Сегодня, когда конкуренция на рынке высока и соперники не дремлют, многие компании начинают искать новые способы и формы экономии затрат и оптимизации бизнес-процессов. Цель заключается в том, чтобы вырваться вперед и обогнать конкурентов.

Поиском ответов на вопросы по оптимизации расходов, а также внедрением различных методов решений я активно занималась, когда возглавляла Службу управления персонала на пищевом производственном предприятии.

Распространено мнение, что системы «бережливого производства» или, как их еще называют «лин-менеджмента», как правило, применяются только на самом производстве.

Здесь необходимо пояснить, что же такое «бережливое производство»? Термин переводится с английского как «ничего лишнего», его основателем является Тайити Оно, создавший производственную систему в Toyota в 1950-е годы. Это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Концепция предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя.

Отправная точка - анализ ценности создаваемого продукта для конечного потребителя на каждом этапе его воплощения. В качестве основной задачи предполагается создание процесса непрерывного устранения потерь, любых действий, потребляющих ресурсы, но не создающих ценности для конечного потребителя.

Существует семь видов потерь:

1. потери из-за перепроизводства;
2. потери времени из-за ожидания;
3. потери из-за ненужной транспортировки;
4. лишние этапы обработки;
5. лишние запасы;
6. ненужные перемещения;
7. выпуск дефектной продукции.

Разработано множество инструментов системы «бережливого производства» и для решения задачи по оптимизации затрат. Мне стало понятно, что есть методы, которые помогают справиться с решением вопросов не только на производстве, но и в офисной работе.

Таким образом, мы провели эксперимент по оптимизации рабочих процессов в службе персонала при помощи одного из инструментов «бережливого производства» - 5S.

5S - это метод организации рабочего пространства, целью которого является создание оптимальных условий для выполнения работы, поддержания порядка, экономии времени и энергии, а также постоянного совершенствования бизнес-процессов.

Технология создания эффективного рабочего места состоит из пяти элементов:

1. Сортировка (Sorting);
2. Свое место для всего (Setinoder);
3. Содержание в чистоте (Sweeping);
4. Стандартизация (Standardizing);
5. Совершенствование (Sustain).

В результате внедрения мы получили не только понятную стандартизированную систему организации рабочих мест в службе персонала, но и значительную экономию времени за счет создания стандартов работы персонала, сокращение двух штатных единиц благодаря уменьшению ненужных действий и перераспределению обязанностей, а также экономию канцелярских принадлежностей и даже офисной мебели.

Остановимся подробнее на каждом элементе метода 5S.

1. Сортировка (Sorting)

На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Необходимо произвести удаление ненужных предметов. Данные действия также приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в сортировку и определение предметов, которые должны быть:

1. немедленно удалены и утилизированы;
2. перенесены в место для хранения;
3. оставлены как необходимые для выполнения работы.

Предметы, нуждающиеся в хранении, перемещаются в зону «карантина». Подобное пространство может быть выделено в каждой службе в офисе или на специально организованном складе. Все вещи, перемещаемые в зону «карантина» подлежат маркировке, то есть помечаются красными сопроводительными ярлыками, на которых указаны:

1. дата;
2. кем промаркирован;
3. ФИО и должность сотрудника (владельца рабочего места);
4. информация о предмете (наименование, инвентарный номер, количество);
5. причина маркировки (посторонний предмет, не используется, сломан, устарел, назначение неизвестно, требует ремонта, излишек и т.д.).

При осуществлении этапа «сортировка» важно уделить отдельное время разделению электронных документов: необходимо удалить дублирующие друг друга и те, которые не используются больше, чем шесть месяцев. Особо важные, не часто используемые можно переместить в папку с именем «Архив».

2. Свое место для всего (Setinoder)

Ключевые понятия в данном случае - это рациональное расположение и наведение порядка с необходимыми предметами. Вещи нужно поместить на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто ими пользуется. Следует также промаркировать их для быстрого поиска. Основная цель этого элемента - определение «дома» для каждого предмета в рабочем пространстве.

Для проведения данной работы в офисе я рекомендую использовать спортивный коврик, который столь популярен при занятиях йогой или во время туристических походов, его еще называют «пенка». Такой коврик должен быть разрезан на части по площади ящика письменного стола, для каждого ящика нужно по два коврика.

Далее вы определяете необходимые для хранения в ящике предметы, например: ножницы, ручка, карандаш, ластик, линейка и т.д. Два коврика укладываются в ящик, и в верхнем коврике необходимо вырезать углубления для каждого предмета, предварительно сделав трафарет каждого предмета, обведя его границы карандашом.

В каждом углублении нижнего коврика необходимо написать (на бумаге по размеру и закрепить прозрачным скотчем) название того предмета, который будет помещен в углубление. Это делается для того, чтобы каждый мог безошибочно определить место хранения вещи и всегда вернуть ее на определенное место.

При осуществлении этапа рационального расположения необходимо создать электронные папки документов, в которых они будут располагаться удобным способом для быстрого поиска.

Названия папок, например, могут быть следующими: рабочие документы - «Проекты», «В работе», «5S», «Архив» и т.д.

Во избежание повторного захламления рабочего пространства, создается график уборки с четким указанием сроков ее проведения и ответственных лиц.

Уборке хозяином рабочего места подлежат, например:

• текущие документы на рабочем столе - ежедневно (недопущение накопления документов, сортировка, архив);
• содержимое шкафов - еженедельно (сортировка, размещение ненужного в зоне красных ярлыков);
• оргтехника - ежедневно (очистка от пыли) и т.д. по установленному графику.

Уборка рабочего места, канцелярских принадлежностей и приборов, поддержание рационального расположения предметов согласно созданной карте рабочего пространства - это прямая обязанность владельца рабочего места. Средства для соблюдения чистоты и порядка всегда должны находиться в непосредственной близости.

При осуществлении этапа уборки необходимо осуществлять сортировку и удаление электронных документов, лучше делать это еженедельно.

4. Стандартизация (Standardizing)

Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов, необходимо закрепить письменно, чтобы они стали наглядными и легко запоминающимися. Нужно разработать стандарты документов, работы и техники безопасности с использованием визуального контроля, разработать и внедрить 5S стандарты. Также необходимо ввести визуальный (зрительный) контроль и информирование в рабочем пространстве, применить «чек-листы» как ежедневные (5S-пятиминутка) для самоконтроля и развития самодисциплины, так и еженедельные для контроля соблюдения 5S стандартов внешними аудиторами.

При осуществлении этапа стандартизации нужно создать единый для всех сотрудников службы стандарта формат папок электронных документов с доступом в каждую папку для руководителя. В «чек-листе» пункт по проверке соблюдения стандарта расположения электронных документов лучше выделить отдельно.

5. Совершенствование (Sustain)

Цель: добиться, чтобы выполнение процедур методологии превратилось в привычку и стало неотъемлемой частью повседневной деятельности в рабочем пространстве. Также необходимо визуализировать действия по улучшениям: разрабатывать и фиксировать предложения по модификациям, внедрять новые улучшенные стандарты.

Образец приемов совершенствования:

• поиск первичной проблемы;
• ее анализ и решение;
• изменение стандарта работы с учетом достигнутого.

Совершенствование является вершиной системы 5S. Каждый работник должен понимать, что создание и поддержание порядка - это возможность сконцентрировать свои силы для качественного и эффективного выполнения своего непосредственного рабочего функционала. Причем это происходит без ненужных потерь времени и отвлечения внимания на дела, не несущие компании прибыль. Все сосредотачивается на поиске и постоянных улучшениях в работе, а также внедрении найденных предложений в жизнь.

Внедрение системы невозможно без лидера и, безусловно, им может быть только руководитель. Работа по введению системы обязательно сопровождается предварительным обучением и личным примером руководителя. В ходе внедрения у сотрудников нередко в самом начале возникает резкое неприятие системы порядка.

Все мы знаем, что происходит в рабочих ящиках столов в подавляющем большинстве офисов. Для того, чтобы найти точилку для карандаша, необходимо перерыть несколько ящиков письменного стола, ведь в них находится огромное количество «нужных вещей, которые обязательно пригодятся». Сотрудники возмущаются, не понимают цели внедрения, иногда доходит даже до увольнения отдельных личностей, нежелающих поддерживать внедрение системы.

Только терпеливые объяснения и личный пример способны сдвинуть стену неприятия и недоверия. Самым сложным является этап «совершенствования», ведь именно здесь необходимо научить каждого сотрудника пониманию того, что его обязанностью является внести еженедельное предложение по улучшению его процесса работы или процесса деятельности компании. Здесь также не обойтись без обучения методам разработки улучшений. Конечно, это очень важная и объемная тема, поэтому она нуждается в отдельном освящении.

На данном этапе необходимо научить и закрепить понимание сотрудников о том, что каждое улучшение должно вести к оптимизации затрат времени, сокращений ненужных перемещений, экономии ресурсов с целью увеличения прибыли компании, а значит, и улучшению материального состояния самого сотрудника. Специалисты постепенно начинают понимать, что внедрение системы ведет к стабильности компании на рынке и к возможности успешно конкурировать и достигать высоких результатов.

Хочу добавить интересный факт: с введением этой системы после пилотного эксперимента во всей компании у многих сотрудников появилось желание внедрить данный инструмент у себя в домашнем хозяйстве.

Женщины увлеченно доставали из своих кухонных шкафов то, что у них давно пылилось на дальних полках и никак не использовалось. Они решительно выкидывали ненужное, а там, где сомневались в том, надо им это или не надо, выделяли отдельное временное место «красный квадрат» и перемещали «сомнительные» предметы (пробки от бутылок шампанского, просроченные пальчиковые батарейки, сломанные перочинные ножи, лишние открывалки для бутылок, с избытком хранящиеся в каждом ящике). Все, что оставалось после тщательной сортировки, маркировалось и размещалось в определенном удобном порядке в шкафах на кухонных полках.

Работницы с удовольствием делились фотографиями, как было и как стало, и рассказывали, насколько удобней и комфортней стала их жизнь на кухне, сколько времени они теперь тратят на уход за собой, а не за кухней.

Мужчины, посмотрев на женщин, стали наводить порядки в своих мастерских и гаражах. Результат не заставил себя ждать: вот они уже довольные в перерывах в курилке хвастаются своими результатами в наведении порядка на своих домашних рабочих местах.

Дон Тэппинг, Энн Данн

Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Переводчики А. Залесова, Т. Гутман

Редактор С. Турко

Руководитель проекта С. Турко

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор В. Муратханов

Компьютерная верстка А. Фоминов

Дизайн обложки DesignDepot

© MCS Media, Inc., 2006

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2017

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Прочитав эту книгу, вы:

Научитесь выявлять потери и находить скрытые резервы повышения производительности офисной работы;

Освоите основные инструменты уменьшения потерь: карточки канбан, систему 5S, методы визуализации информации;

Сможете всегда знать, на какой стадии находится каждый процесс и сколько времени нужно для его завершения.

С удовольствием представляю вам книгу «Бережливый офис». За последние двадцать лет бережливое производство стало играть ведущую роль в снижении затрат организаций – как правило производственных – за счет выявления и устранения потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Тем не менее те же самые инструменты пытаются внедрять и в непроизводственных секторах экономики, в том числе в вооруженных силах, образовании, здравоохранении, финансах и строительстве.

В книге собрана информация об опыте людей, применяющих бережливое производство в самых разных отраслях. Эти пионеры бережливого производства – сэнсэи – за последние десять лет добились значительных успехов в самых разных отраслях, они провели огромную работу по совершенствованию бизнеса. Книга рассказывает об успешном опыте таких первопроходцев и об инструментах, которые они используют.

Любой организационный процесс – будь то принятие заказа на изделия промышленного производства, обработка кредитной карты клиента, медицинское обслуживание в поликлинике – должен удовлетворить потребности потребителя (пациента, клиента).

На страницах этой книги читатель найдет полное руководство по выявлению и устранению затрат с помощью вовлечения в процесс всех сотрудников. Данная книга призвана стать компасом, который укажет вам путь к более бережливому, производительному и эффективному офису. Здесь нет тайн. Мы занимаемся систематическим распространением информации о передовом опыте во всех отраслях и будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами.

Доброго пути!

Дон Тэппинг

Благодарности

Эта книга – пример работы в команде, партнерских отношений и обучения на собственном опыте группы людей, каждый из которых внес свою лепту в ее создание.

На создание книги ушло более пяти лет. Прежде чем она увидела свет, ее содержание неоднократно перерабатывалось и корректировалось.

Огромное спасибо тем, кто внес свой вклад в эту работу. Ниже перечислены имена ее участников:

Том Касасса, CQE/SSBB/PM, головной офис по управлению качеством, Naval Surface Warfare Center, Панама-Сити, штат Флорида;

Кертис Уокер, президент GDC Consulting;

Роджер Кремер, консультант;

Сту Таббс, PhD., специалист в области лидерства, Восточный Университет Мичигана, автор книги «Дискуссии в малых группах» (Small Group Discussion, McGraw-Hill, Inc. 1993);

Дебра Хадфилд, MSN;

Шелег Холмс;

Мы выражаем признательность и вам, читателю и нашему клиенту, за время и силы, которые вы потратили на применение и развитие методов бережливого производства в сфере административной работы. Мы знаем, что это нелегкое дело, и надеемся, что поможем вам в ваших начинаниях. Мы будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами и проблемами. Наш электронный адрес:

Введение

Для чего это нужно?

В первую очередь эта книга предназначена организациям, которые хотят усовершенствовать административные процессы. Прежде всего она будет полезна менеджерам, которые занимаются обучением сотрудников, руководителям, ответственным за внедрение бережливого производства, координаторам непрерывного совершенствования и всем тем, кто занимается оптимизацией потока работ для повышения продуктивности и улучшения итоговых показателей.

Лидеры бизнеса, которые выводят организации на новые рынки, чтобы открыть для себя новые возможности, и стремятся рационализировать текущие бизнес-процессы, чтобы стать более конкурентоспособными, должны неустанно повышать ценность компании для акционеров. Книга «Бережливый офис» принесет им немалую пользу.

Эта книга поможет понять, с какими трудностями сталкиваются изо дня в день работники в самых разных сферах. Авторы убедительно объясняют, почему непрерывное совершенствование должно стать образом жизни. В конце каждой главы авторы подводят итоги, дают вопросники и примеры из практики, которые помогут вам усовершенствовать административную сферу.

Руководителям, работающим в здравоохранении, финансовой сфере, розничной торговле, строительстве и на производстве, эта книга поможет остаться в бизнесе в XXI веке и заложить фундамент для дальнейшего совершенствования компании.

Что внутри?

В книге «Бережливый офис» дается обширный комплекс подробных рекомендаций по созданию бережливого офиса. Следуя им, вы сможете заложить прочный фундамент для применения инструментов бережливого производства. Сотрудники офиса, которые изо дня в день обрабатывают различные запросы, должны знать, что делать, куда обращаться и кого слушать.

Первая часть помогает заложить фундамент для создания бережливого офиса. Здесь рассказывается об основных инструментах и концепциях бережливого производства, о предстоящих изменениях и о внедрении ряда весьма полезных и эффективных инструментов. Все это позволит вам добиться ощутимого прогресса в создании бережливого офиса.

Часть вторая рассказывает о создании систем поддержки, необходимых для совершенствования процессов. Это предполагает детальный анализ текущих процессов, разработку стандартов, которым они должны подчиняться, и выравнивание нагрузки для обеспечения бесперебойного и безостановочного потока работы. Это ядро бережливого офиса, и реализация этой части проекта является самой трудоемкой.

Часть третья посвящена визуальному контролю, средствам защиты от ошибок и системам показателей, которые обеспечат непрерывное совершенствование бережливого офиса. Следует выбрать модели для сравнения, четко определить распределение функций в новой организации, найти тех, кто возьмет на себя роль лидера, обеспечить работу без дефектов. Все это необходимые условия для формирования новой культуры.

Вы можете использовать эту книгу как дополнение к любым другим материалам по непрерывному совершенствованию, которые уже есть в вашем распоряжении. Хотя эта книга отличается обширным охватом материала и содержит все, что вам нужно, следует отметить, что как авторы и специалисты по непрерывному совершенствованию, мы не отвергаем иной образ мышления. Ни одна книга не может помочь организации избавиться от всех проблем. Мы искренне верим, что наша книга и примеры, которые она содержит, помогут вам найти ответы на многие вопросы, которые встают перед вами при создании бережливого офиса.

Как извлечь из книги максимальную пользу

Применяя концепции и инструменты, о которых рассказывается в этой книге, вы сможете создать систему, которая, будучи составной частью бережливой организации, обеспечит контроль процессов и усовершенствует их (позволит избавиться от деятельности, не добавляющей ценности).

Бережливый офис - составляющая концепции бережливого производства с уникальной технологией сокращения затрат, проецируемая на офис. Бережливый офис - наиболее современный эффективный инструмент для борьбы с потерями.

Предлагаю рассмотреть следующие виды потерь:

1. Незавершенная работа - 70% распоряжений начальства не доводится до конца по различным причинам.

2. Ошибки в документах - в данном случае дополнительное время уходит на исправления, то есть повторную работу с документами.

3. Выполнение ненужной работы. Порядка 50% из «незавершенных» 70% при глубоком анализе оказываются ненужными. При этом на процессы были потрачены время, силы и средства.

4. Лишние этапы в процессах. Процесс - живой организм, который необходимо постоянно совершенствовать, сокращая ненужные этапы. Достигается это различными способами: от внедрения простых автоматизированных систем до совмещения работником определенных функций.

5. Ожидание поступления работы.

6. Лишние передвижения. Например, один принтер, который находится в труднодоступном месте open space, где работают 40 сотрудников. К таким потерям можно отнести также передвижения за водой, кофе, чаем, посещение туалетных комнат, столовой и курилок. Все, что нужно человеку для его непосредственной деятельности в течение дня, должно быть максимально доступно - чем больше удаленность, тем больше времени позволяет себе сотрудник тратить на перемещения. При этом важно соблюдение принципа «открытых дверей».

7. Чрезмерный контроль. Периодически контроль стоит дороже, чем сам процесс: например, контроль за перемещением документов из отдела в отдел. Данная функция лежит на плечах нескольких сотрудников, которые получают заработную плату, составляют множественные отчеты и прочее, тогда как сам процесс не стоит и пятой части. Такой контроль должен вести руководитель подразделения совместно с сотрудниками, постоянно совершенствуя и делая его более эффективным.

8. Время на разговоры. Нельзя забывать, что любой спорный вопрос или недовольство сотрудники будут обсуждать, тратя тем самым драгоценное время. Поэтому вся информация о жизнедеятельности офиса и сотрудника в нем должна быть максимально открыта. Сотрудники должны точно знать, где взять и как донести ту или иную информацию, когда выдается заработная плата, как начисляются бонусы, где находится столовая, магазин, курилка и так далее.

Основная цель - не просто одноразово выявить эти ошибки, но и устранить их. Самый распространенный инструмент борьбы с потерями в офисе - система 5S - система рационализации рабочего места. В нее входят 5 составляющих: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование .

Сортировка означает, что с рабочего места удаляются все предметы, которые не нужны для текущей деятельности. Простой принцип определения «необходимости» вещи: если вы задумываетесь, нужна ли вам вещь, значит, она вам не нужна. Главный принцип сортировки - только то, что нужно; только в том количестве, которое нужно; только тогда, когда нужно.

Второй этап - соблюдение порядка, то есть рациональное размещение: все предметы расположены так, чтобы их легко было использовать, и маркированы таким образом, чтобы любой сотрудник мог быстро найти то, что ему нужно.

Соблюдение чистоты - обеспечение порядка на рабочем месте, постоянное его поддержание. Я считаю, что чистоту рабочего места должен поддерживать сам сотрудник.

Четвертый этап - стандартизация - создание унифицированного подхода к выполнению заданий и процедур. При помощи стандартизации можно добиться понятный для всех и простой в использовании контрольный лист.

И, наконец, пятый этап - непрерывное совершенствование.

В России, на мой взгляд, пока применение данной системы не развито: много о ней говорят, но на практике мало кто использует. В «Премьер-Сервис» мы стремимся к полному переходу на 5s. Это процесс постоянный. Отдельные примеры можно привести уже сейчас: у нас в офисе раньше было много свободных рабочих мест за счет выездных работников. Теперь же каждый компьютер закреплен за тремя сотрудниками, что позволило сэкономить место и ресурсы. Следующим этапом станет полный отказ от привязки к месту. Любой сотрудник, придя на работу, сможет занять любое свободное место, выполнить работу и уйти.

Также в «Премьер-Сервис» активно используется принцип «взаимозаменяемости» : каждый сотрудник может работать на 3 позициях, и на каждую позицию приходится по три сотрудника. Данная система позволяет оптимизировать работу офиса в целом. Добиться такого результата удалось благодаря специально выстроенной схеме обучения и организации работы с персоналом, принятой в нашей компании.

Кроме того, несколько лет назад мы приняли программу «улучшения качества жизни сотрудников» , которая касается стандартизации в офисе. Естественно, все сотрудники имеют один и тот же офисный набор (стол, кресло, компьютер и так далее), но мы не забываем о том, что у всех работников различные физические данные, поэтому приводим их рабочие места в соответствии с пожеланиями: кому-то необходимо кресло, учитывающие индивидуальные особенности строения человека, кому-то просто заменить монитор. Казалось бы, мелочи, но именно они очень сильно влияют на качество деятельности работника. Много внимания нужно уделять освещенности помещения и вентиляции, организации комфортного пространства офиса.

Любые действия, совершенные в рамках системы 5s, ведут, в первую очередь, к сокращению расходов. Именно таким образом, используя вышеперечисленные инструменты в совокупности с укреплением как исполнительной, так и внутренней дисциплины, не забывая про поддержание и повышение лояльности работников, возможно обеспечить грамотное, надежное и долгосрочное сокращение затрат.

Бережливый Офис Японская педантичность в условиях русского «творческого» менталитета Ли КоН М тренинги и консалтинг тел: (4872)

Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать « Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать ». (Ли Якокка) Это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды Это основа для повышения управляемости, оптимизации и улучшения бизнес-процессов, что ведёт к повышению производительности труда. Бережливый Офис

Упорядоченность рабочего процесса, первый шаг на пути к повышению производительности, качества и необходимым улучшениям бизнес-процессов (kaizen). Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться точно в срок бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги. « Дао нужно практиковать изо дня в день упорно и последовательно, без авралов и спешки » Дао Toyota, стр. 21

Бережливый Офис вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса – это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. При различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. инструментов lean. Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов lean. процесс непрерывного совершенствования (kaizen). Заключительный этап внедрения бережливого офиса – процесс непрерывного совершенствования (kaizen).

Социальная структура Принуждающая бюрократия Поощряющая бюрократия Навязывание жёстких правил Многочисленные правила и процедуры, зафиксированные документально Иерархический контроль Полномочия делегируются служащим Правила и процедуры представляют собой инструмент расширения полномочий Иерархия способствует организационному обучению Автократическая Органическая Служащие облечены доверием Минимум правил и процедур Неразвитая иерархия Контроль сверху вниз Минимум документально зафиксированных правил и процедур Иерархический способ управления

5S5S5S5S сортируй содержи в чистоте Создавай порядок стандартизируй совершенствуй Пять терминов, которые начинаются с «S», слова, обозначающие пять шагов, которые позволяют создать рациональное рабочее место, соответствующее принципам бережливого производства и визуального управления

Бережливый Офис Стандартизация рабочего места Стандартизация рабочего места Важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Бережливый Офис Выравнивание рабочей нагрузки важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность. Суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения обязанностей между всеми сотрудниками.

Бережливый Офис Карта потока создания ценности Карта потока создания ценности Условное представление всех операций в потоке создания ценности. Используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Является мощным инструментом обучения новых сотрудников. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации.

Бережливый Офис Канбан Система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

В результате применения lean в офисе, уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади. Что неуклонно ведёт к повышению производительности труда, и уменьшению расходов. Бережливый офис

Мы считаем, что на сегодняшний день система «Бережливое производство» (Бережливый офис) является одной из самых эффективных идеологий оптимизации бизнеса. Использование его широко известных инструментов способно дать стабильный и продолжительный положительный эффект. Но наиболее значительных и долговременных улучшений можно добиться лишь внедряя бережливое производство как философию непрерывного совершенствования Бережливый офис

Lean – это, прежде всего, современный эффективный подход к менеджменту. Только тогда, когда все уровни менеджмента – от генерального директора до мастера – начнут принимать повседневные решения, базируясь на иной логике, только тогда простые слова – ценность для потребителя, поток, отсутствие потерь, вытягивание и совершенствование – перестанут быть просто словами, которые очень легко повторять Бережливое производство (бережливый офис) это уже давно больше чем положительный опыт нескольких компаний или теория нескольких учёных. Ли КоН М кадры и консалтинг тел: (4872) ,

МЕТОДИКА 5 SМЕТОДИКА
5S
27.12.2017
3

Как улучшить своё рабочее место

5S
Это ваш инструмент!
27.12.2017
4

Внедрение 5S на производственных участках
и рабочих местах
SEIRI
SEITON
РАЦИОНАЛЬНОЕ
РАСПОЛОЖЕНИЕ
обозначить места
хранения предметов,
чтобы при
необходимости их можно
было быстро достать
СОРТИРОВКА
убрать ненужные
предметы и оставить
только необходимые
SHITSUKE
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
SEIKETSU
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
постоянно поддерживать
чистоту
27.12.2017
выработать привычку
соблюдать установленные
правила и внедрять для этого
необходимые мероприятия
SEISO
УБОРКА
подробный осмотр производственных
участков на наличие мусора и лишних
предметов, а также тщательная
уборка вплоть до устранения всех
грязных мест
5

Метод 5S
№ этапа
По-японски
По-английски
По-русски
1
Seiri
(Cейри)
Sorting
Сортируй, устрани
всё ненужное для
выполнения работы
2
Seiton
(Сейтон)
Set in Order
Соблюдай порядок
3
Seiso
(Сейсо)
Sweeping
Содержи в чистоте
4
Seiketsu
(Сейкецу)
Standardizing
Стандартизируй за
счёт регулярного
выполнения первых
трех S
5
Shitsuke
(Сицуке)
Sustaning the
discipline
Совершенствуй
27.12.2017
6

Метод 5S
27.12.2017
7

Возможные причины потерь

Мусор и грязь
Беспорядок
Посторонние предметы
Лишние детали и инструменты
Несоблюдение правил и
отсутствие ответственности
27.12.2017
8

МУСОР И ГРЯЗЬ

приводят к следующим потерям:
ОЖИДАНИЕ
Загрязнение оборудования, попадание мусора в рабочую зону может
привести к выходу оборудования из строя и вынужденному простою.
Увеличиваются затраты на обслуживание.
ДЕФЕКТЫ
Загрязнение рабочих поверхностей механизмов и приборов, попадание
пыли в их полости приводит к ухудшению их функционирования.

Неопрятность рабочего окружения ведёт к увеличению напряжённости в
отношениях между работниками, появлению чувства безразличия, к
нежеланию улучшать качество своей работы.
27.12.2017
9

БЕСПОРЯДОК

приводят к следующим потерям:
ИЗЛИШНЯЯ ОБРАБОТКА
Невозможность своевременно подобрать необходимый инструмент
приводит к необходимости использования менее подходящего
оборудования, что может привести к дополнительной обработке.
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
На поиск необходимого инструмента или приспособлений затрачиваются
непроизводительное время и физические усилия, а из-за спешки
беспорядок только усиливается.
ОЖИДАНИЕ И ЗАПАСЫ
Беспорядок увеличивает время переналадки оборудования, время
подготовки к обработке, время ремонта. Это приводит к увеличению
простоев оборудования, ожиданию на последующих операциях и
необходимости запаса обрабатываемых деталей.
27.12.2017
10

ПОСТОРОННИЕ ПРЕДМЕТЫ

приводят к следующим потерям:
ТРАНСПОРТИРОВКА
Скопление лишних деталей (изделий) требует их
дополнительной транспортировки к месту хранения,
утилизации или месту последующей обработки.
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
Лишние предметы (детали, инструменты) ограничивают
свободу действий, отвлекают внимание, требуют
дополнительных перемещений в процессе выполнения
операций, связанных с поиском необходимых деталей
или инструментов.
27.12.2017
11

ОТСУТСТВИЕ ПРАВИЛ

организации рабочего окружения неопределённая
ответственность способны привести к любому виду потерь:
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
Отсутствие регламента организации и поддержания рабочего
окружения приводят к беспорядочным действиям работников,
выполнению лишней работы и общей неорганизованности.
ПОТЕРИ ТВОРЧЕСКОГО ПОТЕНЦИАЛА
Неорганизованная деятельность по поддержанию рабочего места
или её полное отсутствие вызывают у работников
деморализующие чувства.
СНИЖЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БЕЗОПАСНОСТИ
ПРОИЗВОДСТВА
Плохая организация рабочих мест ведёт к прямому повышению
вероятности
несчастных случаев и необходимости
27.12.2017
дополнительных мер для обеспечения безопасности труда.
12

5S – это система рациональной организации рабочего окружения

Использование системы 5S позволяет
достичь рациональной организации
рабочего окружения и, как следствие:
Устранить потери;
Повысить качество продукции;
Обеспечить безопасность и повысить
производительность труда;
Улучшить морально-психологическую
обстановку
в коллективе.
27.12.2017
13

 Мероприятия 5S

Мероприятия
5S
У деятельности «
» есть своя
последовательно
● Деятельность « »
сть.
- средство, но не
цель.
● У
деятельности
« » нет конца.
27.12.2017
14

В производственных помещениях, где чисто и аккуратно:

выше производительность
труда;
меньше бракованной продукции;
точнее выдерживаются сроки;
лучше соблюдается техника
безопасности.
27.12.2017
15

Возражение 1. И что такого в сортировке и
рациональном расположении?
Возражение 2. Зачем чистить
оборудование, если оно всё равно
загрязнится?
Возражение 3. Сортировка и
рациональное расположение не влияют
на рост производительности труда.
27.12.2017
16

Возражения против внедрения системы 5S

Возражение 4. Мы уже внедряли
систему 5S пять лет тому назад.
Возражение 5. Мы слишком заняты,
чтобы применять 5S.
Возражение 6. Зачем нам вообще
нужно внедрять эту систему.
27.12.2017
17

Преимущества лично для вас внедрения системы 5S

даёт возможность проявить
инициативу и творческое начало в
организации рабочего места;
позволяет сделать ваше рабочее
место более приятным;
улучшает моральное состояние;
помогает понять, что, когда и где от
вас требуется выполнить;
облегчает общение с коллегами.
27.12.2017
18

Преимущества для вашей
компании внедрения системы
Результат 5S
Преимущество 5S
1
Отсутствие переналадок
Диверсификация продукции
2
Отсутствие дефектов
Рост качества продукции
3
Отсутствие отходов
Снижение затрат
4
Отсутствие задержек
Надёжность поставок
5
Отсутствие травм на
производстве
Отсутствие аварийности
Улучшение условий труда
Отсутствие жалоб
Лояльность потребителей
6
7
27.12.2017
Бесперебойная работа
оборудования
19

Первый этап - сортировка

Сортировка означает, что вы
освобождаете свое рабочее место
от всего, что не понадобится при
выполнении текущих
производственных или
канцелярских операций.
27.12.2017
20

Второй этап – рациональное расположение

означает расположение
предметов таким образом,
чтобы их было легко
использовать, легко находить
и возвращать на место.
27.12.2017
21

Третий этап – уборка

означает: регулярно мыть
полы, протирать
оборудование и постоянно
проверять, всё ли содержится
в чистоте.
27.12.2017
22

Четвёртый этап – стандартизация

Это метод, при помощи которого вы
сможете добиться стабильности
результатов при выполнении
процедур первых трёх этапов:
сортировки,
рационального расположения,
уборки.
27.12.2017
23

Пятый этап – совершенствование

означает то, что выполнение
установленных процедур
превратилось в привычку.
Без пятого этапа результаты
предыдущих четырёх этапов не
удастся сохранить надолго.
27.12.2017
24

ВСЕОБЩЕЕ ВОВЛЕЧЕНИЕ

Залог успешного внедрения методики 5S –
всеобщего вовлечение как рабочего персонала, так
и руководящих работников.
Не требуйте от работников того, чего сами
выполнить не можете. Порядок в цехе начинается с
порядка на рабочем месте руководителя! Все
должны понимать, что рабочий коллектив – это
команда, успех которой зависит от усилий всех её
членов.
Система 5S не требует существенных затрат, а её
успех целиком зависит от всеобщего понимания
важности проводимых изменений.
27.12.2017
25

Какой предмет лишний на вашем рабочем
столе?
Какой предмет можете переставить на
другое место, с тем, чтобы пользоваться
им более эффективно?
Что и где следует убрать?
Как можно потратить часть времени на
избавление от хлама и что нужно, чтобы
эту деятельность осуществлять
постоянно.
27.12.2017
26

Подумайте над вопросами и кратко запишите ответы

Какие преимущества вы могли бы
получить на своём рабочем месте
после внедрения системы 5S?
Какие преимущества вашей
компании принесло бы внедрение
5S?
27.12.2017
27

Подумайте над вопросами и кратко запишите ответы

Какие проблемы (выживание,
конкуренция) актуальны для
вашего завода?
Какие из принципов сортировки,
рационального расположения и
совершенствования вы уже
применяете в своей работе?
27.12.2017
28

Спасибо за внимание!
27.12.2017
29

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ПОТЕРИ

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Перепроизводство
Транспортировка
Ожидание
Запасы
Дефекты
Излишняя обработка
Лишние движения
Потери творческого потенциала
27.12.2017