Журнал реєстрації наказів з особового складу існує для систематизації кадрових наказів за принципом хронологічного каталогу. Безпосередньо накази з кадрів підшиваються в особисті справи працівників.

Незважаючи на те, що нормативно вимога та форма ведення журналу реєстрації наказів по кадрах не закріплені, деякі завдання, які ставляться перед кадровою або діловодною службою, не можуть бути вирішені без систематичного ведення обліку наказів. Без журналу реєстрації знайти, наприклад, накази за певну кількість неможливо.

Форма журналу реєстрації з особового складу

Попри те що, що стандартної форми журналу реєстрації кадрових наказів немає, у діловодної практиці склалася певна форма його ведення.

• У першому стовпці вказується порядковий номер фіксованого наказу.
• У другому стовпці заноситься дата наказу.
• У третьому стовпці зазначається номер наказу.
• У четвертому стовпці позначається вид наказу: прийом працювати, звільнення, переклад тощо.
• У п'ятий стовпець заносяться прізвище, ім'я та по батькові співробітника, щодо якого підписано наказ.
• У шостому стовпці фіксується табельний номер співробітника, щодо якого підписано наказ.
• У сьомому стовпці вноситься підстава для підписання наказу: заява співробітника, трудовий договір, додаткова угода тощо. з номером та датою реєстрації.
• У журналі може бути передбачений додатковий стовпець для внесення записів.

Форма журналу може змінюватися у кожній організації. Наприклад, у деяких організаціях у журналі реєстрації наказів за особовим складом передбачається запис про посаду співробітника та кратний зміст реєстрованого наказу.

У цілому нині порядок оформлення журналу визначається локальним нормативним актом.

Що підлягає реєстрації

У журналі реєстрації кадрових наказів підлягають фіксації всі накази по особовому складу, за винятком посадових осіб, згаданих в установчих документах, до яких належать:

• Директори та керівники.
• Головний бухгалтер.

Накази щодо них відносяться до основної діяльності та реєструються у відповідному журналі.

Якщо говорити про зміст, слід виходити із термінів зберігання журналу реєстрації розпорядчої документації по особовому складу, які регламентуються спеціальним переліком типових документів Архівної служби. Відповідно до переліку встановлено 2 види терміну зберігання журналів фіксації розпорядчої документації:

• Тривалий – 75 років.
• Короткостроковий – 5 років.

Виходячи з цього, процес реєстрації доцільно диференціювати та проводити одночасно у двох журналах. У першому, призначеному для тривалого зберігання, реєструються накази такого змісту:

• Прийом/переведення/звільнення/переміщення з/на роботу.
• Атестація, питання кваліфікації, присвоєння розрядів, чинів тощо.
• Оплата праці та преміювання.
• Заохочення, нагородження.
• Відпустки: без утримання по догляду за дитиною, з важкими (шкідливими/небезпечними) умовами виробництва.
• Тривалі відрядження.
• Чергування, пов'язані з основною діяльністю.

У другому журналі реєструються накази короткочасного терміну зберігання, що мають такий зміст:

• Відпустки: призначені щорічні та у зв'язку з навчанням.
• Дисциплінарні стягнення.
• Короткострокові відрядження.
• Чергування.

Вимоги до журналу реєстрації наказів

До журналу пред'являються такі вимоги:

• Журнал повинен мати титульний лист із зазначенням найменування організації, найменування відділу (у даному випадку це – відділ кадрів), назва журналу, дата початку заповнення журналу та дата закінчення журналу, що заповнюється, відповідно, перед здаванням журналу до архіву.
• Завдання ведення журналу реєстрації наказів по особовому складу покладається на одну особу, посаду, прізвище, ім'я та по батькові якої вказується на звороті титульної сторінки як особа, відповідальна за ведення журналу.
• Нумерація записів у журналі ведеться послідовно: 1, 2, 3…128, 129 і т.д.
• Накази до журналу повинні заноситись у хронологічному порядку: кожен наступний повинен мати дату пізнішу, ніж попередній.
• Прізвище, ім'я та по батькові співробітника, щодо якого було підписано наказ, мають бути заповнені повністю, без скорочення ініціалів.
• Вся інформація, що вноситься в журнал, повинна відповідати змісту наказів.

Захист від внесення неправомірних змін

Загальним вимогам всім діловодних та інших журналів у організаціях є їх захист від вилучення аркушів, від вкладення аркушів, і навіть від неправомірних виправлень і коригувань.

Захист від вилучення та вкладення здійснюється шляхом:

• Нумерація сторінок.
• Прошнурування всього журналу наскрізь.
• Фіксація кінців шнура на останньому аркуші журналу за допомогою сургучного друку або наклеювання спеціального стікера з печаткою організації.
• Записи на останній сторінці про кількість аркушів у журналі, що візується начальником відділу та печаткою установи.

На сьогоднішній день у продажу є друкарські журнали реєстрації наказів з особового складу, прошиті, пронумеровані та навіть опломбовані. Так звана «пломба» являє собою голографічний стікер, який фіксує кінці шнура, що прошиває, на останній сторінці журналу і виконує функції стікера з печаткою організації (або сургучного друку).

На пломбі присутній голографічний напис «ОПЛОМБОВАНО», який при розтині змінюється на напис «ВІДКРИТО». Так корисне технологічне нововведення входить у роботу кадрових і діловодних служб.

Захист від неправомірних виправлень та коригування записів журналу здійснюється встановленням правил виправлення в журналі.

Вимушене коригування помилково зробленого запису має здійснюватися шляхом закреслення однією лінією, внесення нового запису та засвідчувального запису про виправлення з датою та підписом відповідальної особи.

Користуватися коригуючими засобами, фізично усувати запис за допомогою гумки чи гострого предмета, а також суцільне закреслення без можливості прочитання закресленого тексту не дозволяється.

Діловодство є рутинною, але необхідною частиною повсякденної діяльності будь-якої організації.

Одним із видів такої діяльності є реєстрація наказів, розглянемо його докладніше.

Види наказів

Загалом, наказ — це акт управління, що має правовий та обов'язковий до виконання характер, що поширюється на співробітників юридичної особи, керівником якого його було видано.

За змістом накази поділяються на нормативні (загального характеру, наприклад, що містять посадові інструкції, що регламентують розпорядок робочого дня тощо), а також індивідуальні (особистого характеру, наприклад, щодо постановки завдань конкретної особи, призначення відповідальних, за певні напрямки діяльності осіб) і т.п.).

Існує кілька родових видів наказів:

• Накази з особового складу.
• Накази щодо лінії основної діяльності
• Накази щодо ведення адміністративно-господарської діяльності.

Вони своєю чергою діляться за тривалістю термінів зберігання. Так, накази з особового складу про влаштування працювати, звільнення тощо. зберігаються 75 років, тоді як накази про надання відпустки, накладення стягнення тощо. зберігаються 5 років.

Стільки ж зберігаються накази, що регламентують адміністративно-господарську діяльність. Накази за напрямом основної діяльності зберігаються до заміни їх скасовуючими або новими.

Однак для того, щоб надати наказу юридичної сили, потрібно його спочатку зареєструвати. Підписані накази передаються до канцелярії організації для реєстрації, копіювання та розсилки спільно з додатками, до яких є посилання в тексті, а також списком для розсилки.

Реєстрація наказу, являє собою запис облікових даних, проведену за встановленою процедурою, що фіксує момент його створення, відправлення або отримання. Ця дія проводиться в журналі.

Правила ведення журналу реєстрації наказів

На даний момент не існує чітко регламентованої форми журналів, однак вони повинні відповідати певним вимогам. Журнал має бути посторінково пронумерований, прошитий та скріплений, передбаченим для цього, печаткою та підписом відповідальної особи.

Для різних наказів мають бути заведені окремі журнали, в яких їх фіксуватимуться, залежно від виду та терміну зберігання.

На лицьовій сторінці журналу присутня назва організації, журналу, фіксується дата початку та закінчення відання.

Зміст журналу реєстрації наказів регламентується, переважно, внутрішніми інструкціями організації та відбиває номер наказу, дату його прийняття, вид наказу, короткий його зміст, і навіть причина, що стала підставою для винесення.

Журнали для контролю своєчасності та правильності заповнення, заповнення звітів перевіряються уповноваженими особами у встановленій періодичності.

Зберігаються журнали в особи, закріпленої за їх веденням.

Нижче розташований типовий бланк і зразок журналу реєстрації наказів, варіант якого можна завантажити безтлатно.

Цей термін у ТК РФ відсутня. Такими розпорядженнями прийнято вважати всі офіційні папери, які належать до кадрового документообігу, наприклад:

• про прийом на роботу;
• переведення на іншу посаду;
• звільнення;
• зміні персональних даних;
• зміну заробітної плати або преміювання;
• про відпустку;
• про відрядження.

Деякі їх потрібно зберігати у створенні 5 років, але більшість розпоряджень зберігається 75 років. Тому важливо вести правильний облік.

Як реєструвати накази

Процес реєстрації являє собою перенесення реквізитів наказу за особовим складом у певну встановлену форму та присвоєння документу номера та дати.

Усі види розпоряджень щодо особового складу мають бути зареєстровані. Чому це важливо? Справа в тому, що проект документа набуває юридичної сили за фактом його реєстрації. Якщо процесу реєстрації не було, правові наслідки для працівника та роботодавця не настають.

Реєстрація допомагає вирішити 3 завдання:

• облік;
• контроль виконання;
• можливість оперативно отримати доступ до наказу з особового складу.

Реєструвати потрібно один раз – при виданні.

Коли наказів з особового складу багато, номери можна встановлювати за кожною процедурою індивідуально, якщо мало — можлива суцільна нумерація. Наприклад, наказам приймання, переклад і звільнення дати єдину нумерацію, різні відпустки — іншу.

Формою для реєстрації може бути:

• журнал чи книга;
• база даних.

Журнальний формат передбачає докладне відображення інформації про те, ким та з якими цілями розроблено документ. Автоматизована база даних передбачає внесення відомостей про накази із застосуванням спеціально розробленого ПЗ.

Вимога до оформлення журналу

Трудовим законодавством вимоги до наявності та оформлення журналу не встановлені. Установа сама визначає форму та алгоритм ведення документа. Найбільш прийнятним варіантом є електронний формат: він вимагає менше обсягу витрат, ніж робота з паперовими носіями.

Журнал реєстрації розпоряджень з особового складу призначений для систематизації та впорядкування кадрового документообігу та дозволяє оперувати великим обсягом інформації одночасно, а також виконує такі функції:

• реєстрація виданих компанією кадрових документів;
• швидкий пошук точної інформації та документів про працівників;
• зберігання та архівування паперів компанії.

За п. "б" ст. 258 «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» (від 25.08.2010 № 558), ведення роботодавцем журналу реєстрації необхідне. Чинним законодавством не передбачено обов'язкових вимог до його форми та змісту, не встановлено відповідальності за його відсутність.

Зразок заповнення журналу наказів з особового складу доцільно затвердити локальним нормативним актом юридичної особи, як і, як і зразок наказу з особового складу.

Електронний облік кадрових документів

Більшість роботодавців ведуть кадровий облік в електронному вигляді, тому важливе завдання — оптимізувати його цифрову версію відповідно до реальних потреб організації. Електронну форму можна відкоригувати: додати необхідні реквізити, змінити їх послідовність, сформувати необхідний звіт на друк. В електронній версії пошук потрібної інформації займає набагато менше часу. Наприкінці звітного року чи іншого періоду єдиний реєстр обліку виводиться на друк та архівується разом із відповідними йому кадровими документами. Ведення книги в електронному вигляді є особливо актуальним для великих організацій, де кадрові папери видаються кількома структурними підрозділами та філіями. Як правило, книга реєстрації автоматично формується програмою та містить такі дані:

1. Дата видання.
2. Унікальний номер реєстрації у програмі.
3. Короткий опис.
4. Виконавець.

Зразок журналу реєстрації наказів з особового складу в електронній формі

Паперовий облік кадрових документів

Кожен роботодавець має право самостійно затверджувати свій власний спосіб реєстрації та види журналів. Не всі розпорядження роботодавця проводяться через програму з кадрового документообігу, і ведення книги вручну, на папері, залишається актуальним.

Зразок журналу обліку наказів з особового складу на паперовому носії

Зразок книги реєстрації наказів з особового складу про прийом працювати

Великі організації з інтенсивним кадровим документообігом ведуть одночасно кілька журналів за видами та тематикою: окремо про прийом на роботу, окремо про направлення у службове відрядження та інші. Залежно від цього формуються різні за змістом та кількістю граф книги обліку.

Терміни зберігання журналів та наказів з особового складу

Терміни зберігання регламентуються статтею 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації". Як правило, кадрові документи мають нормативний термін зберігання – не менше 75 років від дня створення. Однак для деяких із них встановлений більш короткий термін зберігання — лише 5 років:

• про дисциплінарні стягнення;
• про щорічні оплачувані відпустки;
• про навчальні відпустки;
• про чергування;
• про короткострокові відрядження по Росії та за кордон.

Журнали зберігаються стільки ж, як і документи з особового складу, у яких перераховані, — 75 років. Або 5 років, якщо у книзі обліку фіксувалися лише документи, які можна утилізувати через 5 років.

Усі накази щодо основних видів діяльності повинні реєструватися у відповідному наказі. У записі відображають назву, дату складання документа та інші важливі відомості. Зразок запису, приклади заповнення журналу – це можна знайти у статті.

Будь-який наказ є правової акт внутрішньої дії, який зазвичай видається керівником компанії, її відокремленого підрозділу, філії. Накази класифікуються за різними ознаками, зокрема й у сфері, що вони регулюють. Наприклад, вони можуть стосуватися особового складу, матеріальних засобів підприємства. Водночас виділяють велику групу наказів, що регламентують складні, комплексні питання, що стосуються всієї компанії загалом. Їх називають наказами з основної діяльності. Вирізняють кілька різновидів таких документів:

1. Про призначення директора.
2. Про утворення підрозділу підприємства.
3. Про введення в дію розробленого штатного розкладу.
4. Про запровадження системи перерахування зарплати шляхом безготівкових платежів.
5. Про інструкції щодо заповнення розрахункового листка.
6. Про встановлення правил трудового розпорядку.
7. Про скорочення 1 чи кількох працівників.
8. Про заходи щодо охорони інформації, що становить комерційну таємницю.
9. Про заснування колективної матеріальної відповідальності працівників.

Є й інші види, які також належать до основної діяльності – вони підлягають фіксуванню у журналі реєстрації. До того ж не слід плутати різні типи документів. Наприклад, якщо набирає чинності акт про затвердження ключового співробітника, чия посада прописана у статуті (це може бути не тільки директор, а й головний бухгалтер, начальник служби охорони), такий наказ слід зареєструвати саме в журналі з основної діяльності, а не з особистого складу.

Ще один важливий момент – документи, пов'язані з основною діяльністю та з адміністративно-господарськими питаннями, реєструються окремо, бо останній зберігаються протягом 5 років. Щодо першої групи актів їх слід зберігати постійно ( не менше 75 років). Протягом цього часу зберігається і журнал.

Зразок запису в журналі: інструкція із заповнення

Фіксування запису про створення наказу є обов'язковим, тому що в цьому випадку документ остаточно набирає чинності. Таким чином, запис надає йому юридичної чинності як внутрішнього нормативного акта, обов'язкового до виконання в межах усього підприємства або конкретного його відокремленого підрозділу. До того ж, завдяки впорядкованій системі фіксування суттєво спрощується пошук потрібного документа серед тисяч паперів, подібних до нього.

Титульна сторінка

На титульному аркуші відповідальна особа прописує:

1. Назва компанії, її організаційна форма. Допускаються загальноприйняті скорочення – ТОВ, ПАТ та інші, наприклад: ТОВ «Дольче Віта».
2. Дату, коли було заведено документ. Вона може не збігатися із початком календарного року, що нормально.
3. Дату, коли закінчено документ (заповнена остання сторінка). Після цього журнал передають до архіву на довгострокове зберігання (не менше 75 років).
4. Відповідальний за ведення – посада, прізвище, ініціали.
5. У графі термін зберігання вказують постійно.

Записи про накази

Порядок формування запису можна встановити самостійно, оскільки до форми немає строгих законодавчих вимог. Зазвичай усі записи фіксуються у табличному вигляді; вказують такі відомості:

1. Номер документа - нумерація йде в наскрізному порядку, з початку до кінця року. Документи, інформація про які фіксується в різних журналах, мають різну нумерацію – свій порядок є в документах щодо основної діяльності, особового складу тощо.
2. Далі слідує дата видання документа – з цього дня він зазвичай і набирає чинності.
3. Потім наводиться назва заголовка (точно, як у наказі). Тут можна прописати короткий зміст.
4. Відзначають кількість аркушів та додатків через косу межу «/».
5. У графі «відповідальний» прописують прізвища та ініціали працівників, які відповідають за виконання наказу.
6. У графі «ознайомити» – прізвища та ініціали співробітників, які письмово (під підпис) мають ознайомитися з текстом документа.

За бажанням можна вставити і графу «Примітки», де за потребою прописуються короткі коментарі до виданих наказів.

Після того, як журнал закінчиться, необхідно оформити закінчення його ведення. Для цього спочатку потрібно прошнурувати всі сторінки та скріпити їх шнуром. Потім прописують кількість аркушів (а не сторінок), ставлять дату та підпис із розшифровкою (прізвище, ініціали). Ці записи вносить відповідальна особа, яка вела журнал протягом усього періоду (або особа, яка заміщає цього співробітника).

Способи ведення та відповідальний

Журнал реєстрації можна вести двома способами:

1. Зазвичай – рукописний варіант. Використовуються сині або чорні ручки, що не залишають помарок та розлучень. Усі записи робляться акуратно, виправлення можливі лише у виняткових випадках. Також необхідно стежити за тим, щоб у документі не було вирваних сторінок, додаткових вставок (замість попередніх) тощо.
2. В електронному вигляді: у цьому випадку вносити записи до журналу та коригувати їх може лише той співробітник, який має право електронного підпису.

Відповідати за заповнення документа можуть такі працівники:

• секретар;
• секретар-референт;
• інші працівники, призначені за вказівкою директора.

Зазвичай, конкретний спосіб ведення, як і відповідальна особа затверджуються окремим локальним правовим актом, який приймається для підприємства.

Як виглядає журнал для реєстрації

Бланк цього документа є невеликою книгою з 64 сторінок з обкладинкою із золотистого картону (формат 210*288 мм). Передбачені отвори, щоб шнурувати сторінки, а потім здати документ до архіву.

Якщо спочатку журнал не був прошитий, необхідно зробити це самостійно.

Вирішення виробничих питань, звільнення співробітників, заповнення штату новими кадрами ці процедури відображають поточну діяльність кожного підприємства.

Оперативні заходи не проходять безвісти, коли виконання здійснюється за наказом керівника, розпорядження в порядку черговості фіксуються у кадровому відділі. Для реєстрації наказів створено спеціальний журнал.

Що це таке і навіщо складається

Робота компаній організована за регламентованому графіку. Щоб була злагодженість між виробничими ділянками, багато процесів виконуються на підставі письмових наказів, що виходять від керівництва. Вони носять локальний характер. Правильно оформлена, випущена для ознайомлення персоналу, розпорядча документація має бути врахована.

З місцевого розпорядження голови організації всередині неї происходит:

• розподіл порядку за функціональними зобов'язаннями;
• закріплення юридичних актів;
• будову на роботу та звільнення співробітників;
• переміщення по посадах, з розрядним підвищенням та категоріями;
• затвердження положень, інструкцій, правил;
• різноманітні виробничі заходи.

Обов'язок враховувати поточні документи наказного характеру покладено на співробітників відділу кадрів. З їхньою допомогою здійснюється контроль над документообігом фірми. Для зручності діловодства роботодавці створюють два види реєстраційних книг.

В одній фіксують розпорядження адміністрації, спрямовані на основну діяльність, де відбувається затвердження:

• локальних актів;
• штатного розкладу;
• відповідальних осіб;
• атестаційних комісій;
• проведення ревізій;
• робочого режиму

Інший журнал ознайомить із наказами керівництва щодо кадрових пересувань, що стосуються особового складу підприємства. У законодавстві немає чітких розпоряджень щодо кількості ведення реєстраційних книг, це питання вирішує підприємець. Поділ обліку наказів необхідно, щоб класифікувати розпорядження за терміном зберігання.

Нормативна регламентація

У Наказі Мінкультури Росії №558 від 25 серпня 2010 року опубліковано список паперів, які рекомендуються створювати підприємствам під час своєї діяльності.

У базовому становищі його наказує нормативний акт. Вказано терміни кадрового документообігу, де реєстрація розпоряджень з персоналу повинна зберігатися 5 або 75 років.

Вихідні розпорядчі документи нумерують у порядку їх утворення, оформлення має відповідати типовій інструкції. Про це йдеться у Наказі Росархіву №68.

У ньому опубліковано, що класифікація наказів в одному реєстраційному регістрі має відбуватися протягом календарного рокупотім вони здаються на зберігання в архів. Не забороняється продовжувати колишню книгу, але за новими записами.

Локальним вказівкам надаються окремі номери, які стосуються:

• розпоряджень щодо організаційних заходів діяльності фірми;
• наказів, спрямованих регламентувати роботу персоналу.

Акуратність заповнення реєстраційного довідника, чітке ведення обліку – основні вимоги щодо виконання обов'язків кадровими фахівцями. Терміни зберігання розпорядчих документів розроблені для можливості використання записів на запит від органів державного рівня, а також, якщо виникає потреба у даних у співробітників.

Взаємини між роботодавцем та персоналом складаються різні. Якщо сталася спірна ситуація, доведена до розгляду у вищій інстанції, знайдений у журналі наказ дозволить вирішити конфлікт підтвердженням чи спростуванням правомірності дій учасниками спору.

Уніфікованої журнальної форми, де відбувається облік, і навіть вихідної розпорядчої документації немає. Має право кожної організації розробити видання на власний розсуд, але має відповідати типовим зразкам, передбачених у діловодстві.

Рекомендаційний характер структурного посторінкового підрозділу документа, а також граф кожного аркуша, куди буде внесено розпорядження керівництва підприємства з основного виробництва, включає наступні пункти:

• оформлення титульного листа;
• позначення відповідальної особи;
• Список зареєстрованих наказів.

Головна сторінкамістить:

• Назва компанії;
• призначення книги;
• початок та закінчення проведення облікових операцій за датами.

У графі з інформацією про відповідальних осіб слід зазначити:

• імена спеціалістів, яким доручено вести облік, заповнення журналу;
• посаду, на якій підставі співробітники виконують доручення;
• підпис, який затверджує виконані зобов'язання.

Основою журналу є сторінки, де відбуваються записи:

• локальних актів за наданими порядковими номерами;
• дат, створеного наказом;
• під яким номером випущено розпорядження;
• найменування документа як короткого змісту призначення паперу;
• кількість опублікованих сторінок;
• повні імена посадових осіб, кому розроблено документ.

Основною умовою в оформленні реєстраційної книги служить достовірність даних, що переносяться в нього. Виключено виправлення, перекреслення, коригування спеціальними речовинами.

Вимоги до заповнення та зразок

Журнал, у якому реєструються кадрові розпорядження, має аналогічну структуру, відмінності перебувають у їх найменуванні, і навіть позначення особистої інформації про осіб, щодо яких випущено наказ.

Персоніфіковане розпорядження регулює обов'язки конкретних працівників чи цілого відділу. Локальний документ поширює свою дію на рядового фахівця, призначення головних бухгалтерів та генеральних директорів реєструють в окремих книгах.

Накази з персоналу, прийнятому у загальному порядку, крім їх прийому та звільнення, вказують:

• переклади на інші посади;
• сумісництво робочих процесів;
• зміни у зарплаті;
• відрядження, відпустки;
• нагородження;
• зміну особистісних даних працівника.

На зразки можна простежити, як ведеться заповнення реєстраційних збірників. Якщо кадровик придбає кілька екземплярів, у його розпорядженні будуть реєстри для оформлення різних за своїм походженням виробничих випадків.

Титульний лист представляє наступний формат:

Створюючи книгу з необхідним напрямом, виконавець має позначити головну сторінку, яка група розпоряджень тут фіксуватиметься.

Посторінні розділи кадровик може розливати в міру їхньої потреби, зайва робота нікому не потрібна.

Окремий лист створюють для відповідальних працівників, які мають проводити записи.

Грамотне оформлення кожної сторінки наведе тільки до сприятливих результатіву разі перевірок із боку фіскальних органів, пошуків необхідного наказу. Акуратність документації надає вагомості іміджу підприємства, колективу, що працює у ньому.

Складання журналу

Реєстраційні книги розроблені для грамотного діловодства. Здебільшого обов'язки діловода виконують співробітники кадрового відділу чи канцелярія.

Незалежно від того, хто виконує подібну функцію, складання журналів та реєстрація документації підпорядковані єдиним правилам:

• враховують усі поточні папери, виконавчі, довідкові;
• записують кореспонденцію один раз, його переміщення структурними підрозділами не фіксують;
• реєстрація проводиться за документальним виглядом, авторським змістом;
• дату обліку вихідного наказу поєднують із днем ​​його підписання.

Номери присвоюють до документів у порядку їх надходження протягом року, їх не можна повторювати, щоб закріпити надійність пошукової ознаки. Для цього документи наділені, окрім реєстраційних номерів, індексацією. додатковими умовними позначеннями. Записи ведуться протягом року, але не обов'язково закривати напівпорожню книгу, достатньо відокремити їх рисою та розпочати новий рік із реєстрації під №1.

Про те, які мають бути журнали реєстрації та як їх прошити, можна дізнатися з цього відео.