и выпускников вузов указывать специфичную информацию, иногда требуют просто наличие письма. Вот ряд примеров с сайтов вакансий:
Наличие сопроводительного письма обязательно. Циркулярные и пустые сопроводительные письма не рассматриваются (из вакансии преподавателя).
Укажите, пожалуйста, в сопроводительном письме какие у Вас есть достижения (из вакансии торгового представителя).
Просьба указывать в резюме или сопроводительном письме ссылки на портфолио (из вакансии конструктора 3D-моделей).
Просьба в сопроводительном письме указывать тип занятости и ближайшее метро (из вакансии мерчендайзера).
Просим вас указать интересующий ресторан в сопроводительном письме (из вакансии повара).
Убедительная просьба в сопроводительном письме указать зоны ответственности на предыдущих местах работы (из вакансии менеджера по продажам).
Однако если работодатель в вакансии не упоминает про сопроводительное письмо, его все равно лучше сделать. Так проще и эффективнее искать работу.
Структура сопроводительного письма студента
Отличия письма опытного специалиста и письма студента микроскопичны, но все-таки есть пара деталей, которым стоит уделить внимание. Итак, убедительное сопроводительное письмо студента необходимо выстроить из следующих блоков:
Приветствие (желательно по имени).
Цель или причина письма. Например: «пишу, т. к. нашел на сайте NNN такую-то вакансию» или «хочу в вашей компании делать то-то и то-то».
Ультракороткий рассказ о себе (3-5 предложений). В этот объем нужно вместить все самое важное: опыт, навыки, знания.
Студент без опыта работы может в сопроводительном письме прямо указать отсутствие опыта и желание найти первую работу. Это кажется немного рискованным (вдруг сразу откажут), но зато вызывает сильное доверие к вам. Если откликаться на вакансию начального уровня, такой шаг оправдан.
Как еще создать доверительные отношения. Желательно написать, что вы студент N-го курса. Это сыграет вам на руку. Если работодатель не берет студентов в принципе, вы сэкономите ему время и нервы. Если же он откликнется на ваше письмо, значит вас уже почти взяли на работу.
Покажите, что у вас есть свободное время и возможность работать (одним предложением). Это своего рода игра на опережение. Студентам вопрос о свободном времени задают почти всегда, а вы на этот вопрос ответите сразу.
Почему хотите попасть в данную компанию (1-2 предложения). Блок необязательный, но желательный. Здесь важно написать именно про компанию, а не про вакансию! Работодатели ценят в людях лояльность и осознанный выбор.
Многие могут рассказать, почему они хотят работать в Гугл. Это правдивые, вдохновляющие рассказы со вздохами и мягкими глазами. Вы же попробуйте отыскать в выбранной вами компании что-то вдохновляющее, чтобы не писать пустые, выдуманные фразы про сферическую любовь к компании N.
Контакты для связи .
Пример сопроводительного письма студента
Приведу еще один образец сопроводительного письма выпускника или студента — почти идентичный предыдущему, но упрощенный и сокращенный.
Сопроводительное письмо такого типа может понадобиться в 2-х случаях:
1) Если его должен написать выпускник, у которого еще нет опыта работы.
2) Сопроводительное письмо нужно написать человеку, который меняет профессию – по новой профессии опыта нет.
В этих 2-х случаях акценты в сопроводительном письме нужно расставлять по-разному, поэтому рассмотрим эти случаи по отдельности.
Как писать сопроводительное письмо без опыта работы выпускнику
На чем акцентировать внимание?
- тема дипломной работы (курсовых работ), если она имеет отношение к вакансии,
- опыт работы в рамках практики (например, преддипломной),
- опыт общественной/волонтерской деятельности,
- личные качества (с упором на те из них, которые важны для работодателя; какие именно – читайте в описании вакансии),
- достижения, награды (победы в конкурсах, на соревнованиях, и т. п.),
- дополнительное обучение (курсы, программы и пр.), сертификаты, полученные по результатам обучения,
- ссылки на ваши публикации, портфолио, блог. Ссылки на аккаунты в соцсетях, если вы часто пишете посты на профессиональные темы.
Почему важны именно эти пункты?
Самое слабое место выпускника – отсутствие опыта работы. Эту особенность нужно постараться компенсировать: показать, что у вас есть знания, способности, потенциал; или уже есть практический опыт, даже если он исчисляется одним месяцем работы.
Все важные моменты нужно уместить в текст объемом не более половины страницы (5-10 предложений), поэтому стоит подойти очень внимательно к информации, которую вы изложите в сопроводительном письме. Лучший ориентир – описание вакансии. Например, работодатель выделил лидерские качества как обязательные для соискателя, и у вас есть опыт работы вожатым, или вы были капитаном спортивной команды в студенческие годы. Упомяните это в сопроводительном письме.
Как написать сопроводительное письмо без опыта работы – структура
Придерживайтесь следующей структуры документа:
- Приветствие (лучше обращаться к конкретному человеку, если в объявлении указано контактное лицо; если нет, можно написать «Уважаемый работодатель!».
- Короткое представление себя (кто вы, как вас зовут, на какую вакансию вы претендуете).
- Ваш главный мотив – почему вам интересна данная вакансия.
- Аргументы, почему работодатель должен обратить на вас особое внимание (сведения об опыте практической деятельности, знаниях, достижениях).
- Выражение готовности предоставить о себе более подробные сведения.
Хорошо, если вы соберете сведения о компании или о конкретном подразделении (отделе, департаменте), и вам удастся «перебросить мостик» между ценностями компании, ее методами работы или целями – и вашими знаниями, опытом, ценностями.
Например, компания широко использует программный продукт, который вы хорошо знаете. Или компания планирует выход на Западные рынки, и вы хорошо владеете английским или другими иностранными языками. Наконец, в компании увлекаются волейболом: регулярно устраиваются соревнования, в которые вовлечено большое количество сотрудников – и вы отлично играете в волейбол.
Найдите точки, в которых совпадаете вы и работодатель – и отметьте это в сопроводительном письме.
Пример сопроводительного письма выпускника
Вакансия «Контент-менеджер» в агентстве по маркетингу и рекламе.
«Добрый день, уважаемый Владимир!
Меня зовут Людмила Иванова. Я хочу принять участие в конкурсе на вакансию «Контент-редактор» (объявление на сайте Rabota.org от 23.12.16).
В июне 2016 г. я закончила Воронежский государственный университет по специальности «Филология» (английский, немецкий, французский). Филология – мое призвание; с ранних школьных лет я хорошо писала сочинения. В 9-10 классах работала редактором школьной газеты.
За время обучения в вузе я сотрудничала с 2-мя изданиями в качестве автора статей:
- с журналом «Правильное решение» (издание о бизнесе); 8 статей на бизнес-темы, включая материалы аналитического характера,
- с онлайн-журналом «Пульс Воронеж»; более 50 статей (вела новостную колонку).
Есть опыт сотрудничества с порталом Business 2 Community : опубликовано 10 моих статей на тему карьеры (их можно просмотреть через мой профиль на этом портале ).
Я хорошо владею словом как инструментом, но мне хочется идти дальше и получить опыт в сфере управления контентом. Знаю, что в вашей студии я могла бы вырасти как специалист, поскольку вы работаете над сложными задачами и создаете успешные продукты.
В сфере управления контентом у меня пока нет опыта, но есть теоретическая база. Я подписана на новости порталов, которые регулярно делятся наработками в сфере управления контентом: [названия порталов ]. Вы направите мои усилия в правильное русло – и через полгода у вас в штате будет компетентный контент-менеджер, активный в плане самообразования и стремящийся к постоянному повышению профессионального уровня. В качестве автора статей, создающего качественный продукт, я могу выступить уже сегодня. Причем я могу создавать контент на русском и английском языке (как минимум; в случае необходимости – на немецком и французском).
Готова в любой момент ответить на ваши вопросы и рассказать о себе больше.
Резюме – во вложении.
Заранее благодарю за уделенное мне время.
Связаться со мной можно по электронной почте и по тел. [телефон].
С уважением и надеждой на сотрудничество, Людмила».
Подчеркнутые фрагменты – те, в которых будут уместны активные ссылки.
Как написать сопроводительное письмо к резюме без опыта работы при смене профессии
Сложность ситуации для человека, меняющего профессию, заключается в том, что у него фактически нет опыта по новой специальности. Смена профессии означает «обнуление» заслуг и достижений, которые были накоплены до этого момента. Отсюда – все сложности поиска работы, характерные для соискателей без опыта, в том числе – сложность в написании сопроводительного резюме, которое заинтересует работодателя.
В случае со сменой профессии, в сопроводительном письме следует сделать следующие акценты:
- Перечислите навыки и достижения, которые имеют отношение к новой профессии и к конкретной вакансии. Например, вы успешно координировали деятельность рабочей группы численностью 10 человек. Это достижение – и соответствующие навыки – которые могут использоваться в любой работе, независимо от профиля; поэтому они повышают ценность соискателя в глазах работодателя. Таких навыков можно найти достаточно много: коммуникативные, аналитические; высокий уровень владения компьютерными программами, которые широко используются; знание иностранных языков и т. д.
- Покажите, что у вас уже есть теоретическая база для успешной работы в новой профессии. Например, вы закончили обучающие курсы или выполнили несколько задач для работодателей/заказчиков в качестве фрилансера – и справились успешно.
- Подчеркните, что вы быстро обучаетесь новому. Для этого недостаточно написать, что одно из ваших личных качеств – быстрая обучаемость. Приведите пример, когда вы в сжатые сроки освоили новую информацию: например, научились использовать компьютерную программу, или освоили и использовали на практике другие рабочие инструменты, методы, техники.
- Сделайте акцент на мотивации. Подчеркните, что вы хотите получить именно эту работу именно в этой компании. Во многих случаях работодатель готов взять на работу кандидата без опыта, но с искренним желанием трудиться продуктивно.
Пример сопроводительного письма при смене профессии
Вакансия – SMM-менеджер в сети магазинов бытовой техники.
«Уважаемый Сергей!
Меня зовут Владимир Еремеев, я – соискатель на вакансию «SMM-менеджер».
В течение последних 10-ти лет я работал помощником руководителя/секретарем и переводчиком. SMM заинтересовался полгода назад, когда понял, что готов сменить профессиональную траекторию – хотелось более стабильного графика работы, меньшей зависимости от графика руководителя, при этом чтобы оставалось пространство для самореализации и принятия самостоятельных решений. Идея пришла сама собой: я понял, что мои аккаунты в социальных сетях пользуются популярностью, причем без особых усилий с моей стороны.
Полгода я изучал теорию, оставаясь на постоянной работе, и экспериментировал на практике. Закончил курсы по SMM, организованные маркетинговым агентством «Идея!» (3 месяца обучения). Создал три экспериментальные группы: в Facebook , Instagram и Twitter, и использовал полученные знания, чтобы повысить посещаемость и активность в группах. Последний конкурс, проведенный в группе в Facebook, дал прирост числа участников группы в 500% и повысил число ежедневных посещений на 250%.
Главная причина, по которой меня интересует ваша вакансия – в течение последних 2-х лет я был помощником директора компании, которая занимается дистрибуцией бытовой техники. Я хорошо знаком с особенностями бытовой техники разных производителей, я понимаю ценности и потребности целевой аудитории. Эти знания позволят мне быстро войти в курс дела и наладить эффективную коммуникацию с покупателями вашей сети магазинов.
Готов предоставить о себе более подробную информацию в удобной для Вас форме.
Мой и-мейл , мой тел. [телефон].
Заранее благодарю за время, уделенной моей кандидатуре.
С уважением, Владимир Еремеев».
Набор преимуществ, достижений, личных качеств, которые стоит отметить в сопроводительном письме, определяется индивидуально для каждого соискателя: набора универсальных «плюсов», которые убедят работодателя в ценности соискателя, не существует. Подумайте, в чем ваши сильные стороны – учитывая знания, опыт (профессиональный и жизненный), личные качества, цели и ценности – постарайтесь их связать с требованиями вакансии и напишите об этом в сопроводительном письме.
