Аудит эффективности: в поисках внутренних резервов. Аудит эффективности использования рабочего времени Аудит использования рабочего времени организации

Аудит трудовых показателей осуществляется по плану и состоит, как правило, из четырех стандартных этапов :

1) подготовительный этап – разрабатывается внутрифирменный документ (приказ, распоряжение, намечаются сроки, задачи исполнителей и участников аудита), план представления и программы рассмотрения анализируемой информации;

2) сбор информации (наблюдения, замеры, опросы, обработка статистических данных, компоновка бухгалтерских иных данных;

3) обработка информации (составление таблиц, графиков, введение информации в ЭВМ и разработка алгоритмов анализа);

4) обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций заказчику.

Источниками для аудиторского рассмотрения и анализа являются: данные отделов труда и заработной платы, планового отдела, бухгалтерии, акты ревизий, проверок; отчеты, справки обследования, документы отдела кадров (объяснительные записки, протоколы производственных совещаний, письма, выговоры, заявления и жалобы работников, интервью и социологические тесты).

Аудит в сфере труда включает в себя:

Аудит эффективности управления персоналом . Сопоставляя затраты с количеством произведенный управленческих действий, можно оценить в стоимостном выражении работу, например, по найму работников, получить показатели затрат в денежном выражении по текучести кадров, переобучению, повышению квалификации персонала или нарушению трудовой и технологической дисциплины.

С помощью таких категорий, как затраты и упущенные возможности, аудитор показывает администрации и руководителю предприятия серьезность экономических потерь от непрофессионального управления социально-трудовыми процессами, в частности от потери рабочего времени, возможность новых подходов к управлению персоналом.

Аудит эффективности использования персонала . Он предполагает анализ численности, структуры, движения кадровых работников по предприятию в целом и его подразделениям в динамике за определенные периоды, аудит использования рабочего времени, производительности труда, расходования фондов на оплату труда, обучение и социальные нужды.

Аудит использования рабочего времени представляет собой сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими, что обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.

Аудит качества труда , охватывает большое количество условий и показателей: определенный уровень квалификации рабочих, отсутствие нарушений техники безопасности, сдача продукции с первого предъявления.

Аудит производительности труда . Цель его – выявление степени выполнения производственных планов по росту производительности труда и ее динамики, изучение влияния роста производительности труда на объем выпущенных товаров и услуг и выявление степени воздействия на производительность труда различных факторов. (например, анализ роста производительности труда в результате повышения технологического уровня производства позволяет выявить численность высвобожденных рабочих в результате внедрения нового оборудования, механизации и автоматизации производства и труда, сокращение затрат ручного труда, улучшения использования оборудования.

Аудит расходов средств на оплату труда . Он включает в себя ряд последовательных расчетов: определение размеров заработной платы по категориям персонала; обоснование форм и систем оплаты труда; анализ эффективности системы премирования; анализ распределения и использования средств, направляемых в фонд потребления; определение финансового резерва за анализируемый период и на перспективу. Эти данные сводят в таблицу, в которой указывают величину фонда потребления, фактические расходы и отклонения фактических расходов от плановых в абсолютных величинах и в процентах.

Данные аудита и анализа позволяют выявить резервы более эффективного использования рабочей силы на основе развития прогрессивных форм организации стимулирования труда, а также факторы, обеспечивающие количественное и качественное изменение трудовых показателей и показателей социального развития трудовых коллективов.

Мониторинг сферы труда - постоянное отслеживание, контроль и регулирование социально-экономических, организационно-правовых и профессиональных факторов, влияющих на эффективность управления трудом.

Политика предприятия должна быть направлена на создание благоприятных условий для повышения эффективности производства. Система мониторинга позволяет проводить систематический анализ социально-трудовой сферы предприятия с целью выявления наиболее важных тенденций и острых, требующих безотлагательного решения проблем, а также осуществлять оперативную подготовку рекомендаций и их решений. Кроме того, с помощью мониторинга удается выявить данные, которые не могли быть получены из имеющихся информационных каналов или существенно искажались.

Основные цели мониторинга :

Обеспечение руководителей информационно-аналитическими материалами о фактическом положении дел в социально-трудовой сфере на предприятии, возникающих проблемах и противоречиях;

Способствует принятию решений по выявленным в ходе мониторинга проблемам.

Важнейшим разделом мониторинга является анализ оплаты труда работников предприятия, ее динамика, показатели характеризующие фонд потребления, фонд оплаты труда, причем анализ проводится по отдельным категориям работников предприятия.

Таким образом, мониторинг дает возможность не только оценить ситуацию, но и увидеть результат принимаемых решений, так как является надежным каналом обратной связи для руководителей.

7.3 Система контроллинга персонала на предприятии и его эффективность

Современное состояние рынка предполагает постоянное усложнение ориентации предприятия, что ведет к возрастанию роли управления им, а также к качественным изменениям во всей структуре и методах управления.

Контроллинг представляет собой систему обеспечения выживаемости предприятия на этапах оперативного и стратегического управления. Функционирование данной системы ориентируется на различные функции управления. Процесс ориентации происходит путем интеграции традиционных методов учета, анализа, планирования, контроля в единую систему обработки информации для принятия решений.

Таким образом, система контроллинга представляет собой синтез элементов учета, анализа, контроля, планирования, реализация которых обеспечивает выработку альтернативных подходов при осуществлении оперативного и стратегического управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности предприятия.

Причины появления на современных предприятиях нового направления учетно-экономической работы как контроллинг:

1. Нестабильность внешних факторов (интернационализация экономической жизни, обострение конкуренции на внутренних и мировых рынках и т.д.), внутренних факторов (объемы производства, задолженности по зарплате, поиск надежных партнеров и поставщиков), которые выдвигают дополнительные требования к системе управления предприятием.

2. Необходимость поиска все более новых и совершенных систем управления, обеспечивающих гибкость и надежность функционирования предприятия. Это, в свою очередь, предполагает выработку механизмов координации внутри системы управления.

3. Существенные изменения в организации и методологии системы информационного обеспечения.

4. Отсутствие комментариев различных вариантов управленческих решений.

В сферу задач контроллинга входит постановка целей предприятия, сбор и обработка информации для принятия управленческих решений, осуществление определенных процедур контрольно-аналитического характера, а также реализация вышеперечисленного способствует выработке рекомендаций для принятия управленческих решений.

Отдельной задачей контроллинга является правильная организация движения информационных потоков на предприятии с целью их оптимизации, т.е. получения только той информации, которая может быть полезной в принятии управленческих решений.

Деятельность системы контроллинга эффективна и целесообразна тем, где функции управления делегированы отдельным подразделениям и службам. По мнению Манн Р. И Майэр Э. отличительной особенностью контроллинга является то, что «… контроль и управление со стороны уступают место самоконтролю и самоуправлению, главной задачей которых является повышение ответственности каждого отдельного работника».

Таким образом, координируя, интегрируя и направляя деятельность всей системы управления предприятием на достижение поставленных целей, контроллинг выполняет функцию «управления управлением», т.е. является механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Цель системы контроллинга определяет ее основные функции:

1. Информационная, которая проявляется в выработке контроллинговой информации для управления, посредством трансформации данных (информационных потоков), поступающих в отдел контроллинга.

2. Учетно-контрольная, которая используется при сопоставлении плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели, установления допустимых границ отклонений от заданных параметров, интерпретации причин отклонений и выработке предложений для их уменьшения.

3. Аналитическая, суть которой проявляется в выработке основных подконтрольных показателей, позволяющих оценить эффективность работы предприятия, в определении степени влияния различных факторов на величину конечного результата, в выработке мероприятий по устранению и предотвращению имеющих место отклонений в будущем, в расчете доходности и целесообразности той или иной коммерческой сделки.

4. Планирования, цель которой – координация отдельных производственных планов по отношению к общему плану в рамках как краткосрочного, так и долгосрочного планирования, составлению бюджета, выработке плановой и целевой информации.

5. Специфическая (комментирующая) функция проявляется в том, что, не участвуя в самом процессе управления, контроллинг оказывает большую помощь руководству в самом принятии эффективных управленческих решений (т.е. управляет не участвуя в управлении). Таким образом, контроллинг реализует не управленческую, а комментирующую функцию менеджмента. Он подготавливает широкий спектр возможных путей реализации намеченных целей с обоснованиями и комментариями каждого.

Значение контроллинга в том, что он представляет важную информацию для:

Определения стратегии и планирования будущих процессов и результатов деятельности предприятия;

Контроля за текущей деятельностью;

Оптимизации затрат;

Оценки эффективности деятельности;

Снижения субъективности в процессе принятия управленческих решений.

Однако, право выбора того или иного предлагаемого варианта остается за руководителем предприятия.

Контроллинг является одним из основных элементов, формирующих систему управления предприятием и включает в себя две подсистемы (вида): оперативный и стратегический.

Сущность оперативного контроллинга заключается в формировании средств и методов эффективного управления текущими целями предприятия, которые могут быть определены как прибыльность и ликвидность.

Стратегический контроллинг заключается в обеспечении выживаемости предприятия, его ориентации на успех, который может быть охарактеризован как шансы и риск. Эти два вида между собой взаимосвязаны. Сравнительная характеристика видов контроллинга представлена в таблице 7.3.1.

Таким образом, основное назначение контроллинга заключается в ориентации системы управления предприятием на достижение поставленных целей и обеспечении комплексного подхода к выявлению и решению возникающих перед предприятием проблем.

Таблица 7.3.1 – Оперативный и стратегический контроллинг

Признак	Оперативный	Стратегический
Ориентация	В основном внутренняя среда предприятия	Внешняя и внутренняя среда предприятия
Цель	Обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия путем выявления причинно-следственных связей при сопоставлении выручки от реализации и затрат	Обеспечение выживаемости. Проведение антикризисной политики, недопущение возникновения банкротства. Направленность на потенциал успеха.
Задачи	1. Руководство при планировании и разработке бюджетов (текущее и оперативное планирование). 2. Определение узких и поиск слабых мест для тактического управления. 3. Определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями. 4. Сравнение плановых и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений. 5. Анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов. 6. Мотивация и создание систем информации для принятия текущих управленческих решений.	1. Участие в установлении количественных и качественных целей предприятия. 2. Ответственность за стратегическое планирование. 3. Разработка альтернативных стратегий. 4. Определение критериев внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов. 5. Определение узких и поиск слабых мест. 6. Определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями. 7. Сравнение плановых и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений. 8. Анализ влияния отклонений на выполнение стратегических планов. 9. Анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

Окончание статьи, посвящённой методу моментных наблюдений. Метод помогает понять, как сотрудники расходуют рабочее время, позволяет выявить простои в работе и эффективнее организовать труд в организации. В был подробно описан сам метод моментных наблюдений. Во второй части автор рассказывает о том, как метод применяется на практике, описывает конкретный пример.

В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института по специальности «Экономика и управление на предприятии». В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. На текущий момент являюсь руководителем консалтинговой компании ООО "ПрогрессКАМ». Специализируюсь на вопросах нормирования и организации труда, мотивации персонала, разработки организационно-распорядительной документации, организационного развития компаний. Имею публикации в журналах «Кадровые решения» и «Планово-экономический отдел».

Пример практического применения ММН:

Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».

Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации) . При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.

Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача - наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.

Краткая характеристика проведенной работы:

Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня , из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :

Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком , представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера - неполная рабочая неделя.

Время начала каждого конкретного обхода (в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2) . Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.

Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности") (Рис. 4) .

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 4 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.

Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4) , затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5) .

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

Анализ полученных результатов:

По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем) рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% - подготовительно-заключительная деятельность, 39% - основная деятельность, 12% - вспомогательная деятельность, 22% - потери рабочего времени, 5% - отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%.

Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) - 32%. Далее следуют специалист 2-й категории - 25%, специалист 1-й категории - 18%, ведущий специалист - 15%.

Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%) . Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%) .

В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 7) . Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.

Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.

Управленческие решения, принятые по итогам работы:

Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.

Часть поручений руководства управления , которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.

В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений , а не в авральном порядке.

Таблица № 6. План работ на неделю

Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ

Вместо эпилога:

ММН - это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Приложения к статье:

Таблица № 1. Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей

"Временем управлять невозможно!
Поэтому важно управлять... собой и... другими".

Тренинг предназначен для всех, кому не хватает 24-х часов в сутках, кто заинтересован в повышении эффективности собственной профессиональной и личной жизни.

Цели тренинга:

Стратегические :

Повышение эффективности деятельности;
Приобретение навыков эффективного планирования и управления временем;
Добиваться успеха, не тратя много времени.

Частные :

Приобретение навыков грамотной постановки целей и планирования их достижения с учетом необходимых ресурсов;

Приобретение навыков расстановки приоритетов и распределения времени в соответствии с ними;

Освоение неиспользуемых резервов времени и уничтожения "пожирателей" времени;

Анализ индивидуальных проблем и способов уменьшения потери времени;

Освоение новых техник тайм - менеджмента и адаптация их для себя.

Методы проведения тренинга:

Интенсивное обучение, основанное на опыте.
Индивидуальный подход к каждому участнику.
Ролевые и ситуационные игры, дискуссии, индивидуальные упражнения, тестирование, лекционные вставки.

ПРОГРАММА:

1. Что такое – «тайм-менеджмент»?

Время как невосполнимый ресурс.
Основные закономерности "расширения" времени.
Аудит временных потерь.
«Поглотители времени» - внутренние и внешние

коллеги
ненужные действия
непредвиденные ситуации

Техники борьбы с поглотителями.
Хронометраж - истинное количество времени для достижения задачи

способы
результаты
важность

Создание банка индивидуальных «пожирателей времени».

2. Постановка целей.

Определение и формирование цели.
Процесс постановки целей.
Построение дерева целей.
Конфликт целей.
Пути и стратегии достижения цели

Формирование оценки индивидуальных целей по формату SMART .

3. Планирование времени.

Система планирования времени.
Виды планов и их создание.
График работоспособности.
Организация повседневной деятельности.
Задачи с фиксированным и неопределённым сроком исполнения
Методы планирования

"Альпы".
Метод швабры.
"Неделька".
Карта мыслей.
Кайрос и хронос.

Создание графика ежедневной индивидуальной работоспособности.

4. Принципы и правила тайм - менеджмента.

Оптимальное использование имеющихся ресурсов.
Контроль планирования.
Пирамида приоритетов
Матрица управления временем.
Разделение полномочий.
Принципы эффективного отдыха.
Рационализация посредством группировки задач.
Принцип Парето.

5. Инструменты экономии времени.

Эффективное проведение совещаний.
Организация и проведение переговоров.
Ведение корреспонденции
Эффективное делегирование
Контроль результатов и оценка деятельности.
Методы постановки и решения задач
Техники управления временем.

Личные награды и наказания.
Поедание лягушек.
Разрезание слона.
Метод швейцарского сыра.

6. Самоменеджмент – функции и возможности.

Влияние индивидуальных установок на использование времени.
Самодисциплина при выполнении задач.
Улучшение самоконтроля.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Преодоление забывчивости.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Создание индивидуального плана по внедрению тайм-менеджмента в личную и профессиональную деятельность.

ТАТЬЯНА СОТНИКОВА

Бизнес-тренер, консультант (ITC Group/ АйТиСи Груп),
Старший преподаватель СПб ГУ (соискатель, тема диссертации «Командообразование»),
Директор по персоналу (дистрибуция), Директор по развитию (туризм), Индивидуальный Предприниматель.
Финалист конкурса Сбербанка «Бизнес-тренер России- 2010»,
Финалист конкурса эссе Московской школы бизнеса «Развитие бизнес – образования России»,
Автор книги «Отдел продаж под ключ» (2009, издательство « ТД Питер»),
автор публикаций в журналах «Управление продажами», «Личные продажи», «Справочник по управлению персонала», «Бизнес. Образование. Право.»

Формат работы: с 10:00 до 18:00 с обедами и кофе-паузами

Место проведения: конференц-зал «АиФ», г.Минск, ул.Б.Хмельницкого д.7, ком.402

Стоимость участия: 3 500 000 бел. рублей без НДС согласно Налоговому кодексу РБ от 29.12.2009 71-3, гл. 34, ст. 286
При оплате по 9 августа 2012: 3 150 000 бел. рублей

Целью аудиторской проверки резервов предстоящих расходов является формирование мнения о достоверности данных показателей бухгалтерской отчетности, отражающих суммы недостач и потерь.

Выполняя процедуру проверки резервов предстоящих расходов, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Бухгалтерский учет резервов предстоящих расходов соответствует положениям нормативных актов?

Данные аналитического и синтетического учета по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" соответствуют данным главной книги и баланса?

Корреспонденция счетов по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" составлена в соответствии с положениями нормативных актов?

Подробные комментарии и нормативные документы к вышеуказанным вопросам, описание методики аудита, а также классификатор типовых нарушений смотри в программе автоматизации аудита ЭкспрессАудит:ПРОФ.

Порядок проведения аудита резервов предстоящих расходов, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счету 96 синтетического учета резервов предстоящих расходов.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по счету 96 учета резервов предстоящих расходов.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

конечные сальдо по счету синтетического учета резервов предстоящих расходов (96) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;

соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета резервов предстоящих расходов;

проверка правильности создания резервов предстоящих расходов.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке создания резервов предстоящих расходов.

Согласно Инструкции по применению плана счетов, для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу, предназначен счет 96 "Резервы предстоящих расходов". В частности, на этом счете могут быть отражены суммы:

предстоящей оплаты отпусков (включая платежи на социальное страхование и обеспечение) работникам организации;

на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;

производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства;

на ремонт основных средств;

предстоящих затрат на рекультивацию земель и осуществление иных природоохранных мероприятий;

на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.

Создавать резервы или нет организация решает сама. Решение о создании резервов и порядок резервирования средств должны быть предусмотрены в учетной политике.

Величину резервируемых на те или иные цели сумм организация рассчитывает самостоятельно.

Суммы резервов предстоящих расходов относятся на те счета бухгалтерского учета, на которых должны учитываться резервируемые затраты.

Согласно ст. 324 НК РФ, если в соответствии с учетной политикой для целей налогообложения и на основании графика проведения капитального ремонта основных средств налогоплательщик осуществляет накопление средств для финансирования указанного ремонта в течение более одного налогового периода, то на конец текущего налогового периода остаток таких средств не подлежит включению в состав доходов для целей налогообложения. Налогоплательщик, образующий резерв предстоящих расходов на ремонт, рассчитывает отчисления в такой резерв, исходя из совокупной стоимости основных средств, рассчитанной в соответствии с порядком, установленным настоящим пунктом, и нормативов отчислений, утверждаемых налогоплательщиком самостоятельно в учетной политике для целей налогообложения. Совокупная стоимость основных средств определяется как сумма первоначальной стоимости всех амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию по состоянию на начало налогового периода, в котором образуется резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств.

При определении нормативов отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств налогоплательщик обязан определить предельную сумму отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, исходя из периодичности осуществления ремонта объекта основных средств, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости указанного ремонта. При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов на указанный ремонт не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года. Если налогоплательщик осуществляет накопление средств для проведения особо сложных и дорогих видов капитального ремонта основных средств в течение более одного налогового периода, то предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий налоговый период в соответствии с графиком проведения указанных видов ремонта при условии, что в предыдущих налоговых периодах указанные либо аналогичные ремонты не осуществлялись.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке использования резервов предстоящих расходов.

Если организация в течение года понесет расходы, под которые создавался тот или иной резерв, делаются записи в дебет счета 96:

Дебет 96 Кредит 23 (69, 70, 76, ...) - отражены фактические затраты, для которых ранее был образован резерв.

В случае, если сумма фактически осуществленных затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превышает сумму созданного резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, остаток затрат для целей налогообложения включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке корректировки резервов предстоящих расходов.

В конце года проводится инвентаризация резервов предстоящих расходов. При этом излишне начисленные суммы резерва сторнируются.

В некоторых случаях излишне зарезервированные суммы в конце года можно не сторнировать. Например, если:

ремонтные работы рассчитаны на несколько лет;

выплата вознаграждений за выслугу лет и вознаграждений по итогам работы за год производится в следующем году (например, в январе).

В этих случаях излишне начисленные суммы резервов сторнируются после окончания ремонта или после выплаты соответствующих вознаграждений.

Согласно ст. 324.1 НК ТРФ, расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

В аналогичном порядке налогоплательщик осуществляет отчисления в резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

По результатам аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам правильности создания и использования резервов предстоящих расходов.

Сегодня каждый здравомыслящий руководитель желает знать: насколько эффективно подчиненные ему сотрудники используют свое рабочее время. И в этом есть свой резон, ведь «время - деньги» как заметил еще Бенджамен Франклин.

Однако на практике любой аудит рабочего времени неизбежно сопряжен с затратами нервов, того же времени и соответственно средств. Возникает вопрос: как поступать, чтобы минимизировать их? Рекомендуем применять метод моментных наблюдений.

Метод моментных наблюдений (ММН) - это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки.

Достоинства ММН:

Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений) .
Отсутствие психологического прессинга на работников со стороны наблюдателей.
Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.
Низкая трудоемкость обработки материалов наблюдений.

Недостатки ММН:

Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Ст. 21 ТК РФ:

Работник имеет право на полную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте.

Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ:

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Ч. 1 ст. 24 Конституции РФ:

Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Даже беглый взгляд позволяет легко убедиться в том, что достоинства рассматриваемого метода явно превалируют над его недостатками. Более того на текущий момент ММН - это единственный метод с помощью которого можно осуществлять скрытые наблюдения за деятельностью сотрудников, не применяя специальных технических средств (видеокамер, специализированных компьютерных программ и пр.) , что определенно облегчает участь работодателя. Ведь в подобном случае он освобождается от необходимости соблюдения ряда обязательных с точки зрения действующего законодательства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ и др.) условий. Например, таких как дополнение документов, регламентирующих трудовую деятельность в организации (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор) , соответствующей информацией о наличии систем слежения с обоснованием производственной необходимости их установки; размещение в помещениях с установленным видеооборудованием специальных извещающих табличек и т.п.

Возможности метода:

Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:

определение и оптимизация загрузки исполнителей работ/оборудования;
выявление и ликвидация простоев исполнителей работ/оборудования;
разработка мероприятий по совершенствованию организации труда;
получение исходных данных для расчета нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и норм обслуживания.

Необходимое условие для успешного применения ММН:

Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:

где
M
K - ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;
(1-K) - удельный вес перерывов/простоев;
p - допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;
t - коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия) .

Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:

Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,84) . Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,92) . Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.

Реализация метода:

На практике метод осуществляется в 4 этапа:

Подготовка к наблюдениям.
Проведение наблюдений.
Обработка и анализ результатов.
Разработка мероприятий и рекомендаций.

В рамках первого этапа формулируется цель и осуществляется выбор объектов наблюдения; определяются необходимый объем наблюдений (1) , количество обходов (2), продолжительность одного обхода (3) ; разрабатываются маршрут наблюдения, график обходов и лист наблюдений (Рис. 1) .

При этом расчет количества обходов производится по следующей формуле:

где
M - необходимый объем наблюдений;
N - число исполнителей работ/единиц оборудования, которое планируется обследовать.

Продолжительность одного обхода может определяться путем непосредственных замеров или рассчитываться по формуле:

где
L обх. - длина маршрута обхода рабочих мест, м;
0,6 - средняя длина одного шага, м;
0,015 - норматив времени на 1 м, мин.

Маршрут наблюдения устанавливается таким образом, чтобы было возможно попеременно видеть всех исполнителей работ/все единицы оборудования. Оптимально, если он будет коротким и не содержащим холостых переходов.

Что касается графика обходов рабочих мест, то составлять его не обязательно. Главное - обеспечить наблюдениям случайный и одинаково возможный характер. Ведь моментное наблюдение, по сути, выборочное обследование, аналогичное случайной выборке.

Т.е. наблюдения можно осуществлять лишь тогда, когда для этого есть возможность и время.

В рамках второго этапа наблюдатель последовательно (т.е. согласно установленному маршруту) осуществляет обход соответствующей производственной/офисной территории. Поравнявшись с тем или иным объектом наблюдения, он мысленно отмечает, что происходит на объекте в момент его посещения (какой вид деятельности) . При этом письменно зафиксировать «увиденное» (условным шифром в специальном бланке) он может, как непосредственно находясь рядом с объектом, так и позднее, покинув поле зрения работников, тем самым обеспечив скрытый характер исследованию. Наблюдения проводятся до тех пор, пока не достигнут установленного объема (M) .

Важное замечание: в практике моментных наблюдений довольно распространенной является следующая ситуация: наблюдатель, подходя к объекту, замечает, что у него/на нем закончился один и начался другой вид деятельности. В этом случае в листе наблюдений фиксируют первый вид деятельности.

В рамках третьего этапа по каждому наблюдаемому виду деятельности подсчитывается количество зафиксированных моментов. Далее определяются общая сумма моментов наблюдений по всем видам деятельности и удельный вес (процентное выражение) каждого вида деятельности. На основании данных об удельном весе и общем времени проведения наблюдений производится расчет абсолютных величин затрат и потерь рабочего времени (в мин.) . Осуществляется анализ полученных результатов.

В рамках четвертого этапа по итогам проведенного анализа производится разработка соответствующих организационно-технических мероприятий/рекомендаций.

Рисунок 3.

Пример практического применения ММН:

Краткая характеристика проведенной работы:

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :

Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком , представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера - неполная рабочая неделя.

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 2 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Рисунок 2.

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

Анализ полученных результатов:

Рисунок 4.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 5) . Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.