Неможливо уявити собі офіс без адміністративних працівників: секретарів, діловодів, канцелярії ... Часто роботодавцям здається, що адміністративні вакансії легко «закрити». Але слід мати на увазі, що вимоги до працівників секретаріату істотно розрізняються: різні професії вимагають різного досвіду, знань, умінь, особистісних якостей, надають різні кар'єрні можливості.

Штат операторівcall-центруобдзвонює потенційних клієнтів з пропозицією товарів або послуг. Коли відвідувачі приходять в офіс, їх зустрічає секретар на ресепшн. Офіс-менеджер, поки відвідувач очікує прийому, запропонує йому чай або каву. А якщо в якийсь момент потік клієнтів припинився, то він наводить порядок в кімнаті для відвідувачів, розкладає журнали, поливає квіти. При цьому є співробітник адміністративно-господарського відділу, Який розсилає кур'єрів і водіїв і стежить за наявністю канцтоварів. У кожного керівника - особистий секретар, А у керівників вищої ланки - ще й персональні асистенти. Для повноти картини можна додати операторів ПК, Що заповнюють бази даних, що друкують всю документацію, прайс-листи; працівників канцелярії, Що займаються оформленням внутрішньої документації, видачею довідок; секретарів-діловодів, Провідних документацію, здійснюють облік; а також архівістів. Ну а якщо компанія працює з іноземними клієнтами або виходить на міжнародний ринок, їй необхідні і грамотні перекладачі.

Підібрати фахівця, який буде ідеально відповідати певним вимогам, нелегко. Обов'язки одних і тих же посад в різних організаціях можуть істотно відрізнятися. Наприклад, в невеликій компанії секретар часто суміщає обов'язки секретаря на ресепшн, офіс-менеджера, секретаря-перекладача і помічника керівника. А велика організація, наприклад, може мати розгалужену адміністративну службу, де кожен фахівець займається вирішенням досить вузького кола завдань.

Співробітник call-центру

Це, мабуть, одна з найбільш низькооплачуваних, але при цьому дуже затребувана позиція з усіх офісних служб. Співробітник call-центру повинен відповідати на дзвінки і телефонувати потенційним клієнтам. П'ять робочих днів в тиждень з ранку до вечора, набираючи номер за номером з телефонного довідника або бази даних, він чує відповідь на заздалегідь заготовлену фразу: «Спасибі, не треба» - і це в кращому випадку. Попри все, розмовляти треба коректно, пояснювати дохідливо, всю інформацію акуратно фіксувати, систематизувати, регулярно звітувати перед керівництвом. Далеко не всі можуть витримати таке навантаження. До того ж для працівника, що займає цю посаду, важливі такі особистісні якості, як стресостійкість, терпіння, оптимізм, дружелюбність, він повинен володіти гарною дикцією, здатністю вести переговори, виразною грамотною мовою, а головне - даром переконання

вимоги

Як правило, мінімальними вимогами є: освіта не нижче середньої спеціальної, початкове знання ПК, можна без досвіду роботи. З особистих якостей найчастіше в оголошеннях вказують комунікабельність і доброзичливість. На високооплачувані вакансії вимагають вже спеціальних знань і володіння англійською мовою. Якщо говорити про вік, то нижня межа часто становить 20 років (багато хто вважає, що молоді амбітні дівчата не зможуть виконувати копітку, монотонну роботу), верхня вікова межа - 40-55 років.

Секретар на ресепшн

Зазвичай вакансію секретаря приймальної (секретаря на ресепшн) відкривають компанії, в офіси яких надходить велика кількість телефонних дзвінків або приходить багато відвідувачів. Зазвичай секретар на ресепшн відповідає на вхідні дзвінки, розподіляє і перемикає дзвінки на номери співробітників фірми, приймає факси, записує клієнтів на прийом, проводжає відвідувачів або пояснює, як пройти в потрібну кімнату, крім того, отримує і розподіляє пошту, в тому числі і електронну . Іноді при великому потоці і відвідувачів, і вхідних дзвінків на посаді секретаря на ресепшн і секретаря на телефон запрошують двох дівчат, в деяких випадках секретар на ресепшн виконує додаткові функції, наприклад офіс-менеджера.

Для багатьох посаду секретаря на ресепшн є першою сходинкою кар'єри, такі - секретар-референт, офіс-менеджер, помічник керівника, помічник менеджера або менеджер.

вимоги

Для секретаря на ресепшн велике значення мають зовнішні дані, чарівність, культура мови, а значить, на роботу запрошують молодих (в 99% випадків - до 30 років) дівчат з приємною зовнішністю. Для офісів, де серед відвідувачів бувають іноземці, потрібне знання мов. Освіта не нижче середньої спеціальної (знову ж таки в залежності від контингенту відвідувачів). Наявність досвіду роботи не входить в число обов'язкових вимог до претендентів, але є їх конкурентною перевагою. З особистих якостей необхідні доброзичливість, вміння стримувати свої емоції, терпіння. Якщо в обов'язки входить робота з документами, то необхідне знання основ діловодства та комп'ютера на рівні користувача.

Офіс менеджер

Офіс-менеджер займається забезпеченням життєдіяльності офісу. Він координує роботу секретарів та інших «молодших» співробітників офісу, може займатися питаннями оренди і ремонту приміщення. У невеликих компаніях офіс-менеджер найчастіше один, а в великих існують адміністративно-господарські відділи, кожен співробітник яких має вузьку спеціалізацію, наприклад, займається замовленням квитків і бронюванням готелів для керівництва або контролює певну групу провайдерів послуг для офісу.

Професія офіс-менеджера відкриває широкі кар'єрні горизонти. По-перше, успішний офіс-менеджер при бажанні може стати, наприклад, адміністратором великого готелю або магазина. По-друге, він відмінний комунікатор і може знайти своє самовираження в якості менеджера з персоналу (отримавши відповідну освіту, звичайно). По-третє, він може стати референтом керівника або великим господарським діячем, наприклад керівником відділу постачання.

вимоги

У число обов'язкових вимог для здобувача на цю посаду входять вищу освіту, знання англійської мови та досвід роботи.

Секретар (секретар-референт)

Секретар-референт - найбільш затребувана професія з адміністративного персоналу (45% запитів на ринку вакансій). Правда, багато хто з претендентів вважають, що ця посада не вимагає особливої ​​підготовки і професіоналізму, деякі уявляють, що секретарська робота - це приготування кави та відповіді на дзвінки.

Насправді сьогодні коло обов'язків секретарів набагато ширше. Так, 63% роботодавців вимагають знання ПК, чверть - діловодства, 16% - англійської мови. Причому відзначається, що при цьому «вартість» співробітника підвищується приблизно на 300 доларів.

Мінімальна пропозиція по вакансії «секретар» в Москві - 9000 рублів. Як правило, на таку зарплату погоджуються в основному студенти та абітурієнти, які втратили час при вступі. Тут потрібні спільні знання комп'ютера, вміння вести телефонні переговори і подавати каву. На даний момент пропозицій - 45000 рублів. Це фактично секретар - помічник керівника. Щоб потрапити на цю посаду, потрібно не просто бути відмінним професіоналом, але і розбиратися в специфіці бізнесу свого безпосереднього начальника. Як правило, такі секретарі - права рука керівника. Їм можуть зателефонувати о третій годині ночі і попросити терміново переслати важливі документи або замовити квиток на літак.

вимоги

Список вимог до секретарям і секретарям-референтам досить великий: пунктуальність, дисциплінованість, організаторські здібності, уважність, акуратність, відповідальність, доброзичливість, знання етикету, оптимізм, енергійність, висока швидкість друку, вміння працювати з оргтехнікою та міні-АТС, знання 1С. Секретар повинен мати презентабельну зовнішність, грамотну мову і хорошу дикцію. Вікові обмеження містять три чверті оголошень про вакансії. Віковий коридор досить широкий - від 18 до 45 років. Однак більшість вакансій адресується секретарям у віці від 20 до 30-35 років. Трохи більше половини роботодавців віддає перевагу жінкам, для інших підлогу секретаря не має значення.

В останні роки для роботодавців стало важливим, щоб секретар гармонійно вписувався в стиль компанії. Здобувачі вже звикли до того, що в серйозних організаціях на співбесіді роботодавця цікавлять не тільки професійні знання здобувача, а й його кругозір. Часто керівники задають нестандартні питання на логіку мислення, перевіряють аналітичні здібності і вміння аргументовано відповідати на питання, звертають увагу на здатність приймати самостійні рішення і на професійний потенціал.

Персональний асистент

Це найвищий ступінь секретарської кар'єри. У російській табелі про ранги позиція «персональний асистент» з'явилася на зорі 90-х, коли бізнес активно запозичив і адаптував західні зразки. З тих пір персональний асистент пройшов довгий шлях трансформацій, перетворившись з лялькової красуні, яка засідала в приймальні і служила, в першу чергу, обличчям компанії, в перевіреного професіонала, «праву руку» начальника. Але говорити про розквіт цієї професії в Росії ще рано: її популярність порівняно невисока. Вузи, що дають відповідне профільну освіту, можна порахувати на пальцях. Самі персональні асистенти часто ставляться до своєї посади тільки як до щабля в кар'єрі. Як наслідок - сьогодні на російському ринку спостерігається дефіцит кваліфікованих фахівців.

В обов'язки особистого помічника входить планування робочого дня керівника, ведення діловодства та ділового листування, візова підтримка керівника, контроль виконання його розпоряджень. Часто помічник виступає в якості синхронного перекладача на переговорах.

вимоги

У деяких компаніях на особистих помічників лягає частина функцій менеджера по персоналу, PR-менеджера. Відповідно від кандидата на цю позицію потрібне вміння знаходити контакт з керівником, самостійність, соціальна зрілість, тому сьогодні багато компаній піднімають планку вікового цензу для особистих помічників до 35-40 років. Одна з вимог до персонального асистенту - психологічна сумісність з керівником, готовність працювати в ненормований режимі. Начальник може працювати у вихідні і свята, затримуватися допізна. Персонального помічника доводиться працювати в такому ж темпі, а на це погоджується не кожен кандидат.

Оператор ПК

Операторів ПК деякі керівники часом по-старому називають друкарками, в кращому випадку - складачкою. Однак різниця між вимогами до радянської друкарки і сучасному оператору ПК досить істотна, оскільки для першої головним критерієм професіоналізму були швидкість друку і грамотність, а сьогодні вміння набирати текст, нехай і з великою швидкістю і без помилок, явно недостатньо.

Якщо ж співробітник справляється з усіма покладеними обов'язками, не виключено, що з часом він почне просуватися по кар'єрних сходах. Тому професію оператора ПК можна розглядати в певній мірі як стартову, адже далеко не кожному здоров'я дозволить просидіти за комп'ютером все життя.

вимоги

Крім акуратності, уважності, старанності роботодавці висувають на перший план такі вимоги, як досвід роботи, вищу або середню спеціальну освіту, знання програми 1С (це крім основних комп'ютерних програм - Word, Excel, MS Office, CorеlDraw, Photoshop). При цьому 74% роботодавців вважають за краще бачити на посаді оператора ПК жінок. Серед додаткових вимог можна виділити знання діловодства, первинних бухгалтерських документів та англійської мови, хорошу пам'ять, вміння працювати в команді, високу працездатність і приємну зовнішність, З особистих якостей головне - уважність. Цінуються також здатність до навчання, цілеспрямованість і стійкість до стресів.

Досить ліберальні роботодавці тільки по відношенню до віку претендентів, хоча самим «ходовим» можна вважати вік від 22 до 35 років. Разом з тим вікової коридор можна розширити до 18-50 років.

Керівник служби документаційного забезпечення управління (ДОП)

Мабуть, в кожному офісі є ця служба чи хоча б співробітник, відповідальний за документаційне забезпечення управління. У невеликих компаніях весь документообіг лягає на плечі однієї людини, який іноді суміщає цю роботу з іншими адміністративними функціями. У більших компаніях в структуру ДОУ входять секретар-діловод, архівіст, менеджер і керівник.

Зазвичай на плечі керівника ДНЗ лягають функції загального контролю діловодства та документообігу, роботи архіву, а також діяльності співробітників відділу.

Часто керівником ДНЗ стають колишні діловоди або секретарі з великим стажем роботи і навичками ведення документообігу.

вимоги

Як правило, для роботодавців важливі вікові та кваліфікаційні характеристики претендентів на цю посаду. Так, необхідний досвід роботи від трьох років, освіту, що відповідає профілю діяльності компанії, знання нормативних документів і ГОСТів, старанність, акуратність, пунктуальність. У рідкісних випадках потрібне знання англійської мови. Звичайний вікової коридор - 30-50 років.

діловод

Посада секретаря-діловода існує в деяких банківських, фінансових структурах, юридичних компаніях і великих організаціях із значним обсягом документообігу.

Зазвичай діловод приймає, відправляє і сортує документи, листи та інші ділові папери за ступенем важливості, веде їх облік і контроль в спеціальних журналах, готує матеріали для керівника.

вимоги

Для відмінної роботи діловоду потрібні хороша довготривала і оперативна пам'ять, емоційна стійкість, висока стійкість, здатність до тривалої концентрації уваги, а також толерантність до численних контактів, навички ділового спілкування, конструктивне сприйняття критики на свою адресу, профільну освіту і навички роботи з документами. У рідкісних випадках роботодавці вимагають знань систем електронного документообігу.

архівіст

Посада архівіста є не у всіх компаніях, часто його функції бере на себе діловод. Але якщо обсяг документообігу значний, то для ведення архіву потрібен окремий співробітник.

вимоги

Посада архівіста в офісі вимагає знань комп'ютерних програм (іноді систем електронного документообігу), вищої освіти, досвіду роботи, вміння користуватися базами даних. З особистих якостей важливі посидючість, старанність, акуратність, уважність.

завідувач канцелярією

Завідувач (або керівник) організовує роботу канцелярії, забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням, здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням (тобто частково бере на себе функції діловода), організовує роботу по реєстрації, обліку, зберігання та передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання, забезпечує друкування і розмноження службових документів, бере участь в підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження , реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження, керує працівниками канцелярії.

вимоги

Завідувач канцелярією повинен знати схеми документообігу; нормативні документи та ДСТУ, порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності; терміни і порядок здачі справ в архів; системи організації контролю за виконанням документів, законодавство про працю; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці. Також роботодавці вимагають від претендента обов'язкової середньої професійної освіти, але не критичні до стажу роботи. Якщо у кандидата професійно-технічну освіту, то стаж роботи за фахом повинен бути не менше трьох років. Для деяких організації необхідно знання англійської.

Співробітники адміністративно-господарського відділу (АГВ)

Відділ АГВ займається господарським забезпеченням офісу. У невеликій компанії (10-30 чоловік), як правило, всі питання по її постачання і вирішення інших адміністративно-господарських завдань лягають на плечі керівника і секретаря. Зазвичай секретарю делегуються повноваження із закупівлі канцелярських товарів, витратних матеріалів, контроль за прибиранням приміщень. Всі інші проблеми лягають на плечі керівництва компанії: це і вирішення питань, пов'язаних з благоустроєм офісу, і контакти з комунально-експлуатаційними, державними і муніципальними контролюючими органами.

Необхідність в окремому співробітнику, що займається адміністративно-господарською діяльністю, виникає у компаній зі штатом від 30 осіб. У компаніях з штатом від 100 співробітників адміністративно-господарською роботою займається вже відділ. Всі завдання, які диктував в обов'язки того чи працівнику, чітко прописані в посадовій інструкції.

Як правило, за безперебійне функціонування офісу відповідає керівник АГВ. В його обов'язки входить загальний контроль за станом офісу, інших приміщень і територій компанії, планування капітального ремонту, складання кошторисів витрат на господарські потреби. Також він веде всю договірну роботу з обслуговуючими організаціями і взаємодіє з державними і муніципальними контролюючими органами.

вимоги

У більшості випадків на адміністративно-господарську роботу запрошують чоловіків 30-45 років, не обов'язково з вищою освітою, з досвідом роботи 2-3 року і вмінням керувати колективом. Потрібні ще й такі якості, як чесність, відданість компанії, самостійність.

перекладач

Професія перекладача вважається однією з найпрестижніших і затребуваних. І в даний час володіння іноземною мовою - неодмінний запорука високої зарплати і швидкого кар'єрного росту. Однак спочатку потрібно отримати лінгвістичну освіту, що в усі часи було завданням підвищеної складності. Зараз в престижних вузах конкурс на перекладацькі факультети часом досягає 30 осіб на місце. Крім того, надходження і подальше навчання вимагають значних матеріальних витрат.

Часто працівникам доводиться поєднувати функції перекладача і секретаря; менеджера, помічника керівника і перекладача.

вимоги

Обов'язкові вимоги - досвід роботи, знання двох мов, навички ділового перекладу, грамотність.

тенденції ринку

Отже, в даний час адміністраторів потрібно все більше, і компанії, за даними кадрового центру «Віват Персонал», готові запропонувати їм перспективну роботу з вельми гідною оплатою (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Заробітна плата адміністративних фахівців (Москва і регіони)

Посада				Пропонована зарплата,$
				мінімальна	максимальна	середня
Персональний асистент
референт
Офіс менеджер
Секретар на ресепшн
Оператор call-центру
Оператор ПК
перекладач
керівник канцелярії
Керівник служби ДОУ
діловод
архівіст
начальник АГВ
співробітник АГВ

При цьому запропоновані оклади нерідко перевищують запити здобувачів (виняток становлять співробітники адміністративно-господарського відділу, які оцінюють свою «вартість» виходячи з кола повноважень, тоді як пропоновані оклади залежать від розміру компанії) (див. Таблицю 2).

Таблиця 2

Заробітна плата адміністративних фахівців: пропозиції і очікування (Москва і регіони)

			пропозиція роботодавців	очікування претендентів
Персональний асистент
референт
Офіс менеджер
Секретар на ресепшн
Оператор call-центру
Оператор ПК
перекладач
керівник канцелярії
Керівник служби ДОУ
діловод
архівіст
начальник АГВ
співробітник АГВ

Ситуація в Москві і регіонах різна

Якщо в Москві в «адміністратівку» часто йдуть студенти, які дивляться на ці посади як на трамплін на початку кар'єрного шляху, то в регіонах відсоток працюючих студентів нижче (адміністративні посади сприймаються там як постійне місце роботи). Нерідко працівники цілеспрямовано будують кар'єру в адміністративному секторі, виростаючи від оператора на телефоні до керівника секретаріату або керівника канцелярії. Тому на регіональному ринку здобувачі пропонують свій досвід (стандартно - 2-3 роки), кваліфікацію. Багато кандидатів знають бухгалтерські програми, англійська мова, основи документообігу, ГОСТів і нормативів. Багато в чому така ситуація складається завдяки тому, що в Москві, на відміну від регіонів, офісів більше і коло повноважень кожного із співробітників вже. Відповідно, столичні компанії можуть взяти собі в якості секретаря на ресепшн студентку презентабельною зовнішності для зустрічі відвідувачів і відповідей на дзвінки. У регіонах же на цій посаді доведеться також виконувати деякі адміністративні функції, наприклад, контролювати прибирання офісу, закуповувати канцтовари, управляти кур'єрами, вести документообіг. Все це створює ситуацію «кадрового голоду» в регіонах: фахівці є, і фахівці кваліфіковані, але при традиційно нижчою, ніж в Москві, заробітної плати - компанії не можуть забезпечити відповідний їх функціоналу рівень доходу.

Зарплата в адміністративному секторі стабільно зростає: за останні півроку в середньому збільшилася на 9-11% (причому зростання зарплати в регіонах йде інтенсивніше, ніж в столиці). Але в даний час на ринку спостерігається дефіцит кваліфікованих кандидатів, особливо секретарів на ресепшн і, як не дивно, помічників керівників. Хоча ця позиція найбільш популярна у претендентів, найчастіше їх досвід і професійні навички не відповідають вимогам роботодавця.

Відповідно, попит на професійних секретарів завжди перевищує пропозицію. Сезонних коливань в адміністративному секторі не спостерігається, за винятком літніх місяців. Тоді перевищення попиту над пропозицією на низькокваліфіковані посади (оператор call-центру, оператор ПК, секретар на ресепшн) знижується за рахунок студентів, що бажають «підзаробити».

Якщо говорити про стан ринку здобувачів, то можна відзначити, що конкуренція в адміністративному секторі досить низька. По-перше, чоловіки практично не беруть участь в конкурентній боротьбі, хіба тільки на посаду помічників або персональних асистентів керівника. По-друге, серйозна конкуренція існує тільки в середньому діапазоні зарплатної «вилки», а наявність незначних конкурентних переваг (досвід, вища освіта, знання іноземної мови) робить реальним шанс претендувати на верхню межу діапазону.

Погляд очима здобувача

Для більшості компаній характерна плинність адміністративного персоналу. «Хороші місця» звільняються через кар'єрного росту та декретних відпусток їхніх власниць. За спостереженнями кадрового центру «Віват Персонал», за останній час термін роботи кандидата на одному місці скоротився з півтора року до півроку, а часто і до 2-3 місяців (наприклад, адміністративний персонал в ЗМІ). Багато в чому це пов'язано з тим, що часто претенденти дивляться на посаду секретаря, діловода або офіс-менеджера як на «тимчасову» (40% кандидатів).

Якщо поглянути на ринок пропозицій очима кандидатів, то для них важливою характеристикою потенційного місця роботи є перспектива кар'єрного росту або професійного розвитку. Особливо це характерно для претендентів на позиції секретаря приймальної і референта. Секретарські посади часто і небезпідставно розглядаються як стартові позиції. Саме в ті організації, де існує можливість зростання, приходять найбільш активні, підготовлені й освічені співробітники. Для позиції персонального асистента така тенденції не характерна, так як вона поступово стає самостійною професією, що вимагає високої кваліфікації.

І тому багато претендентів вважають, що позиція особистого помічника є «стелею» кар'єри в області офісного адміністрування, але це не так. У великій компанії асистент керівника може вирости до керівника секретаріату, виконавчого директора або заступника директора з адміністративних питань. У офіс-менеджера також є шанси для кар'єрного зростання, наприклад, він може стати адміністративним директором.

Крім того, робота в адміністративній сфері надає можливість ознайомитися з усіма областями діяльності організації і зрозуміти, що саме є найбільш цікавим. Можна отримати додаткову освіту (якщо це необхідно) і в подальшому розвивати кар'єру в обраному напрямку.

О.М. Хміль, керівник напрямку по підбору адміністративного персоналу Міжнародного кадрового центру «Віват Персонал»

«Вектор»

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯЗАТВЕРДЖУЮ

01.06.2009 _ № _37_ Генеральний директор

(Дата) (номер) (посада керівника)

Москва Іванов

(Підпис) (ініціали та прізвище)

01.06.2009

(Дата)

Начальника адміністративно-господарського відділу

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.4. Начальник адміністративно-господарського відділу призначається на посаду і звільняється з посади наказом генерального директора.

1.5. Начальник адміністративно-господарського відділу підпорядковується безпосередньо заступнику генерального директора з загальних питань.

2. Завдання та обов'язки

Начальник адміністративно-господарського відділу:

2.1. Забезпечує господарське обслуговування і належний стан відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту будівель і приміщень, в яких розташовані підрозділи організації, а також контроль над справністю обладнання (ліфтів, освітлення, систем опалення, вентиляції та ін.).

2.2. Бере участь в розробці планів поточних і капітальних ремонтів основних фондів (будівель, систем водопостачання, повітропроводів та інших споруд), складанні кошторисів господарських витрат.

2.4. Забезпечує підрозділи організації меблями, господарським інвентарем, засобами механізації інженерної та управлінської праці, здійснює спостереження за їх збереженням і проведенням своєчасного ремонту.

2.5. Організовує оформлення необхідних документів для укладання договорів на надання послуг, отримання та зберігання канцелярського приладдя, необхідних господарських матеріалів, обладнання та інвентарю, забезпечує ними структурні підрозділи, а також ведення обліку їх витрачання та складання встановленої звітності.

2.6. Контролює раціональні витрати матеріалів і коштів, що виділяються для господарських цілей.

2.7. Організовує прийом, реєстрацію і необхідне обслуговування делегацій та осіб, які прибули в службові відрядження. Керує роботами з благоустрою, озеленення та прибирання території, святкового художнього оформлення фасадів будівель, прохідних.

2.8. Організовує господарське і матеріально-технічне обслуговування проведених нарад, конференцій, семінарів та інших заходів.

2.9. Виконує роботи по організації табельного обліку, раціонального харчування працівників під час обідніх перерв, складання графіків відпусток і розпорядку робочого дня.

2.10. Забезпечує виконання протипожежних заходів і утримання в справному стані пожежного інвентарю.

2.11. Вживає заходів щодо впровадження засобів зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки.

2.12. Керує працівниками відділу.

Начальник адміністративно-господарського відділу має право:

3.1. Знайомитися з проектами рішень керівника підприємства, що стосуються діяльності очолюваного відділу.

3.2. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконання його обов'язків, і роботи очолюваного відділу.

3.3. Вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції щодо покращання роботи, відділу.

3.4. Знайомитися з проектами рішень керівниками інших структурних підрозділів організації.

3.5. Підписувати (візувати) документи в межах своєї компетенції.

3.6. Вносити керівництву підприємства пропозиції про заохочення працівників відділу, накладення стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Начальник адміністративно-господарського відділу несе відповідальність відповідно до законодавства РФ:

4.1. За невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків, передбачених трудовим договором та цією посадовою інструкцією.

4.2. За заподіяння організації матеріального збитку.

4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці та протипожежної безпеки.

Посадова інструкція розроблена відповідно до наказу генерального директора від 01.01.01 р № 25

(Найменування посади безпосереднього керівника

(Керівника структурного підрозділу) (підпис) (ініціали та прізвище)

01.06.2009

З цією посадовою інструкцією ознайомлений.

Один екземпляр отримав на руки

і зобов'язуюсь його зберігати на робочому місці Смирнов

(Підпис) (ініціали та прізвище)

01.06.2009

Юрисконсульт _ Чернова ___

(Віза посадових осіб юридичної служби) (підпис) (ініціали та прізвище)

01.06.2009

____________________________ __________ ________________

(Посадова особа юридичної служби) (підпис) (ініціали та прізвище)

Посада начальника адміністративно-господарського відділу (АГВ), як правило, існує на підприємствах чисельністю понад 100 осіб. В інших випадках функції начальника АГВ і всього відділу виконує секретар (до 25 осіб), а також офіс-менеджер або завгосп (до 100 осіб).

Начальник АГВ керує роботою ремонтних бригад (слюсарі, сантехніки і т.д.), різноробочих, прибиральниць. В порівняно невеликих організаціях (до 600 чоловік) під його початок зазвичай підпадає охорона, транспорт (водії і механіки) і складські служби (комірник). На великих підприємствах і в установах освіти посади начальника АГВ відповідає посаду заступника директора з АГЧ або АГР (адміністративно-господарської частини або роботі).

Обов'язки начальника АГВ.

Начальник АГВ відповідає за прибирання і утримання приміщень і пов'язаних з ними територій з урахуванням санітарних і протипожежних норм. Він організовує поточний і капітальний ремонт будівель, укладає з постачальниками комунальних послуг та послуг зв'язку договори на обслуговування. Він забезпечує працівників витратними матеріалами на господарське обслуговування і канцтоварами, за погодженням з директором - меблями та оргтехнікою.

Робота начальником АГВпередбачає відповідальність за обслуговування делегацій, які відвідують підприємство.

Матеріальна відповідальність, що накладається посадовими обов'язками, змушує начальника АГВ працювати в тісній взаємодії з бухгалтерією.

Начальник АГВ веде звітність по діяльності відділу. Заохочення, покарання, прийом на роботу і звільнення працівників відділу здійснюється директором за поданням начальника АГВ.

Таке різноманіття обов'язків вимагає від начальника АГВ високою комунікабельності (вміння спілкуватися на будь-якому рівні), відповідальності, дисциплінованості, пунктуальності, мобільності, самостійності, стресостійкості. Він повинен володіти навичками роботи з документами, універсальними інженерно-технічними знаннями.

На таку посаду може претендувати людина з вищою професійною або середньою спеціальною освітою і досвідом роботи в цій сфері не менше 2 і 5 років, відповідно. Найчастіше, в силу специфіки вимог, це особи чоловічої статі 30-45 років (жінки займають посади офіс-менеджера і завгоспа в невеликих установах). Залежно від регіону і підприємства зарплата начальника АГВ по Росії коливається від 1000 до 2000 в доларовому еквіваленті.

Посадова інструкція НАЧАЛЬНИКА АГВ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність Начальника господарського відділу.
1.2. Начальник господарського відділу призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.
1.3. Начальник господарського відділу підпорядковується безпосередньо _____________________________.
1.4. На посаду Начальника господарського відділу призначається особа, що має вищу професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом.
1.5. Начальник господарського відділу повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються адміністративно - господарського обслуговування; структуру підприємства (установи, організації) і перспективи його розвитку; порядок ведення табельного обліку; засоби зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки; порядок і строки складання звітності; засоби механізації ручної праці; порядок придбання обладнання, меблів, інвентарю, канцелярського приладдя та оформлення розрахунків за послуги; основи економіки, організації праці, виробництва і управління; законодавство про працю; Правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.
1.6. В період тимчасової відсутності Начальника господарського відділу його обов'язки покладаються на ___________________________.
2. Функціональні обов'язки
Примітка. Функціональні обов'язки Начальника господарського відділу визначені на основі і в обсязі кваліфікаційної характеристики за посадою Начальника господарського відділу та можуть бути доповнені, уточнені при підготовці посадової інструкції виходячи з конкретних обставин.
Начальник господарського відділу:
2.1. Забезпечує господарське обслуговування і належний стан відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту будівель і приміщень, в яких розташовані підрозділи підприємства (установи, організації), а також контроль за справністю обладнання (ліфтів, освітлення, систем опалення, вентиляції та ін. ).
2.2. Бере участь в розробці планів поточних і капітальних ремонтів основних фондів (будівель, систем водопостачання, повітропроводів та інших споруд), складанні кошторисів господарських витрат.
2.3. Організовує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт.
2.4. Забезпечує підрозділи підприємства (установи, організації) меблями, господарським інвентарем, засобами механізації інженерної та управлінської праці, здійснює спостереження за їх збереженням і проведенням своєчасного ремонту.
2.5. Організовує оформлення необхідних документів для укладання договорів на надання послуг, отримання та зберігання, необхідних господарських матеріалів, обладнання та інвентарю, забезпечує ними структурні підрозділи, а також ведення обліку їх витрачання та складання встановленої звітності.
2.6. Контролює раціональні витрати матеріалів і коштів, що виділяються для господарських цілей.
2.7. Організовує прийом, реєстрацію і необхідне обслуговування делегацій та осіб, які прибули в службові відрядження. Керує роботами з благоустрою, озеленення та прибирання території, святкового художнього оформлення фасадів будівель, прохідних.
2.8. Організовує господарське обслуговування проведених нарад, конференцій, семінарів та інших заходів.
2.9. Виконує роботи по організації табельного обліку, раціонального харчування працівників під час обідніх перерв, складання графіків відпусток і розпорядку робочого дня.
2.10. Забезпечує виконання протипожежних заходів і утримання в справному стані пожежного інвентарю.
2.11. Вживає заходів щодо впровадження засобів зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки.
2.12. Керує працівниками відділу.
3. ПРАВА
Начальник господарського відділу має право:
3.1. Давати підлеглим йому співробітникам і службам доручення, завдання по колу питань, що входять в його функціональні обов'язки.
3.2. Контролювати виконання завдань і роботу, своєчасне виконання окремих доручень і завдань підлеглими йому службами і працівниками.
3.3. Запитувати й одержувати необхідні матеріали і документи, пов'язані з питань діяльності Начальника господарського відділу.
3.4. Вступати у взаємини з підрозділами сторонніх установ і організацій для вирішення оперативних питань виробничої діяльності, що належать до компетенції Начальника господарського відділу.
3.5. Представляти інтереси підприємства в сторонніх організаціях і установах при вирішенні питань, що відносяться до компетенції Начальника господарського відділу.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Начальник господарського відділу несе відповідальність за:
4.1. Результати і ефективність виробничої діяльності відділу.
4.2. Незабезпечення виконання своїх функціональних обов'язків, а також за результати роботи господарського відділу.
4.3. Недостовірну інформацію про стан роботи відділу.
4.4. Невиконання наказів, розпоряджень і доручень директора підприємства.
4.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, що створюють загрозу діяльності підприємства, його працівникам.
4.6. Незабезпечення дотримання трудової і виконавської дисципліни працівниками відділу.
5. УМОВИ РОБОТИ
5.1. Режим роботи Начальника господарського відділу визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю Начальник господарського відділу може виїжджати в службові відрядження (в т.ч. місцевого значення).
5.3. Для вирішення оперативних питань щодо забезпечення виробничої діяльності відділу Начальнику господарського відділу може виділятися службовий автотранспорт.
6. МАСШТАБ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ВПЛИВ РІШЕНЬ
6.1. Винятковою сферою діяльності Начальника господарського відділу є забезпечення господарських потреб підприємства, визначених функціональних обов'язків Начальника господарського відділу.
6.2. Начальнику господарського відділу для забезпечення його діяльності надається право підпису організаційно - розпорядчих документів з питань, що стосуються виконання його обов'язків.

З інструкцією ознайомлений: ___________________ / ________________
(Підпис) (П.І.Б.)
"___" ____________ ____ р

Практично на кожному великому підприємстві з чисельністю працівників понад 100 осіб існує АГВ. Розшифровка цієї абревіатури - адміністративно-господарський відділ. Дана служба виконує в компанії безліч дуже важливих для забезпечення нормальної її діяльності функцій. Злагоджена робота співробітників самого АГВ і взаємодія його з іншими підрозділами необхідні для процвітання будь-якої організації.

Необхідність в АГВ

На малих підприємствах з невеликою чисельністю співробітників і обсягами виробленої продукції або виконуваних робіт функції співробітників АГВ можуть виконувати секретарі та офіс-менеджери. Організаціям середнього розміру також зазвичай не потрібно служба АГВ, розшифровка якої відома будь-якому студенту економічного факультету. На цих підприємствах всі питання щодо забезпечення нормальної роботи компанії виконує завгосп. Повноцінний адміністративно-господарський відділ існує лише на великих підприємствах, де чисельність співробітників настільки висока, що одна людина просто не зможе забезпечити функціонування всіх підрозділів в нормальному режимі.

функції підрозділу

Безліч функцій виконує АГВ. Розшифровка даної абревіатури вказує на основні питання, які знаходяться в компетенції співробітників підрозділу. Вони вирішують різні завдання господарського характеру, т. Е. Забезпечують функціонування всіх інших відділів компанії. У веденні співробітників адміністративно-господарського відділу знаходиться:

1. Своєчасне забезпечення компанії різними матеріальними цінностями, використовуваними для роботи співробітників організації.

2. Організація зберігання, видачі та обліку різних цінностей, придбаних для потреб підприємства.

3. Організація повноцінного обслуговування всіх приміщень компанії, контроль над виконанням даного обслуговування, усунення недоліків.

4. Пошук організацій і висновок з ними договорів на надання комунальних послуг, обслуговування електричних мереж, мереж зв'язку.

5. Своєчасний ремонт приміщень компанії, різного її майна.

6. Контроль за дотриманням правил протипожежної безпеки.

7. Забезпечення необхідної охорони майна компанії.

8. Забезпечення матеріальних і технічних потреб при проведенні нарад, зустрічей делегацій інших компаній для проведення переговорів.

9. Організація сприятливих умов для роботи і передбаченого законодавством відпочинку співробітників.

10. за отримані ТМЦ.

Деякі з перерахованих функцій можуть бути віддані іншим підрозділам або виконуватися спільно з ними. Наприклад, охорона майна та порядку в організації може перебувати в компетенції служби безпеки.

структура відділу

На чолі підрозділу знаходиться керівник АГВ. Як правило, у нього є заступник, який бере на себе контроль над виконанням частини робіт, а також заміщає начальника під час його відсутності. В їх підпорядкуванні знаходиться ще кілька співробітників. Рядовий фахівець АГВ може відповідати за певну сферу діяльності компанії, а може вирішувати одночасно кілька завдань спільно зі своїми колегами. Перелік функцій як керівника отелення, так і всього його колективу визначає інструкція посадова АГВ для кожного зі співробітників.

начальник АГВ

Всю відповідальність за виконання функцій відділу несе на собі начальник АГВ. Розшифровка цієї абревіатури зустрічається у багатьох наказах генерального директора компанії, так як на підрозділ покладається великий перелік обов'язків. Керівник адміністративно-господарського відділу повинен не тільки організувати його роботу, а й контролювати виконання всіх даних співробітникам доручень.

повноваження керівника

Начальник АГВ підпорядковується зазвичай генеральному директору організації і володіє великою кількістю повноважень, які дозволяють йому виконувати доручення керівника компанії. У багатьох організаціях він може, діючи від імені генерального директора, самостійно вирішувати такі питання:

1. Укладати договори на поставку матеріальних цінностей і надання необхідних організації робіт з різними сторонніми компаніями. Вибір цих фірм і умови співпраці знаходяться при цьому повністю у веденні начальника АГВ.

2. Розподіляти службові обов'язки між співробітниками в рамках свого відділу і відповідно до правил трудового розпорядку, прийнятими в організації, і посадовими інструкціями працівників.

3. Проводити підбір персоналу в адміністративно-господарський відділ, оцінювати якість роботи своїх співробітників.

Матеріальна відповідальність

Співробітники АГВ (розшифровка цієї абревіатури - адміністративно-господарський відділ), включаючи керівника підрозділу, несуть матеріальну відповідальність за передані їм на тимчасове зберігання цінності або грошові кошти. Незважаючи на те, що більшість розрахунків з постачальниками відбувається зараз за безготівковим розрахунком, фахівці можуть отримувати досить великі суми для придбання різних матеріалів. Якщо на підприємстві існує склад, на якому зберігаються предмети, необхідні для здійснення діяльності організації, то співробітники АГВ, що мають до нього доступ і відповідають за видачу іншим працівникам підприємства цінностей, несуть за нього матеріальну відповідальність.

Співпраця з іншими відділами

Практично всім співробітникам різних підрозділів великої організації доводилося хоч раз стикатися з абревіатурою АГВ, розшифровка якої знайома кожному. Кожну структурну одиницю компанії пов'язують з АГВ певні аспекти діяльності:

1. Виробничий відділ. Постачанням обладнання та різних матеріалів для виробництва готової продукції займається зазвичай підприємства. Однак забезпечує функціонування куплених коштів праці адміністративно-господарський відділ. Його фахівці стежать за безперебійною подачею на води і тепла. У веденні співробітників АГВ знаходиться також прибирання виробничих площ.

2. Співробітники цих структур знаходяться в постійних контактах між собою. В юридичний відділ на перевірку і узгодження потрапляють договори, які планує укласти керівник АГВ. У свою чергу співробітники господарського відділу забезпечують нормальні умови для роботи фахівців юридичної служби.

3. Бухгалтерія. Працівники АГВ звітують перед співробітниками бухгалтерії за видані їм на покупку матеріальних цінностей або оплату послуг підрядників грошові кошти.