Έλεγχος... Για τους λογιστές και τους υπαλλήλους των οικονομικών τμημάτων, αυτό το θέμα προκαλεί ένα αίσθημα ελαφρού άγχους και για τους ανθρώπους που ασχολούνται με δημιουργικά επαγγέλματα, φέρνει απόλυτη πλήξη. Αλλά για κάθε μάνατζερ είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζει τι πραγματικά συμβαίνει στον τομέα της εργασίας που του έχει ανατεθεί. Επιπλέον, εάν προσεγγίσετε αυτό το θέμα "με ψυχή", τότε το ειλικρινές ενδιαφέρον θα πάρει τη θέση της πλήξης.
Ας φανταστούμε μια τρισδιάστατη φιγούρα, για παράδειγμα, έναν κύβο. Διαιρώντας το με κάθετα και οριζόντια επίπεδα σε έναν ορισμένο αριθμό κυψελών, παίρνουμε n ίσους κύβους. Τοποθετώντας μεντεσέδες στις κορυφές του κύβου, μπορούμε, κρατώντας τη βάση σε ένα σημείο, να την γείρουμε σε κάθετο επίπεδο - αριστερά/δεξιά ή εμπρός/πίσω. Έχουμε αποκτήσει μια ευέλικτη δομή που, παρά όλες τις αλλαγές, διατηρεί όλες τις κύριες παραμέτρους: ύψος, πλάτος, βάθος ( ρύζι. 1).
Ρύζι. 1. Απεικόνιση της ευελιξίας των δομών μήτρας
Η δομή του πίνακα της εκμετάλλευσης Atlant-M μπορεί να παρομοιαστεί με έναν τέτοιο κινούμενο κύβο: έχει τμήματα - εμπορικόςΚαι προϋπολογισμός(στην εταιρεία μας τμήμα είναι ένας ανεξάρτητος εταιρικός κωδικός).
Οι κύριες λειτουργίες των τμημάτων προϋπολογισμού (για παράδειγμα, τμήμα διαχείριση προσωπικού, τμήμα ανάπτυξη επιχείρησης) περιλαμβάνουν την ανάπτυξη, την υλοποίηση και τον έλεγχο της εκτέλεσης αποφάσεις διαχείρισης, πολιτικές, κανονισμοί, διαδικασίες κ.λπ. Είναι αυτές οι μονάδες που δημιουργούν το πλαίσιο του «κύβου» οι δραστηριότητές τους διασφαλίζουν τη δύναμη ολόκληρης της δομής, αφού:
περιγράψτε την εμπειρία που αποκτήθηκε· βελτιστοποίηση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών·
μεταφορά βέλτιστων πρακτικών σε άλλα τμήματα·
να οργανώσει το έργο των νέων επιχειρήσεων·
βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ERP και έλεγχος των δραστηριοτήτων των εμπορικών τμημάτων.
Τα εξαρτήματα του «κύβου» της εταιρείας μας είναι εμπορικά υποκαταστήματα - ξεχωριστά κέντρα αυτοκινήτων. Υπό την πίεση των εξωτερικών επιρροών, οι άξονές του μπορούν να μετατοπιστούν, προσαρμοζόμενοι στα τρέχοντα γεγονότα (για παράδειγμα, την παγκόσμια οικονομική κρίση). Το σύστημα διαχείρισης που δημιουργήθηκε και προστατεύεται από τα τμήματα προϋπολογισμού δεν επιτρέπει σε ολόκληρη τη δομή της εκμετάλλευσης να καταρρεύσει υπό την επίδραση «μετατοπίσεων» σε μεμονωμένους κύβους. Τέτοια εργαλεία που βοηθούν στη διατήρηση της ακεραιότητας του συστήματος περιλαμβάνουν ελέγχους.
Ο έλεγχος σάς επιτρέπει να επιλύσετε τις ακόλουθες εργασίες:
παρακολουθεί τις δραστηριότητες των υποκαταστημάτων σε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες·
συλλογή πληροφοριών σχετικά με τομείς δραστηριότητας που μπορούν να βελτιστοποιηθούν·
να αναλύσει την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής της καινοτομίας επί τόπου·
διεξάγουν μελέτες συγκριτικής αξιολόγησης της επιτυχίας των υποκαταστημάτων που λειτουργούν σε διαφορετικές αγορές με διαφορετικές μάρκες αυτοκινήτων.
Οι έλεγχοι διενεργούνται για κάθε επιχειρηματική διαδικασία (βάσει των σχετικών Κανονισμών) χρησιμοποιώντας ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ (ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ- λίστα ελέγχου, λίστα ερωτήσεων, σχέδιο επιθεώρησης), το οποίο περιγράφει με συνέπεια ποιες διαδικασίες και λειτουργίες είναι υποχρεωτικές για ένα συγκεκριμένο τμήμα. Η λίστα ελέγχου γίνεται με τη μορφή πίνακα με δείκτες (αρχείο προγράμματος Προέχωμε πολλά "σεντόνια" - ρύζι. 2, 3).
Ρύζι. 2. Γενική άποψη της λίστας ελέγχου
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 3. Άποψη ξεχωριστού φύλλου
Η τεχνολογία ελέγχου εισήχθη στη διοικητική πρακτική της εταιρείας μας από υπαλλήλους του τμήματος ανάπτυξης επιχειρήσεων. Οι άνθρωποί μας εργάζονται εδώ οι καλύτεροι ειδικοί- ειδικοί σε πωλήσεις αυτοκινήτων και ανταλλακτικών, σέρβις και εγγύηση, διάθεση και επιμελητεία, χρηματοδότηση. Επιτρέψτε μου να σημειώσω ότι χρησιμοποιούμε συνεχώς ομάδες εργασίας για την επίλυση νέων προβλημάτων ή τη δημιουργία νέων τεχνολογιών. Η ομάδα που ανέπτυξε τη μεθοδολογία ελέγχου περιελάμβανε ειδικούς HR από το Μινσκ, τη Μόσχα και το Κίεβο (8–10 άτομα, η σύνθεση διέφερε ανάλογα με το στάδιο της εργασίας). Η εκπαίδευση πραγματοποιήθηκε σε μια ειδικά δημιουργημένη εικονική πλατφόρμα με χρήση του Διαδικτύου.
Στο αρχικό στάδιο συγκεντρώθηκαν πρωτοβουλίες από μέλη της ομάδας - προτάσεις σχετικά με τη διαδικασία επιθεώρησης και προτάσεις για το περιεχόμενο της λίστας ελέγχου. Αυτές οι πληροφορίες ενοποιήθηκαν, δομήθηκαν και παρουσιάστηκαν στα μέλη της ομάδας για μελέτη και προσαρμογή. Συνολικά, πραγματοποιήθηκαν αρκετές τέτοιες επαναλήψεις κατά τη διαδικασία ανάπτυξης μεθόδων.
Κατά την ανάπτυξη της λίστας ελέγχου, στοχεύαμε:
Ελαχιστοποιήστε τον χρόνο που απαιτείται για να το γεμίσετε.
Χρησιμοποιήστε σημαντικά και μετρήσιμα(!) κριτήρια, μην το υπερφορτώνετε με υπερβολικές λεπτομέρειες.
Για να ελεγχθεί η λειτουργικότητα των λιστών ελέγχου πριν από την έναρξη προγραμματισμένων ελέγχων, εφαρμόστηκαν διάφορα πιλοτικά έργα.
Πώς μας ωφελούν τα δεδομένα ελέγχου;
Οι υπάλληλοι των τμημάτων με υψηλή ολοκληρωμένη αξιολόγηση απόδοσης στο τέλος του έτους λαμβάνουν μπόνους. (Η ολοκληρωμένη αξιολόγηση ισούται με το άθροισμα των βαθμολογιών ελέγχου για τις λειτουργίες της κύριας και της τελικής (υποστηρικτικής) επιχειρηματικής διαδικασίας, οι οποίες έχουν ορισμένο βάρος.)
Με βάση τα αποτελέσματα της έκθεσης ελέγχου, κάθε τμήμα λαμβάνει ένα σχέδιο δράσης που θα βοηθήσει στη βελτιστοποίηση του έργου του.
Ενώ δίνουμε μεγάλη προσοχή στις βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες, δεν ξεχνάμε τα τμήματα προϋπολογισμού (οικονομικά, ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ της ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ, μάρκετινγκ, διαχείριση προσωπικού), βελτιώνουμε τακτικά τις δραστηριότητές τους.
Το σύστημα διαχείρισης προσωπικού στο Atlant-M μπορεί σχηματικά να αναπαρασταθεί ως ένα αστέρι με πέντε κύριες ακτίνες - τομείς δραστηριότητας ( ρύζι. 4): επιλογή και χρήση ανθρώπινο δυναμικό; ανάπτυξη; Βαθμός; κίνητρο; ασφάλεια.
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 4. Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού στην εκμετάλλευση Atlant-M
* "Έρμα προσωπικού" - απροσάρμοστοι υπάλληλοι που κάνουν συστηματικά σοβαρά λάθη και λάθη στην εργασία τους. άτομα με χαμηλά κίνητρα που δεν εκτελούν αποτελεσματικά τις λειτουργίες τους για μεγάλο χρονικό διάστημα. απρόθυμοι ή ανίκανοι να μάθουν/να επαναπροσδιορίσουν τις δραστηριότητές τους. Εάν ο διευθυντής θεωρεί ακατάλληλη την περαιτέρω εργασία τους, ξεκινά είτε τη διαδικασία απόλυσης είτε (αν χρειάζεται) μεταφέρει λίστες τέτοιων υπαλλήλων στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για επανεκπαίδευση.
Το σχήμα «Star» βοηθά νέους διευθυντές και ειδικούς χωρίς εμπειρία στη διαχείριση προσωπικού να κατακτήσουν τα βασικά της διαχείρισης προσωπικού και τους νέους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού να προετοιμαστούν για την αδειοδότηση. Στην εταιρεία μας, η αδειοδότηση είναι μια εσωτερική εξέταση που επιβεβαιώνει την παρουσία του απαραίτητου όγκου γνώσεων για τη διεξαγωγή μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας.
Έλεγχος υλοποίησης επιχειρηματικής διαδικασίας «Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού» (HP)Στα τμήματα το πραγματοποιούμε με τη μορφή αξιολόγησης απόδοσης. Οι λόγοι για αυτό είναι:
επαλήθευση (επισκόπηση τεκμηρίωσης, συλλογή προφορικών πληροφοριών).
σύγκριση των συλλεχθέντων στοιχείων με τις κανονιστικές και βασικές απαιτήσεις των Κανονισμών/Προτύπων Λειτουργίας στον τομέα των ΠΜ.
Σκοπός του ελέγχου είναι η απόκτηση αξιόπιστων πληροφοριών σχετικά με τη συμμόρφωση των δραστηριοτήτων που εκτελούνται με τα εταιρικά πρότυπα εργασίας και, εάν είναι απαραίτητο, η ανάπτυξη μέτρων για την εξάλειψη των ελλείψεων στη συνεργασία με το προσωπικό. Η διαδικασία ελέγχου περιγράφεται στους σχετικούς Κανονισμούς, οι οποίοι αποτελούν κατευθυντήριες γραμμές για τα μέλη της επιτροπής. Ο κανονισμός βοηθά τους επικεφαλής τμημάτων και τα μέλη των επιτροπών να καθορίσουν τις απαιτήσεις για κάθε κριτήριο και να εξετάσουν αμφιλεγόμενα ζητήματα.
Κάθε τομέας δραστηριότητας HR - η ακτίνα του "αστέρου" - αποτελείται από πολλά μπλοκ και αντανακλάται σε ένα ξεχωριστό φύλλο της λίστας ελέγχου ( ρύζι. 3). Το πρόγραμμα επαλήθευσης περιλαμβάνει:
υπολογισμού και αξιολόγησης οικονομικούς δείκτεςΠΑΝΩ;
έλεγχος της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς·
έλεγχος της ροής εγγράφων προσωπικού.
Αξιολογούμε τα οικονομικά αποτελέσματα στην ΕΕ με βάση την αναλογία σχεδίου/πραγματικής: ελέγχουμε την απόκλιση των τρεχόντων δεικτών από τους προγραμματισμένους - παραγωγικότητα, κερδοφορία και εναλλαγή προσωπικού. Ο κύκλος εργασιών του προσωπικού, με τη σειρά του, αξιολογείται από δύο ομάδες δεικτών - τη συνολική εναλλαγή προσωπικού και την εναλλαγή προσωπικού σε βασικές θέσεις. Η αξιολόγηση πραγματοποιείται σε κλίμακα τριών βαθμών, όπου:
"1" - η εργασία συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις που περιγράφονται στην τεκμηρίωση.
"0,5" - η εργασία δεν εκτελείται πλήρως, υπάρχουν σχόλια.
"0" - η εργασία εκτελείται σε ελάχιστο βαθμό ή καθόλου.
Ο έλεγχος διενεργείται από επιτροπή αποτελούμενη από τουλάχιστον δύο άτομα. Η λίστα ελέγχου παρουσιάζει δύο ομάδες κριτηρίων:
να ελέγξει τη διαθεσιμότητα των εγγράφων και την ορθότητά τους·
να πραγματοποιήσει συνέντευξη.
Πραγματοποιούνται συνεντεύξεις με εκπροσώπους τριών ομάδων προσωπικού: διευθυντές. ειδικοί? εργάτες. Ο αριθμός των εργαζομένων που ερωτήθηκαν πρέπει να είναι απαραίτητος και επαρκής για να διασφαλιστεί ότι οι ελεγκτές αποκτούν σαφή εικόνα της ομάδας κριτηρίων που αξιολογούνται. Η εμπειρία μας δείχνει ότι για να γίνει αυτό, αρκεί να πάρετε συνέντευξη από το 10-20% του προσωπικού του τμήματος.
Σε ξεχωριστό φύλλο της λίστας ελέγχου παρουσιάζεται μοντέλο αξιολόγησης (ρύζι. 5): σε κάθε κριτήριο αποδίδεται ένα συγκεκριμένο βάρος, ο δείκτης υπολογίζεται με βάση την πιθανή μέγιστη βαθμολογία. Έτσι, ο υπολογισμός δείχνει ξεκάθαρα την απόκλιση από το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 5. Μοντέλο αξιολόγησης της επιχειρηματικής διαδικασίας «Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού»
Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης όχι μόνο καταγράφονται ψηφιακά, αλλά απεικονίζονται και με τη χρήση σχεδίων «εμικονιδίων» ( ρύζι. 6). Αυτή η «ορατότητα» της παρουσίασης δεδομένων επιτρέπει στον επιθεωρητή να αξιολογήσει γρήγορα το αποτέλεσμα.
Ρύζι. 6. Οπτικοποίηση βαθμών
Κατά την αξιολόγηση, κάθε μέλος της επιτροπής εργάζεται ξεχωριστά. Στο τέλος των εργασιών, η επιτροπή συνεδριάζει για να συζητήσει τα αποτελέσματα, να αναπτύξει μια κοινή απόφαση και να προετοιμάσει συστάσεις. Με βάση τα αποτελέσματα της αξιολόγησης συντάσσεται έκθεση. Εντός ενός μήνα μετά τον έλεγχο, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού του ελεγχόμενου τμήματος προετοιμάζει ένα σχέδιο για περαιτέρω εργασίες που υποδεικνύουν συγκεκριμένες δραστηριότητες (σύμφωνα με τον κατάλογο των συστάσεων).
Όλες οι επιχειρήσεις μας δραστηριοποιούνται σε έναν κλάδο και διαθέτουν τυπικές δομές. Ταυτόχρονα, η διοίκηση είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε οι επικεφαλής των τμημάτων να απολαμβάνουν επαρκή βαθμό ελευθερίας στη στρατηγική και επιχειρησιακή διαχείριση(για να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες της αγοράς όσο το δυνατόν πιο ευέλικτα). Οι οργανωτικές δομές των τμημάτων της εκμετάλλευσης διαφέρουν μεταξύ τους, καθώς οι επιχειρήσεις, όπως και οι ηγέτες τους, βρίσκονται σε διαφορετικά στάδια ανάπτυξης. Αυτή η ανομοιομορφία συχνά συγκάλυπτε τις πολυπλοκότητες που ενυπάρχουν σε κάθε μεμονωμένο τμήμα και δεν καθιστούσε δυνατή την αξιολόγηση (και τη σύγκριση) της αποτελεσματικότητας των διοικητικών αποφάσεων που έλαβαν οι διευθυντές τους.
Οι έλεγχοι μάς βοήθησαν να εντοπίσουμε αναποτελεσματικά κορυφαία στελέχη, καθώς και αυτούς που «επιδιώκουν υποκειμενικά ενδιαφέροντα». Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες ευκαιρίες στο πλαίσιο της δεδομένης ανεξαρτησίας, ορισμένοι από αυτούς κάνουν προσαρμογές στην οργανωτική δομή που οδηγούν στην εμφάνιση περιττά επίπεδα ελέγχουΚαι διπλασιασμός λειτουργιών. Από την άλλη, μας έγινε σαφές ότι σε κάθε τμήμα είναι απαραίτητο να καθιερωθεί η θέση ενός αναπληρωτή διευθυντή που θα διαχειριζόταν από άκρο σε άκρο λειτουργίες (back office). Όλα αυτά τα προβλήματα έγιναν εμφανή με βάση τα αποτελέσματα των ελέγχων.
Οι εκτιμήσεις που προέκυψαν έδειξαν επίσης τι μεγάλης σημασίαςΓια αποτελεσματική διαχείρισηΟι άνθρωποι έχουν την καταρτισμένη και σταθερή εργασία του ίδιου του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, την αφοσίωσή του στην εταιρεία και επιπλέον - συνέπεια και συνέχεια σε αυτή τη δραστηριότητα σε επίπεδο τμήματος και της εκμετάλλευσης συνολικά.
Τα αποτελέσματα του ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού κατέδειξαν πειστικά:
η μείωση του ποσοστού εναλλαγής προσωπικού είναι δυνατή μόνο εάν συστηματική εργασίαμε προσωπικό?
Η υιοθετηθείσα στρατηγική διαχείρισης προσωπικού επηρεάζει άμεσα την απόδοση του τμήματος στο σύνολό του.
Οι αξιολογήσεις στη λίστα ελέγχου μας βοήθησαν στη δουλειά μας με τους διευθυντές γραμμής. Για παράδειγμα, τους λέμε συνεχώς για τη σημασία της περιόδου προσαρμογής: όσο λιγότερη προσοχή δίνεται σε έναν νέο υπάλληλο τις πρώτες ημέρες στη δουλειά, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να εγκαταλείψει την εταιρεία ή να εργαστεί με χαμηλή παραγωγικότητα. Μια αντικειμενική αξιολόγηση της επιτροπής, βασισμένη σε συνεντεύξεις με το 10% των εργαζομένων, αποδείχθηκε πολύ πιο πειστική για τα στελέχη της γραμμής παρά τα λόγια.
Πώς αντέδρασαν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι στους ελέγχους; Στην αρχή, ο κόσμος ανησύχησε και έκανε ερωτήσεις στα μέλη της ομάδας επιθεώρησης: «Ελεγχόμαστε; Υπάρχει κάτι λάθος;" Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, είπα για άλλη μια φορά στον κόσμο κοινό σύστημαδιαχείρισης στην Atlant-M, μέρος της οποίας είναι έλεγχοι - παρακολούθηση συστήματος ορθής εκτέλεσης επιχειρηματικών διαδικασιών. Κατά τη διεξαγωγή τους, δεν επιδιώκουμε «κατασταλτικούς» στόχους (η «επιθεώρηση» είναι τιμωρία, τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων χρησιμοποιούνται μόνο για τη βελτίωση της οργανωτικής δομής και των δραστηριοτήτων των τμημάτων).
Ένας από τους συναδέλφους μου τύπωσε τα κείμενα Εταιρικός Κώδικαςκαι Εσωτερικοί Κανόνες κανονισμούς εργασίαςκαι τα εξέδιδε στους εργαζόμενους την παραμονή των ελέγχων μαζί με μισθοί. Αυτές οι πληροφορίες βοήθησαν να εξηγήσουν στους υπαλλήλους την ουσία του τι συνέβαινε, και ως αποτέλεσμα, άρχισαν να αισθάνονται πιο χαλαροί σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου. Δεδομένου ότι οι ερωτήσεις που τέθηκαν κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων δεν αφορούσαν την απόδοση ενός ατόμου, αλλά το σύστημα διαχείρισης προσωπικού στο σύνολό του, οι άνθρωποι ήταν πρόθυμοι και ανοιχτοί να μιλήσουν τόσο για προβλήματα όσο και για επιτεύγματα. Ως αποτέλεσμα, λάβαμε από τους εργαζόμενους ανατροφοδότησησχετικά με την ποιότητα εργασίας του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς και αξιολόγηση του έργου των άμεσων προϊσταμένων τους και του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού του τμήματος. Συνιστώ στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να βελτιώνει τακτικά τις δεξιότητές του στις συνεντεύξεις!
Η διεξαγωγή ελέγχων (συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων ανθρώπινου δυναμικού) στην εταιρεία μας έχει αποδειχθεί εξαιρετική. Τα αποτελέσματά της βοήθησαν στον εντοπισμό των ελλείψεων και στην εξεύρεση κρυφών αποθεμάτων για περαιτέρω βελτίωση και ανάπτυξη.
Άρθρο που παρέχεται στην πύλη μας
συντακτικό επιτελείο του περιοδικού
Έλεγχος... Για τους λογιστές και τους υπαλλήλους των οικονομικών τμημάτων, αυτό το θέμα προκαλεί ένα αίσθημα ελαφρού άγχους και για τους ανθρώπους που ασχολούνται με δημιουργικά επαγγέλματα, φέρνει απόλυτη πλήξη. Αλλά για κάθε μάνατζερ είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζει τι πραγματικά συμβαίνει στον τομέα της εργασίας που του έχει ανατεθεί. Επιπλέον, εάν προσεγγίσετε αυτό το θέμα "με ψυχή", τότε το ειλικρινές ενδιαφέρον θα πάρει τη θέση της πλήξης.
Ας φανταστούμε μια τρισδιάστατη φιγούρα, για παράδειγμα, έναν κύβο. Διαιρώντας το με κάθετα και οριζόντια επίπεδα σε έναν ορισμένο αριθμό κυψελών, παίρνουμε n ίσους κύβους. Τοποθετώντας μεντεσέδες στις κορυφές του κύβου, μπορούμε, κρατώντας τη βάση σε ένα σημείο, να την γείρουμε σε κάθετο επίπεδο - αριστερά/δεξιά ή εμπρός/πίσω. Έχουμε αποκτήσει μια ευέλικτη δομή που, παρά όλες τις αλλαγές, διατηρεί όλες τις κύριες παραμέτρους: ύψος, πλάτος, βάθος ( ρύζι. 1).
Ρύζι. 1. Απεικόνιση της ευελιξίας των δομών μήτρας
Η δομή του πίνακα της εκμετάλλευσης Atlant-M μπορεί να παρομοιαστεί με έναν τέτοιο κινούμενο κύβο: έχει τμήματα - εμπορικόςΚαι προϋπολογισμός(στην εταιρεία μας τμήμα είναι ένας ανεξάρτητος εταιρικός κωδικός).
Οι κύριες λειτουργίες των τμημάτων προϋπολογισμού (για παράδειγμα, τμήμα διαχείριση προσωπικού, τμήμα ανάπτυξη επιχείρησης) περιλαμβάνουν την ανάπτυξη, την εφαρμογή και τον έλεγχο της εκτέλεσης των διαχειριστικών αποφάσεων, πολιτικών, κανονισμών, διαδικασιών κ.λπ. Είναι αυτές οι μονάδες που δημιουργούν το πλαίσιο του «κύβου», οι δραστηριότητές τους διασφαλίζουν τη δύναμη ολόκληρης της δομής, αφού:
- περιγράψτε την εμπειρία που αποκτήθηκε· βελτιστοποίηση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών·
- μεταφορά βέλτιστων πρακτικών σε άλλα τμήματα·
- να οργανώσει το έργο των νέων επιχειρήσεων·
- βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ERP και έλεγχος των δραστηριοτήτων των εμπορικών τμημάτων.
Τα εξαρτήματα του «κύβου» της εταιρείας μας είναι εμπορικά υποκαταστήματα - ξεχωριστά κέντρα αυτοκινήτων. Υπό την πίεση των εξωτερικών επιρροών, οι άξονές του μπορούν να μετατοπιστούν, προσαρμοζόμενοι στα τρέχοντα γεγονότα (για παράδειγμα, την παγκόσμια οικονομική κρίση). Το σύστημα διαχείρισης που δημιουργήθηκε και προστατεύεται από τα τμήματα προϋπολογισμού δεν επιτρέπει σε ολόκληρη τη δομή της εκμετάλλευσης να καταρρεύσει υπό την επίδραση «μετατοπίσεων» σε μεμονωμένους κύβους. Τέτοια εργαλεία που βοηθούν στη διατήρηση της ακεραιότητας του συστήματος περιλαμβάνουν ελέγχους.
Ο έλεγχος σάς επιτρέπει να επιλύσετε τις ακόλουθες εργασίες:
- παρακολουθεί τις δραστηριότητες των υποκαταστημάτων σε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες·
- συλλογή πληροφοριών σχετικά με τομείς δραστηριότητας που μπορούν να βελτιστοποιηθούν·
- να αναλύσει την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής της καινοτομίας επί τόπου·
- διεξάγουν μελέτες συγκριτικής αξιολόγησης της επιτυχίας των υποκαταστημάτων που λειτουργούν σε διαφορετικές αγορές με διαφορετικές μάρκες αυτοκινήτων.
Οι έλεγχοι διενεργούνται για κάθε επιχειρηματική διαδικασία (βάσει των σχετικών Κανονισμών) χρησιμοποιώντας ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ (ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ- λίστα ελέγχου, λίστα ερωτήσεων, σχέδιο επιθεώρησης), το οποίο περιγράφει με συνέπεια ποιες διαδικασίες και λειτουργίες είναι υποχρεωτικές για ένα συγκεκριμένο τμήμα. Η λίστα ελέγχου γίνεται με τη μορφή πίνακα με δείκτες (αρχείο προγράμματος Προέχωμε πολλά "σεντόνια" - ρύζι. 2, 3).
Ρύζι. 2. Γενική άποψη της λίστας ελέγχου
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 3. Άποψη ξεχωριστού φύλλου
Η τεχνολογία ελέγχου εισήχθη στη διοικητική πρακτική της εταιρείας μας από υπαλλήλους του τμήματος ανάπτυξης επιχειρήσεων. Οι καλύτεροι ειδικοί μας εργάζονται εδώ - ειδικοί στις πωλήσεις αυτοκινήτων και ανταλλακτικών, σέρβις και υπηρεσίες εγγύησης, διάθεση και επιμελητεία και χρηματοδότηση. Επιτρέψτε μου να σημειώσω ότι χρησιμοποιούμε συνεχώς ομάδες εργασίας για την επίλυση νέων προβλημάτων ή τη δημιουργία νέων τεχνολογιών. Η ομάδα που ανέπτυξε τη μεθοδολογία ελέγχου περιελάμβανε ειδικούς HR από το Μινσκ, τη Μόσχα και το Κίεβο (8–10 άτομα, η σύνθεση διέφερε ανάλογα με το στάδιο της εργασίας). Η εκπαίδευση πραγματοποιήθηκε σε μια ειδικά δημιουργημένη εικονική πλατφόρμα με χρήση του Διαδικτύου.
Στο αρχικό στάδιο συγκεντρώθηκαν πρωτοβουλίες από μέλη της ομάδας - προτάσεις σχετικά με τη διαδικασία επιθεώρησης και προτάσεις για το περιεχόμενο της λίστας ελέγχου. Αυτές οι πληροφορίες ενοποιήθηκαν, δομήθηκαν και παρουσιάστηκαν στα μέλη της ομάδας για μελέτη και προσαρμογή. Συνολικά, πραγματοποιήθηκαν αρκετές τέτοιες επαναλήψεις κατά τη διαδικασία ανάπτυξης μεθόδων.
Κατά την ανάπτυξη της λίστας ελέγχου, στοχεύαμε:
- Ελαχιστοποιήστε τον χρόνο που απαιτείται για να το γεμίσετε.
- Χρησιμοποιήστε σημαντικά και μετρήσιμα(!) κριτήρια, μην το υπερφορτώνετε με υπερβολικές λεπτομέρειες.
Για να ελεγχθεί η λειτουργικότητα των λιστών ελέγχου πριν από την έναρξη προγραμματισμένων ελέγχων, εφαρμόστηκαν διάφορα πιλοτικά έργα.
Πώς μας ωφελούν τα δεδομένα ελέγχου;
- Οι υπάλληλοι των τμημάτων με υψηλή ολοκληρωμένη αξιολόγηση απόδοσης στο τέλος του έτους λαμβάνουν μπόνους. (Η ολοκληρωμένη αξιολόγηση ισούται με το άθροισμα των βαθμολογιών ελέγχου για τις λειτουργίες της κύριας και της τελικής (υποστηρικτικής) επιχειρηματικής διαδικασίας, οι οποίες έχουν ορισμένο βάρος.)
- Η γνώμη και οι συστάσεις εμπειρογνωμόνων δείχνουν τις δυνατότητες βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών.
- Με βάση τα αποτελέσματα της έκθεσης ελέγχου, κάθε τμήμα λαμβάνει ένα σχέδιο δράσης που θα βοηθήσει στη βελτιστοποίηση του έργου του.
Δίνοντας μεγάλη προσοχή στις βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες, δεν ξεχνάμε τα τμήματα προϋπολογισμού (οικονομικά, τεχνολογία πληροφοριών, μάρκετινγκ, διαχείριση προσωπικού) και βελτιώνουμε τακτικά τις δραστηριότητές τους.
Το σύστημα διαχείρισης προσωπικού στο Atlant-M μπορεί σχηματικά να αναπαρασταθεί ως ένα αστέρι με πέντε κύριες ακτίνες - τομείς δραστηριότητας ( ρύζι. 4): επιλογή και χρήση ανθρώπινων πόρων. ανάπτυξη; Βαθμός; κίνητρο; ασφάλεια.
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 4. Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού στην εκμετάλλευση Atlant-M
* "Έρμα προσωπικού" - απροσάρμοστοι υπάλληλοι που κάνουν συστηματικά σοβαρά λάθη και λάθη στην εργασία τους. άτομα με χαμηλά κίνητρα που δεν εκτελούν αποτελεσματικά τις λειτουργίες τους για μεγάλο χρονικό διάστημα. απρόθυμοι ή ανίκανοι να μάθουν/να επαναπροσδιορίσουν τις δραστηριότητές τους. Εάν ο διευθυντής θεωρεί ακατάλληλη την περαιτέρω εργασία τους, ξεκινά είτε τη διαδικασία απόλυσης είτε (αν χρειάζεται) μεταφέρει λίστες τέτοιων υπαλλήλων στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για επανεκπαίδευση.
Το σχήμα «Star» βοηθά νέους διευθυντές και ειδικούς χωρίς εμπειρία στη διαχείριση προσωπικού να κατακτήσουν τα βασικά της διαχείρισης προσωπικού και τους νέους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού να προετοιμαστούν για την αδειοδότηση. Στην εταιρεία μας, η αδειοδότηση είναι μια εσωτερική εξέταση που επιβεβαιώνει την παρουσία του απαραίτητου όγκου γνώσεων για τη διεξαγωγή μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας.
Έλεγχος υλοποίησης επιχειρηματικής διαδικασίας «Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού» (HP)Στα τμήματα το πραγματοποιούμε με τη μορφή αξιολόγησης απόδοσης. Οι λόγοι για αυτό είναι:
- επαλήθευση (επισκόπηση τεκμηρίωσης, συλλογή προφορικών πληροφοριών).
- σύγκριση των συλλεχθέντων στοιχείων με τις κανονιστικές και βασικές απαιτήσεις των Κανονισμών/Προτύπων Λειτουργίας στον τομέα των ΠΜ.
Σκοπός του ελέγχου είναι η απόκτηση αξιόπιστων πληροφοριών σχετικά με τη συμμόρφωση των δραστηριοτήτων που εκτελούνται με τα εταιρικά πρότυπα εργασίας και, εάν είναι απαραίτητο, η ανάπτυξη μέτρων για την εξάλειψη των ελλείψεων στη συνεργασία με το προσωπικό. Η διαδικασία ελέγχου περιγράφεται στους σχετικούς Κανονισμούς, οι οποίοι αποτελούν κατευθυντήριες γραμμές για τα μέλη της επιτροπής. Ο κανονισμός βοηθά τους επικεφαλής τμημάτων και τα μέλη των επιτροπών να καθορίσουν τις απαιτήσεις για κάθε κριτήριο και να εξετάσουν αμφιλεγόμενα ζητήματα.
Κάθε τομέας δραστηριότητας HR - η ακτίνα του "αστέρου" - αποτελείται από πολλά μπλοκ και αντανακλάται σε ένα ξεχωριστό φύλλο της λίστας ελέγχου ( ρύζι. 3). Το πρόγραμμα επαλήθευσης περιλαμβάνει:
- υπολογισμός και αξιολόγηση των οικονομικών δεικτών της ΕΕ.
- έλεγχος της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς·
- έλεγχος της ροής εγγράφων προσωπικού.
Αξιολογούμε τα οικονομικά αποτελέσματα στην ΕΕ με βάση την αναλογία σχεδίου/πραγματικής: ελέγχουμε την απόκλιση των τρεχόντων δεικτών από τους προγραμματισμένους - παραγωγικότητα, κερδοφορία και εναλλαγή προσωπικού. Ο κύκλος εργασιών του προσωπικού, με τη σειρά του, αξιολογείται από δύο ομάδες δεικτών - τη συνολική εναλλαγή προσωπικού και την εναλλαγή προσωπικού σε βασικές θέσεις. Η αξιολόγηση πραγματοποιείται σε κλίμακα τριών βαθμών, όπου:
"1" - η εργασία συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις που περιγράφονται στην τεκμηρίωση.
"0,5" - η εργασία δεν εκτελείται πλήρως, υπάρχουν σχόλια.
"0" - η εργασία εκτελείται σε ελάχιστο βαθμό ή καθόλου.
Ο έλεγχος διενεργείται από επιτροπή αποτελούμενη από τουλάχιστον δύο άτομα. Η λίστα ελέγχου παρουσιάζει δύο ομάδες κριτηρίων:
- να ελέγξει τη διαθεσιμότητα των εγγράφων και την ορθότητά τους·
- να πραγματοποιήσει συνέντευξη.
Πραγματοποιούνται συνεντεύξεις με εκπροσώπους τριών ομάδων προσωπικού: διευθυντές. ειδικοί? εργάτες. Ο αριθμός των εργαζομένων που ερωτήθηκαν πρέπει να είναι απαραίτητος και επαρκής για να διασφαλιστεί ότι οι ελεγκτές αποκτούν σαφή εικόνα της ομάδας κριτηρίων που αξιολογούνται. Η εμπειρία μας δείχνει ότι για να γίνει αυτό, αρκεί να πάρετε συνέντευξη από το 10-20% του προσωπικού του τμήματος.
Σε ξεχωριστό φύλλο της λίστας ελέγχου παρουσιάζεται μοντέλο αξιολόγησης (ρύζι. 5): σε κάθε κριτήριο αποδίδεται ένα συγκεκριμένο βάρος, ο δείκτης υπολογίζεται με βάση την πιθανή μέγιστη βαθμολογία. Έτσι, ο υπολογισμός δείχνει ξεκάθαρα την απόκλιση από το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγαλύτερη προβολή
Ρύζι. 5. Μοντέλο αξιολόγησης της επιχειρηματικής διαδικασίας «Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού»
Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης όχι μόνο καταγράφονται ψηφιακά, αλλά απεικονίζονται και με τη χρήση σχεδίων «εμικονιδίων» ( ρύζι. 6). Αυτή η «ορατότητα» της παρουσίασης δεδομένων επιτρέπει στον επιθεωρητή να αξιολογήσει γρήγορα το αποτέλεσμα.
Ρύζι. 6. Οπτικοποίηση βαθμών
Κατά την αξιολόγηση, κάθε μέλος της επιτροπής εργάζεται ξεχωριστά. Στο τέλος των εργασιών, η επιτροπή συνεδριάζει για να συζητήσει τα αποτελέσματα, να αναπτύξει μια κοινή απόφαση και να προετοιμάσει συστάσεις. Με βάση τα αποτελέσματα της αξιολόγησης συντάσσεται έκθεση. Εντός ενός μήνα μετά τον έλεγχο, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού του ελεγχόμενου τμήματος προετοιμάζει ένα σχέδιο για περαιτέρω εργασίες που υποδεικνύουν συγκεκριμένες δραστηριότητες (σύμφωνα με τον κατάλογο των συστάσεων).
Όλες οι επιχειρήσεις μας δραστηριοποιούνται σε έναν κλάδο και διαθέτουν τυπικές δομές. Ταυτόχρονα, η διοίκηση είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε οι επικεφαλής των τμημάτων να απολαμβάνουν επαρκή βαθμό ελευθερίας στη στρατηγική και επιχειρησιακή διαχείριση (προκειμένου να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες της αγοράς όσο το δυνατόν πιο ευέλικτα). Οι οργανωτικές δομές των τμημάτων της εκμετάλλευσης διαφέρουν μεταξύ τους, καθώς οι επιχειρήσεις, όπως και οι ηγέτες τους, βρίσκονται σε διαφορετικά στάδια ανάπτυξης. Αυτή η ανομοιομορφία συχνά συγκάλυπτε τις πολυπλοκότητες που ενυπάρχουν σε κάθε μεμονωμένο τμήμα και δεν καθιστούσε δυνατή την αξιολόγηση (και τη σύγκριση) της αποτελεσματικότητας των διοικητικών αποφάσεων που έλαβαν οι διευθυντές τους.
Οι έλεγχοι μάς βοήθησαν να εντοπίσουμε αναποτελεσματικά κορυφαία στελέχη, καθώς και αυτούς που «επιδιώκουν υποκειμενικά ενδιαφέροντα». Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες ευκαιρίες στο πλαίσιο της δεδομένης ανεξαρτησίας, ορισμένοι από αυτούς κάνουν προσαρμογές στην οργανωτική δομή που οδηγούν στην εμφάνιση περιττά επίπεδα ελέγχουΚαι διπλασιασμός λειτουργιών. Από την άλλη, μας έγινε σαφές ότι σε κάθε τμήμα είναι απαραίτητο να καθιερωθεί η θέση ενός αναπληρωτή διευθυντή που θα διαχειριζόταν από άκρο σε άκρο λειτουργίες (back office). Όλα αυτά τα προβλήματα έγιναν εμφανή με βάση τα αποτελέσματα των ελέγχων.
Οι αξιολογήσεις που προέκυψαν έδειξαν επίσης πόσο σημαντική είναι για την αποτελεσματική διαχείριση ανθρώπων η εξειδικευμένη και σταθερή εργασία του ίδιου του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, η πίστη του στην εταιρεία και, επιπλέον, η συνέπεια και η συνέχεια σε αυτή τη δραστηριότητα σε επίπεδο τμήματος και εκμετάλλευσης. ένα ολόκληρο.
Τα αποτελέσματα του ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού κατέδειξαν πειστικά:
- Η μείωση του ποσοστού εναλλαγής προσωπικού είναι δυνατή μόνο με συστηματική εργασία με το προσωπικό.
- Η υιοθετηθείσα στρατηγική διαχείρισης προσωπικού επηρεάζει άμεσα την απόδοση του τμήματος στο σύνολό του.
Οι αξιολογήσεις στη λίστα ελέγχου μας βοήθησαν στη δουλειά μας με τους διευθυντές γραμμής. Για παράδειγμα, τους λέμε συνεχώς για τη σημασία της περιόδου προσαρμογής: όσο λιγότερη προσοχή δίνεται σε έναν νέο υπάλληλο τις πρώτες ημέρες στη δουλειά, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να εγκαταλείψει την εταιρεία ή να εργαστεί με χαμηλή παραγωγικότητα. Μια αντικειμενική αξιολόγηση της επιτροπής, βασισμένη σε συνεντεύξεις με το 10% των εργαζομένων, αποδείχθηκε πολύ πιο πειστική για τα στελέχη της γραμμής παρά τα λόγια.
Πώς αντέδρασαν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι στους ελέγχους; Στην αρχή, ο κόσμος ανησύχησε και έκανε ερωτήσεις στα μέλη της ομάδας επιθεώρησης: «Επιθεωρούμαστε; Υπάρχει κάτι λάθος;" Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, είπα για άλλη μια φορά στους ανθρώπους για το γενικό σύστημα διαχείρισης στην Atlant-M, μέρος του οποίου είναι οι έλεγχοι - συστημική παρακολούθηση της σωστής εκτέλεσης των επιχειρηματικών διαδικασιών. Κατά τη διεξαγωγή τους, δεν επιδιώκουμε «κατασταλτικούς» στόχους (η «επιθεώρηση» είναι τιμωρία, τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων χρησιμοποιούνται μόνο για τη βελτίωση της οργανωτικής δομής και των δραστηριοτήτων των τμημάτων).
Ένας από τους συναδέλφους μου τύπωσε τα κείμενα του Εταιρικού Κώδικα και του Εσωτερικού Κανονισμού Εργασίας και τα έδωσε στους εργαζόμενους την παραμονή των ελέγχων μαζί με τους μισθούς. Αυτές οι πληροφορίες βοήθησαν να εξηγήσουν στους υπαλλήλους την ουσία του τι συνέβαινε, και ως αποτέλεσμα, άρχισαν να αισθάνονται πιο χαλαροί σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου. Δεδομένου ότι οι ερωτήσεις που τέθηκαν κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων δεν αφορούσαν την απόδοση ενός ατόμου, αλλά το σύστημα διαχείρισης προσωπικού στο σύνολό του, οι άνθρωποι ήταν πρόθυμοι και ανοιχτοί να μιλήσουν τόσο για προβλήματα όσο και για επιτεύγματα. Ως αποτέλεσμα, λάβαμε σχόλια από τους υπαλλήλους σχετικά με την ποιότητα εργασίας του τμήματος HR, καθώς και αξιολόγηση της εργασίας των άμεσων προϊσταμένων τους και του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού του τμήματος. Συνιστώ στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να βελτιώνει τακτικά τις δεξιότητές του στις συνεντεύξεις!
Η διεξαγωγή ελέγχων (συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων ανθρώπινου δυναμικού) στην εταιρεία μας έχει αποδειχθεί εξαιρετική. Τα αποτελέσματά της βοήθησαν στον εντοπισμό των ελλείψεων και στην εξεύρεση κρυφών αποθεμάτων για περαιτέρω βελτίωση και ανάπτυξη
- Πολιτική Προσωπικού και Στρατηγικές Ανθρώπινου Δυναμικού
Λέξεις-κλειδιά:
1 -1
Ελεγχος λογιστική, καθώς και σε άλλους τομείς ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑπρέπει να πραγματοποιούνται σε όλες ανεξαιρέτως τις εμπορικές επιχειρήσεις.
Αγαπητοι αναγνωστες! Το άρθρο μιλά για τυπικούς τρόπους επίλυσης νομικών ζητημάτων, αλλά κάθε περίπτωση είναι ατομική. Αν θέλετε να μάθετε πώς λύσε ακριβώς το πρόβλημά σου- επικοινωνήστε με έναν σύμβουλο:
ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΛΗΣΕΙΣ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΔΕΚΤΕΣ 24/7 και 7 ημέρες την εβδομάδα.
Είναι γρήγορο και ΔΩΡΕΑΝ!
Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός διαφορετικών χαρακτηριστικών τέτοιων διαδικασιών. Πρέπει να διατάσσονται, να ακολουθούν το ένα το άλλο με μια συγκεκριμένη σειρά.
Επειδή αυτός είναι ακριβώς ένας από τους λόγους για την απουσία κάθε είδους προβλημάτων κατά τις επιθεωρήσεις από τις ρυθμιστικές αρχές.
Μια ειδική λίστα ελέγχου μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά αυτό το είδος εργασίας. Η σημασία του είναι αρκετά δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Υπάρχουν πολλές παραλλαγές τέτοιων μορφών εγγράφων.
Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να εξοικειωθείτε εκ των προτέρων με τις ιδιότητές του και τις αποχρώσεις της σύνθεσής του. Έτσι μπορείτε να αποφύγετε πολλές δυσκολίες στο μέλλον.
Γενικές πληροφορίες
Αυτό το έγγραφο περιέχει τις πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη λίστα των ερωτήσεων για τον έλεγχο. Ο τύπος του εν λόγω φύλλου δεν έχει μορφή που καθορίζεται από το νόμο.
Ταυτόχρονα όμως πρέπει να τηρούνται ορισμένοι κανόνες κατά τη διαμόρφωσή του. Αυτό θα μειώσει την πιθανότητα επιπλοκών κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη ενός τέτοιου φύλλου, πρέπει να εξετάσετε τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- τι είναι;
- σκοπός του εγγράφου·
- Νομικό πλαίσιο.
Τι είναι;
Η ίδια η λίστα ελέγχου είναι ένα ειδικό έγγραφο που σας επιτρέπει να αποφασίζετε ταυτόχρονα αρκετά ένας μεγάλος αριθμός απόδιάφορα καθήκοντα.
Το έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διάφορα ιδρύματα, ρυθμιστικούς οργανισμούς και αξιωματούχους. Είναι σημαντικό μόνο να θυμάστε τους νομικούς κανόνες που ισχύουν κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου αυτού του τύπου.
Το ίδιο το έγγραφο αντικατοπτρίζει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
Η χρήση αυτού του είδους εγγράφων έχει τόσο πλεονεκτήματα όσο και μειονεκτήματα. Τα κύρια μειονεκτήματα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
| Λίστα ζητημάτων που προσδιορίζονται στο έγγραφο | Μπορεί να είναι πολύ στενό, με αποτέλεσμα μια ανεπαρκώς ολοκληρωμένη επιθεώρηση |
| Η λίστα ελέγχου μπορεί να είναι περιοριστική σε ορισμένες περιπτώσεις | Ο περιοριστικός παράγοντας για τον ελεγκτή είναι ότι απλώς δεν θα προχωρήσει πέρα από τις ερωτήσεις που τίθενται. |
| Το έγγραφο δεν μπορεί να αντικατασταθεί | Τυποποιημένο σχέδιο ελέγχου |
| Ένας άπειρος ελεγκτής μπορεί να έχει κάποιες δυσκολίες | Με την κατανόηση των ερωτήσεων που διατυπώνονται στο φύλλο, απλά δεν θα είναι σε θέση να εξηγήσει ξεκάθαρα και ξεκάθαρα τι ακριβώς αναζητά σε μια συγκεκριμένη περίπτωση |
| Το έγγραφο πρέπει να προετοιμαστεί όσο το δυνατόν καλύτερα | Η επανάληψη των ερωτήσεων μπορεί να προκαλέσει σοβαρή σύγχυση |
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τόσο τα πλεονεκτήματα όσο και τα μειονεκτήματα ενός εγγράφου εξαρτώνται από πολλούς διαφορετικούς παράγοντες.
Πρώτα απ 'όλα, αυτό αφορά τα ακόλουθα σημεία:
Η λίστα ελέγχου είναι ένα καθολικό εργαλείο για την υλοποίηση εργασιών που σχετίζονται με τον έλεγχο και ορισμένες άλλες διαδικασίες που πρέπει να εκτελούνται τακτικά στην επιχείρηση.
Τέτοια έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
Σκοπός του εγγράφου
Οι χρήστες αυτού του τύπου εγγράφου σήμερα μπορούν να είναι:
Αυτό το φύλλο σάς επιτρέπει να επιλύετε ταυτόχρονα ή διαδοχικά την ακόλουθη λίστα εργασιών:
- σωστά, σύμφωνα με τους νομικούς κανονισμούς, σχεδιάστε τον ίδιο τον έλεγχο·
- πραγματοποιήστε επιλεκτικό έλεγχο, προγραμματίστε όλο το χρόνο σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.
- σας επιτρέπει να αποφύγετε την απώλεια σημαντικών σταδίων του ελέγχου.
- χρησιμοποιείται ως βοήθημα μνήμης.
- απλοποιεί σημαντικά τον ίδιο τον έλεγχο·
- ο έλεγχος διενεργείται με δομημένο, ολιστικό τρόπο·
- Με τη βοήθεια μιας λίστας ελέγχου, θα είναι δυνατή η επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών φορέων, καθώς και των εργαζομένων που διενεργούν την επιθεώρηση.
Επίσης, τέτοια έγγραφα χρησιμοποιούνται συχνά για την επίλυση άλλων προβλημάτων. Αξίζει να εξοικειωθείτε εκ των προτέρων με όλες τις κύριες ιδιότητες τέτοιων εγγράφων. Αυτό θα καταστήσει δυνατή την αποφυγή μεγάλου αριθμού διαφορετικών δυσκολιών.
Νομική βάση
Η κύρια νομοθετική πράξη σύμφωνα με την οποία πρέπει να συνταχθεί ένα έγγραφο αυτού του τύπου είναι.
Αυτό το κανονιστικό έγγραφο περιλαμβάνει τις ακόλουθες κύριες ενότητες:
| Δραστηριότητες ελέγχου | |
| Κατάλογος των κύριων ΕΣΔ που ρυθμίζουν επίσης αυτό το είδος δραστηριότητας | |
| Τι είναι ο ελεγκτικός οργανισμός | |
| Τι σημαίνει ο όρος «ελεγκτής» | |
| Τι σημαίνει υποχρεωτικός έλεγχος; | |
| Εκθεση ελέγχου | |
| Κατάλογος βασικών κανόνων, προτύπων ενεργειών που πραγματοποιούνται από ελεγκτές | |
| Δηλώνει πλήρη ανεξαρτησία διαφόρων ελεγκτικών οργανισμών | |
| Ελεγκτική εμπιστευτικότητα | |
| Πώς παρακολουθείται η ποιότητα της επιθεώρησης; | |
| Πιστοποιητικό προσόντων ελεγκτή | |
| Η διαδικασία και οι λόγοι ανάκλησης πιστοποιητικού ελεγκτή | |
| Διεξαγωγή κρατικού ελέγχου στον εξεταζόμενο τομέα δραστηριότητας της επιχείρησης |
Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να εξοικειωθείτε προσεκτικά με όλες τις αποχρώσεις της νομοθεσίας που ρυθμίζει τις ελεγκτικές δραστηριότητες. Δεδομένου ότι αυτά τα κανονιστικά έγγραφα πρέπει να τηρούνται.
Παράδειγμα συμπλήρωσης λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο
Η διαδικασία σύνταξης αυτού του τύπου φύλλου είναι αρκετά απλή, αλλά έχει τις δικές του αποχρώσεις. Αυτό το είδος της διαδικασίας μπορεί να απλοποιηθεί σημαντικά εξετάζοντας ένα παράδειγμα λίστας ελέγχου εσωτερικού ελέγχου QMS.
Η ίδια η διαδικασία μεταγλώττισης μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορους τρόπους. Πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να εξετάσετε τα ακόλουθα βασικά ερωτήματα:
- πού να λάβετε τη φόρμα?
- σειρά πλήρωσης?
- ολοκληρωμένο δείγμα.
Πού μπορώ να βρω τη φόρμα;
Ένα παράδειγμα του Excel για εσωτερικό έλεγχο μπορεί εύκολα να ληφθεί από το Διαδίκτυο. Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο καλά αποδεδειγμένους και αποδεδειγμένους πόρους.
Σήμερα υπάρχει αρκετά μεγάλος αριθμός ιδιωτικών ιδρυμάτων που ασχολούνται με τον έλεγχο. Τέτοιες επιχειρήσεις μπορούν να παρέχουν ένα δείγμα αυτού του εγγράφου δωρεάν, ως συμβουλευτική. Ή με επιπλέον χρέωση.
Διαδικασία πλήρωσης
Η διαδικασία ολοκλήρωσης του ελέγχου δεν αποτυπώνεται στη νομοθεσία. Αλλά είναι απαραίτητο, εάν είναι δυνατόν, να τηρήσετε τον ακόλουθο αλγόριθμο:
Συνήθως, ένα φύλλο Excel χρησιμοποιείται ως κύρια μορφή. Ο λόγος για αυτό είναι η ευκολία μεταγλώττισης και εκτύπωσης. Πολύ συχνά χρειάζονται λίστες ελέγχου σε έντυπη μορφή.
Αν είναι απαραίτητο ηλεκτρονικό έγγραφοΜπορείτε να το στείλετε εύκολα μέσω Διαδικτύου. Θα πρέπει να θυμάστε ορισμένες σημαντικές αποχρώσεις στη διαμόρφωση αυτού του είδους φύλλου.
Ολοκληρωμένο δείγμα
Ο μόνος σίγουρος τρόπος για να αποφύγετε διάφορα είδη δυσκολιών κατά τη σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα ήδη ολοκληρωμένο δείγμα.
Έτσι, θα είναι επίσης δυνατό να επιταχυνθεί σημαντικά η διαδικασία για τη διενέργεια τέτοιων διαδικασιών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το μέρος της σύνταξης ερωτήσεων. Είναι συχνά σε αυτό το στάδιο που προκύπτουν κάθε είδους δυσκολίες.
Το εύρος των αναγκών ελέγχου εξαρτάται από τη δομή και τον τύπο δραστηριότητας ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Για να ελέγχετε σωστά το έργο της εταιρείας, είναι απαραίτητο να διενεργούνται τακτικοί έλεγχοι. Αυτή η διαδικασία είναι απλά αδύνατη χωρίς μια σωστά συνταγμένη λίστα ελέγχου.
Η έννοια της λίστας ελέγχου για τον εσωτερικό έλεγχο
Μπορεί να απαιτείται μια λίστα ελέγχου ελέγχου για την επανεξέταση ολόκληρης της λειτουργίας ενός οργανισμού ή ενός συγκεκριμένου κλάδου, διαδικασίας ή τμήματος. Αυτό το έγγραφο είχε συμπληρωθεί προηγουμένως σε έντυπη μορφή, αλλά αργότερα άρχισαν να εμφανίζονται ηλεκτρονικές εκδόσεις στο Word και στο Excel. Υπάρχουν πλέον εξειδικευμένες εφαρμογές για, αλλά οι προηγούμενες μέθοδοι εξακολουθούν να είναι σχετικές.
Η τυπική λίστα ελέγχου ελέγχου περιέχει 6 στήλες:
- Αριθμός γραμμής.
- Επαληθεύσιμη απαίτηση ISO.
- Αναλυτικές ερωτήσεις.
- Μέθοδος για την αξιολόγηση της απαίτησης που επαληθεύεται.
- Σημείωση για το αποτέλεσμα του ελέγχου.
- Σχόλια από τον ελεγκτή ή την επιτροπή.
Η ίδια η έννοια της λίστας ελέγχου μεταφράζεται κυριολεκτικά ως «κατάλογος ελέγχου» και μπορεί ακόμη και να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο των δραστηριοτήτων ενός υπαλλήλου της εταιρείας.
Ρυθμιστικό πλαίσιο
Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο της 30ης Δεκεμβρίου 2008 αριθ. 307 «Σχετικά με τον έλεγχο», ρυθμίζεται η προετοιμασία των λιστών ελέγχου διάφοροι τύποι, αλλά αυτό ισχύει για τον εξωτερικό έλεγχο. Νομικά επιτρέπεται η διενέργεια εσωτερικών ελέγχων από συμβεβλημένες εταιρείες.Η διοίκηση μπορεί να προσκαλέσει έναν υπάλληλο να διεξαγάγει μια επιθεώρηση αντί να δημιουργήσει μια επιτροπή από τους δικούς της υπαλλήλους.
Άρθρο 19 Ομοσπονδιακός νόμοςΗ «Λογιστική» της 6ης Δεκεμβρίου 2011 υποχρεώνει τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου. Αυτό αφορά τον έλεγχο του λογιστικού τομέα, άλλοι τομείς δραστηριότητας ελέγχονται σύμφωνα με τις προσωπικές προτιμήσεις του οργανισμού.
Λειτουργίες εγγράφου
Οι κύριοι στόχοι της λίστας ελέγχου είναι ο έλεγχος και η δόμηση των πληροφοριών σχετικά με τρέχουσες διαδικασίεςκάθε είδους δραστηριότητα. Αυτό είναι ένα είδος λίστας ελέγχου ερωτήσεων που σας επιτρέπει να διεξάγετε μια συστηματική ανάλυση και να εντοπίσετε ελλείψεις στο έργο ενός συγκεκριμένου τμήματος του οργανισμού.
Εκτός από τη λειτουργία ελέγχου, με βάση τα δεδομένα της λίστας ελέγχου, είναι δυνατή η κατάρτιση ενός περαιτέρω σχεδίου ανάπτυξης ή αλλαγής της δομής της εταιρείας. Επίσης, με βάση τα αποτελέσματα εσωτερικού ελέγχου, επιτρέπεται η αξιολόγηση της επάρκειας των υπαλλήλων του ελεγχόμενου τμήματος της εταιρείας ή του συνόλου.
Τα στάδια συμπλήρωσης της λίστας ελέγχου για τον εσωτερικό έλεγχο του ΣΔΠ με παραδείγματα περιγράφονται παρακάτω.
Βήματα πλήρωσης
Κατά τη διαδικασία ελέγχου, η δομή της λίστας ελέγχου έχει σπουδαίος. Κατά την ανάπτυξή του, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη μια λογική διαδοχική διαδικασία που αποκλείει τη συνεχή επιστροφή σε πτυχές που έχουν ήδη εξεταστεί. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε τη σωστή δομή όχι μόνο της ίδιας της λίστας ελέγχου, αλλά και να τη συμπληρώσετε σωστά.
Στην πραγματικότητα, η συμπλήρωση μιας καλογραμμένης λίστας ελέγχου είναι πολύ απλή.
- Στο πρώτο στάδιο, πρέπει να εμβαθύνετε στο περιεχόμενο του στοιχείου ελέγχου, να διαβάσετε την ερώτηση ή να εξοικειωθείτε με το ελεγχόμενο κριτήριο.
- Στη συνέχεια, θα πρέπει να διευκρινίσετε τη μέθοδο αξιολόγησης και να την πραγματοποιήσετε σύμφωνα με αυτήν την παράγραφο. Αυτό μπορεί να είναι μια εξέταση, μια συνέντευξη, μια έρευνα, μια ανασκόπηση της τεκμηρίωσης ή άλλη μέθοδος αξιολόγησης.
- Στο τρίτο στάδιο, είναι απαραίτητο να εισαγάγετε ή να εισαγάγετε τα αποτελέσματα ελέγχου στην κατάλληλη στήλη της λίστας ελέγχου.
- Επίσης, σε ορισμένα έγγραφα υπάρχει μια παράγραφος με τα σχόλια του ελεγκτή. Εάν υπάρχει σε ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ, τότε πρέπει να συμπληρωθεί πριν προχωρήσουμε στην επόμενη ερώτηση.
Μπορείτε να κατεβάσετε ένα δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο.
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο - 1
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο - 2
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο - 3
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο - 4
Δείγμα λίστας ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο - 5
Το αντικείμενο του ελέγχου μπορεί να είναι: QMS (ανώτατο επίπεδο), διαδικασία, τμήμα, Σύστημα πληροφορίωνκαι τα λοιπά.
Ένα μοντέλο αυτής της διαδικασίας φαίνεται στο Σχ. 13.
Κατά τη διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου του QMS μιας τράπεζας, συνιστάται επίσης η χρήση του διεθνούς προτύπου ISO 19011 «Οδηγίες για τον έλεγχο συστημάτων διαχείρισης ποιότητας ή/και συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης».
Υποδείγματα εγγράφων που είναι απαραίτητα για τη διενέργεια ελέγχου του QMS της τράπεζας και ελέγχου των διαδικασιών της τράπεζας δίνονται στο [1].
Ρύζι. 13. Εσωτερικός λογιστικός έλεγχος QMS
Δεδομένου ότι η αρχιτεκτονική του ΣΔΠ αποτελείται από 2 επίπεδα (βλ. Εικ. 3 και 4), ο εσωτερικός έλεγχος του ΣΔΠ περιλαμβάνει 2 αντίστοιχα στάδια (διαδικασίες) συν το γενικό στάδιο «Προετοιμασία για τον έλεγχο».
- Προετοιμασία για τον έλεγχο. Εκτελείται από: ποιοτική υπηρεσία.
- Εσωτερικός έλεγχος του QMS (ανώτατο επίπεδο). Εκτελείται από: ποιοτική υπηρεσία.
- Έλεγχος διαδικασίας. Υλοποιήθηκε από: ομάδα διαδικασίας.
Ας δούμε αυτά τα στάδια με περισσότερες λεπτομέρειες.
3.1. Προετοιμασία για έλεγχο
Αποτελείται από τις ακόλουθες λειτουργίες.
- Ανάπτυξη, συντονισμός και έγκριση προγράμματος εσωτερικού ελέγχου
Αποτέλεσμα: πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου. Αυτό το έγγραφο περιέχει μια λίστα όλων των τύπων ελέγχων με ονόματα (για το επόμενο έτος). Για κάθε έλεγχο υποδεικνύονται τα εξής: κατάλογος αντικειμένων ελέγχου, το όνομα του επικεφαλής του ελέγχου και η διάρκεια του ελέγχου.
- Σχηματισμός και εκπαίδευση (εφόσον απαιτείται) ομάδας εσωτερικών ελεγκτών της τράπεζας
Παράλληλα με την ανάπτυξη του προγράμματος ελέγχου, προσδιορίζεται η ανάγκη για ελεγκτές, σχηματίζεται και εκπαιδεύεται μια ομάδα ελεγκτών (εάν είναι απαραίτητο), διορίζονται ελεγκτές για κάθε ομάδα διαδικασίας, ορίζονται ελεγκτές για τον έλεγχο του ανώτατου επιπέδου QMS και εγκρίνεται ο επικεφαλής ελεγκτής.
- Προετοιμασία και δημοσίευση Διαταγής για τη διενέργεια εσωτερικών ελέγχων
Εισαγωγή: πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου.
Έξοδος: εντολή διενέργειας εσωτερικού ελέγχου.
Η διάταξη εγκρίνει το πρόγραμμα ελέγχου, τη σύνθεση της ομάδας ελεγκτών και τις αρμοδιότητές τους, τις αρμοδιότητες μελών ομάδων διεργασιών, προϊσταμένων τμημάτων και τραπεζικών υπαλλήλων κατά τη διενέργεια ελέγχων.
- Προετοιμασία εκπαιδευτικού και μεθοδολογικού υλικού για τον εσωτερικό έλεγχο
Αποτέλεσμα: εκπαιδευτικό και μεθοδολογικό υλικό για τον εσωτερικό έλεγχο
- Ανάπτυξη Ενιαίας Λίστας Ελέγχου για έλεγχο διαδικασίας
Έξοδος: λίστα ελέγχου για έλεγχο διαδικασίας (ενιαίο πρότυπο).
Η λίστα ελέγχου είναι ένας πίνακας που χρησιμοποιείται από τον ελεγκτή για να επαληθεύσει τη συμμόρφωση με τις καθιερωμένες απαιτήσεις. Ένα τμήμα της λίστας ελέγχου (3 στήλες του πίνακα) για τον έλεγχο της διαδικασίας δίνεται στον Πίνακα. 1.Η λίστα ελέγχου αποτελείται από 6 στήλες.
- Αριθμός σειράς
- Επαληθεύσιμη απαίτηση
- Διευκρινιστικές ερωτήσεις (αν χρειάζεται)
- Μια μέθοδος για την αξιολόγηση της εκπλήρωσης μιας απαίτησης (μελέτη τεκμηρίωσης, παρατήρηση, έρευνα κ.λπ.)
- Σήμα συμμόρφωσης/μη συμμόρφωσης
- Ελεγκτικά τεκμήρια (αρχείο και σχόλια ελεγκτή)
Μια ενιαία λίστα ελέγχου ελέγχου διαδικασίας είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί ότι όλες οι ομάδες διεργασιών και οι ελεγκτές ελέγχουν τις διαδικασίες σύμφωνα με τις ίδιες απαιτήσεις.
- Διανομή τεκμηρίωσης εσωτερικού ελέγχου στις ομάδες επεξεργασίας
Αποτέλεσμα: τεκμηρίωση για τον εσωτερικό έλεγχο για τις ομάδες διαδικασίας. Περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που αναπτύχθηκαν σε προηγούμενες διαδικασίες.
Τραπέζι 1. Λίστα ελέγχου για έλεγχο διαδικασίας (τμήμα)
| № | Απαίτηση | Μέθοδος αξιολόγησης |
| 1. | Τεκμηρίωση και μοντέλα διαδικασίας | |
| 1.1. | Πληρότητα τεκμηρίωσης (κατάλογος) | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 1.2. | Συνάφεια εγγράφων και μοντέλων διαδικασιών | Μελέτη τεκμηρίωσης, παρατήρηση, έρευνα |
| 1.3. | Διατηρήστε τα μοντέλα και την τεκμηρίωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO 9001 (εάν υπάρχουν απαιτήσεις για αυτή τη διαδικασία) - για παράδειγμα, ανάπτυξη προϊόντων, διαχείριση εγγράφων, διαχείριση παραπόνων, προμήθειες κ.λπ. | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 1.4. | Διαθεσιμότητα πρόσβασης σε ενημερωμένη τεκμηρίωση από τους χώρους εργασίας των εργαζομένων | Παρατήρηση, έρευνα |
| 1.5. | Συμμόρφωση των έντυπων εγγράφων με την ηλεκτρονική τους έκδοση | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 2. | Εκτέλεση Διαδικασίας | |
| 2.1. | Διεξαγωγή της διαδικασίας σύμφωνα με εγκεκριμένους κανονισμούς και πρότυπα | Παρατήρηση, έρευνα |
| 2.2. | Αποτελεσματικότητα αλληλεπίδρασης διαδικασιών και διαδικασίας με άλλες διαδικασίες της τράπεζας | Παρατήρηση, έρευνα |
| 3. | Προσωπικό της διαδικασίας | |
| 3.1. | Γνώση της διαδικασίας από τους υπαλλήλους και τα προσόντα για την εκτέλεσή της | Έρευνα, παρατήρηση |
| 3.2. | Αντιστοιχία του αριθμού των εργαζομένων με την πολυπλοκότητα της διαδικασίας | Υπολογισμός της έντασης εργασίας της διαδικασίας, έρευνα, παρατήρηση |
| 3.3. | Γνώση από τους υπαλλήλους των κύριων κανονιστικών εγγράφων του QMS (Πολιτική Ποιότητας, Κανονισμοί για το QMS) | Επισκόπηση |
| 4. | Πόροι, υποδομές και περιβάλλον παραγωγικής διαδικασίας | |
| 4.1. | Διαθεσιμότητα επαρκών επιχειρησιακών πόρων για τη διαδικασία και την ποιότητά τους | Έρευνα, παρατήρηση |
| 4.2. | Διαθεσιμότητα επαρκούς υποδομής για τη διαδικασία και την ποιότητά της: - λογισμικό - κτίρια (γραφεία), εσωτερικό - Τεχνικός εξοπλισμόςγραφείου και τηλεπικοινωνιών | Έρευνα, παρατήρηση |
| 5. | Διαχείριση της διαδικασίας | |
| 5.1. | Διαχείριση αρχείων διεργασιών ( τήρηση αρχείων) - σύμφωνα με το ISO 9001. Κατάλογος αρχείων, περιεχομένων. | Μελέτη αρχείων |
| 5.2. | Λειτουργική παρακολούθηση δεικτών | Έρευνα, παρατήρηση |
| 5.3. | Ανάπτυξη και εφαρμογή προληπτικών ενεργειών | Έρευνα, μελέτη αρχείων |
| 5.4. | Ανάπτυξη και εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών, βελτίωση διαδικασιών | Έρευνα, μελέτη αρχείων |
| 5.5. | Διενέργεια ελέγχων και ανάλυση διαδικασιών | Έρευνα, μελέτη αρχείων |
| 6. | Στόχοι, δείκτες και μέτρηση διαδικασίας | |
| 6.1. | Διαθεσιμότητα και πληρότητα στόχων και δεικτών διαδικασίας | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 6.2. | Διαθεσιμότητα αποτελεσματικά μέσαγια τη μέτρηση δεικτών διαδικασίας | Έρευνα, παρατήρηση |
| 6.3. | Δυναμική μεταβολών στις τιμές των δεικτών | Μελέτη αρχείων |
3.2. Έλεγχος QMS (ανώτατο επίπεδο)
Αποτελείται από τις ακόλουθες λειτουργίες.
- Ανάπτυξη λίστας ελέγχου και σχεδίου για τον έλεγχο QMS (ανώτατο επίπεδο)
Έξοδος: λίστα ελέγχου και σχέδιο ελέγχου QMS (ανώτατο επίπεδο)
Ένα δείγμα λίστας ελέγχου (τμήμα) για έλεγχο QMS (ανώτατο επίπεδο) παρουσιάζεται στον Πίνακα. 2.
Απαριθμεί Γενικές Προϋποθέσειςσε στοιχεία QMS (ανώτατο επίπεδο). Αυτές οι απαιτήσεις πρέπει να είναι λεπτομερείς και να συμπληρώνονται από τις απαιτήσεις του ISO 9001 και τις απαιτήσεις της ίδιας της τράπεζας.
Για παράδειγμα, η απαίτηση «1.1. Κατάλογος (πληρότητα) τεκμηρίωσης - συμμόρφωση με απαιτήσειςΤο ISO 9001" περιγράφει λεπτομερώς τις απαιτήσεις της ενότηταςISO 9001 "4.2. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης"ISO 9001», το οποίο υποδεικνύει τη σύνθεση της απαραίτητης τεκμηρίωσης.
«Η τεκμηρίωση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει:
α) τεκμηριωμένες δηλώσεις πολιτικών και στόχων ποιότητας·
β) εγχειρίδιο ποιότητας..."Με βάση τη λίστα ελέγχου, αναπτύσσεται ένα σχέδιο ελέγχου QMS.
Το σχέδιο ελέγχου αποτελείται από 5 στήλες.
- Αριθμός σειράς
- Αριθμός λίστας ελέγχου ή ενότητα (ομάδα απαιτήσεων που ελέγχεται) της λίστας ελέγχου
- Πλήρες όνομα του ελεγκτή
- Ελέγξτε την ημερομηνία και την ώρα
- Πλήρες όνομα και θέση του υπεύθυνου από τα μέλη της ομάδας / εκτελεστές διεργασιών
Ο ελεγκτής επιλέγει τις απαιτήσεις από μια λίστα ελέγχου και προσδιορίζει στο σχέδιο πότε, πώς και με ποιον θα τις ελέγξει.
Για παράδειγμα, για να ελέγξετε την απαίτηση «1.2. Συνάφεια τεκμηρίωσης», ο ελεγκτής προγραμματίζει αρκετές συνεντεύξεις με τραπεζικούς υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για ορισμένα έγγραφα και το καταγράφει στο Σχέδιο.
- Διενέργεια ελέγχου του QMS (ανώτατου επιπέδου) σύμφωνα με το Σχέδιο και συμπλήρωση της Λίστας Ελέγχου
Εισαγωγή: λίστα ελέγχου και σχέδιο ελέγχου QMS (ανώτατο επίπεδο).
Έξοδος: συμπληρωμένη λίστα ελέγχου ελέγχου QMS (ανώτατο επίπεδο).
Ο ελεγκτής αξιολογεί την εκπλήρωση κάθε απαίτησης από τη λίστα ελέγχου χρησιμοποιώντας την επιλεγμένη μέθοδο αξιολόγησης (συνεντεύξεις με τραπεζικούς υπαλλήλους, μελετά την τεκμηρίωση, παρακολουθεί τις δραστηριότητες της τράπεζας). Στη συνέχεια, βάζει μια ένδειξη συμμόρφωσης/μη συμμόρφωσης και υποδεικνύει τα στοιχεία που το επιβεβαιώνουν.
- Σύνταξη Έκθεσης για τα αποτελέσματα του εσωτερικού ελέγχου του ΣΔΠ (ανώτατο επίπεδο)
Εισαγωγή: συμπληρωμένη λίστα ελέγχου ελέγχου QMS (ανώτατο επίπεδο).
Έξοδος: έκθεση σχετικά με τα αποτελέσματα του εσωτερικού ελέγχου του QMS (ανώτατο επίπεδο).
Η έκθεση σχετικά με τα αποτελέσματα του εσωτερικού ελέγχου του ΣΔΠ συνδυάζει όλες τις συμπληρωμένες λίστες ελέγχου με τη σειρά των απαιτήσεων. Υποδεικνύεται ο συνολικός αριθμός των εντοπισμένων ασυνεπειών, ευρημάτων και συμπερασμάτων.
Αποτέλεσμα: σχέδιο για διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες για το QMS (ανώτατο επίπεδο)
Οι πιο επείγουσες και σημαντικές ενέργειες πραγματοποιούνται αμέσως μετά την ανάπτυξη.
Δράσεις που απαιτούν σημαντικούς εργατικούς και οικονομικούς πόρους πραγματοποιούνται κατά την επόμενη περίοδο λειτουργίας του ΣΔΠ.
Τραπέζι 2. Λίστα ελέγχου για εσωτερικό έλεγχο του QMS (ανώτατο επίπεδο)
| № | Απαίτηση | Μέθοδος αξιολόγησης |
| 1. | Τεκμηρίωση QMS | |
| 1.1. | Κατάλογος (πληρότητα) τεκμηρίωσης - συμμόρφωση με απαιτήσεις ISO 9001 | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 1.2. | Συνάφεια τεκμηρίωσης | |
| 1.3. | Περιεχόμενα τεκμηρίωσης - συμμόρφωση με απαιτήσεις ISO 9001 | Μελετώντας την τεκμηρίωση |
| 2. | Διαδικασίες QMS | |
| 2.1. | Λίστα υποχρεωτικών Διαδικασίες QMS- συμμόρφωση με τις απαιτήσεις ISO 9001 | Μελέτη τεκμηρίωσης, έρευνα |
| 2.2. | Λειτουργία του QMS (σχεδιασμός και κατασκευή του QMS, ανάλυση του QMS από τη διοίκηση) - υλοποίηση σύμφωνα με το ISO 9001. Τήρηση αρχείων. | Μελέτη τεκμηρίωσης, έρευνα, παρατήρηση |
| 3. | Οργανωτική δομή του QMS | |
| 3.1. | Διαθεσιμότητα επίσημα διορισμένου εκπροσώπου διαχείρισης για το QMS και τις εξουσίες του. | Περιγραφή εργασίαςποιοτικός διευθυντής, παραγγελίες. |
3.3. Έλεγχος διαδικασίας
Οι κανόνες για τη διεξαγωγή ενός ελέγχου διαδικασίας είναι παρόμοιοι με τους κανόνες για τον έλεγχο ενός QMS (ανώτατο επίπεδο), μόνο που η διαδικασία είναι ήδη το αντικείμενο του ελέγχου. Ως εκ τούτου, παρέχουμε μια λίστα διαδικασιών και ενεργειών χωρίς πρόσθετα σχόλια.
Για να διεξαχθεί ο έλεγχος διαδικασίας από την ομάδα διεργασίας μεθοδικά σωστά και αποτελεσματικά, πρέπει να περιλαμβάνει έναν ειδικευμένο ελεγκτή από την ποιοτική υπηρεσία.
Έτσι, η ομάδα διαδικασίας εκτελεί κατά τη διεξαγωγή ενός ελέγχου.
- Εξοικείωση με την τεκμηρίωση εσωτερικού ελέγχου
- Ανάπτυξη Σχεδίου Ελέγχου Διαδικασιών
Εισαγωγή: λίστα ελέγχου ελέγχου διαδικασίας (μονό πρότυπο)
Αποτέλεσμα: σχέδιο ελέγχου διαδικασίας. - Διεξαγωγή ελέγχου διαδικασίας σύμφωνα με το Σχέδιο και συμπλήρωση της Λίστας ΕλέγχουΕισαγωγή: σχέδιο ελέγχου διαδικασίας και λίστα ελέγχου.
Έξοδος: ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου ελέγχου διαδικασίας. - Σύνταξη Έκθεσης για τα αποτελέσματα του ελέγχου της διαδικασίας και μεταφορά στην Υπηρεσία Ποιότητας
Εισαγωγή: ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου ελέγχου διαδικασίας.
Έξοδος: έκθεση ελέγχου διαδικασίας. - Ανάπτυξη διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου
Αποτέλεσμα: σχέδιο για διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες για τη διαδικασία. - Η λήψη έγκαιρων διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών
3.4. Λήψη και συγκέντρωση Αναφορών Ελέγχου Διαδικασιών από ομάδες διεργασιών
Οι εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων θα πρέπει να συλλέγονται μαζί για περαιτέρω εργασία μαζί τους.
